Créer un processus d’approbation pour les éléments de travail

Laissez cette option activée si vous voulez que d’autres personnes puissent attacher le processus d’approbation aux projets, tâches et problèmes qu’elles créent.

Cette option est activée par défaut.

Conseil : marquer un processus d’approbation comme inactif est utile lorsque votre organisation n’a plus besoin de l’utiliser, mais que vous souhaitez conserver des informations historiques sur son utilisation.

Si vous souhaitez que le processus d’approbation soit disponible pour les projets, les tâches, les problèmes et les modèles appartenant uniquement à un groupe particulier, commencez à saisir le nom du groupe, puis sélectionnez le nom lorsqu’il apparaît :

• Si vous êtes administrateur ou administratrice système ou si vous disposez d’un accès administratif aux processus d’approbation, vous pouvez voir n’importe quel groupe dans le système lorsque vous saisissez son nom. Tous les groupes est sélectionné par défaut.
• Si vous êtes un administrateur ou une administratrice de groupes sans accès administratif aux processus d’approbation, vous pouvez attribuer le processus d’approbation à n’importe quel groupe que vous gérez lorsque vous saisissez son nom. L’option Tous les groupes n’est pas disponible.

Cette option n’est pas disponible pour les processus d’approbation à usage unique.

AVERTISSEMENT : lorsque vous modifiez le processus d’approbation spécifique au groupe, les processus d’approbation existants qui ont déjà été associés aux éléments de travail peuvent changer. Pour plus d’informations sur ces modifications, voir Comment les modifications des groupes et des processus d’approbation affectent les processus d’approbation attribués.

Pour plus d’informations sur la manière de répertorier et de gérer les processus d’approbation de votre groupe à partir de sa page, voir Processus d’approbation au niveau du groupe.

Pour plus d’informations sur l’accès administratif aux processus d’approbation, voir Accorder aux utilisateurs et utilisatrices un accès administratif à certaines zones.

Sélectionnez le statut qui déclenchera le processus d’approbation des éléments de travail. Lorsqu’un élément de travail est mis à jour dans ce statut, le processus d’approbation démarre.

Le même statut ne peut pas être sélectionné pour plusieurs processus d’approbation.

Les statuts disponibles sont basés sur ce qui est sélectionné sous l’option Ce processus d’approbation peut être utilisé par (expliqué dans le tableau ci-dessus) :

• Si l’option Tous les groupes est sélectionnée, seuls les statuts de l’ensemble du système sont disponibles.

• Si un groupe spécifique est sélectionné, seuls les statuts disponibles pour ce groupe le sont.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement du processus d’approbation avec les statuts, voir la section Comment les processus d’approbation reposent sur les statuts dans l’article Vue d’ensemble du processus d’approbation.

Commencez à saisir le nom de l’utilisateur ou de l’utilisatrice, de l’équipe ou de la fonction que vous souhaitez désigner comme personne responsable de l’approbation pour cette étape, puis cliquez sur le nom lorsqu’il apparaît dans la liste déroulante. Vous ne pouvez ajouter que des personnes, des fonctions et des équipes actives.

CONSEIL :

Lorsque vous ajoutez un utilisateur ou une utilisatrice comme personne responsable de l’approbation, vérifiez son avatar, son rôle principal ou son adresse e-mail pour distinguer les doublons. Les utilisateurs et utilisatrices doivent être associés à au moins une fonction pour l’afficher à mesure que vous les ajoutez.

Pour que les utilisateurs et utilisatrices puissent afficher les e-mails de leurs utilisateurs et utilisatrices, le paramètre Afficher les coordonnées doit être activé dans votre niveau d’accès. Pour plus d’informations, consultez la section Accorder l’accès aux utilisateurs et aux utilisatrices.

NOTE :

l’ajout d’un utilisateur ou d’une utilisatrice, d’une équipe ou d’un rôle en tant que responsable de l’approbation ne lui donne pas automatiquement des droits sur l’objet associé à cette approbation. Les autorisations sur l’objet leur sont accordées lorsque l’étape d’approbation est déclenchée. Sinon, les objets doivent être partagés avant qu’une décision d’approbation ne puisse être prise.

Vous pouvez également désigner une personne comme responsable de l’approbation en précisant sa fonction spécifique. Par exemple, une personne peut être affectée comme responsable de l’approbation, qu’elle soit gestionnaire, propriétaire ou sponsor d’un projet, d’un programme ou d’un portfolio. Ces options apparaissent automatiquement lorsque vous commencez à saisir du texte.

