Permettre aux utilisateurs et utilisatrices d’envoyer par e-mail un problème dans un projet de la file d’attente des demandes
Vous pouvez configurer un projet pour permettre aux utilisateurs et utilisatrices d’ajouter des problèmes au projet par e-mail. Vous ne pouvez autoriser l’envoi des problèmes par courrier électronique dans un projet que si le projet est désigné comme une file d’attente de requêtes. Pour plus d’informations sur la création d’un projet de file d’attente des demandes, voir Créer une file d’attente des demandes.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes décrites dans cet article :
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|---|---|
| Formule Adobe Workfront | Tous |
| Licence Adobe Workfront |
Nouvelle : contributeur ou supérieure Ou Actuelle : demande ou supérieure |
| Configurations des niveaux d’accès | Modifier l’accès aux problèmes |
Pour plus d’informations sur le contenu de ce tableau, voir Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Conditions préalables
Les conditions préalables suivantes sont requises pour configurer un projet afin de permettre aux utilisateurs et utilisatrices d’ajouter des problèmes au projet par e-mail.
Ces conditions doivent être remplies avant d’activer cette fonctionnalité :
- Les personnes qui envoient des problèmes par e-mail à ce compte doivent être des utilisateurs ou utilisatrices actifs disposant d’une licence pour Workfront.
- Les personnes qui envoient des problèmes par e-mail à ce compte doivent disposer des autorisations Ajouter un problème sur le projet.
- Les personnes externes ne peuvent pas envoyer des problèmes par e-mail à une file d’attente des demandes, car elles n’ont pas accès à la création de problèmes.
- Seuls les e-mails provenant d’une adresse associée à un utilisateur ou une utilisatrice Workfront actif sont autorisés à envoyer des problèmes au projet. Les e-mails transférés vers l’adresse de messagerie d’un utilisateur ou d’une utilisatrice Workfront actif à partir d’une adresse e-mail non associée à un compte Workfront ne peuvent pas créer de problèmes sous le projet, car l’adresse e-mail de l’expéditeur ou expéditrice d’origine doit être associée à un compte Workfront actif.
- Le projet est configuré en tant que file d’attente des demandes.
- Le compte de messagerie associé au projet n’est pas lié à un compte d’utilisateur ou d’utilisatrice Workfront.
Configurer le projet dans Workfront
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Workfront autorise un e-mail unique par file d’attente des demandes dans tous les clusters. Si vous choisissez de désactiver la file d’attente des demandes, vous conserverez l’adresse e-mail que vous avez créée tant qu’elle se trouve toujours dans la zone Adresse e-mail de réception. Si vous choisissez d’arrêter l’utilisation de l’adresse e-mail de réception, vous devez la supprimer du champ Adresse e-mail de réception afin qu’elle puisse être utilisée ultérieurement.
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Si la file d’attente des demandes comporte plusieurs rubriques ou groupes de rubriques de file d’attente, Workfront sélectionne de manière aléatoire la rubrique de file d’attente vers laquelle les demandes envoyées par courrier électronique seront envoyées, rendant ainsi les demandes envoyées par courrier électronique difficiles à gérer.
Nous recommandons que le projet que vous configurez pour recevoir des demandes par e-mail ne comporte pas plus d’une rubrique de file d’attente. Si les demandes envoyées sont destinées à différents projets ou ressources, vous devez les acheminer ou les déplacer manuellement, après leur envoi.
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Accédez au projet sur lequel vous souhaitez activer la réception des problèmes par e-mail.
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Cliquez sur Détails de la file d’attente dans le panneau de gauche. Vous devrez peut-être cliquer d’abord sur Afficher plus.
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Dans la zone Type de file d’attente, sélectionnez Publier en tant que file d’attente des demandes d’aide.
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Faites défiler l’écran vers le bas jusqu’à Paramètres de la file d’attente de messagerie, puis sélectionnez Activer la réception de demandes par e-mail.
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Saisissez le début de l’adresse e-mail dans la zone Adresse e-mail de réception.
Vous devez créer une adresse e-mail unique. Nous vous recommandons d’utiliser le nom de votre société dans votre adresse e-mail de réception.
note caution CAUTION -
Cette adresse e-mail ne peut pas être récupérée dans la corbeille si le projet contenant la file d’attente des demandes est supprimé.
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Comme cette adresse e-mail doit être unique, elle risque de ne plus être disponible à l’avenir si elle est supprimée.
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(Facultatif) Sélectionnez Transférer tous les problèmes qui ne peuvent pas être envoyés par e-mail, puis saisissez une adresse e-mail de transfert dans la zone ci-dessous.
Cette adresse e-mail reçoit des informations sur les e-mails qui n’ont pas pu être envoyés au projet.
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Cliquer sur Enregistrer. Désormais, lorsque les utilisateurs et utilisatrices disposant d’un compte Workfront actif envoient un e-mail à cette adresse de messagerie, un problème est créé dans le projet Workfront.
note note NOTE Les utilisateurs et utilisatrices doivent avoir accès à la création de problèmes dans le projet pour pouvoir envoyer des problèmes par e-mail. Vous pouvez accorder cet accès dans la boîte de dialogue Partage sous Paramètres avancés. Les personnes externes ne peuvent pas envoyer des problèmes par e-mail à une file d’attente des demandes, car elles n’ont pas accès à la création de problèmes.
Recevoir le problème dans Workfront
Lorsqu’un utilisateur ou une utilisatrice Workfront envoie un e-mail à Workfront, les événements suivants se produisent :
- La ligne Objet de l’e-mail devient le Nom du problème.
- Le corps de l’e-mail devient la Description du problème.
- Si l’e-mail contient des documents en pièces jointes, ces documents sont joints au problème dans Workfront.
- La personne qui envoie l’e-mail devient le contact principal du nouveau problème dans Workfront.
- Le corps du texte de l’e-mail ne peut pas dépasser 4 000 caractères.
- Les pièces jointes aux e-mails ne doivent pas dépasser 7 Mo au total.