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Gérer la délégation des tâches et des problèmes

Last update: Wed Jul 17 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Créé pour :

  • Utilisateur ou utilisatrice

Vous pouvez déléguer temporairement la tâche à laquelle vous êtes affecté lorsque vous êtes absent du bureau.

Vous pouvez déléguer des tâches et des affectations d’émission, ou déléguer des approbations. Cet article décrit comment déléguer des tâches et des affectations de problèmes.

Pour obtenir des informations générales sur la délégation de travail, consultez la présentation de la délégation de travail.

Conditions d’accès

Développez pour afficher les exigences d’accès aux fonctionnalités de cet article.
note important
IMPORTANT

  • Les utilisateurs que vous sélectionnez comme délégués reçoivent les mêmes autorisations que vos autorisations sur les tâches et problèmes que vous leur déléguez.

  • Les autorisations doivent fonctionner dans leurs niveaux d’accès, et leurs niveaux d’accès peuvent parfois être inférieurs aux vôtres.

    Par exemple, si un utilisateur dispose uniquement de l’accès Afficher aux tâches de son niveau d’accès et que vous disposez de l’option Gérer les autorisations sur les tâches que vous lui déléguez, il reçoit l’autorisation Gérer les autorisations pour les tâches que vous lui déléguez. Cependant, ils ne pourront pas effectuer les mêmes actions que vous sur les tâches déléguées. Pour pouvoir mettre à jour les tâches en votre absence, ils doivent demander à l’administrateur système l’accès Modifier aux tâches.

    Pour plus d'informations sur la façon dont un administrateur système peut modifier votre niveau d'accès, voir Création ou modification de niveaux d'accès personnalisés.

  • Pour les éléments affectés après le démarrage de la délégation, il peut s’écouler jusqu’à une heure après l’attribution de l’élément à Workfront pour partager les éléments nouvellement affectés avec le délégué.

Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :

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Adobe Workfront plan N’importe quelle
Adobe Workfront licence

Nouvelle : contributeur ou contributrice ou supérieure

Ou

Actuel : révision ou supérieur

note note
NOTE
Bien que vous puissiez être affecté à un travail lorsque vous disposez d’une licence de demande, vous ne pouvez pas déléguer votre travail à d’autres personnes. Workfront ne recommande pas d’affecter du travail aux utilisateurs des révisions, des demandes ou des contributeurs.
Configurations du niveau d’accès Accès en modification aux tâches et problèmes
Autorisations d’objet Afficher ou des autorisations supérieures aux tâches ou aux problèmes auxquels vous êtes affecté

Pour plus d’informations sur ce tableau, consultez Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.

Conditions préalables

Avant de pouvoir exécuter les activités décrites dans cet article, vous devez vous assurer que :

Délégation de tâches et de problèmes à un autre utilisateur

Avant de déléguer le travail à d’autres, nous vous recommandons de vous adresser à eux et de les informer qu’ils seront désignés comme délégués sur vos tâches. Demandez leur approbation verbale avant de déléguer le travail afin de vous assurer qu’ils disposent du temps nécessaire pour terminer le travail pendant que vous êtes absent du bureau.

Pour des informations générales sur la délégation des tâches et des problèmes, voir Présentation des tâches et des problèmes de délégation.

Pour déléguer vos tâches et problèmes à d’autres personnes :

  1. Accédez à la zone Accueil, puis cliquez sur Déléguer en haut de la Liste de travail.

  2. Dans l'onglet Déléguer les tâches et les problèmes, mettez à jour les éléments suivants :

    • Déléguez vos tâches et problèmes à : commencez à saisir le nom d’un utilisateur auquel vous souhaitez déléguer vos tâches et problèmes, puis sélectionnez-le lorsqu’il s’affiche dans la liste. Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul utilisateur.

      L’utilisateur que vous sélectionnez en tant que délégué reçoit les mêmes autorisations que vos autorisations sur les tâches et problèmes que vous lui déléguez.

    • Date de début : sélectionnez une date du calendrier à laquelle doit commencer la délégation de vos tâches.

      note tip
      TIP
      La date de début ne peut pas se trouver dans le passé.

    • Aucune date de fin : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas spécifier la date de fin pour votre délégation.

    • Date de fin : sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la délégation doit s’arrêter.

      note tip
      TIP
      Si vous laissez le champ Date de fin vide et que l’option Aucune date de fin n’est pas sélectionnée, la délégation n’est définie que pour le jour en cours.

  3. Cliquer sur Enregistrer.

    Les événements suivants se produisent :

    • Votre travail est délégué à l’utilisateur spécifié. Les tâches incomplètes ou les problèmes dont les dates sont comprises dans la période que vous avez sélectionnée (y compris les tâches nouvellement attribuées, une fois la délégation activée) sont délégués.

      note tip
      TIP
      Les tâches terminées qui comportent des dates dans la période de la délégation ne sont pas déléguées.

    • Vous recevez un message dans le coin supérieur droit de l’écran pour confirmer que vous avez activé la délégation de votre travail à un autre utilisateur. Le nom de l’utilisateur délégué s’affiche dans le message de confirmation.

