Créer, modifier et attribuer des profils de feuille de temps

• Si vous créez un profil de feuille de temps au niveau du système, laissez ce champ vide.

  Tout utilisateur qui peut modifier des comptes d’utilisateurs peut joindre une feuille de temps au niveau du système à d’autres utilisateurs.

  Seul un administrateur Workfront peut modifier un profil de feuille de temps au niveau du système.

• Si vous créez un profil de feuille de temps pour un groupe que vous administrez, identifiez-le ici.

  Cela n’affecte pas le profil de la feuille de temps aux utilisateurs du groupe ; cela permet uniquement aux administrateurs du groupe de modifier le profil de la feuille de temps. Vous attribuerez le profil aux utilisateurs à l’étape 6.

  REMARQUE: lorsque des utilisateurs en dehors du groupe associent des profils de feuille de temps à d’autres utilisateurs, ils ne pourront pas afficher ni joindre ce profil de feuille de temps.

Spécifiez quand le profil de la feuille de temps doit générer les feuilles de temps. Une feuille de temps peut être définie pour une génération automatique sur une base hebdomadaire, bimensuelle, semestrielle ou mensuelle. Sélectionnez le jour de la semaine où vous souhaitez que la feuille de temps soit générée.

Une feuille de temps hebdomadaire commence à la date de sa génération. Par exemple, si vous créez des feuilles de temps hebdomadaires tous les jeudis, le premier jour de la semaine sur la feuille de temps est jeudi.

REMARQUE: Workfront crée toujours deux feuilles de temps à la fois : la première feuille de temps inclut toujours la date actuelle et la seconde commence à la fin de la première période.

Les approbateurs sont des utilisateurs qui approuvent la feuille de temps pour les utilisateurs associés à la feuille de temps. Vous pouvez identifier jusqu’à 7 utilisateurs en tant qu’approbateurs sur une feuille de temps. L’identification de plusieurs utilisateurs s’avère utile pour s’assurer qu’un approbateur est disponible lorsqu’une personne est absente du bureau. Tous les approbateurs sont avertis lorsqu’un utilisateur envoie la feuille de temps pour approbation. Un seul utilisateur doit approuver la feuille de temps pour qu’elle soit approuvée.

Seuls les utilisateurs disposant de droits d’administration pour la feuille de temps peuvent être définis comme approbateurs. Pour plus d’informations sur les droits d’administration de la feuille de temps, voir Octroi aux utilisateurs un accès administratif à certaines zones.

Utilisez le menu déroulant pour sélectionner l’approbateur de la feuille de temps (si un approbateur est requis). Vous pouvez sélectionner l’une des options suivantes :

• Aucun: la feuille de temps n’a pas besoin d’être approuvée.
• Leur responsable: il s’agit de l’approbateur par défaut, défini par le système. Dans ce cas, l’utilisateur désigné comme leur responsable valide la feuille de temps lorsqu’elle est soumise à validation.
• Personnes spécifiques : Vous pouvez désigner des utilisateurs spécifiques, par nom, comme approbateurs de feuille de temps. Vous pouvez avoir plusieurs approbateurs sur une feuille de temps. Dans ce cas, une fois que l’un des approbateurs a approuvé la feuille de temps, celle-ci est marquée comme Fermé et il disparaît de la liste d’approbations de la feuille de temps de tous les approbateurs restants.

Sélectionnez cette option pour permettre aux approbateurs de modifier les heures sur la feuille de temps.

Cette option fonctionne avec la fonction Limitation de la modification de la feuille de temps aux propriétaires et aux administrateurs dans la zone Configuration > Frise chronologique et heures > Préférences . Pour plus d’informations, consultez Configurer les préférences de feuilles de temps et d’heures.

Les scénarios suivants existent :

• Lorsque la variable Limitation de la modification de la feuille de temps aux propriétaires et aux administrateurs est activée :
• • Les approbateurs ne peuvent approuver et rejeter que la feuille de temps, que la Peut modifier l’heure est activé ou non.
  • Les gestionnaires des propriétaires de feuilles de calcul peuvent uniquement afficher les feuilles de temps de leurs rapports directs. Lorsque la variable Limitation de la modification de la feuille de temps aux propriétaires et aux administrateurs est désactivée :
  • Lorsque la variable Peut modifier l’heure est activée, les approbateurs peuvent envoyer, rouvrir ou fermer la feuille de temps et peuvent modifier l’heure.
  • Lorsque la variable Peut modifier l’heure est désactivée, les approbateurs ne peuvent pas envoyer, rouvrir ou fermer la feuille de temps et ne peuvent pas modifier l’heure. Les approbateurs peuvent uniquement approuver ou rejeter la feuille de temps.
  • Les gestionnaires des propriétaires de feuilles de calcul peuvent envoyer, révoquer, rouvrir et modifier les feuilles de temps de leurs rapports directs.

REMARQUE: une fois que vous avez soumis une feuille de temps pour approbation, vous ne pouvez plus modifier les heures. Pour renvoyer une feuille de temps envoyée à un état modifiable, rappelez-la ou demandez à l’approbateur de rejeter la feuille de temps. Pour plus d’informations, voir Envoyer une feuille de temps pour approbation etApprobation d’une feuille de temps.

Ce paramètre fait uniquement référence aux types d’heures généraux, et non aux types d’heures spécifiques au projet.

Par défaut, les utilisateurs voient toutes les heures générales sur une feuille de temps. Cependant, si votre entreprise souhaite que seules des heures générales spécifiques s’affichent pour un ensemble particulier d’utilisateurs, vous pouvez sélectionner dans ce champ les heures générales dont ils ont besoin dans leurs feuilles de temps en les sélectionnant dans leur profil de feuille de temps. Si vous souhaitez désactiver toutes les heures générales, désélectionnez tous les types d’heures pour générer la feuille de temps sans section pour les heures générales.

• Vous pouvez également associer un utilisateur à un profil de feuille de temps en modifiant son profil. Pour plus d’informations, voir Modification du profil d’un utilisateur.
• Lorsque vous ajoutez un groupe, seul le nom du groupe s’affiche dans l’onglet Attribuer des personnes , et non dans la liste des membres du groupe. Si vous souhaitez que les membres du groupe soient répertoriés ici, cliquez sur Enregistrer les modifications, puis cliquez sur le nom du profil de la feuille de temps que vous venez de créer.
• Une fois ces étapes terminées, le profil de la feuille de temps génère des feuilles de temps uniquement pour les utilisateurs affectés ou les membres du groupe qui n’ont pas de feuilles de temps existantes pour la période en cours.