IMPORTANT :

• si aucune personne sponsor de projet n’est désignée et que vous accordez une approbation à la personne sponsor du projet, celle-ci est alors accordée à la personne propriétaire du projet. Si aucune personne propriétaire de projet n’est désignée, l’approbation est accordée à la personne chargée de l’administration de Workfront.

• Lorsque vous accordez une approbation à un rôle et que l’option Personne chargée de l’approbation ne faisant pas partie de l’équipe de projet (pour les processus d’approbation qui incluent un rôle) est désactivée mais qu’aucun rôle de l’équipe de projet ne correspond au rôle de l’approbation, l’approbation est accordée à la personne propriétaire du projet. Pour plus d’informations sur les paramètres d’approbation, consultez la section Configurer les paramètres globaux du processus d’approbation.

• Lorsque vous accordez une approbation à la personne propriétaire du projet et qu’il n’existe pas de personne propriétaire de projet, l’approbation est alors accordée à l’équipe principale d’administration de Workfront, comme indiqué dans la section de la section Infos client de la zone de configuration. Pour plus d’informations, consultez la section Configurer les informations de base de votre système.

Vous pouvez répéter ce processus pour ajouter, à cette étape, plusieurs personnes chargées de l’approbation. Une étape unique peut inclure une combinaison d’utilisateurs et d’utilisatrices, d’équipes et de fonctions en tant que responsables de l’approbation. Il n’y a pas de limite au nombre de personnes chargées de l’approbation que vous pouvez ajouter à une étape.

IMPORTANT :

Quand des fonctions se voient accorder une responsabilité d’approbation, tous les utilisateurs et utilisatrices ayant cette fonction et faisant partie de l’équipe de projet peuvent prendre une décision d’approbation.

Lorsque vous désignez une équipe comme responsable de l’approbation, chaque personne de cette équipe peut prendre une décision d’approbation.

Pour plus d’informations sur l’équipe du projet, voir Vue d’ensemble de l’équipe du projet. Pour plus d’informations sur l’approbation du travail, consultez la section Approbation du travail.

Sélectionnez cette option si l’une des personnes chargées de l’approbation de l’étape peut approuver ou rejeter le document de travail au cours de cette étape. Cette action permet à l’élément de travail de quitter l’étape.

Si cette option n’est pas sélectionnée, tous les approbateurs et approbatrices identifiés doivent approuver ou rejeter l’étape (dans n’importe quel ordre) avant que l’élément ne quitte l’étape. Si l’une des personnes approbatrices rejette l’étape, le processus s’interrompt et recommence afin que les modifications nécessaires puissent être apportées. Les approbateurs et approbatrices peuvent ensuite approuver ou rejeter à nouveau l’étape.

Si une équipe est désignée comme approbatrice, toute personne membre de l’équipe peut approuver ou rejeter une étape.

Sélectionnez l’action à entreprendre si l’élément de travail est rejeté à l’une des étapes du chemin d’accès :

• Créer un problème : (disponible uniquement pour les processus d’approbation des projets et des tâches) Un problème est créé dans le projet ou la tâche où le processus d’approbation est en cours. La ressource affectée par défaut à la tâche, ou la personne propriétaire du projet, est affectée au problème. Par défaut, le nom du problème créé est Approbation refusée (<Project or Task Name>). Il s’agit d’un problème de rejet, saisi sous la tâche ou le projet, en fonction du processus d’approbation dans lequel le rejet s’est produit.

• Définir le statut sur : choisissez l’une des options suivantes :

  • Statut précédent : le projet, la tâche ou le problème rejeté(e) revient au statut antérieur à celui qui active le processus d’approbation.

  • Tout autre statut dans la liste : l’objet rejeté passe au statut de votre choix, par exemple Suspendu. Vous pouvez choisir l’un des statuts par défaut ou un statut personnalisé que vous avez ajouté à votre système Workfront.

    Si vous sélectionnez un statut associé à un processus d’approbation en tant que statut de rejet, l’objet rejeté passe au statut sélectionné et sera marqué comme « Approbation en attente ».

    Par exemple, si vous définissez le statut de rejet sur Suspendu alors que le statut Suspendu est associé à un processus d’approbation, le statut de l’objet rejeté devient « Suspendu - Approbation en attente » et une approbation est alors nécessaire.