Configuration d’un BAT avec un workflow automatisé dans Workfront Proof
Le processus automatisé facilite la gestion de la révision et de l’approbation du contenu lorsque vous disposez de processus de révision complexes, ou si vous envoyez régulièrement du contenu à des groupes de personnes identiques.
Vous créez le BAT, puis il passe de l’étape à l’étape jusqu’à l’approbation finale. Les utilisateurs concernés sont avertis lorsqu’ils sont tenus d’effectuer une validation.
Vous pouvez ajouter un workflow automatisé à un BAT lors du téléchargement du document ou une fois le document chargé.
Création d’un BAT avec le workflow automatisé
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Commencez à créer le BAT.
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Dans le Partager , cliquez sur Utilisation d’un processus automatisé.
Vous pouvez désélectionner cette option pour revenir à un workflow standard.
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(Facultatif) Si vous souhaitez utiliser un modèle de processus automatisé, Workfront administrateur configuré et partagé avec vous, sélectionnez-le dans la Sélectionner un modèle de workflow menu déroulant.
note note NOTE Votre capacité à modifier le modèle dépend des paramètres de modèle configurés par la variable Workfront administrateur. Si la possibilité de modifier le modèle est désactivée, seul le propriétaire du modèle peut le modifier. -
Spécifiez les informations suivantes pour configurer la première étape du processus automatisé :
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Nom: Le nom de l’étape apparaît dans le diagramme Workflow et est inclus dans les notifications électroniques envoyées aux réviseurs.
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Deadline: Les fonctionnalités de ce champ varient selon l’option sélectionnée dans la variable Date limite calculée à partir de liste déroulante.
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A partir de la création du BAT: Sélectionnez la date d'échéance du BAT.
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À partir de l’activation de l’étape: Sélectionnez le nombre de jours ouvrables qui sera ajouté à la date d’activation de l’étape pour définir automatiquement une date limite pour le BAT.
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Activer l’étape: Pour chaque étape de votre workflow, vous pouvez décider quand il doit être activé. Pour la première étape, les options suivantes sont disponibles.
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Lors de la création du BAT
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À une heure et une date spécifiques
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Manuellement\
D’autres options sont disponibles pour les étapes suivantes. Ces options nécessitent une étape parent. Ils sont :
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Une fois l’échéance précédente atteinte
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Toutes les décisions sont approuvées ou approuvées avec des modifications
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Toutes les décisions sont approuvées
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Toutes les décisions sont prises
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Date limite calculée à partir de: L’option sélectionnée dans cette liste déroulante affecte les options disponibles dans la variable Deadline champ .
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Création de BAT: Dans le Deadline , sélectionnez la date limite d'envoi du BAT.
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Activation de l’environnement: Dans le Deadline , sélectionnez le nombre de jours ouvrés qui sera ajouté à la date d’activation de l’étape pour définir automatiquement une échéance sur le BAT.
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Verrouiller l’étape: Sélectionnez le moment où la scène peut être verrouillée.
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Décideur Principal: Sélectionnez le décideur Principal sur la scène. Les décideurs ne sont disponibles dans la liste déroulante qu’une fois que vous avez ajouté des réviseurs à l’étape.
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Une seule décision requise: Sélectionnez cette option pour que la révision soit terminée une fois que l’un des décideurs aura pris sa décision.\
Cette option n’est pas disponible si vous avez désigné un utilisateur dans la variable Décideur Principal menu déroulant.
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Etape privée: Lorsque cette option est sélectionnée, les commentaires et les décisions ne sont pas visibles par les personnes qui ne sont pas ajoutées à cette étape ou qui ne sont pas superviseurs, administrateurs ou administrateurs de facturation dans le compte.
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(Facultatif) Ajoutez des réviseurs à l’étape.
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Tenez compte des points suivants lors de l’ajout de réviseurs :
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Un validant ne peut être ajouté qu'une seule fois à un BAT. (Vous ne pouvez pas ajouter la même personne à plusieurs étapes du BAT.)
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Les réviseurs qui sont ajoutés à une scène privée ne peuvent voir que la scène à laquelle ils sont ajoutés sur le BAT et les commentaires faits à cette étape.
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Par défaut, l’ajout d’un utilisateur à un environnement intermédiaire lui donne accès pour afficher le BAT à partir du moment où le BAT est créé.\
L'administrateur système peut configurer le système de vérification afin de limiter l'accès des utilisateurs au BAT jusqu'à ce que le workflow entre dans l'étape où l'utilisateur a été ajouté. Pour plus d’informations, voir
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(Facultatif) Cliquez sur Nouvelle étape, puis répétez les étapes 4 et 5 pour ajouter plusieurs étapes au workflow automatisé.
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Poursuivez la création du BAT en spécifiant les informations nécessaires dans la Organisation et Plus de paramètres dans la section Nouvelle preuve , comme décrit dans la section
Diagrammes de workflow automatisés
Lors de la configuration du workflow de votre BAT, vous remarquerez la création d’un diagramme. Chaque étape que vous ajoutez à votre BAT apparaîtra dans le diagramme, indiquant clairement les dépendances entre les étapes. Les scènes privées sont marquées d’une icône de clé.
Le diagramme flotte, ce qui signifie qu’il restera visible même si vous faites défiler la page vers le bas.
Si vous n’avez pas besoin de voir le diagramme, vous pouvez le masquer (1).
Ajout d’une étape
Vous pouvez ajouter une étape supplémentaire à un workflow que vous créez ou modifiez.
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Si vous ajoutez une étape à un BAT existant, accédez à la page Détails du BAT, comme décrit à la section Gérer les détails du BAT dans Workfront Proof.
