Présentation de la gestion des documents pour les projets et les objets associés
Votre administrateur Adobe Workfront peut définir la valeur par défaut de la préférence de stockage de votre organisation pour indiquer où les documents doivent être stockés dans Workfront.
L’administrateur Workfront peut choisir l’une des options suivantes :
- Stockage Workfront
- Adobe cloud storage
Cette préférence permet de stocker automatiquement les documents joints aux objets Workfront dans l’un des emplacements de stockage disponibles.
L’administrateur Workfront peut effectuer l’une des opérations suivantes :
-
Choisissez l’une des deux options de stockage par défaut pour votre entreprise
-
Permet de choisir le stockage à utiliser lors de la création de l’un des objets suivants :
- Projets
- Portefeuilles
- Modèles
Pour plus d’informations sur la définition des préférences de stockage pour Workfront, voir Activer l’espace de stockage dans le cloud Adobe pour votre organisation.
Cet article décrit comment gérer des documents pour des projets, des portfolios, des programmes, des tâches, des événements, des modèles et des tâches de modèles.
Présentation de l’espace de stockage de documents
Les clients peuvent avoir accès à l’une des fonctionnalités de stockage de documents suivantes :
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Uniquement le stockage Workfront. La zone Préférences de stockage dans les Préférences système n’existe pas.
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Uniquement l’espace de stockage dans le cloud Adobe. La zone Préférences de stockage dans les Préférences système n’existe pas.
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Stockage Workfront et stockage dans le cloud Adobe L’administrateur Workfront peut choisir entre les options suivantes :
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Sélectionne un environnement de stockage par défaut pour la gestion future des documents.
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Permet aux utilisateurs de choisir le stockage qu’ils choisissent lorsqu’ils créent les objets suivants :
- Projets
- Portefeuilles
- Modèles
note NOTE - Les tâches et les événements héritent du type de stockage du projet.
- Les tâches de modèles héritent du type de stockage du modèle
- Les programmes héritent du type de stockage du portefeuille.
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Les documents stockés sur des objets dans l’espace de stockage Workfront sont gérés différemment de ceux stockés dans l’espace de stockage cloud Adobe.
Pour plus d’informations, voir Présentation de l’espace de stockage dans le cloud .
Les sections suivantes décrivent le fonctionnement du stockage de documents pour les objets Workfront lorsque les options de stockage dans le cloud Workfront et Adobe existent dans le même environnement.
Gestion des documents pour les projets
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez des projets :
- Lorsque vous créez un projet d’espace de stockage Adobe, Workfront crée un dossier dans la section Documents du projet où les documents sont enregistrés. Le nom du dossier est identique à celui du projet. Vous ne pouvez pas supprimer ni renommer manuellement le dossier. Le dossier est renommé si vous modifiez le nom du projet pour qu’il corresponde au nouveau nom du projet.
- Lorsque vous créez ou déplacez un projet de stockage dans le cloud Adobe vers un portfolio ou un programme de stockage Workfront hérité, le portfolio ou le programme est automatiquement converti en objet de stockage dans le cloud Adobe, si le portfolio ou le programme ne sont pas associés à des documents avant l’ajout du projet.
- Vous ne pouvez pas créer de projet de stockage Workfront hérité pour un portfolio ou un programme de stockage dans le cloud Adobe.
- Lorsque vous importez un projet à partir de MS Project, Workfront crée un projet de stockage Workfront hérité, même lorsque votre administrateur Workfront a défini l’espace de stockage Adobe dans le cloud par défaut pour votre système.
- Lorsque vous créez des projets à l’aide d’une automatisation de Workfront Planning, Workfront utilise la préférence de stockage par défaut de votre système pour le projet. Vous devez acheter le package Planning pour accéder à Workfront Planning.
Gestion des documents pour les portefeuilles
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez des portfolios :
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Lorsque vous créez un portfolio de stockage dans le cloud Adobe, Workfront crée un dossier dans la section Documents du portfolio où les documents sont enregistrés. Le nom du dossier est identique à celui du portfolio. Vous ne pouvez pas supprimer ni renommer manuellement le dossier. Le dossier est renommé si vous modifiez le nom du portfolio pour qu’il corresponde au nouveau nom du portfolio.
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Lorsque vous ajoutez un projet de stockage dans le cloud Adobe à un portfolio de stockage Workfront hérité et qu’aucun document n’y est associé, le portfolio est converti en portfolio de stockage dans le cloud Adobe.
