Définir une épreuve avec un workflow automatisé dans Workfront Proof

Commencez à créer l’épreuve.

Dans la section Partager, cliquez sur Utiliser un workflow automatisé.

Vous pouvez désélectionner cette option pour revenir à un workflow standard.

(Facultatif) Si vous souhaitez utiliser un modèle de workflow automatisé que votre administrateur ou administratrice Workfront a configuré et partagé avec vous, sélectionnez-le dans le menu déroulant Sélectionner un modèle de workflow.

Indiquez les informations suivantes pour configurer la première étape du workflow automatisé :

• Nom : le nom de l’étape apparaît sur le diagramme de workflow et est inclus dans les notifications par e-mail envoyées aux réviseurs et réviseuses.

• Date d’échéance : la fonctionnalité de ce champ diffère selon l’option sélectionnée dans la liste déroulante Date d’échéance calculée à partir de.

• À partir de la création de l’épreuve : sélectionnez la date d’échéance pour l’épreuve.

• À partir de l’activation de l’étape : sélectionnez le nombre de jours ouvrables qui seront ajoutés à la date d’activation de l’étape pour définir automatiquement une date d’échéance pour l’épreuve.

• Activer l’étape : pour chaque étape de votre workflow, vous pouvez décider quand elle doit être activée. Pour votre première étape, les options suivantes sont disponibles.

  • Lors de la création des épreuves

  • À une date et une heure précises

  • Manuellement

    Des options supplémentaires sont disponibles pour les étapes suivantes. Ces options nécessitent une étape parent. Il s’agit de :

  • Une fois que la date d’échéance précédente est atteinte.

  • Toutes les décisions sont approuvées ou approuvées avec modifications.

  • Toutes les décisions sont approuvées.

  • Toutes les décisions sont prises.

• Date d’échéance calculée à partir de : l’option que vous sélectionnez dans cette liste déroulante affecte les options disponibles dans le champ Date d’échéance.

• Création d’une épreuve : dans le champ Date d’échéance, sélectionnez la date d’échéance pour l’épreuve.

• Activation de l’étape : dans le champ Date d’échéance, sélectionnez le nombre de jours ouvrables qui seront ajoutés à la date d’activation de l’étape pour définir automatiquement une date d’échéance pour l’épreuve.

• Verrouiller l’étape : permet de sélectionner le moment où l’étape peut être verrouillée.

• Personne décisionnaire principale : sélectionnez la personne décisionnaire principale de l’étape. Les personnes décisionnaires ne sont disponibles dans la liste déroulante qu’après l’ajout de réviseurs et réviseuses à l’étape.

• Une seule décision requise : sélectionnez cette option pour que la révision soit terminée après que l’une des personnes décisionnaires a pris sa décision.

  Cette option n’est pas disponible si vous avez désigné un utilisateur ou une utilisatrice dans le menu déroulant Personne décisionnaire principale.

• Étape privée : lorsque cette option est sélectionnée, les commentaires et les décisions ne sont pas visibles pour les personnes qui ne sont pas ajoutées à cette étape ou qui ne font pas partie de la supervision, de l’administration ou de l’administration de facturation dans le compte.

(Facultatif) Ajoutez des réviseurs et réviseuses à l’étape.

Tenez compte des éléments suivants lorsque vous ajoutez des réviseurs et réviseuses :

• Une personne chargée dela révision ne peut être ajoutée à une épreuve qu’une seule fois. (Vous ne pouvez pas ajouter la même personne à plus d’une étape de l’épreuve).

• Les personnes en charge de la révision qui sont ajoutées à une étape privée ne peuvent voir que l’étape à laquelle elles ont été ajoutées dans l’épreuve et les commentaires faits dans cette étape.

• Par défaut, l’ajout d’un utilisateur ou d’une utilisatrice à une étape lui donne accès pour afficher l’épreuve à partir du moment où l’épreuve est créée.\

  L’administrateur ou l’administratrice du système peut configurer le système de vérification pour empêcher des personnes d’accéder à l’épreuve jusqu’à ce que le workflow entre dans l’étape où la personne a été ajoutée. Pour plus d’informations, consultez les ressources suivantes :

(Facultatif) Cliquez sur Nouvelle étape, puis répétez les étapes 4 et 5 pour ajouter plusieurs étapes au workflow automatisé.

Poursuivez la création de l’épreuve en spécifiant les informations nécessaires dans les sections Organiser et Autres paramètres de la page Nouvelle épreuve, comme décrit dans la section

Si vous ajoutez une étape à une épreuve existante, accédez à la page Détails de l’épreuve, tel que décrit dans la section Gérer les détails de l’épreuve dans Workfront Proof.

Dans la section Workflow, cliquez sur Nouvelle étape.

Spécifiez les informations relatives à l’étape, comme indiqué au point 4 de la section Créer une épreuve avec un workflow automatisé de cet article.

Cliquez sur Ajouter une étape, puis cliquez sur Terminé.

Saisissez un nom de contact ou une adresse e-mail dans le champ situé au bas de chaque étape.

Cliquez sur l’icône verte Plus pour les ajouter.

Définissez le rôle sur l’épreuve.

Définissez l’alerte par e-mail.

Lors de la mise en place de la première étape, vous avez également la possibilité de modifier la personne propriétaire de l’épreuve.

Cliquez sur Convertir en workflow automatisé sur la page Détails de l’épreuve.
Une fois l’épreuve retravaillée par le workflow automatisé, toutes les étapes sont actives et publiques, et l’option Verrouiller l’étape est définie par défaut sur Manuel. Toutes les étapes restent entre les mains des personnes et de leurs paramètres.

• « Activer l’étape » est réglée sur « À la création de l’épreuve » à chaque étape.
• L’option « Date d’échéance calculée à partir » est définie sur « À la création de l’épreuve » à chaque étape.
• Si l’option « Une seule décision » a été sélectionnée pour l’épreuve de base, elle l’est à toutes les étapes.
• Si une personne décisionnaire principale a été sélectionnée pour l’épreuve de base, les étapes avec cette personne destinataire sont définies comme étant les siennes et toutes les autres sont définies sur Aucun.
• Le nom de l’étape reste le même.

Sur la page Détails de l’épreuve, dans la section Workflow, cliquez sur Ajouter un modèle.

• Les paramètres du modèle déterminent ce qui peut être fait avec une épreuve à laquelle ce modèle a été ajouté. Par exemple, si les options Ajouter une étape et Ajouter des personnes aux étapes sont désactivées dans le modèle, les boutons ajouter une étape et partager l’épreuve ne seront pas visibles.

• Si l’option Ajouter une étape est désactivée dans le modèle donné, le bouton Ajouter un modèle n’est pas visible après son ajout.

• Lorsqu’une personne est ajoutée à une étape dans un modèle de workflow automatisé, mais qu’elle est déjà présente dans l’épreuve, si ce modèle est appliqué, le système supprimera automatiquement cette personne de l’étape. Si personne d’autre n’a été ajouté à cette étape particulière, l’erreur suivante s’affiche, car le système ne permet pas d’ajouter une étape vide au workflow.