Créer, modifier et attribuer des profils de feuilles de temps

Cliquez sur l’icône Menu principal dans le coin supérieur droit d’Adobe Workfront, ou (si disponible), cliquez sur l’icône Menu principal dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur Configuration .

Si vous créez ou modifiez un profil de feuille de temps à utiliser dans tout le système, cliquez sur Feuille de temps et heures.

Ou

Si vous créez ou modifiez un profil de feuille de temps pour un groupe, cliquez sur Groupes, puis sur le nom du groupe.

Cliquez sur Profils de feuilles de temps.

Pour créer un profil de feuille de temps, cliquez sur Nouveau profil.

Ou

Pour modifier un profil de feuille de temps existant, sélectionnez le profil de feuille de temps que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Modifier.

La page de profil de feuille de temps nouvelle ou existante s’affiche.

Mettez à jour les informations suivantes :

• Nom : ajoutez un nom pour le profil de feuille de temps. Il peut s’agir du nom d’une équipe ou d’un groupe dont les personnes partagent le même délai pour leurs feuilles de temps. Champ obligatoire.

• Description : ajoutez des informations supplémentaires sur le profil de feuille de temps.

• Groupe avec accès administrateur : si vous créez un profil de feuille de temps au niveau du système, laissez ce champ vide.

  Toute personne qui peut modifier des comptes peut attacher une feuille de temps au niveau du système à d’autres utilisateurs et utilisatrices.

  Seule une personne dotée des droits d’administration Workfront peut modifier un profil de feuille de temps au niveau du système.

  Si vous créez un profil de feuille de temps pour un groupe que vous administrez, identifiez le groupe ici.

  Cela n’affecte pas le profil de feuille de temps aux utilisateurs et utilisatrices du groupe ; cela permet seulement aux administrateurs et administratrices du groupe de modifier le profil de feuille de temps. Vous attribuerez le profil aux utilisateurs et utilisatrices à l’étape 6.

  note note
  NOTE
  Lorsque des utilisateurs extérieurs au groupe joignent des profils de feuille de temps à d’autres utilisateurs, ils ne pourront pas voir ni joindre ce profil de feuille de temps.

• Créer des feuilles de temps : indiquez à quel moment le profil de feuille de temps doit générer les feuilles de temps. Une feuille de temps peut être générée automatiquement sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Sélectionnez le jour de la semaine où vous souhaitez que la feuille de temps soit produite.

  Une feuille de temps hebdomadaire commence à la date à laquelle elle est générée. Par exemple, si vous créez des feuilles de temps hebdomadaires tous les jeudis, le premier jour de la semaine sur la feuille de temps est le jeudi.

  note note
  NOTE
  Workfront crée toujours deux feuilles de temps à la fois : la première feuille de temps inclut toujours la date actuelle, et la seconde commence lorsque la période de la première se termine.

• Approbateurs : les approbateurs sont les utilisateurs qui approuvent la feuille de temps pour les utilisateurs qui y sont associés. Vous pouvez définir jusqu’à 7 personnes dotées du droit d’approbation sur une feuille de temps. Définir plusieurs personnes est utile pour s’assurer qu’un approbateur ou une approbatrice est disponible même en cas d’absence d’une autre personne. Tous les approbateurs et approbatrices sont notifiés lorsqu’une personne soumet la feuille de temps pour approbation. La feuille de temps n’a besoin d’être approuvée que par une personne.

  Seules les personnes disposant de droits d’administration sur les feuilles de temps peuvent être définies comme approbateurs ou approbatrices. Pour plus d’informations sur les droits d’administration des feuilles de temps, voir Accorder aux utilisateurs et utilisatrices un accès administratif à certaines zones.

  Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’approbateur de la feuille de temps (si un approbateur est requis). Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :

  • Aucune : la feuille de temps n’a pas besoin d’être approuvée.
  • Leur responsable : il s’agit de la personne chargée de l’approbation par défaut, définie par le système. Dans ce cas, la personne désignée comme responsable approuve la feuille de temps lorsqu’elle est soumise à approbation.
  • Personnes spécifiques : vous pouvez désigner des utilisateurs spécifiques, par leur nom, en tant qu’approbateurs de feuilles de temps. Vous pouvez avoir plusieurs approbateurs et approbatrices pour une feuille de temps. Dans ce cas, une fois que l’un des approbateurs ou l’une des approbatrices a approuvé la feuille de temps, celle-ci est marquée comme Fermée et disparaît de la liste des approbations de tous les autres approbateurs et approbatrices.

• Peut modifier l’heure : sélectionnez cette option pour permettre aux approbateurs de modifier les heures sur la feuille de temps.

