Partage d’un BAT à partir de la visionneuse de vérification

Si le menu de l’icône de gauche n’est pas affiché, cliquez sur le bouton Menu dans le coin supérieur gauche de la visionneuse de vérification.

Dans le menu d’icône de gauche de la visionneuse de vérification, cliquez sur le bouton Partager  icône .

Dans le Partager le BAT options qui s’affichent, veillez à Obtenir un lien partageable est sélectionnée.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Pour copier le lien dans le presse-papiers, cliquez sur Copier le lien.

  Vous pouvez désormais diffuser le lien par le biais d'un outil tiers, tel qu'une messagerie instantanée ou une application de messagerie.

• Pour envoyer le lien directement par courrier électronique à partir d’Adobe Workfront, procédez comme suit :

  1. Dans le Ou lien de courrier électronique vers , commencez à taper et sélectionnez le nom de votre destinataire. Vous pouvez également spécifier l’adresse électronique d’un utilisateur externe avec lequel vous souhaitez effectuer un partage.

     note note
     NOTE
     Si vous voyez un email d’alias lors du partage d’un BAT, ne créez pas un nouvel utilisateur invité en saisissant l’email d’origine s’il existe un email d’alias correspondant.

  2. Sélectionnez l’une des options suivantes :

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     Envoyer le lien public	Inclut un bouton dans la notification électronique qui dirige les utilisateurs vers le BAT dans la visionneuse de vérification qu’ils utilisent et leur accorde l’accès en mode Vue. If Abonnez-vous au BAT via une URL publique ou un code intégré est désactivée pour le BAT, les utilisateurs peuvent se connecter à l’aide de leurs identifiants de connexion Workfront pour ajouter des commentaires au BAT. Si elle est activée, toute personne fournissant son adresse électronique et son nom (aucun mot de passe requis) peut signer et ajouter des commentaires au BAT.
     Envoyer le lien de téléchargement	Inclut un bouton dans la notification électronique qui dirige les utilisateurs vers une page de téléchargement, qui fournit les détails du fichier, le nom du fichier et la taille du fichier, avec le fichier affiché en ligne. Les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien Télécharger de la page de téléchargement pour télécharger le fichier.
     Ajout d’un message personnalisé	Permet de spécifier l’objet et le corps personnalisés de la notification électronique.

  3. Cliquez sur Envoyer.

     Vos destinataires reçoivent une notification par email contenant des informations sur le BAT et les boutons que vous avez choisis d'inclure.

     

Dans la barre d’outils située à gauche de la visionneuse de vérification, cliquez sur le bouton Partager  icône .

Dans le Partager le BAT options qui s’affichent, cliquez sur Obtention du code incorporé, puis cliquez sur Copier.

Dans la barre d’outils située à gauche de la visionneuse de vérification, cliquez sur le bouton Partager  icône .

Cliquez sur Ajouter des destinataires dans la liste à gauche.

Sous  Nouveaux destinataires de BAT, commencez à saisir le nom d’un utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le BAT, puis cliquez sur le nom lorsqu’il apparaît dans la liste déroulante.

(Facultatif) Modifiez toutes les options de réviseur à droite du nom de la personne :

• Rôle BAT: Pour plus d’informations, voir Gestion des rôles de BAT dans le BAT Workfront.

• Évaluation: (Disponible uniquement si le BAT comporte un workflow automatisé). Pour plus d’informations, voir  Présentation des étapes de workflow automatisées.

• Alertes par email: sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer comment la personne sera informée de l’activité sur le BAT.

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  Toutes les activités	Workfront envoie un email au réviseur chaque fois qu’il y a une activité sur le BAT, comme un nouveau commentaire, une nouvelle réponse ou une nouvelle décision. Il s’agit d’une excellente option pour la personne qui gère le processus de vérification car elle lui permet de voir l’activité telle qu’elle se produit. Les utilisateurs ne reçoivent pas d’alerte par e-mail sur leur propre activité.
  Réponses à mes commentaires	Un email n'est envoyé au validant que si quelqu'un répond explicitement à son commentaire (cela exclut ses propres réponses sur ses propres commentaires). Cela signifie que si quelqu'un sur le BAT fait un nouveau commentaire, le validant n'en est pas informé. Ce paramètre est recommandé pour vos clients sur le BAT afin qu’ils ne soient pas informés des autres commentaires sur le BAT et qu’ils ne soient informés que des réponses à leurs propres commentaires. Bien que les réviseurs avec ce paramètre d’alerte par e-mail ne soient pas informés des autres nouveaux commentaires, ils peuvent toujours afficher tous les commentaires sur le BAT dans la visionneuse de vérification. Pour plus d’informations sur les commentaires, voir Afficher et répondre aux commentaires du BAT.
  Décisions	Workfront n’envoie un courrier électronique au réviseur que lorsqu’une personne prend une décision. Cela peut s’avérer utile pour la personne qui gère le processus de validation (par exemple, un chef de projet) et qui doit surveiller l’avancement du BAT et voir quels utilisateurs ont pris leur décision. Vous n’êtes pas informé de votre propre décision, sauf si vous sélectionnez une option de confirmation par courrier électronique lors de l’envoi de votre décision.
  Décision finale	Workfront envoie un courrier électronique lorsque le dernier approbateur du BAT a pris sa décision. Cette alerte est souvent utilisée par le concepteur, qui n’a généralement pas besoin de prendre part à la discussion de révision proprement dite. Lorsque la décision finale est prise, le concepteur est informé et peut alors prendre des mesures sur les modifications nécessaires. Cette alerte peut également s’avérer utile pour un responsable de service qui n’a besoin d’être averti que lorsque le processus de révision est terminé.
  Résumé horaire	Workfront envoie au réviseur un courrier électronique toutes les heures contenant un résumé de tous les commentaires, réponses et décisions survenus au cours de l’heure. L’e-mail n’est envoyé que lorsque l’activité se produit au-delà de la vôtre au cours de la dernière heure. Cette alerte est une bonne manière de visualiser un aperçu du projet. Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est un validant principal qui a besoin d’une vue d’ensemble du projet, mais qui n’a pas besoin d’être informé immédiatement de toute l’activité sur le BAT.
  Résumé quotidien	Workfront envoie un email contenant tous les commentaires, réponses et décisions répertoriés uniquement les jours où il y a une activité en dehors de la vôtre. Cette alerte est une bonne façon de voir un résumé du projet sans être submergé par de multiples mises à jour tout au long de la journée. Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est un chef de département qui souhaite surveiller l’avancement global du projet. Pour plus d’informations, voir Gestion des notifications pour les commentaires et les décisions de BAT.
  Aucun email	Workfront n’envoie aucune alerte par courrier électronique. Cela s’avère utile pour une personne qui n’est ajoutée à un BAT qu’à titre de référence et qui n’a pas besoin d’être informée des modifications. La valeur par défaut du système est Résumé quotidien (également appelé Non défini). Si vous, ou vos réviseurs, n’effectuez aucune autre modification, tous vos BAT disposent de ce paramètre.

(Facultatif) Répétez les deux étapes précédentes pour ajouter plusieurs utilisateurs au BAT.

(Facultatif) Définissez une Deadline pour les opérateurs validants (disponible uniquement si le BAT ne dispose pas d'un workflow automatisé).

(Facultatif) Sélectionnez Envoyer une notification électronique aux nouveaux destinataires pour leur faire savoir que vous les avez ajoutées au BAT.

Lorsque vous avez terminé d’ajouter des utilisateurs au BAT, cliquez sur C'est fait.