Partager un document
L'administrateur Workfront contrôle qui peut afficher ou modifier des documents dans la zone Niveaux d'accès de la configuration. Pour plus d’informations, voir Accorder l’accès aux documents.
Les utilisateurs peuvent également partager des documents qu’ils ont chargés ou auxquels ils ont accès, ce qui leur donne l’autorisation de les afficher ou de les gérer.
- Les autorisations s’appliquent à des éléments individuels et définissent les actions qu’une personne peut entreprendre.
- La personne qui charge un document obtient automatiquement un contrôle total (Gestion des autorisations).
- Pour partager un dossier entier, voir Partager un dossier de documents.
Conditions d’accès
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Package Adobe Workfront | Tous |
| Licence Adobe Workfront |
Standard Travail ou supérieur |
| Configurations des niveaux d’accès | Accès Affichage ou supérieur aux objets que vous souhaitez partager. |
| Autorisations d’objet | Autorisations d’affichage ou supérieures pour les objets que vous souhaitez partager. |
Pour plus de détails sur les informations contenues dans ce tableau, consultez Conditions d’accès préalables dans la documentation Workfront.
Partager un document
L’utilisateur ou utilisatrice qui charge un document dans Workfront dispose par défaut d’autorisations de gestion.
-
Cliquez sur l’icône Menu principal
-
Sur la page Documents, passez la souris sur le document à partager et cliquez sur le lien Détails du document qui s’affiche. La page Détails du document s’ouvre.
-
Cliquez sur l’icône Plus
-
Dans le champ Accorder l’accès au document à, commencez à saisir le nom de l’utilisateur, de l’équipe, du rôle, du groupe ou de la société avec lequel vous souhaitez partager le document, puis cliquez sur le nom lorsqu’il apparaît dans la liste déroulante.
note tip TIP Vous pouvez uniquement partager un document avec des utilisateurs actifs, des équipes, des rôles ou des sociétés. -
(Facultatif) Sélectionnez le menu déroulant Qui a accès et sélectionnez le niveau d’accès au document :
- Seules les personnes invitées peuvent y accéder : seuls les utilisateurs invités au document peuvent y accéder (par défaut).
- Tout le monde peut afficher le document : tous les utilisateurs du système peuvent afficher le document sans invitation.
-
(Facultatif) Pour rendre le document public, cliquez sur l’icône d’engrenage
-
Cliquez sur la liste déroulante située à droite du nom de l’utilisateur et sélectionnez son niveau d’autorisation pour ce document :
- Afficher : l’utilisateur peut réviser et partager le document.
- Gérer : l’utilisateur dispose d’un accès complet au document sans droits d’administration, qui sont accordés au niveau d’accès (inclut également toutes les autorisations d’affichage).
-
(Facultatif) Cliquez sur l’icône des options avancées en regard du niveau d’autorisation que vous avez accordé pour configurer des autorisations spécifiques sur le document.
-
(Facultatif) Pour désactiver les autorisations héritées pour les objets enfants du document, cliquez sur Désactiver en ligne avec Autorisations héritées.
-
(Conditionnel) Pour copier le lien public qui permet de partager le document avec des utilisateurs externes, cliquez sur Copier le lien public.
note caution CAUTION Nous vous recommandons de faire preuve de prudence lors du partage d’un document contenant des informations confidentielles avec des utilisateurs externes. Cette fonction leur permet d’afficher des informations sans être un utilisateur ou une utilisatrice Workfront ou une personne membre de votre organisation. -
Cliquer sur Enregistrer.
Partager des documents en bloc
-
Cliquez sur l’icône Menu principal
-
Sous l’onglet Tous les documents de la page Documents, maintenez la touche Commande (Mac) ou Ctrl (Windows) enfoncée sur le clavier, puis cliquez sur chaque document à partager.
-
En haut de la page, cliquez sur l’icône Partager
-
Dans le champ Accorder l’accès au document à, commencez à saisir le nom de l’utilisateur, de l’équipe, du rôle, du groupe ou de la société avec lequel vous souhaitez partager les documents, puis cliquez sur le nom lorsqu’il apparaît dans la liste déroulante.
note tip TIP Vous pouvez uniquement partager des documents avec des utilisateurs actifs, des équipes, des rôles ou des entreprises. -
(Facultatif) Sélectionnez le menu déroulant Qui a accès et sélectionnez le niveau d’accès aux documents :
- Seuls les utilisateurs invités peuvent y accéder : seuls les utilisateurs invités aux documents peuvent y accéder (par défaut).
