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Déléguer des tâches et problèmes

Last update: Fri Oct 18 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Créé pour :

  • Utilisateur ou utilisatrice

Vous pouvez déléguer temporairement le travail qui vous est confié pendant que vous n’êtes pas au bureau.

Vous pouvez déléguer l’affectation des tâches et des problèmes, ou déléguer les approbations. Cet article décrit comment déléguer des attributions de tâches et de problèmes.

Pour des informations générales sur la délégation du travail, voir Vue d’ensemble de la délégation du travail.

Conditions d’accès

Développez pour afficher les exigences d’accès aux fonctionnalités de cet article.
note important
IMPORTANT

  • Les personnes que vous choisissez comme déléguées reçoivent les mêmes autorisations que vos autorisations sur les tâches et problèmes que vous leur déléguez.

  • Les autorisations doivent être compatibles avec leurs niveaux d’accès, qui peuvent parfois être inférieurs aux vôtres.

    Par exemple, si un utilisateur ou une utilisatrice n’a qu’un accès en affichage aux tâches de son niveau d’accès et que vous avez des autorisations en gestion sur les tâches que vous lui déléguez, des autorisations de gestion lui sont accordées pour les tâches que vous lui déléguez. Cependant, elle ne pourra pas effectuer les mêmes actions que vous sur les tâches déléguées.Pour pouvoir mettre à jour les tâches en votre absence, l’administrateur ou administratrice système doit leur accorder l’accès en modification pour les tâches.

    Pour savoir comment un administrateur ou une administratrice système peut modifier votre niveau d’accès, voir Créer ou modifier des niveaux d’accès personnalisés.

  • Pour les éléments attribués après le début de la délégation, il peut s’écouler jusqu’à une heure après l’attribution de l’élément pour que Workfront partage les éléments nouvellement attribués avec la personne déléguée.

Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes décrites dans cet article :

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Adobe Workfront plan Tous
Adobe Workfront licence*

Nouvelle : contributeur ou contributrice ou supérieure

Ou

Actuel : Révision ou supérieur

note note
NOTE
Bien que du travail peut vous être attribué lorsque vous avez une licence de demande, vous ne pouvez pas déléguer votre travail à d’autres personnes. Workfront ne recommande pas d’affecter du travail aux utilisateurs et utilisatrices des catégories Révision, Demande ou Contribution.
Configurations des niveaux d’accès Accès en modification aux tâches et aux problèmes
Autorisations d’objet Autorisations en affichage ou supérieures pour les tâches ou les problèmes qui vous sont affectés

*Pour plus d’informations, voir Conditions d’accès dans la documentation de Workfront.

Conditions préalables

Avant de pouvoir effectuer les activités décrites dans cet article, vous devez vous assurer des points suivants :

Déléguer des tâches et des problèmes à un autre utilisateur ou utilisatrice

Avant de déléguer du travail à d’autres personnes, nous vous recommandons de les contacter et de les informer qu’elles seront désignées comme déléguées pour vos éléments de travail. Demandez leur approbation verbale avant de déléguer du travail afin de vous assurer qu’elles disposent du temps nécessaire pour terminer le travail en votre absence.

Pour des informations générales sur la délégation de tâches et de problèmes, voir Vue d’ensemble de la délégation de tâches et de problèmes.

Pour déléguer vos tâches et problèmes à d’autres personnes :

  1. Accédez à la zone Home.

  2. Assurez-vous que les widgets My Work, My Tasks ou My Issues ont été ajoutés à votre Home.

    Pour plus d’informations, voir Ajout, modification ou suppression de widgets dans l’accueil

  3. Cliquez sur Déléguer dans le coin supérieur gauche des widgets Mon travail, Mes tâches ou Mes problèmes.

  4. Mettez à jour les informations suivantes :

    • Déléguer vos tâches et problèmes à  : commencez à saisir le nom de la personne à laquelle vous souhaitez déléguer vos tâches et problèmes, puis sélectionnez-la lorsqu’elle s’affiche dans la liste. Vous ne pouvez sélectionner qu’une seule personne.

      La personne que vous sélectionnez comme déléguée reçoit les mêmes autorisations que les vôtres pour les tâches et les problèmes que vous lui déléguez.

    • Date de début  : sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la délégation de vos éléments de travail doit commencer.

      note tip
      TIP
      La date de début ne peut pas être antérieure.

    • Pas de date de fin  : sélectionnez cette option si vous ne souhaitez pas indiquez la date de fin de votre délégation.

    • Date de fin  : sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la délégation doit prendre fin.

      note tip
      TIP
      Si le champ Date de fin est vide et que l’option Pas de date de fin n’est pas sélectionnée, la délégation n’est fixée que pour le jour en cours.

  5. Cliquer sur Enregistrer.

    Les événements suivants se produisent :

    • Votre travail est délégué à la personne spécifiée. Les tâches et problèmes incomplets dont la date se situe dans le délai que vous avez sélectionné (y compris ceux attribués récemment, après l’activation de la délégation) sont délégués.

      note tip
      TIP
      Les éléments de travail achevés dont la date se situe dans la période de délégation ne sont pas délégués.

    • Un message s’affiche en bas de l’écran pour confirmer que vous avez activé la délégation de votre travail à un autre utilisateur.Le nom de la personne déléguée s’affiche dans le message de confirmation.

