Créer des projets Adobe Workfront à partir d’objets Salesforce
Après l’installation d’Adobe Workfront pour Salesforce, vous pouvez définir des déclencheurs qui créent des projets Workfront lorsque certains critères sont remplis sur Opportunités et Comptes Salesforce.
Conditions d’accès
Pour utiliser les fonctionnalités décrites dans cet article, vous devez disposer des accès suivants :
*Pour connaître le plan, le type de licence ou l’accès dont vous disposez, contactez votre administrateur ou administratrice Workfront.
Conditions préalables
Pour envoyer une demande Workfront à partir d’une Opportunité ou d’un Compte Salesforce, assurez-vous que les éléments suivants sont présents dans votre environnement :
-
Votre administrateur ou administratrice Workfront a installé Workfront for Salesforce.
Pour plus d’informations sur l’installation de Workfront for Salesforce, voir Installer Adobe Workfront for Salesforce. -
Votre administrateur ou administratrice Workfront a ajouté la section Workfront à vos dispositions de page Opportunité et Compte.
Pour plus d’informations sur l’ajout de la section Workfront à une disposition de page, voir Configurer la section Adobe Workfront pour les utilisateurs et utilisatrices de Salesforce. -
Vous avez un compte Workfront et vous pouvez vous y connecter à partir de la section Workfront dans votre Opportunité ou Compte.
Configurer la création de projets Workfront à partir de Salesforce
Comprendre la création automatique de projets understanding-the-automatic-creation-of-projects
En tant qu’administrateur ou administratrice système de Salesforce, vous pouvez définir des déclencheurs pouvant créer automatiquement des projets dans Workfront lorsque les événements suivants se produisent dans Salesforce :
- L’étape d’une Opportunité est mise à jour.
- Le Type d’un compte est mis à jour.
Les déclencheurs ne peuvent être configurés qu’après l’installation de Workfront for Salesforce.
Pour plus d’informations sur l’installation de Workfront for Salesforce, voir Installer Adobe Workfront for Salesforce.
Tenez compte des points suivants lors de la configuration de déclencheurs pour créer automatiquement des projets Workfront lorsque des éléments Salesforce sont créés ou mis à jour :
-
Vous devez être un administrateur ou une administratrice système de Salesforce et Workfront pour configurer des déclencheurs.
-
Une fois que vous avez configuré des déclencheurs, toute personne qui met à jour l’étape d’une Opportunité ou le type d’un compte peut déclencher la création d’un projet Workfront. Cela inclut les utilisateurs et utilisatrices de Salesforce qui n’ont pas de compte Workfront.
-
Le nombre de déclencheurs que vous pouvez avoir n’est pas limité.
-
Vous ne pouvez pas créer plusieurs déclencheurs en fonction des mêmes conditions. Les déclencheurs sont uniques par défaut.
-
Une fois le projet créé, il est automatiquement lié à l’opportunité ou au compte sur lequel il a été généré. Une fois établi, ce lien ne peut pas être rompu.
-
Une opportunité ou un compte peut être lié à plusieurs projets dans Workfront lorsqu’une condition déclenchée a été remplie plusieurs fois au cours de la durée de vie de l’opportunité ou du compte.
Par exemple, si vous définissez plusieurs étapes pour qu’une Opportunité déclenche un projet, un projet est créé pour chaque étape définie que l’opportunité atteint, pour la durée de vie de cette opportunité. En outre, si vous mettez à jour l’étape d’une Opportunité en passant d’une étape définie à une autre, puis effectuez une mise à jour vers l’étape définie, un second projet est créé pour la deuxième mise à jour du champ Étape de la même étape définie.
-
Un projet dans Workfront ne peut être lié qu’à une seule opportunité ou à un seul compte dans Salesforce à un moment donné, mais pas aux deux en même temps.
Configurer des déclencheurs configuring-triggers
Une fois que vous avez configuré des déclencheurs, le processus de création de projets Workfront est activé pour les deux frameworks Salesforce Classic ou Lightning Experience.