- Tous les utilisateurs du système peuvent afficher : tous les utilisateurs du système peuvent afficher les documents sans invitation.
-
Cliquez sur la liste déroulante située à droite du nom de l’utilisateur et sélectionnez son niveau d’autorisation pour les documents :
- Afficher : l’utilisateur peut consulter et partager les documents.
- Gérer : l’utilisateur dispose d’un accès complet aux documents sans droits d’administration, qui sont accordés au niveau d’accès (inclut également toutes les autorisations d’affichage).
-
(Facultatif) Cliquez sur l’icône des options avancées en regard du niveau d’autorisation que vous avez accordé pour configurer des autorisations spécifiques sur les documents.
-
Cliquer sur Enregistrer.
Partage de documents avec le stockage d’entreprise Adobe
Workfront passe à la solution de stockage d’entreprise Adobe afin de fournir une meilleure connectivité avec les produits Adobe Creative Cloud. Les clients existants seront déplacés vers le nouveau modèle par phases. Pour plus d’informations sur les avantages du stockage d’entreprise Adobe, consultez la présentation du stockage d’entreprise Adobe.
Si votre instance Workfront utilise le stockage d’entreprise Adobe, vous ne pouvez pas partager directement des documents individuels. Au lieu de cela, vous devez accorder l’accès au niveau du projet.
Autorisations de documents
Les autorisations sont spécifiques à un élément dans Workfront et définissent les actions que vous pouvez effectuer sur cet élément. Pour plus d’informations sur les autorisations relatives aux objets, voir Vue d’ensemble du partage des autorisations sur les objets.
Le tableau suivant indique les autorisations que vous pouvez accorder aux utilisateurs et utilisatrices lorsqu’ils sont autorisés à consulter ou à gérer des documents :
* L’action est partagée par les documents et les dossiers de documents.
** Vous devez disposer d’une licence de relecture distincte associée à votre compte Workfront pour pouvoir relire des documents. Contactez votre personne gestionnaire de compte pour obtenir une licence de relecture. Pour plus d’informations sur la relecture dans Workfront, voir Relecture.
Remarques sur le partage de documents
Outre les considérations ci-dessous, voir également Vue d’ensemble du partage des autorisations sur les objets.
-
Le partage d’un document est similaire au partage de tout autre objet dans Workfront. Pour plus d’informations sur le partage de documents dans Workfront, voir Partager un objet.
-
Vous pouvez accorder les autorisations suivantes aux documents :
- Afficher
- Gérer
-
Vous pouvez également partager un document publiquement ou à l’échelle du système.
note caution CAUTION Nous avisons la prudence lors du partage d’un objet contenant des informations confidentielles avec des utilisateurs et utilisatrices externes. Cette fonction leur permet d’afficher des informations sans être un utilisateur ou une utilisatrice Workfront ou une personne membre de votre organisation. -
Vous pouvez partager un document avec une personne qui n’a pas de compte Workfront, en ajoutant son adresse e-mail dans le champ Accorder l’accès au document à.
-
Lorsque vous partagez un document, les utilisateurs et utilisatrices ont le même accès à toutes les versions et toutes les épreuves du document.
Pour plus d’informations sur la relecture dans Workfront, voir la section Relecture. -
Vous pouvez hériter des autorisations sur les documents à partir des objets auxquels ils sont associés. Votre équipe d’administration Workfront peut limiter l’héritage des autorisations pour les documents de votre niveau d’accès.
Pour plus d’informations sur la limitation des autorisations héritées sur les documents, voir Créer ou modifier des niveaux d’accès personnalisés.
Vous pouvez supprimer manuellement les autorisations héritées sur les documents. Pour plus d’informations, voir Supprimer les autorisations des objets
-
Un document joint n’hérite des autorisations que de l’objet auquel il a été joint. Si vous créez un dossier sur l’objet et que vous déplacez le document dans le dossier, il hérite des autorisations du dossier. En revanche, si vous créez un dossier sur un objet parent ou grand-parent et que vous déplacez le document dans ce dossier, il n’hérite pas des autorisations de ce dossier.