Partager un dossier de documents
Vous pouvez partager un dossier et son contenu à partir de la zone Documents.
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Le dossier doit se trouver dans les cinq premiers niveaux de la hiérarchie des dossiers d’un objet. Chaque dossier du sixième niveau ou d’un niveau inférieur hérite ses configurations de partage du dossier qui lui est directement supérieur.
Pour plus d’informations sur l’ajout de sous-dossiers pour créer une hiérarchie de dossiers, voir la section Créer des dossiers et des sous-dossiers dans l’article Créer des dossiers de documents.
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Les dossiers intelligents ne peuvent pas être partagés.
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Si vous configurez des options de partage pour un dossier de documents dans un modèle et qu’une personne crée ensuite un projet à partir de ce modèle, vos configurations de partage ne sont pas transférées au dossier de documents dans le nouveau projet.
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Si vous configurez des options de partage pour un dossier de documents dans un élément de travail et que vous copiez ensuite l’élément de travail, vos configurations de partage ne sont pas transférées au dossier de documents dans le nouvel élément de travail.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes décrites dans cet article :
*Pour connaître le plan, le type de licence ou l’accès dont vous disposez, contactez votre équipe d’administration Workfront.
Partager un dossier
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Cliquez sur l’icône Menu principal
Ou
Lorsqu’un objet Workfront est ouvert, cliquez sur Documents dans le panneau de gauche.
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Sélectionnez le dossier, puis cliquez sur l’icône Partager
Le dossier doit se trouver dans les cinq premiers niveaux de la hiérarchie des dossiers d’un objet et ne peut pas être un dossier intelligent.
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Dans la zone qui s’affiche, sous Accorder l’accès au dossier à, commencez à entrer le nom de l’utilisateur ou de l’utilisatrice, de l’équipe, de la fonction, du groupe ou de l’entreprise avec qui vous souhaitez partager le dossier, puis appuyez sur Entrée lorsque le nom s’affiche.
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Pour ajuster l’accès de l’utilisateur ou de l’utilisatrice, de l’équipe, de la fonction, du groupe ou de la société que vous venez d’ajouter, cliquez sur le menu déroulant à droite du nom, puis configurez l’une des options disponibles suivantes, ainsi que l’un de ses paramètres avancés :
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header L'afficher Possibilité d’afficher le dossier et son contenu.
Cliquez sur Paramètres avancés pour indiquer si vous souhaitez autoriser les éléments suivants :
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Télécharger : possibilité de télécharger le dossier et son contenu sous forme de fichier ZIP
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Partager : possibilité de partager le dossier avec d’autres personnes dans le système
Le gérer Possibilité d’afficher et de modifier le dossier et son contenu
Cliquez sur Paramètres avancés pour indiquer si vous souhaitez autoriser les utilisateurs et utilisatrices à effectuer les opérations suivantes :
- Supprimer : supprimer le dossier et son contenu du système
- Télécharger : télécharger le dossier et son contenu sous forme de fichier ZIP
- Partager : partager le dossier et son contenu avec d’autres utilisateurs et utilisatrices du système
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(Facultatif) Répétez les étapes 3-4 pour ajouter d’autres noms à la liste et configurer leurs options.
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(Facultatif) Si vous souhaitez que tous les utilisateurs et utilisatrices du système puissent consulter le dossier et son contenu, cliquez sur l’icône d’engrenage
Si vous changez d’avis, cliquez sur Supprimer l’accès à l’échelle du système (option par défaut).
Comment les utilisateurs et utilisatrices accèdent au contenu d’un dossier partagé avec eux
Actuellement, lorsque vous partagez un dossier, celui-ci ne s’affiche pas dans la zone Documents des personnes destinataires. Toutefois, elles peuvent accéder à ses documents en exécutant un rapport de document.
Pour plus d’informations sur l’exécution d’un rapport, voir la section Créer des rapports sur les objets dans l’article Comprendre les objets dans Adobe Workfront. Voir également Créer un rapport personnalisé.
Autorisations héritées lorsque vous partagez un objet contenant un dossier.
Lorsque vous partagez un objet comportant un dossier de documents, vos personnes destinataires ont également accès à ce dossier :
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Si vous accordez à vos personnes destinataires un accès Afficher à l’objet parent, elles disposeront d’un accès Afficher au dossier.
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Si vous accordez à vos personnes destinataires l’accès Contribuer ou Gérer à l’objet parent, elles disposeront de l’accès Gérer au dossier.
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Si vous accordez un type d’accès (Afficher, Contribuer ou Gérer) à l’objet parent et un autre au dossier, vos personnes destinataires disposeront du type d’accès le plus élevé aux documents contenus dans le dossier
Par exemple, si vous partagez l’objet parent avec l’accès Afficher et le dossier avec l’accès Gérer, vos personnes destinataires auront accès aux documents du dossier avec l’accès Gérer.
note note NOTE Un document joint n’hérite des autorisations que de l’objet auquel il a été joint. Si vous créez un dossier sur l’objet et que vous déplacez le document dans le dossier, il hérite des autorisations du dossier. En revanche, si vous créez un dossier sur un objet parent ou grand-parent et que vous déplacez le document dans ce dossier, il n’hérite pas des autorisations de ce dossier. -
Si l’option « Ne jamais hériter de l’accès aux documents depuis des projets, des tâches, des problèmes, etc. » est activée dans le niveau d’accès de la personne destinataire, elle n’héritera pas des autorisations sur les documents d’un dossier que vous partagez avec elle. Pour donner accès à un document dans le dossier, vous devez partager le document.
Pour plus d’informations sur l’option « Ne jamais hériter », voir Configurer l’accès à Adobe Workfront.
Pour plus d’informations sur le partage d’un document, voir Partager un document.