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Lorsque vous ajoutez un projet de stockage dans le cloud Adobe à un portfolio de stockage Workfront hérité auquel des documents sont associés, le stockage des documents du portfolio reste sur le stockage Workfront. Toutefois, l’icône de stockage Workfront héritée pour le portfolio
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Vous ne pouvez pas ajouter un projet de stockage Workfront hérité à un portefeuille de stockage dans le cloud Adobe.
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Lorsque vous créez des portfolios à l’aide d’une automatisation de Workfront Planning, Workfront utilise la préférence de stockage par défaut de votre système pour le portefeuille. Vous devez acheter le package Planning pour accéder à Workfront Planning.
Gestion des documents pour les programmes
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez des programmes :
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Lorsque vous créez un programme d’espace de stockage Adobe, Workfront crée un dossier dans la section Documents du programme dans lequel les documents sont enregistrés. Le nom du dossier est identique au nom du programme. Vous ne pouvez pas supprimer ni renommer manuellement le dossier. Le dossier est renommé si vous modifiez le nom du programme, afin qu’il corresponde au nouveau nom du programme.
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Lorsque vous ajoutez un projet de stockage dans le cloud Adobe à un ancien programme de stockage Workfront et qu’aucun document n’y est associé, le programme est converti en programme de stockage dans le cloud Adobe. Le portefeuille du programme est également converti.
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Lorsque vous ajoutez un projet de stockage dans le cloud Adobe à un ancien programme de stockage Workfront et que des documents sont associés au programme, le stockage des documents du programme reste sur le stockage Workfront. Si le portfolio contient également des documents, son stockage de documents reste également sur le stockage Workfront ; dans le cas contraire, le portfolio est converti en stockage dans le cloud Adobe.
L’icône de stockage Workfront héritée du programme
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Vous ne pouvez pas ajouter un projet de stockage Workfront hérité à un programme de stockage dans le cloud Adobe.
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Lorsque vous créez des programmes à l’aide d’une automatisation de Workfront Planning, Workfront utilise la préférence de stockage par défaut de votre système pour le programme. Vous devez acheter le package Planning pour accéder à Workfront Planning.
Gestion des documents pour les tâches
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez des tâches :
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Les tâches héritent du type de stockage des projets.
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Lorsque vous chargez un document vers une tâche d’un projet d’espace de stockage Adobe, Workfront crée automatiquement un dossier dans la section Documents de la tâche. Le nom du dossier est identique à celui de la tâche.
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Vous pouvez renommer et supprimer le dossier de documents de la tâche d’espace de stockage Adobe dans le cloud, ce qui supprime également les documents du dossier. Après avoir ajouté de nouveaux documents à la tâche, le dossier est automatiquement recréé. Les documents supprimés ne sont pas replacés dans le dossier.
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Pour les projets d’espace de stockage Adobe, le dossier de documents d’une tâche s’affiche sous la forme d’un sous-dossier dans le dossier de documents automatiquement créé pour le projet.
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Vous ne pouvez pas copier ni déplacer une tâche d’un projet de stockage Workfront hérité vers un projet de stockage dans le cloud Adobe. L’inverse n’est pas non plus possible.
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Les scénarios suivants existent lors de la conversion d’une tâche en projet :
- Une tâche de stockage Workfront héritée crée un projet de stockage Workfront hérité.
- Une tâche de stockage dans le cloud Adobe crée un projet de stockage dans le cloud Adobe.
- L’utilisation d’un modèle de stockage Workfront hérité pour convertir une tâche d’espace de stockage dans le cloud Adobe crée un projet d’espace de stockage dans le cloud Adobe.
- L’utilisation d’un modèle de stockage dans le cloud Adobe pour convertir une tâche de stockage Workfront héritée crée un projet de stockage Workfront hérité.
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Vous ne pouvez pas ajouter de documents aux tâches d’espace de stockage Adobe dans le panneau Résumé .
Gestion des documents pour les problèmes
Tenez compte des points suivants lorsque vous travaillez avec des problèmes :
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Les événements héritent du type de stockage des projets.
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Lorsque vous téléchargez un document vers un événement d’un projet d’espace de stockage Adobe, Workfront crée automatiquement un dossier dans la section Documents de l’événement. Le nom du dossier est identique à celui du problème.