Pour configurer des déclencheurs dans Salesforce, procédez comme suit :
-
Connectez-vous à Salesforce en tant qu’administrateur ou administratrice système.
-
(Le cas échéant) Dans Salesforce Classic, cliquez sur Configuration et sous la section Créer, développez Éclair.
Ou
Dans Expérience éclair de Salesforce, cliquez sur l’icône Configuration, puis sur Configuration et sous OUTILS DE PLATEFORME développez Applications.
-
Cliquez sur Packages installés.
Remarquez que le package Workfront a été installé.
-
Cliquez sur Configurer en regard de Workfront.
-
Connectez-vous à Workfront en tant qu’administrateur ou administratrice système.
La page Déclencheurs s’affiche.
-
Cliquez sur Nouveau déclencheur.
-
Dans le menu déroulant Objet Salesforce, sélectionnez Opportunité.
Champ obligatoire.
-
(Le cas échéant) Indiquez les informations suivantes :
-
Dans le menu déroulant Étape, sélectionnez une Étape.
Lorsqu’une opportunité atteint l’étape spécifiée ici, un projet est créé dans Workfront. Champ obligatoire.
-
Dans le champ Portfolio ou programme, commencez à saisir le nom d’un portfolio ou d’un programme dans lequel vous souhaitez placer le projet dans Workfront, puis sélectionnez-le lorsqu’il apparaît dans la liste.
Si vous ne spécifiez aucun portfolio ou programme, le nouveau projet est créé et ajouté à la liste Projets dont je suis propriétaire de la personne connectée à Workfront lors de la configuration des déclencheurs. Cette personne est également propriétaire du nouveau projet.
-
Commencez à saisir le nom d’un modèle que vous souhaitez associer au nouveau projet Workfront, puis sélectionnez-le lorsqu’il apparaît dans la liste.
Champ obligatoire.
note note NOTE Si vous avez spécifié une personne propriétaire de modèle sur le modèle que vous prévoyez d’utiliser pour cette intégration, elle devient la personne propriétaire du nouveau projet. Les nouveaux projets s’affichent sous la liste Projets dont je suis propriétaire de l’utilisateur ou de l’utilisatrice propriétaire du nouveau projet, en fonction du modèle. -
(Facultatif) Sélectionnez le champ Créez un projet pour chaque type de produit vendu, si vous souhaitez créer un projet pour chaque type de produit vendu dans le cadre d’une opportunité.
-
(Le cas échéant) Sélectionnez un produit dans le menu déroulant Produit.
Champ obligatoire.
-
(Le cas échéant) Commencez à saisir le nom d’un Modèle que vous souhaitez associer au nouveau projet Workfront si le produit spécifié se trouve sur l’Opportunité. Sélectionnez le nom qui apparaît dans la liste.
Champ obligatoire.
Le projet créé lorsqu’un nouveau produit ajouté à l’opportunité Salesforce est placé dans le même portfolio ou programme sélectionné pour l’opportunité.
note important IMPORTANT Le projet est créé uniquement lorsque l’étape est mise à jour sur l’Opportunité. Un projet unique est créé pour chaque produit spécifié lors de la mise à jour du champ Étape, et non au fur et à mesure que les produits sont ajoutés aux Opportunités.
-
-
(Facultatif) Cliquez sur Nouveau déclencheur.
-
(Facultatif) Dans le menu déroulant SalesforceObjet, sélectionnez Compte.
Champ obligatoire.
-
(Le cas échéant) Indiquez les informations suivantes :
-
Sélectionnez un Type de le menu déroulant Type.
Lorsqu’un Compte est désigné comme le Type spécifié ici dans Salesforce, un Projet est créé dans Workfront.
Champ obligatoire.
-
(Facultatif) Commencez à saisir le nom d’un portfolio ou programme où vous souhaitez placer le projet dans Workfront dans le champ Portfolio ou programme, puis sélectionnez-le lorsqu’il apparaît dans la liste.