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Dans le Workflow , cliquez sur Nouvelle étape.
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Spécifiez les informations de l’étape comme à l’étape 4 sous le Création d’un BAT avec un workflow automatisé dans cet article.
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Cliquez sur Ajout d’une étape, puis cliquez sur Terminé.
Suppression d’une étape
- Cliquez sur l’icône de la corbeille disponible dans le coin supérieur droit de l’étape (1).
L’icône s’affiche lorsque vous pointez sur la scène.
Paramètres d’évaluation
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Nom de l’étape: Apparaît dans le diagramme Workflow et est inclus dans les notifications électroniques envoyées aux validants.
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Activer l’étape: Pour chaque étape de votre workflow, vous pouvez décider quand il doit être activé. Pour votre première étape, les options suivantes seront disponibles :
- Lors de la création du BAT
- À une heure et une date spécifiques
- Manuellement
- Seules ces trois options sont disponibles pour votre première étape. Les autres options deviennent disponibles lorsque vous ajoutez une seconde étape ; vous devez sélectionner une étape parent.
- Une fois l’échéance précédente atteinte (nécessite le choix d’une étape parente)
- Toutes les décisions sont approuvées ou Approuvé avec modifications (nécessite la sélection d’une étape parent)
- Toutes les décisions sont approuvées (nécessite le choix d’une étape parent)
- Toutes les décisions sont prises (nécessite le choix d’une étape parent).
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Deadline: Vous pouvez choisir le mode de calcul de la date limite à chaque étape d'un workflow. Les options sont les suivantes :
- A partir de la création du BAT : Dans le échéance (9) vous pouvez sélectionner la date limite de validation du BAT.
- À partir de l’activation de l’étape : Dans le échéance dans la liste déroulante, sélectionnez le nombre de jours ouvrés qui seront ajoutés à la date d’activation de l’évaluation pour définir automatiquement une échéance sur le BAT.
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Verrouiller: Plusieurs options déterminent à quel moment une scène peut être verrouillée. Les options incluent :
- Verrouillage manuel
- Jamais
- Lorsque l’étape suivante commence
- Lorsque toutes les décisions sont prises
Décideur Principal: Vous mettez le décideur Principal sur la scène. Les décideurs disponibles apparaissent dans la liste uniquement après avoir ajouté les réviseurs à l’étape.
- Une seule décision requise: Vous pouvez activer cette option sur une scène. Cela signifie que l'examen sera terminé une fois que l'un des décideurs aura pris sa décision.
- Confidentialité: Chaque étape peut être rendue privée. Si une étape est privée, les commentaires et les décisions ne seront pas visibles par les personnes qui ne sont pas ajoutées à cette étape ou qui ne sont pas superviseurs, administrateurs ou administrateurs de facturation dans le compte. Pour plus d’informations, voir Présentation des processus automatisés .
Ajout de réviseurs à une étape
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Saisissez un nom de contact ou une adresse email dans le champ situé en bas de chaque étape.
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Cliquez sur l’icône verte plus pour les ajouter.
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Définissez le rôle sur le BAT.
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Définissez l’alerte par courrier électronique.
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Lors de la configuration de la première étape, vous avez également la possibilité de modifier le propriétaire du BAT.
note note NOTE - Un validant ne peut être ajouté qu'une seule fois à un BAT. Vous ne pouvez pas ajouter la même personne à plusieurs étapes du BAT.
- Les réviseurs qui ne sont pas ajoutés à une scène privée ne peuvent pas voir la scène sur le BAT ou les commentaires faits à cette étape.
Convertir un BAT en workflow automatisé
Vous pouvez convertir un BAT de base en workflow automatisé.
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Cliquez sur Convertir en processus automatisé sur le Détails du BAT page.
Une fois le BAT retravaillé vers le workflow automatisé, toutes les étapes sont principales, publiques et leurs Verrouiller l’étape est définie sur Manuel par défaut. Toutes les étapes restent avec les utilisateurs et leurs paramètres.- L’étape d’activation est définie sur Lors de la création du BAT à chaque étape.
- La date limite calculée à partir de l’option est définie sur Création de BAT à chaque étape.
- Si une seule option de décision a été sélectionnée sur le BAT de base, toutes les étapes sont sélectionnées.
- Si sur le BAT de base Décideur Principal a été sélectionné, puis les étapes avec ce destinataire sont définies sur Aucun et toutes les autres.
- Le nom de l’étape reste le même.
Ajouter un modèle supplémentaire à un workflow automatisé existant
Une fois qu’un BAT de base est converti en workflow automatisé, vous pouvez y ajouter un modèle supplémentaire.
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Sur la page Détails du BAT, dans la section Processus, cliquez sur Ajouter un modèle.
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Les paramètres du modèle déterminent ce qui peut être fait avec un BAT auquel ce modèle a été ajouté. Par exemple, si le modèle contient la variable Ajout d’une étape et Ajout de personnes aux étapes options désactivées, boutons sur ajouter une étape et partager un BAT ne sera pas visible.
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If Option Ajouter une étape est désactivé dans le modèle donné, après l’avoir ajouté à la variable Ajouter un modèle ne sont pas visibles.
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Lorsqu’une personne est ajoutée à une scène dans un modèle de workflow automatisé, mais également déjà présente sur le BAT, alors si ce modèle est appliqué, le système supprime automatiquement cette personne de la scène. Si personne d’autre n’est ajouté à cette étape particulière, l’erreur suivante s’affiche, car le système ne permet pas d’ajouter une étape vide au workflow.
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