-
Vous pouvez renommer et supprimer le dossier de documents du problème d’espace de stockage dans le cloud Adobe, ce qui supprime également les documents du dossier. Après avoir ajouté de nouveaux documents à l’événement, le dossier est automatiquement recréé. Les documents supprimés ne sont pas replacés dans le dossier.
-
Pour les projets d’espace de stockage Adobe, le dossier de documents relatif à un événement s’affiche sous la forme d’un sous-dossier dans le dossier de documents automatiquement créé pour le projet.
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Vous ne pouvez pas copier ni déplacer un problème d’un projet de stockage Workfront hérité vers un projet de stockage dans le cloud Adobe. L’inverse n’est pas non plus possible.
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Lorsque vous soumettez une demande avec un document joint à un projet de stockage Workfront hérité, la zone Documents de la demande affiche le document à l’aide du type de stockage du projet, même si la préférence par défaut de stockage du système est l’espace de stockage dans le cloud Adobe.
-
Les scénarios suivants existent lors de la conversion d’un événement en projet :
- Un problème de stockage Workfront hérité crée un projet de stockage Workfront hérité.
- Un problème d’espace de stockage dans le cloud Adobe crée un projet d’espace de stockage dans le cloud Adobe.
- L’utilisation d’un modèle de stockage Workfront hérité pour convertir un problème de stockage dans le cloud Adobe crée un projet de stockage dans le cloud Adobe.
- L’utilisation d’un modèle de stockage dans le cloud Adobe pour convertir un problème de stockage Workfront hérité crée un projet de stockage Workfront hérité.
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Vous ne pouvez pas ajouter de documents à des problèmes d’espace de stockage Adobe dans le panneau Résumé .
Gestion des documents pour les modèles de projet
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez des modèles :
- Lorsque vous créez un modèle d’espace de stockage Adobe, Workfront crée un dossier dans la section Documents du modèle où les documents sont enregistrés. Le nom du dossier est identique à celui du programme. Vous ne pouvez pas supprimer ni renommer manuellement le dossier. Le dossier est renommé si vous modifiez le nom du modèle afin qu’il corresponde au nouveau nom du modèle.
- Vous pouvez utiliser un modèle de stockage Workfront hérité pour créer des projets de stockage Workfront hérités ; vous pouvez utiliser un modèle de stockage cloud Adobe pour créer un projet de stockage cloud Adobe.
- Vous pouvez joindre un modèle de stockage Workfront hérité à un projet de stockage dans le cloud Adobe sans modifier l’emplacement de stockage des documents dans le projet.
- Vous pouvez joindre un modèle de stockage dans le cloud Adobe à un projet de stockage Workfront hérité et cela ne modifie pas l’emplacement de stockage des documents sur le projet. Les documents du dossier de stockage dans le cloud Adobe pour le modèle sont ajoutés directement au projet, sans le dossier , tandis que les documents des dossiers de tâches de modèles sont ajoutés aux dossiers joints aux tâches du projet dans la section Documents des tâches.
Gestion des documents pour les tâches de modèles
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez des tâches de modèles :
- Les tâches de modèles héritent du type de stockage des modèles.
- Lorsque vous téléchargez un document vers une tâche de modèle sur un modèle d’espace de stockage Adobe, Workfront crée automatiquement un dossier dans la section Documents de la tâche de modèle. Le nom du dossier est identique à celui de la tâche de modèle.
- Vous pouvez renommer et supprimer le dossier de documents de la tâche de modèle d’espace de stockage dans le cloud Adobe, ce qui supprime également les documents du dossier. Après avoir ajouté de nouveaux documents à la tâche de modèle, le dossier est automatiquement recréé. Les documents supprimés ne sont pas replacés dans le dossier.
- Pour les modèles d’espace de stockage Adobe, le dossier de documents d’une tâche de modèle s’affiche sous la forme d’un sous-dossier dans le dossier de documents automatiquement créé pour le modèle.
- Vous ne pouvez pas copier ni déplacer une tâche de modèle d’un modèle de stockage Workfront hérité vers un modèle de stockage dans le cloud Adobe. L’inverse n’est pas non plus possible.
- Lorsque vous joignez un document à un événement que vous envoyez à une file d’attente des demandes associée au stockage Adobe, un dossier est créé pour chaque événement envoyé où les documents sont stockés. Le dossier est également ajouté en tant que sous-dossier au dossier de projet créé automatiquement dans la file d’attente des demandes.