Créer, modifier et attribuer des profils de feuilles de temps

• Si vous créez un profil de feuille de temps au niveau du système, laissez ce champ vide.

  Toute personne qui peut modifier des comptes peut attacher une feuille de temps au niveau du système à d’autres utilisateurs et utilisatrices.

  Seule une personne dotée des droits d’administration Workfront peut modifier un profil de feuille de temps au niveau du système.

• Si vous créez un profil de feuille de temps pour un groupe que vous administrez, identifiez le groupe ici.

  Cela n’affecte pas le profil de feuille de temps aux utilisateurs et utilisatrices du groupe ; cela permet seulement aux administrateurs et administratrices du groupe de modifier le profil de feuille de temps. Vous attribuerez le profil aux utilisateurs et utilisatrices à l’étape 6.

  NOTE : lorsque des utilisateurs et utilisatrices extérieurs au groupe attachent des profils de feuilles de temps à d’autres personnes, ils ne pourront pas voir ou attacher ce profil de feuille de temps.

Spécifiez quand le profil de feuille de temps doit générer les feuilles de temps. Une feuille de temps peut être générée automatiquement sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle. Sélectionnez le jour de la semaine où vous souhaitez que la feuille de temps soit produite.

Une feuille de temps hebdomadaire commence à la date à laquelle elle est générée. Par exemple, si vous créez des feuilles de temps hebdomadaires tous les jeudis, le premier jour de la semaine sur la feuille de temps est le jeudi.

NOTE : Workfront crée toujours deux feuilles de temps à la fois. La première feuille de temps inclut toujours la date du jour, et la seconde feuille de temps commence lorsque la période de temps de la première se termine.

Les approbateurs et approbatrices sont des utilisateurs et utilisatrices qui approuvent la feuille de temps pour les utilisateurs et utilisatrices associés à la feuille de temps. Vous pouvez définir jusqu’à 7 personnes dotées du droit d’approbation sur une feuille de temps. Définir plusieurs personnes est utile pour s’assurer qu’un approbateur ou une approbatrice est disponible même en cas d’absence d’une autre personne. Tous les approbateurs et approbatrices sont notifiés lorsqu’une personne soumet la feuille de temps pour approbation. La feuille de temps n’a besoin d’être approuvée que par une personne.

Seules les personnes disposant de droits d’administration sur les feuilles de temps peuvent être définies comme approbateurs ou approbatrices. Pour plus d’informations sur les droits d’administration des feuilles de temps, voir Accorder aux utilisateurs et utilisatrices un accès administratif à certaines zones.

Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’approbateur ou l’approbatrice de la feuille de temps (si un approbateur ou une approbatrice est nécessaire). Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :

• Aucun : la feuille de temps n’a pas besoin d’être approuvée.
• Leur responsable : il s’agit de la personne chargée de l’approbation par défaut, définie par le système. Dans ce cas, la personne désignée comme responsable approuve la feuille de temps lorsqu’elle est soumise à approbation.
• Personnes spécifiques : vous pouvez désigner des utilisateurs et utilisatrices spécifiques, par leur nom, comme approbateurs et approbatrices des feuilles de temps. Vous pouvez avoir plusieurs approbateurs et approbatrices pour une feuille de temps. Dans ce cas, une fois que l’un des approbateurs ou l’une des approbatrices a approuvé la feuille de temps, celle-ci est marquée comme Fermée et disparaît de la liste des approbations de tous les autres approbateurs et approbatrices.

Sélectionnez cette option pour permettre aux approbateurs et approbatrices de modifier les heures de la feuille de temps.

Cette option fonctionne avec le paramètre Restreindre la modification des feuilles de temps aux personnes propriétaires et à l’équipe d’administration dans la zone Configuration > Feuille de temps et heures > Préférences. Pour plus d’informations, voir Configurer les préférences en matière de feuilles de temps et d’heures.

Les scénarios suivants sont possibles :

• Lorsque l’option Restreindre la modification des feuilles de temps aux personnes propriétaires et à l’équipe d’administration est activée :
• • Les approbateurs et approbatrices peuvent uniquement approuver et rejeter les feuilles de temps, que l’option Peut modifier l’heure soit activée ou non.
  • Les personnes responsables des personnes propriétaires de feuilles de temps peuvent consulter uniquement les feuilles de temps de leurs personnes subordonnées directes. Lorsque l’option Restreindre la modification des feuilles de temps aux personnes propriétaires et à l’équipe d’administration est désactivée :
  • Lorsque l’option Peut modifier l’heure est activée, les approbateurs et approbatrices peuvent soumettre, rouvrir ou fermer la feuille de temps et modifier les heures.
  • Lorsque l’option Peut modifier l’heure est désactivée, les approbateurs et approbatrices ne peuvent pas soumettre, rouvrir ou fermer la feuille de temps et ne peuvent pas modifier les heures. Les approbateurs et approbatrices ne peuvent qu’approuver ou rejeter la feuille de temps.
  • Les personnes responsables des personnes propriétaires de feuilles de temps peuvent soumettre, rappeler, rouvrir et modifier les feuilles de temps de leurs personnes subordonnées directes.

NOTE : une fois que vous avez soumis une feuille de temps pour approbation, vous ne pouvez plus modifier les heures. Pour remettre une feuille de temps soumise à l’état modifiable, rappelez la feuille de temps ou demandez à l’approbateur ou à l’approbatrice de rejeter la feuille de temps. Pour plus d’informations, voir Soumettre une feuille de temps pour approbation et Approuver une feuille de temps.

Ce paramètre ne concerne que les types d’heures généraux, et non les types d’heures spécifiques à un projet.

Par défaut, les utilisateurs et utilisatrices voient toutes les heures générales d’une feuille de temps. Toutefois, si votre organisation souhaite que seules des heures générales spécifiques s’affichent pour un groupe particulier d’utilisateurs et utilisatrices, vous pouvez choisir les heures générales qu’ils doivent voir sur leurs feuilles de temps en les sélectionnant dans leur profil de feuille de temps dans ce champ. Si vous souhaitez désactiver toutes les heures générales, désélectionnez tous les types d’heures pour générer la feuille de temps sans section pour les heures générales.

• Vous pouvez également associer un utilisateur ou une utilisatrice à un profil de feuille de temps en modifiant le profil de l’utilisateur ou l’utilisatrice. Pour plus d’informations, voir Modifier le profil d’un utilisateur ou d’une utilisatrice.
• Lorsque vous ajoutez un groupe, seul le nom du groupe apparaît dans l’onglet Affecter des personnes, et non pas la liste des personnes membres du groupe. Si vous souhaitez voir les personnes membres du groupe, cliquez sur Enregistrer les modifications, puis sur le nom du profil de feuille de temps que vous venez de créer.
• Lorsque vous avez terminé ces étapes, le profil de feuille de temps génère des feuilles de temps uniquement pour les utilisateurs et utilisatrices ou les personnes membres du groupe attribués qui n’ont pas de feuilles de temps existantes pour la période en cours.