    • Une indication indiquant que vos tâches et problèmes sont délégués à d’autres utilisateurs s’affiche dans la plupart des zones où vous pouvez voir des affectations dans Workfront. Pour plus d’informations sur les zones qui n’incluent pas le nom des délégués, voir Déléguer la présentation du travail.

    • Le bouton Déléguer de la zone Accueil se transforme en Modifier la délégation pour indiquer qu’une délégation est en place.

    • Si vos notifications d’événement et vos notifications personnelles sont activées, vous recevez également une confirmation par email de votre délégation.

    • L’utilisateur que vous avez sélectionné en tant que délégué reçoit un e-mail sur la délégation, si ses notifications d’événement sont activées.

      Pour plus d’informations sur l’activation des notifications par e-mail personnelles, voir Modification de vos propres notifications par e-mail.

Modifier ou arrêter la délégation

Vous pouvez laisser une délégation expirer si vous avez sélectionné une Date de fin ou vous pouvez l’arrêter manuellement. Vous pouvez également modifier la période de la délégation, si les dates de celle-ci ont changé.

  1. Accédez à la zone Accueil, puis cliquez sur Modifier la délégation dans le coin supérieur droit de la liste de travail.

  2. Dans l'onglet Déléguer les tâches et les problèmes, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Modifiez la date de début ou la date de fin
    • Cliquez sur Arrêter la délégation
    note tip
    TIP
    Vous ne pouvez modifier que la Date de fin d'une délégation si la délégation a déjà commencé.

  3. (Conditionnel) Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les nouvelles dates de délégation.

    Ou

    Cliquez sur Arrêter la délégation dans la boîte de confirmation pour confirmer l’arrêt de la délégation.

    La délégation a mis à jour les dates ou elle s’est arrêtée et les utilisateurs délégués ont été supprimés de vos tâches et problèmes. Leurs autorisations pour les tâches et les problèmes restent en place.

Recherche des informations sur les tâches déléguées et les délégués

Lorsque des tâches et des problèmes sont délégués, il existe plusieurs zones dans Workfront où vous pouvez voir le travail délégué ou qui sont les délégués.

Localisez les délégués dans la zone Affectations

Lorsque votre administrateur système ou groupe active la délégation de travail dans votre système, la zone Affectations affiche les onglets suivants partout où vous pouvez y accéder :

  • Affectations : les utilisateurs affectés à la tâche ou au problème s’affichent ici.
  • Délégations : les utilisateurs désignés comme délégués par les personnes désignées pour la tâche ou le problème s’affichent ici.

Vous pouvez accéder à la zone Affectations dans les zones suivantes :

  • En-tête de tâche ou de problème

    Le champ Affectations de l’en-tête de tâche ou de problème se transforme en Affectations et délégations.

  • L’ équilibreur de charge de travail lors de l’affectation manuelle de tâches ou de problèmes

NOTE
Vous ne pouvez pas afficher les délégués dans la section Affectations d’une tâche ou d’un problème dans la boîte de dialogue Modifier.

Si une tâche ou un problème est délégué et que le sous-onglet Délégations est vide, l’un des scénarios suivants peut exister :

  • Vous n’êtes pas affecté à la tâche ou au problème.
  • Les dates de la tâche ou du problème se situent en dehors de la période de délégation.
TIP
Les heures prévues ou réelles pour les tâches et problèmes délégués ne sont pas prises en compte dans les outils de gestion des ressources, comme l’ équilibreur de charge de travail ou l’ Resource Planner pour les utilisateurs délégués. Les heures restent associées uniquement à l’utilisateur affecté.

Localisation du travail délégué dans Home

  1. Accédez à la zone Accueil, puis cliquez sur le menu déroulant de filtre et sélectionnez une ou plusieurs des options suivantes :

    • Délégué : pour afficher les tâches et les problèmes vous ayant été délégués ou par vous.
    • Délégué à moi : pour afficher les tâches et les problèmes vous ayant été délégués par un autre utilisateur.
    • Délégué par moi : pour afficher les tâches et les problèmes que vous avez délégués à d’autres utilisateurs.

  2. Cliquez sur le menu déroulant tri pour trier la liste selon les critères suivants :

    • Achèvement planifié. Il s’agit de l’option de tri par défaut.
    • Début planifié
    • Date de validation
    • Projet
    • Ma priorité

  3. Développez les regroupements dans la liste de travail pour afficher les tâches déléguées. Les scénarios suivants sont possibles :

    • Pour les éléments que vous avez délégués à d’autres, le nom du délégué s’affiche dans la liste de travail ainsi que dans le champ Affectations et délégations à droite.

    • Pour les éléments qui vous sont délégués, le nom de la personne désignée s’affiche dans la liste de travail ainsi que dans le champ Affectations et délégations à droite.

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    TIP
    Si la délégation est définie pour commencer à une date postérieure à la date d’aujourd’hui, la date de début de la délégation s’affiche également dans la liste de travail. Les éléments délégués s’affichent dans le regroupement que vous sélectionnez pour la liste de travail, en fonction du type de regroupement. Par exemple, si vous effectuez un groupe par Date d’achèvement prévue, les éléments délégués s’affichent dans le regroupement correspondant à leur date d’achèvement prévue.
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