Questions fréquentes - Créer et partager des épreuves et des fichiers

Qu’est-ce qu’une épreuve ?

Réponse

Une épreuve est un fichier statique, audio ou vidéo qui peut être consulté dans la visionneuse de relecture. Les personnes chargées de la révision d’une épreuve disposent d’un ensemble d’outils leur permettant de faire des commentaires et de prendre des décisions sur l’épreuve.

Quels types de fichiers sont pris en charge ?

Réponse

Les épreuves peuvent être créées à partir de fichiers statiques, audio et vidéo. Seuls des fichiers d’une taille maximale de 4 Go peuvent être chargés. Workfront prend en charge plus de 150 types de fichiers (pour en obtenir la liste intégrale, consultez la section Vue d’ensemble des types de fichiers de relecture pris en charge et des limites de taille).

Quelle est la différence entre une épreuve et un fichier ?

Réponse

Lorsque vous chargez un fichier dans Workfront Proof, le système stocke le fichier dans votre compte Workfront Proof. Lorsque vous le partagez, Workfront Proof envoie à vos destinataires un lien sur lequel ils peuvent cliquer pour télécharger le fichier. Vous pouvez partager n’importe quel type de fichier.

Lorsque vous créez une épreuve à partir d’un fichier que vous avez chargé dans Workfront Proof, le fichier peut alors être examiné dans la visionneuse de relecture. Les personnes chargées de la révision reçoivent un e-mail avec un lien vers l’épreuve. À l’ouverture de l’épreuve, son image s’affiche. Vous pouvez alors ajouter des commentaires et prendre des décisions. Vous pouvez créer des épreuves en utilisant les fichiers appartenant à la liste des types de fichiers pris en charge. Vous pouvez également créer des épreuves à l’aide d’URL de sites web et d’autres contenus web.

Pour obtenir la liste intégrale des fichiers pris en charge, consultez la section Vue d’ensemble des types de fichiers de relecture pris en charge et des limites de taille.

Comment créer une épreuve ?

Réponse

Vous pouvez créer des épreuves à partir de fichiers statiques, audio, vidéo et d’URL (voir ).

Pour créer une épreuve dans le compte, il est nécessaire d’être un utilisateur ou une utilisatrice disposant du profil d’autorisation approprié (consultez la section Profils d’autorisations pour les épreuves dans Workfront Proof).

En chargeant plusieurs fichiers simultanément, vous créez plusieurs épreuves que vous pouvez alors envoyer en un seul e-mail au même groupe de personnes chargées de la révision. Si votre organisation dispose d’un compte Entreprise ou Illimité, vous pouvez combiner plusieurs fichiers en une seule épreuve (consultez la section Créer une épreuve de plusieurs pages).

Que sont les rôles d’épreuve et les alertes par e-mail ?

Réponse

Les rôles d’épreuve définissent les actions qu’une personne chargée de la révision doit effectuer sur une épreuve. Lorsque vous créez une épreuve, vous avez différentes options de rôle pour les personnes chargées de la révision, en fonction des actions à réaliser : ajouter des commentaires, prendre des décisions, etc. Pour plus d’informations, consultez la section Gérer les rôles d’épreuve dans Workfront Proof.

Les alertes par e-mail informent les personnes chargées de la révision du statut de progression d’une épreuve (elles sont différentes des notifications de nouvelle épreuve ou d’épreuve en retard). Vous pouvez choisir parmi différentes options pour les personnes chargées de la révision, en fonction du rôle de chacune d’elles. Pour plus d’informations, consultez la section Créer une épreuve avancée avec un workflow automatisé.

Puis-je créer une épreuve à partir de plusieurs fichiers ?

Réponse

La combinaison de plusieurs fichiers en une seule épreuve est une fonctionnalité disponible dans les formules Entreprise et Illimité. Cette option n’est disponible que pour les fichiers statiques, pas pour les fichiers vidéo. Pour plus d’informations, consultez la section Créer une épreuve de plusieurs pages.

Puis-je créer des épreuves à partir d’URL ?

Réponse

Oui, vous pouvez créer des épreuves à partir de sites web et d’autres contenus web. Lorsque vous ajoutez une URL pour créer une épreuve, vous pouvez indiquer si vous souhaitez une épreuve statique ou interactive :

Vous pouvez ajouter plusieurs URL à la fois si vous les séparez par un espace. Notez que l’ajout groupé n’est disponible que pour les forfaits des éditions Entreprise et Illimité.

Les personnes qui ne disposent pas d’identifiant de connexion peuvent-elles créer des épreuve dans mon compte ?

Réponse

Vous avez besoin d’identifiants de connexion pour créer des épreuves directement dans un compte Workfront Proof.

Que signifie partager une épreuve ?

Réponse

Le partage d’une épreuve permet aux personnes en charge de la révision d’y accéder et d’apporter des commentaires et des annotations, ainsi que de prendre des décisions sur l’épreuve. Les personnes en charge de la révision invitées accèdent aux épreuves à partir de la notification par e-mail qu’elles reçoivent. Dans leur propre compte Workfront Proof, les personnes en charge de la révision peuvent accéder aux épreuves sur le Tableau de bord.