    • Une indication selon lequel vos tâches et problèmes sont délégués à d’autres personnes s’affiche dans la plupart des zones où vous pouvez voir les affectations dans Workfront. Pour plus d’informations sur les domaines dans lesquels les noms des personnes déléguées ne figurent pas, voir Vue d’ensemble de la délégation de travail.

    • Le bouton Déléguer dans la zone Accueil devient Modifier la délégation pour indiquer qu’une délégation est en place.

    • Si vos notifications de l’événement et vos notifications personnelles sont activées, vous recevez également un e-mail de confirmation de votre délégation.

    • La personne que vous avez sélectionnée comme déléguée reçoit un e-mail concernant la délégation, si ses notifications d’événements sont activées.

      Pour plus d’informations sur l’activation des notifications personnelles par e-mail, voir Modifier vos propres notifications par e-mail.

Modifier ou arrêter la délégation

Vous pouvez laisser une délégation expirer si vous avez sélectionné une date de fin, ou bien l’arrêter manuellement. Vous pouvez également modifier la durée de la délégation, si ses dates ont changé.

  1. Accédez à la zone Accueil, puis cliquez sur Modifier la délégation dans l’un des widgets suivants : Mon travail, Mes tâches ou Mes problèmes.

  2. Dans la zone Arrêter de déléguer des tâches et des problèmes, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Modifiez la date de début ou la date de fin.
    • Cliquez sur Arrêter la délégation.
    note tip
    TIP
    Vous ne pouvez modifier que la date de fin d’une délégation si celle-ci a déjà commencé.

  3. (conditionnel) Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les nouvelles dates de délégation.

    Ou

    Cliquez sur Arrêter la délégation dans la boîte de confirmation pour confirmer l’arrêt de la délégation.

    La délégation a soit mis à jour les dates, soit cessé. Les personnes déléguées ont été supprimées de vos tâches et problèmes. Leurs autorisations pour les tâches et les problèmes restent en place.

Localiser le travail délégué et les informations sur les personnes déléguées

Lorsque des tâches et des problèmes sont délégués, plusieurs zones de Workfront vous permettent de voir le travail délégué ou l’identité des personnes déléguées.

Localiser les personnes déléguées dans la boîte Affectations

Lorsque votre administrateur ou administratrice système ou de groupe active la délégation de travaux dans votre système, la boîte Affectations affiche les onglets suivants partout où vous pouvez y accéder :

  • Affectations  : les personnes affectées à la tâche ou au problème s’affichent ici.
  • Délégations  : les personnes désignées comme déléguées par les destinataires de la tâche ou de la question s’affichent ici.

Vous pouvez accéder à la boîte Affectations dans les zones suivantes :

  • L’en-tête de la tâche ou du problème

    Le champ Affectations dans l’en-tête de la tâche ou du problème devient Affectations et délégations.

  • L’Équilbreur de charge de travail lors de l’attribution manuelle des tâches ou des problèmes.

NOTE
Vous ne pouvez pas voir les personnes déléguées dans la section Affectations de la boîte d’édition d’une tâche ou d’un problème.

Si une tâche ou un problème est délégué et que le sous-onglet Délégations est vide, l’un des scénarios suivants peut se produire :

  • La tâche ou le problème ne vous est pas affecté.
  • Les dates de la tâche ou du problème sont en dehors de la période de délégation.
TIP
Les heures prévues ou effectives pour les tâches et les problèmes délégués ne sont pas prises en compte dans les outils de gestion des ressources, tels que l’Équilbreur de charge de travail ou le Resource Planner pour les personnes déléguées. Les heures restent associées uniquement à la personne affectée.

Localiser le travail délégué sur la page d’accueil

  1. Accédez à la zone Home dans le widget My Work.

  2. Cliquez sur le menu déroulant des filtres et sélectionnez une ou plusieurs des options suivantes :

    • Délégué  : pour visualiser les tâches et les problèmes qui vous ont été délégués ou qui ont été déléguées par vous.

    • M’a été délégué  : pour visualiser les tâches et les problèmes qui vous ont été délégués par une autre personne.

    • Délégué par moi-même  : pour visualiser les tâches et les problèmes que vous avez délégués à d’autres personnes.

  3. (Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant Trier pour trier la liste selon les critères suivants :

    • Date d’échéance. Il s’agit de l’option de tri par défaut.
    • Nom
    • Pourcentage d'achèvement
    • Statut

  4. (Facultatif) Développez le menu déroulant des regroupements dans le coin supérieur droit du widget Mon travail et regroupez-le selon l’un des critères suivants :

    • Rien. Il s’agit de l’option de regroupement par défaut.
    • Projet
    • Statut
    • Date d’échéance

  5. Pour afficher les éléments que vous avez délégués ou qui vous ont été délégués, affichez l’un des éléments suivants :

    • Pour les éléments que vous avez délégués à d’autres, recherchez le nom du délégué sous l’état de la tâche ou du problème, après Délégué à.

    • Pour les éléments qui vous sont délégués, recherchez le nom de la personne désignée sous l’état de la tâche ou du problème, après Délégué à vous par.

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      TIP
      Si la délégation doit commencer à une date postérieure à celle d’aujourd’hui, la date de début de la délégation s’affiche également dans la liste de travail. Les éléments délégués s’affichent dans le regroupement que vous avez sélectionné pour la liste de travail, en fonction du type de regroupement. Par exemple, si vous effectuez un regroupement par Date d’achèvement prévue, les éléments délégués s’affichent dans le regroupement qui correspond à leur date d’achèvement prévue.
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