Si vous ne spécifiez aucun portfolio ou programme, le nouveau projet est créé et ajouté à la liste Projets dont je suis propriétaire des personnes connectées à Workfront à partir de Salesforce. La personne est également propriétaire du nouveau projet.
-
Commencez à saisir le nom d’un modèle que vous souhaitez associer au nouveau projet Workfront, puis sélectionnez-le lorsqu’il apparaît dans la liste.
Champ obligatoire.
note note NOTE Si vous avez spécifié une personne propriétaire de modèle sur le modèle que vous prévoyez d’utiliser pour cette intégration, elle devient la personne propriétaire du nouveau projet. Les nouveaux projets s’affichent dans la liste Projets dont je suis propriétaire de la personne propriétaire du nouveau projet, en fonction du modèle.
-
-
Cliquer sur Enregistrer.
Les projets Workfront sont désormais générés chaque fois que l’un des déclencheurs est satisfait.
Présentation des noms de projet understanding-project-names
Selon le déclencheur qui a généré les projets, les noms des projets dans Workfront peuvent suivre l’un de ces modèles :
- Si le projet est créé en fonction d’une opportunité ou d’un déclencheur de compte, le nom du projet est :
<Salesforce object name>:<Project template name>(via Salesforce). - Si le projet est créé en fonction d’un déclencheur d’opportunité qui inclut également l’ajout d’un nouveau produit, le nom du projet est :
<Salesforce object name>:<Salesforce product name>(via Salesforce).
Afficher les projets Workfront
Si votre équipe d’administration Workfront a ajouté la section Workfront à votre disposition de page d’Opportunité ou de compte, vous pouvez voir les projets créés automatiquement dans l’onglet Projets de cette section.
Pour plus d’informations sur l’ajout de la section Workfront à la disposition de la page d’une Opportunité ou d’un compte, voir Configurer la section Adobe Workfront pour les utilisateurs et utilisatrices de Salesforce.
Vous devez disposer d’un compte Workfront et d’une connexion à Workfront pour afficher l’onglet Projets.
Pour afficher les projets créés à partir d’une Opportunité ou d’un compte, procédez comme suit :
-
Accédez à une Opportunité ou à un compte.
-
Accédez à la section Workfront.
note note NOTE Selon la manière dont votre administrateur ou administratrice Workfront a configuré cette section. elle peut porter un nom différent. -
Sélectionnez l’onglet Projets.
Tous les projets créés par des déclencheurs définis sont répertoriés dans cet onglet. N’importe quelle personne dans Salesforce qui a également un compte Workfront et qui peut être autorisée à voir ces projets dans Workfront peut également les voir dans Salesforce pour l’Opportunité ou le compte qui les a générés.
Vous pouvez afficher les informations suivantes sur les projets créés par l’intégration :
-
Nom du projet
-
Numéro de référence
-
Date d’entrée
-
Nom de la personne propriétaire
-
Statut
-
Condition
-
Date d'achèvement prévue
-
Pourcentage d’achèvement
Lorsque ces informations sont mises à jour dans Workfront, vous pouvez voir les champs mis à jour dans cette liste.
-
-
(Facultatif) Cliquez sur le nom d’un projet pour l’ouvrir dans Workfront.
-
(Facultatif) Cliquez sur Accéder à Salesforce dans la zone Détails du projet ou dans l’en-tête de projet pour accéder à l’Opportunité ou au compte d’origine du projet. Votre administrateur ou administratrice système ou de groupes doit ajouter le champ Intégrations à votre modèle de mise en page pour le trouver dans l’en-tête du projet.
note note NOTE Le lien Accéder à Salesforce est visible pour toutes les personnes utilisant Workfront qui peuvent afficher le projet. Vous devez disposer d’un compte Salesforce pour pouvoir accéder à l’opportunité ou au compte Salesforce à partir de l’emplacement où le projet a été généré.