Comment partager une épreuve ?

Réponse

Lorsque vous créez une épreuve, vous pouvez ajouter des personnes en charge de la révision dans la section Workflow de la page Nouvelle épreuve. Lorsque l’épreuve est prête, Workfront Proof envoie un e-mail aux personnes en charge de la révision contenant un lien vers l’épreuve.

Si vous disposez d’autorisations suffisantes sur l’épreuve, vous pouvez utiliser la visionneuse de relecture, votre Tableau de bord ou l’une des vues de liste pour ajouter des personnes chargées de la révision à une épreuve existante (consultez la page Partager une épreuve dans Workfront Proof and Manage Items on the Views dans Workfront Proof.

L’ajout de personnes chargées de la révision est le moyen le plus courant de partager des épreuves. Si vous souhaitez explorer d’autres options disponibles, consultez les sections suivantes :

Devez-vous être un utilisateur ou une utilisatrice pour relire une épreuve ?

Réponse

Non. Les personnes en charge de la révision invitées (personnes sans identifiants de connexion dans Workfront Proof) peuvent accéder à une épreuve à partir de la notification par e-mail de l’épreuve qu’elles reçoivent. Vous pouvez partager une épreuve avec autant de personnes invitées que vous le souhaitez.

Il est possible de restreindre le partage des épreuves avec les personnes disposant d’identifiants de connexion dans Workfront Proof. Cela ajoute une autre couche de sécurité à vos épreuves. Pour une sécurité renforcée, les administrateurs et administratrices système d’entreprises ayant des forfaits Entreprise et Illimité peuvent configurer cette exigence pour toutes les épreuves créées dans l’entreprise.

Pour plus d’informations sur l’exigence d’identifiants de connexion, consultez la section Sécurité des épreuves dans Workfront Proof.

Si votre entreprise requiert des personnes chargées de la révision qu’elles signent les épreuves par voie électronique, ce qui nécessite la connexion à Workfront Proof, les utilisateurs ou utilisatrices ne peuvent partager des épreuves qu’avec les personnes enregistrées. Cette option est disponible pour les forfaits des éditions Entreprise et Illimité. Pour plus d’informations, consultez la section Présentation des signatures électroniques dans Workfront Proof.

Puis-je définir une échéance pour les personnes en charge de la révision ?

Réponse

Vous pouvez définir une échéance pour une nouvelle épreuve ou une nouvelle version d’épreuve lors de leur création. Pour ce faire, accédez à la section Workflow de la page Nouvelle épreuve. Si vous utilisez le Workflow automatisé, vous pouvez définir une échéance différente pour chaque étape de votre révision.

Vous pouvez également définir ou mettre à jour une échéance pour une épreuve existante sur la page Détails de l’épreuve. Pour plus d’informations, consultez la section Gérer les détails de l’épreuve dans Workfront Proof.

Comment créer une nouvelle version de mon épreuve ?

Réponse

Dans leurs commentaires sur une épreuve, les personnes en charge de la révision demandent souvent d’apporter des modifications et souhaitent voir une nouvelle version de l’épreuve. Vous pouvez créer de nouvelles versions d’une épreuve. Workfront Proof mémorise les paramètres de l’épreuve de la version précédente. Vous pouvez toujours modifier ces paramètres si vous devez effectuer une opération comme ajouter ou supprimer des personnes en charge de la révision pour l’épreuve.

Vous devez partager chaque version avec les réviseurs et réviseuses spécifiques qui doivent la voir. Par exemple, si vous partagez uniquement la version 3 avec un réviseur ou une réviseuse, cette personne ne peut pas voir les versions 1 et 2. Les superviseurs ou superviseuses et les administrateurs ou administratrices de votre compte supervisent tous les projets du compte, afin de pourvoir visualiser et modifier toutes les versions de l’épreuve.

Pour plus d’informations, voir :

Puis-je partager des fichiers en utilisant Workfront Proof ?

Réponse

Oui. Si vous souhaitez partager quelque chose avec d’autres personnes, mais que vous n’avez pas besoin qu’elles le voient comme une épreuve (ou s’il s’agit d’un type de fichier non pris en charge par Workfront Proof), vous pouvez charger le document sous la forme d’un fichier dans votre compte Workfront Proof. Comme pour les épreuves, vous pouvez organiser vos fichiers en dossiers, baliser les fichiers et ajouter un message personnalisé à l’e-mail de notification lorsque vous partagez le fichier. Pour plus d’informations, voir Charger des fichiers et du contenu web dans Workfront Proof.

Lorsque vos destinataires reçoivent la notification par e-mail d’un fichier que vous partagez, ils ou elles peuvent télécharger le fichier en cliquant sur le lien contenu dans la notification.

Les utilisateurs et utilisatrices de Workfront Proof peuvent convertir des fichiers en épreuves après les avoir enregistrés dans leur compte.