Transformez votre première victoire en un élan durable : un playbook pour une mise à l'échelle gérée

Sur-gouvernance : Verrouiller le système si étroitement que les nouvelles équipes reviennent aux feuilles de calcul.

Gouvernance zéro : laissez chaque équipe créer ses propres champs et types d’enregistrements, en recréant l’étalement des métadonnées fragmentées que l’on trouve dans les environnements hérités.

Gérer la vitesse d’adoption : il est naturel de faire preuve de prudence avant de développer un nouvel outil avant d’optimiser les environnements existants. Si le choix de la simplification d’abord offre une base très gouvernée, il peut retarder le délai de rentabilisation pour les équipes prêtes à s’aligner. Nous pensons que la façon la plus efficace de mener à bien ce changement est de reconnaître que la visibilité est l’étape 1 ; la dynamique vers un outil partagé et prêt pour l’entreprise (s’éloigner de la prolifération des présentations et des feuilles de calcul) est ce qui finit par débloquer les objectifs à long terme.

Nous recommandons qu'au lieu d'un mandat de nettoyage, vous consacriez une petite partie des ressources à l'entretien continu et une partie beaucoup plus importante à la résolution des besoins opérationnels urgents.

Par exemple, passer un an uniquement à « nettoyer » les taxonomies produit peu de valeur incrémentale. Cependant, la visibilité entre les équipes offre la valeur de transformation dont vos parties prenantes ont besoin, tout en fournissant la structure de données unifiée dont vous avez besoin pour gouverner l’environnement au fil du temps.

Vous pouvez bénéficier d’une visibilité interéquipes au moyen d’un calendrier d’entreprise unifié ou d’une feuille de route consolidée pour la commercialisation.

Reconnaissez la réalité : les équipes indépendantes développent naturellement leurs propres processus, qui restent souvent cachés dans des feuilles de calcul compartimentées. En rendant ces processus visibles dans un environnement partagé, vous les mettez au même endroit où ils peuvent enfin être traités et améliorés.

Reconnaissez le signe du progrès : quand une équipe demande ses propres champs, ce n'est pas de l'« étalement ». Considérez-le comme un signe d'adoption. Cela signifie que l’équipe considère Workfront Planning comme son espace de travail.

Gérez vos dettes, ne les cachez pas : il est naturel de s'inquiéter des efforts nécessaires pour nettoyer ultérieurement les taxonomies divergentes. Cependant, l’alternative (imposer des normes strictes trop tôt) pousse souvent les équipes à revenir à des feuilles de calcul où leurs processus (et leur dette) restent cachés. En permettant aux équipes de commencer dans la planification Workfront avec leurs classifications actuelles, vous déplacez cette dette vers un environnement visible et régi. Cela fait de la réconciliation finale une tâche itérative plutôt qu'un projet de migration unique et écrasant.

Objets contrôlés : objets que chaque équipe doit utiliser pour le reporting d'entreprise (par exemple, Strategic Pillar, Region, Fiscal Quarter).

Géré par : le centre d’excellence ou l’administrateur des opérations marketing.

Règle : ces champs sont partagés et obligatoires.

Objets expérimentaux : champs ou types d’enregistrements spécifiques aux besoins tactiques d’une équipe (par exemple, le Influencer Handle d’une équipe sociale ou le URL Slug d’une équipe web).

Géré par : le chef d’équipe (avec des conseils légers).

Règle : les équipes peuvent innover ici. Si un champ local est adopté par plus de trois équipes, il peut être promu en piste globale.

Les équipes ont besoin de pertinence : L’entreprise ne tire parti de la valeur que lorsque ses équipes sont activement en cours d’exécution. Par conséquent, la gouvernance doit être au service des équipes en fournissant une structure qui prend en charge leurs besoins opérationnels connus.

L’entreprise a besoin de visibilité : la direction ne peut prendre des décisions informées que lorsque les données sont suffisamment claires pour être agrégées. Par conséquent, les équipes doivent servir l’entreprise en fournissant le minimum de métadonnées viables requises pour la visibilité du portefeuille.

L’administrateur ou le propriétaire du produit valorise les taxonomies et classifications unifiées. Leur objectif est une architecture de données propre qui prend en charge l’évolutivité à long terme.

L’intervenant ou le dirigeant valorise la visualisation et insight qui peuvent être capturées dans un calendrier global ou un journal de portefeuille. Leur objectif est d’identifier le moment éclair qui rend les données exploitables.

Donner la priorité au fonctionnement plutôt qu’à la normalisation : il est préférable que les équipes planifient activement les espaces de travail compartimentés plutôt que de les voir bloquées par un manque de définitions globales. Cette activité représente les données brutes requises pour établir des normes saines et concrètes.

Identifier les minimums de visibilité : travaillez avec les dirigeants pour identifier les 3 à 5 champs qui doivent être propres pour les rapports d’entreprise (par exemple, Strategic Alignment, Start Date, Budget). Concentrez votre énergie d'application uniquement sur les champs minimum de visibilité.

Observer les modèles réussis : identifier les taxonomies gagnantes que les équipes ont déjà créées et adoptées.

Réalisez l’établissement d’un partenariat : rassemblez les champions de l’équipe pour affiner leurs réussites locales en un standard d’entreprise partagé.

Déployer en tant que service : le déploiement des nouvelles pistes globales n’est pas une restriction, mais un moyen de simplifier la création de rapports et l’alignement entre les équipes pour les personnes qui effectuent le travail.

Niveau 1 : expérience locale : l’équipe A crée un champ personnalisé dans son espace de travail.

