Permettre aux utilisateurs et utilisatrices d’envoyer par e-mail un problème dans un projet de la file d’attente des demandes
Vous pouvez configurer un projet pour permettre aux utilisateurs d’ajouter des problèmes au projet par courrier électronique. Vous pouvez autoriser l’envoi de problèmes par courrier électronique dans un projet uniquement si le projet est désigné comme une file d’attente de requêtes. Pour plus d’informations sur la création d’un projet de file d’attente des demandes, voir Création d’une file d’attente de requête.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
*Pour connaître le forfait, le type de licence ou l’accès dont vous disposez, contactez votre administrateur ou administratrice Workfront.
Conditions préalables
Les conditions préalables suivantes sont requises pour configurer un projet afin de permettre aux utilisateurs d’ajouter des problèmes au projet par courrier électronique.
Ces conditions doivent être remplies avant d’activer cette fonctionnalité :
- Les utilisateurs qui envoient des problèmes par courrier électronique à ce compte doivent disposer d’une licence pour Workfront.
- Les utilisateurs qui envoient des problèmes par courrier électronique à ce compte doivent disposer des autorisations Ajouter un problème sur le projet.
- Les utilisateurs externes ne peuvent pas envoyer de messages électroniques concernant des problèmes à une file d’attente de requêtes, car ils n’ont pas accès à la création de problèmes.
- Seuls les messages électroniques provenant d’une adresse électronique associée à un utilisateur Workfront actif sont autorisés à envoyer des problèmes au projet. Les courriers électroniques transférés vers un courrier électronique utilisateur Workfront actif à partir d’un courrier électronique non associé à un compte Workfront ne peuvent pas créer de problèmes sous le projet, car l’adresse électronique de l’expéditeur d’origine doit être associée à un compte Workfront actif.
- Le projet est configuré en tant que file d’attente des demandes.
- Le compte de messagerie associé au projet n’est pas lié à un compte utilisateur Workfront.
Configuration du projet dans Workfront
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Workfront autorise un email unique par file d’attente de requêtes dans toutes les grappes. Si vous choisissez de désactiver la file d’attente des demandes, vous conserverez l’adresse électronique que vous avez créée tant qu’elle se trouve toujours dans la zone Intake Email Address (Adresse électronique d’entrée). Si vous choisissez d’arrêter l’utilisation de l’email d’ingestion, vous devez le supprimer du champ Réception d’email afin qu’il puisse être utilisé ultérieurement.
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Si la file d’attente des demandes comporte plusieurs rubriques ou groupes de rubriques de file d’attente, Workfront sélectionne de manière aléatoire la rubrique de file d’attente vers laquelle les demandes envoyées par courrier électronique seront envoyées, rendant ainsi les demandes envoyées par courrier électronique difficiles à gérer.
Nous recommandons que le projet que vous configurez pour recevoir des requêtes par courrier électronique ne comporte pas plus d’une rubrique de file d’attente. Si les demandes envoyées sont destinées à différents projets ou ressources, vous devez les acheminer ou les déplacer manuellement, après leur envoi.
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Accédez au projet que vous souhaitez activer pour recevoir les problèmes par email.
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Cliquez sur Détails de la file dans le panneau de gauche. Vous devrez peut-être cliquer sur Afficher plus en premier.
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Dans le Type de file d’attente zone, sélectionnez Publish en tant que file d’attente de demande d’aide.
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Faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à Paramètres de la file d’attente des emails puis sélectionnez Activer l’entrée de demande par courrier électronique.
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Saisissez le début de l’adresse électronique dans la zone Adresse électronique de réception de la boîte.
Vous devez créer une adresse électronique unique. Nous vous recommandons d’utiliser le nom de votre société dans votre adresse électronique de prise en charge.
note caution CAUTION -
Cette adresse électronique ne peut pas être récupérée dans la corbeille si le projet contenant la file d’attente des demandes est supprimé.
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Comme cette adresse électronique doit être unique, elle risque de ne plus être disponible à l’avenir si elle est supprimée.
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(Facultatif) Sélectionnez le Transférer tous les problèmes qui ne peuvent pas être envoyés par courrier électronique, puis saisissez une adresse électronique de transfert dans la zone ci-dessous.
Cette adresse électronique reçoit des informations sur les courriers électroniques qui n’ont pas pu être envoyés au projet.
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Cliquer sur Enregistrer. Désormais, lorsque les utilisateurs disposant d’un compte Workfront actif envoient un courrier électronique à cette adresse électronique, un problème est créé dans le projet Workfront.
note note NOTE Les utilisateurs doivent avoir accès à la création de problèmes dans le projet pour pouvoir l’envoyer par courrier électronique. Vous pouvez accorder cet accès dans la boîte de dialogue Partage sous Paramètres avancés. Les utilisateurs externes ne peuvent pas envoyer de messages électroniques concernant des problèmes à une file d’attente de requêtes, car ils n’ont pas accès à la création de problèmes.
Réception du problème dans Workfront
Lorsqu’un utilisateur Workfront envoie un courrier électronique à Workfront, les événements suivants se produisent :
- La ligne Objet de l’email devient le Nom du problème.
- Le corps de l’email devient la Description du problème.
- S'il existe des documents joints à l'email, ces documents sont joints au problème dans Workfront.
- L’utilisateur qui envoie le courrier électronique devient le contact par Principal du nouveau problème dans Workfront.
- Le corps du texte de l'email ne peut pas dépasser 4000 caractères.
- Les pièces jointes aux emails ne doivent pas dépasser 7 Mo au total.