Gérer les invitations par e-mail pour les nouveaux utilisateurs et utilisatrices
En tant qu’administrateur ou administratrice d’Adobe Workfront, vous pouvez ajouter des utilisateurs et des utilisatrices à Workfront et les informer qu’ils ont été ajoutés en leur envoyant des invitations par e-mail.
L’invitation par e-mail permet aux nouveaux utilisateurs et utilisatrices de suivre un lien grâce auquel ils peuvent choisir un mot de passe pour leur compte Workfront. Ils peuvent alors terminer la configuration de leur compte.
Pour garantir la sécurité des nouveaux comptes, nous vous recommandons d’utiliser des invitations par e-mail pour vos nouveaux utilisateurs et utilisatrices, afin qu’ils puissent choisir leur propre mot de passe. Vous pouvez également sélectionner un mot de passe pour un nouvel utilisateur ou une nouvelle utilisatrice lors de la création de son compte. Pour plus d’informations sur l’ajout de nouveaux utilisateurs ou utilisatrices à Workfront, voir Ajouter des utilisateurs et des utilisatrices.
Vous pouvez configurer les e-mails de nouvel utilisateur ou de nouvelle utilisatrice pour :
- Tout nouvel utilisateur ou toute nouvelle utilisatrice ajoutés à Workfront.
- Utilisateurs ou utilisatrices ajoutés à Workfront disposant d’une licence Demandeur.
Tous les nouveaux utilisateurs et toutes les nouvelles utilisatrices voient le même e-mail lorsqu’une invitation par e-mail est envoyée.
Pour plus d’informations sur la réception d’invitations par e-mail, voir Recevoir des invitations par e-mail et créer un mot de passe pour Adobe Workfront.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
Générer des invitations par e-mail generate-email-invitations
Les invitations par e-mail sont générées dans les scénarios suivants :
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Lorsque vous créez un utilisateur ou une utilisatrice et que vous sélectionnez l’option Envoyer un e-mail d’invitation à cette personne sur le formulaire Nouvel utilisateur ou nouvelle utilisatrice. Pour plus d’informations sur la création d’utilisateurs et d’utilisatrices, voir Ajouter des utilisateurs et des utilisatrices.
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Lorsque vous importez plusieurs nouveaux utilisateurs et utilisatrices et que vous sélectionnez l’option Envoyer des e-mails d’invitation à ces personnes. Pour plus d’informations sur l’importation de plusieurs nouveaux utilisateurs et utilisatrices, voir Importer des utilisateurs et utilisatrices.
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Une fois les utilisateurs et utilisatrices créés, vous pouvez générer manuellement les invitations destinées aux personnes qui n’ont pas encore enregistré leur compte auprès de Workfront et qui n’ont pas encore défini de mot de passe Workfront.
Les personnes pour lesquelles un compte a été créé mais qui ne l’ont pas encore enregistré sont marquées comme Non enregistré dans Workfront.note note NOTE Si vous désélectionnez l’option Envoyer un e-mail d’invitation à cette personne lorsque vous créez l’utilisateur ou l’utilisatrice, l’invitation par e-mail ne peut pas être générée manuellement. Le renvoi manuel d’invitations par e-mail n’est possible que pour les utilisateurs et utilisatrices qui ont reçu l’invitation par e-mail initiale lors de la création de leur compte. Pour plus d’informations sur la création d’utilisateurs et d’utilisatrices, voir Ajouter des utilisateurs et des utilisatrices.
Pour générer manuellement des invitations par e-mail pour des utilisateurs et utilisatrices non enregistrés existants :
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Sélectionnez l’utilisateur ou l’utilisatrice qui affiche le libellé Non enregistré après son nom.
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Cliquez sur l’icône Plus
Une invitation par e-mail est envoyée à la nouvelle personne avec un nouveau lien qu’elle peut utiliser pour créer son mot de passe Workfront.
note note NOTE Si votre organisation a été intégrée à Admin Console et que vous ajoutez une personne via Workfront, vous n’avez pas la possibilité d’envoyer une invitation par e-mail à cette personne. Les nouveaux utilisateurs et nouvelles utilisatrices d’Adobe sont ajoutés à Admin Console et Admin Console leur envoie un e-mail pour les inviter à terminer le processus d’enregistrement. Tous les utilisateurs et toutes les utilisatrices doivent terminer le processus d’enregistrement pour accéder à n’importe quel système d’Adobe. Pour les utilisateurs et les utilisatrices d’Adobe existants, l’utilisateur ou l’utilisatrice peut recevoir ou non un e-mail sur la disponibilité de Workfront. Il s’agit d’une préférence contrôlée par l’administrateur ou l’administratrice d’Adobe pour le produit.
Configurer les invitations par e-mail configure-email-invitations
En tant qu’administrateur ou administratrice Workfront, vous pouvez configurer le message que vous incluez dans les invitations par e-mail pour les nouveaux utilisateurs ou nouvelles utilisatrices.
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Dans la liste de gauche, cliquez sur E-mail > Invitations.
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Dans la section Options générales, apportez l’une des modifications suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Désactiver les liens d’invitation après ... jours Choisissez la durée au bout de laquelle les invitations par e-mail ne contiennent plus de lien valide vers Workfront. Le nombre de jours par défaut est de 45. Inclure un message et/ou une condition de service Sélectionnez cette option si vous souhaitez modifier l’invitation par e-mail pour tous les nouveaux utilisateurs et toutes les nouvelles utilisatrices ajoutés à Workfront. Cela n’inclut pas les utilisateurs et utilisatrices disposant d’une licence Demandeur.
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Message : si vous choisissez de modifier l’invitation par e-mail pour tous les nouveaux utilisateurs et toutes les nouvelles utilisatrices, indiquez le texte que vous souhaitez inclure dans vos invitations par e-mail en tant que corps de l’e-mail.
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Conditions générales : si vous choisissez de modifier l’invitation par e-mail pour tous les nouveaux utilisateurs et toutes les nouvelles utilisatrices, indiquez le texte que vous souhaitez inclure dans vos invitations par e-mail en tant que conditions générales.
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Inclure un message et/ou une condition de service pour les utilisateurs et utilisatrices du bureau d’aide : sélectionnez cette option si vous souhaitez modifier l’invitation par e-mail pour tous les nouveaux utilisateurs et toutes les nouvelles utilisatrices ajoutés à Workfront qui disposent d’une licence Demandeur.
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Message : si vous choisissez de modifier l’invitation par e-mail pour tous les nouveaux utilisateurs et toutes les nouvelles utilisatrices disposant d’une licence Demandeur, indiquez le texte que vous souhaitez inclure dans vos invitations par e-mail en tant que corps de l’e-mail.
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Conditions générales : si vous choisissez de modifier l’invitation par e-mail pour tous les nouveaux utilisateurs et toutes les nouvelles utilisatrices disposant d’une licence Demandeur, indiquez le texte que vous souhaitez inclure dans vos invitations par e-mail en tant que conditions générales.
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Dans la section Aperçu de l’invitation, vous pouvez voir un aperçu de votre invitation par e-mail. Si vous avez choisi d’inclure un message personnalisé dans votre invitation par e-mail, le message personnalisé s’affiche dans cette zone.
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Cliquer sur Enregistrer.