Partage d’un BAT dans Adobe Workfront
Vous pouvez partager un document révisé dans Adobe Workfront en partageant le document ou en ajoutant des utilisateurs au BAT.
Si vous partagez le BAT, comme expliqué dans cet article, votre destinataire a le même accès au document et au BAT. De plus, vous pouvez demander la validation du BAT au destinataire.
Exigences d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
*Pour connaître le plan, le rôle ou le profil d’autorisation de BAT dont vous disposez, contactez votre administrateur Workfront ou Workfront BAT.
Partage d’un lien de BAT
Le partage d’un lien de BAT permet aux utilisateurs Workfront de consulter l’accès. Les utilisateurs peuvent commenter le BAT et s’abonner à des notifications électroniques pour le BAT à l’aide de leurs informations de connexion Workfront. Les utilisateurs qui ne sont pas en charge de la vérification de l’exactitude peuvent commenter et s’abonner à l’aide d’une adresse électronique et d’un nom d’affichage.
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Sélectionnez le document contenant le BAT que vous souhaitez partager avec les utilisateurs.
Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul document. Vous ne pouvez pas partager le lien de plusieurs documents simultanément.
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Cliquez sur Partager > Lien du BAT.
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Dans le Lien du BAT qui s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour copier le lien dans le presse-papiers, cliquez sur Copier le lien.
Vous pouvez désormais diffuser le lien par le biais d'un outil tiers, tel qu'une messagerie instantanée ou une application de messagerie.
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Pour envoyer le lien directement par courrier électronique à partir d’Adobe Workfront, procédez comme suit :
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Dans le Ou lien de courrier électronique vers , commencez à taper et sélectionnez le nom de votre destinataire. Vous pouvez également spécifier l’adresse électronique d’un utilisateur externe avec lequel vous souhaitez effectuer un partage.
note note NOTE Si vous voyez un email d’alias lors du partage d’un BAT, ne créez pas un nouvel utilisateur invité en saisissant l’email d’origine s’il existe un email d’alias correspondant. -
Sélectionnez l’une des options suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header Envoyer le lien public Inclut un bouton dans la notification électronique qui dirige les utilisateurs vers le BAT dans la visionneuse de vérification qu’ils utilisent et leur accorde l’accès en mode Vue.
If Abonnez-vous au BAT via une URL publique ou un code intégré est désactivée pour le BAT, les utilisateurs peuvent se connecter à l’aide de leurs identifiants de connexion Workfront pour ajouter des commentaires au BAT. Si elle est activée, toute personne fournissant son adresse électronique et son nom (aucun mot de passe requis) peut signer et ajouter des commentaires au BAT.
Envoyer le lien de téléchargement Inclut un bouton dans la notification électronique qui dirige les utilisateurs vers une page de téléchargement, qui fournit les détails du fichier, le nom du fichier et la taille du fichier, avec le fichier affiché en ligne. Les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien Télécharger de la page de téléchargement pour télécharger le fichier. Ajout d’un message personnalisé Permet de spécifier l’objet et le corps personnalisés de la notification électronique. -
Cliquez sur Envoyer.
Vos destinataires reçoivent une notification par email contenant des informations sur le BAT et les boutons que vous avez choisis d'inclure.
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Ajout d’utilisateurs à un BAT
Vous pouvez ajouter n'importe quel utilisateur Workfront au BAT si vous disposez des droits d' édition sur le BAT. Si le BAT comporte plusieurs étapes, vous ajoutez l’utilisateur à une étape individuelle.
- Les destinataires n'ont pas besoin d'activer la vérification pour pouvoir passer en revue le BAT.
- Lorsque le processus automatisé est activé et que vous ajoutez un utilisateur au BAT pour lequel la vérification n’est pas activée dans Workfront, une nouvelle étape est créée dans le processus automatisé. L’utilisateur que vous ajoutez est automatiquement ajouté à cette nouvelle étape lorsqu’il visualise le BAT pour la première fois. (Pour plus d’informations, voir Présentation des processus automatisés.)
Ajouter des utilisateurs à un BAT existant depuis l'onglet Documents
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Sélectionnez le document contenant le BAT auquel vous souhaitez ajouter des utilisateurs.
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Si le BAT ne comporte pas de workflow automatisé (étapes), cliquez sur le bouton Plus dans le coin supérieur droit de la section Stage 1, puis cliquez sur Partager dans le menu déroulant.
Ou
Si le BAT dispose d’un workflow automatisé, cliquez sur le bouton Plus dans le coin supérieur droit de l’étape où vous souhaitez ajouter le réviseur, puis cliquez sur Partager dans le menu déroulant.
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Dans le Partager cette version s’affiche, sous Partager, commencez à saisir le nom ou l’adresse électronique d’un utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le BAT, puis cliquez sur le nom lorsqu’il apparaît dans la liste déroulante.
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(Facultatif) Répétez cette étape pour ajouter plusieurs utilisateurs au BAT.
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(Facultatif) Définissez un délai pour les réviseurs.
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(Facultatif) Assurez-vous que Notifier les personnes par e-mail est sélectionné si vous souhaitez informer les validants que vous les avez ajoutés au BAT.
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(Facultatif) Ajout d’un message personnalisé à l’email.
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Lorsque vous avez ajouté tous les opérateurs validants, cliquez sur Partager.
Ajout d’utilisateurs à un BAT existant à partir de la visionneuse de vérification
Vous pouvez ajouter des utilisateurs à un BAT lorsque vous passez en revue un BAT dans la visionneuse de BAT Web et dans la visionneuse de BAT.
Pour plus d’informations, voir Partager un BAT en y ajoutant des utilisateurs dans l’article Partage d’un BAT à partir de la visionneuse de vérification
Rapport sur les validations de vérification
Vous pouvez créer un rapport qui tient compte des approbations de vérification qui ont été partagées dans Workfront. Ce rapport fournit les informations de validation de BAT suivantes dans votre système :
- Document soumis à approbation
- Nom de l’approbateur
- Version du BAT
- ID de l'épreuve
- Date de création du BAT
Vous accédez à cette validation lors de la création d'un rapport basé sur un objet, comme décrit dans la section Création d’un rapport personnalisé.
Pour plus d’informations sur le rapport d’objet Approbations de BAT, voir Rapport sur les objets dans Présentation des objets dans Adobe Workfront
Approuver un BAT partagé
Lorsqu’un utilisateur vous ajoute à un BAT et accorde le rôle d’approbateur ou de réviseur et d’approbateur à l’aide d’un workflow automatisé, la demande d’approbation s’affiche dans l’onglet Approbations de votre page d’accueil ou de la zone Mon travail. Vous pouvez ensuite afficher le BAT et prendre une décision d’approbation sur le BAT directement depuis Workfront.
Pour plus d’informations sur la façon de prendre des décisions d’approbation à partir de la zone Mon travail, voir Approuver le travail depuis la zone d’accueil ou Valider le travail in Valider le travail.