Niveau 2 : reconnaissance des motifs : l’administrateur ou l’administratrice remarque que les équipes B et C utilisent ou demandent un champ similaire.

Niveau 3 : normalisation de l’entreprise : l’administrateur crée une version unique et normalisée de ce champ en tant que type d’enregistrement dans le Workspace de taxonomie globale et la synthétise avec les équipes.

Comprendre la couche d’abstraction : chaque champ de Planning doit répondre à une question stratégique. Si un champ est uniquement utilisé à des fins de suivi tactique (par exemple, si le champ répond à une question du type « Cette épreuve a-t-elle été approuvée ? »), conservez-le dans Workfront.

Commencer par la consolidation : si une équipe souhaite créer un champ de métadonnées, invitez-la à vérifier d’abord la taxonomie globale. Cela nécessite d’accorder aux responsables d’équipe un accès en lecture seule à l’espace de travail Taxonomie globale (voir la section 7). En associant leurs besoins tactiques à un champ stratégique existant, vous pouvez éviter les doublons inutiles et maintenir l’intégrité des rapports.

Le problème : les équipes (dans les rayons) se sentent isolées parce qu’elles ne voient que leurs propres enregistrements.

Le correctif : accordez aux équipes un accès en lecture seule aux espaces de travail désignés comme Principal pour ces types d’enregistrements partagés.

Pour plus d’informations, consultez la section Partager des espaces de travail.

Résultat : les équipes peuvent s’inspirer du contexte plus large de l’entreprise et s’y aligner, mais leur espace de travail local reste propre et axé sur leurs tâches spécifiques.

Audience : leads marketing régionaux et champions des opérations.

Objectif : documenter la réalité actuelle compartimentée ou les données opérationnelles fragmentées réelles.

Le message : « Nous ne sommes pas ici pour supprimer vos champs. Nous sommes ici pour comprendre comment ils sont liés à la stratégie mondiale. »

Résultat : Projet de cartographie des champs tactiques locaux aux voies stratégiques mondiales.

Audience : parties prenantes marketing de haut niveau (par exemple, personnes occupant des rôles de leadership).

Objectif : Recadrer l’anxiété de la simplification d’abord.

Le message : « Nous n’avons pas besoin d’une taxonomie parfaite pour commencer. Nous utilisons Workfront Planning comme environnement pour créer la taxonomie parfaite. »

Résultat : approbation pour poursuivre la planification Workfront en tant que moteur de réconciliation pendant que Workfront reste à son état actuel.

Audience : nouvelles équipes qui explorent la planification Workfront.

Objectif : Réduire le sentiment de cloisonnement.

Le message : « Voyez comment le travail local de l’équipe A alimente automatiquement le Workspace de Principal désigné ? Vous pouvez avoir la même visibilité pour votre travail. »

Résultat : Souscription des nouveaux départements qui voient l’avantage d’être connectés sans perdre leur indépendance locale.

Audience : tous les utilisateurs et utilisatrices de Workfront Planning (actuels et futurs).

Objectif : fournir un environnement récurrent et à faibles enjeux pour le dépannage et les conseils tactiques.

Le message : « Il n’y a pas de mauvaises questions. Nous sommes là pour vous aider à résoudre vos problèmes de planification spécifiques en temps réel. »

Résultat : confiance accrue des utilisateurs, résolution plus rapide des frictions techniques et identification de nouveaux schémas qui pourraient justifier une normalisation mondiale.

Focus : intégrité de l’entreprise, performances du système et taxonomie des données unifiée.

Responsabilités :

• Gère le Workspace de taxonomie globale.

• Facilite le parcours de maturité sur le terrain en promouvant les réussites locales selon des normes mondiales.

• Conserve les vues Workspace de Principal pour les rapports exécutifs.

• Dirige l’audit sémantique mensuel sur tous les espaces de travail.

Focus : pertinence de l’équipe et vitesse d’adoption.

Responsabilités :

• Il sert de point de contact unique pour l’équipe fonctionnelle.

• possède la structure de l’espace de travail local et les expériences de champs personnalisés ;

• S’assure que l’équipe utilise le Forms de passerelle contrôlée pour la saisie de données.

• Participe à l’établissement d’une liaison collaborative lors de l’harmonisation.

Focus : alignement stratégique, visibilité OKR et visualisation de portfolio (par exemple, calendrier global).

Responsabilités :

• Définit les URL marketing d’entreprise dans l’espace de travail de taxonomie globale.

• Fait valoir la valeur de l’étape 1 de Visibilité auprès des autres dirigeants.

• Renforce l’allocation des ressources 80/20 (valeur sur nettoyage).

Focus : Changement culturel et développement des compétences.

Responsabilités :

• Héberge les points de contact récurrents Office Hours et Discovery Workshops.

• Conserve la vitrine interne de l’histoire de succès.

• Identifie les points de friction techniques que l’architecte d’entreprise doit résoudre.

[ ] Identifier le champion : qui est le propriétaire du processus ou le champion de cette nouvelle équipe ?

[ ] Définir le delta local : de quels 2 à 3 champs cette équipe a-t-elle besoin que la norme mondiale ne fournit pas actuellement ?

[ ] Mapper aux pistes globales : quels champs globaux existants peuvent répondre à 80 % des besoins de la future équipe ?

[ ] Accorder une visibilité globale : donnez-leur un accès en lecture seule aux espaces de travail de Principal appropriés et à l’espace de travail de taxonomie globale le jour 1.

[ ] Établir la remise : comment leur travail alimente-t-il les espaces de travail de Principal pertinents ? Par exemple, leur travail peut être intégré aux espaces de travail de Principal appropriés via un type d’enregistrement global ou un champ de recherche spécifique.