  Cette option fonctionne avec le paramètre Restreindre la modification des feuilles de temps aux personnes propriétaires et à l’équipe d’administration dans la zone Configuration > Feuille de temps et heures > Préférences. Pour plus d’informations, voir Configurer les préférences en matière de feuilles de temps et d’heures.

  Les scénarios suivants sont possibles :

  Lorsque l’option Restreindre la modification des feuilles de temps aux personnes propriétaires et à l’équipe d’administration est activée :

  • Les approbateurs peuvent uniquement approuver et rejeter des feuilles de temps, que l'option Peut modifier l'heure soit activée ou non.
  • Les personnes responsables des personnes propriétaires de feuilles de temps peuvent consulter uniquement les feuilles de temps de leurs personnes subordonnées directes.

  Lorsque l’option Restreindre la modification des feuilles de temps aux personnes propriétaires et à l’équipe d’administration est désactivée :

  • Lorsque l’option Peut modifier l’heure est activée, les approbateurs peuvent envoyer, rouvrir ou fermer la feuille de temps et modifier l’heure.
  • Lorsque l’option Peut modifier l’heure est désactivée, les approbateurs ne peuvent pas envoyer, rouvrir ou fermer la feuille de temps et ne peuvent pas modifier l’heure. Les approbateurs et approbatrices ne peuvent qu’approuver ou rejeter la feuille de temps.
  • Les personnes responsables des personnes propriétaires de feuilles de temps peuvent soumettre, rappeler, rouvrir et modifier les feuilles de temps de leurs personnes subordonnées directes.

  note note
  NOTE
  Une fois que vous avez soumis une feuille de temps pour approbation, vous ne pouvez plus modifier les heures. Pour remettre une feuille de temps soumise à l’état modifiable, rappelez la feuille de temps ou demandez à l’approbateur ou à l’approbatrice de rejeter la feuille de temps. Pour plus d’informations, voir Soumettre une feuille de temps pour approbation et Approuver une feuille de temps.

• Heures sup. : vous pouvez masquer la zone Heures sup. dans les feuilles de temps. Cette option est désactivée par défaut.

• Types d’heures disponibles : ce paramètre se rapporte uniquement aux types d’heures généraux et non aux types d’heures spécifiques à un projet.

  Par défaut, les utilisateurs et utilisatrices voient toutes les heures générales d’une feuille de temps. Toutefois, si votre organisation souhaite que seules des heures générales spécifiques s’affichent pour un groupe particulier d’utilisateurs et utilisatrices, vous pouvez choisir les heures générales qu’ils doivent voir sur leurs feuilles de temps en les sélectionnant dans leur profil de feuille de temps dans ce champ. Si vous souhaitez désactiver toutes les heures générales, désélectionnez tous les types d’heures pour générer la feuille de temps sans section pour les heures générales.

• Notifications de rappel : ajoutez une notification de rappel. Workfront enverra des rappels aux utilisateurs pour leur demander de remplir ou d’approuver leurs feuilles de temps. Vous devez créer des notifications de rappel avant de pouvoir les associer à un profil de feuille de temps.

Pour associer le profil de feuille de temps à des utilisateurs, des groupes ou des équipes spécifiques (si vous êtes un administrateur Workfront), faites défiler la page vers le bas et recherchez la section Attribuer des personnes.

Commencez à taper le nom de l’utilisateur ou de l’utilisatrice, du groupe ou de l’équipe, puis cliquez dessus lorsqu’il ou elle apparaît dans la liste déroulante.

Si vous êtes administrateur ou administratrice de groupes, vous pouvez attribuer le profil de feuille de temps aux groupes que vous administrez, mais pas aux équipes. Pour plus d’informations, voir Limites pour un administrateur ou une administratrice de groupes qui attribue un profil de feuille de temps dans cet article.

Cliquer sur Enregistrer.

En haut de la liste des profils de feuilles de temps, cliquez sur l’icône Plus , puis sur Générer des feuilles de temps.

Une confirmation s’affiche en bas de l’écran indiquant que les feuilles de temps ont bien été générées. De nouvelles feuilles de temps sont générées en fonction des nouveaux profils que vous avez créés.

Pour plus d’informations, voir ​ Générer manuellement des feuilles de temps ​.

La première fois que le profil de feuille de temps génère des feuilles de temps, deux feuilles de temps sont créées pour chaque utilisateur, pour la période qui inclut l’heure actuelle ainsi que pour la période suivante.

Ensuite, chaque fois qu’elle génère de nouvelles feuilles de temps, une feuille de temps est créée par utilisateur.