Ajouter des documents à Adobe Workfront à partir de votre système de fichiers
Adobe Workfront possède actuellement les deux types de stockage de documents suivants :
- Stockage Workfront hérité
- Adobe cloud storage
Pour plus d’informations sur ces types de stockage, consultez Présentation de l’espace de stockage dans le cloud .
L’ajout de documents à Workfront diffère selon la version de la zone de documents utilisée par votre entreprise.
Conditions d’accès
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Package Adobe Workfront |
Tout package Workfront pour gérer les documents à l’aide du stockage Workfront hérité Tout package de workflow pour gérer les documents à l’aide de l’espace de stockage dans le cloud Adobe |
| Licences Adobe Workfront |
Contributeur ou supérieur Requête ou supérieure |
| Configurations des niveaux d’accès |
Stockage Workfront hérité : modifier l’accès aux documents Espace de stockage Adobe : l’accès en modification aux documents est activé par défaut et ne peut pas être modifié |
Pour plus d’informations, voir Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Ajouter des documents à partir de votre système de fichiers dans la zone Documents hérités
Si votre entreprise utilise l’espace de stockage Workfront hérité, la zone des documents hérités s’affiche lorsque vous accédez aux documents dans Workfront.
Pour plus d’informations sur le stockage Workfront, voir Différences entre le stockage cloud Adobe et le stockage Workfront hérité.
Vous pouvez ajouter des documents aux zones suivantes dans Workfront :
- La zone Documents dans le menu principal
- La zone Documents d’un objet Workfront (projet, tâche, problème, modèle, tâche de modèle, portfolio, programme)
- Une carte connectée sur un panorama Workfront
Vous pouvez également charger de nouvelles versions de documents et ajouter des liens vers des documents provenant de fournisseurs de cloud tiers, tels que Google Drive, Dropbox et Microsoft OneDrive.
Pour plus d’informations sur l’ajout de nouvelles versions de documents, voir Charger une nouvelle version d’un document.
Pour plus d’informations sur l’ajout de documents provenant de fournisseurs de cloud tiers, voir Lier des documents à partir d’applications externes.
Il n’y a aucune restriction sur les types et les tailles de fichiers que vous pouvez charger sur Workfront. Toutefois, pour une opération réussie, le chargement doit être effectué en moins de cinq minutes et vous devez disposer d’un espace de stockage adéquat.
Pour plus d’informations sur le chargement de nouvelles versions d’un document dans Workfront, voir Charger une nouvelle version d’un document.
Ajout de documents à Workfront dans la zone des documents hérités
Vous pouvez ajouter de nouveaux documents à Workfront à partir du système de fichiers de votre poste de travail. Vous pouvez également lier des documents provenant d’applications tierces telles que Google Drive et SharePoint.
- Vous pouvez charger jusqu’à 150 documents à la fois.
- La taille du fichier n’est pas limitée.
- Les téléchargements de documents sont limités à 4 Go.
Pour ajouter un document
-
Accédez à l’objet Workfront auquel vous souhaitez ajouter un nouveau document.
-
Cliquez sur l’onglet Documents, puis sur le menu déroulant Ajouter.
-
Selon le type de document que vous souhaitez ajouter, effectuez l’une des opérations suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header Charger des documents à partir de votre système de fichiers sur votre poste de travail -
Dans le menu déroulant Ajouter nouveau, sélectionnez Document.
-
Recherchez et sélectionnez le document que vous souhaitez ajouter dans le système de fichiers de votre poste de travail.
Vous pouvez sélectionner plusieurs documents en appuyant sur la touche Maj lorsque vous sélectionnez des fichiers supplémentaires.
-
Cliquez sur Ouvrir.
NOTE : vous pouvez également faire glisser et déposer des fichiers directement depuis votre gestionnaire de fichiers dans la liste des documents.
Charger des documents à partir d’une application tierce telle que Google Drive ou SharePoint -
Dans le menu déroulant Ajouter nouveau, sélectionnez À partir de <name_of_third-party_application>.
Par exemple, pour charger un document de Google Drive, cliquez sur Depuis Google Drive.
-
Suivez les instructions pour sélectionner le document dans l’application tierce.
Pour plus d’informations sur les documents liés, voir Lier des documents à partir d’applications externes.
Demander un document à un autre utilisateur ou une autre utilisatrice Workfront -
Dans le menu déroulant Ajouter nouveau, sélectionnez Demander un document.
-
Dans la zone À qui faites-vous la demande, tapez le nom de l’utilisateur ou de l’utilisatrice à qui vous demandez le document.
-
Dans la zone Expliquez votre demande, tapez le nom du document.
-
Cliquez sur Envoyer la demande.
Votre demande s’affiche dans votre onglet Documents.
Pour plus d’informations sur la demande de documents, voir Demander un document.
Le document est ajouté à la section Documents de l’objet sélectionné.
-
Ajout de documents à Workfront dans la zone des nouveaux documents
Vous pouvez ajouter des documents à des objets à l’aide du modèle de stockage dans le cloud Adobe. Pour plus d’informations sur l’espace de stockage dans le cloud Adobe, consultez Présentation de l’espace de stockage dans le cloud Adobe.
Cette fonctionnalité n’est actuellement pas prise en charge dans la nouvelle zone Documents :
- Chargement des documents dans la zone Documents du menu principal
- Ajout de liens vers des documents provenant de fournisseurs cloud tiers, tels que Google Drive, Dropbox et Microsoft OneDrive.
- Demande de documents
- Copier un lien vers un dossier
- Extraction de documents
- Collage d’images à partir du presse-papiers
- Ajout de dossiers intelligents
Ajout de documents à Workfront dans la zone des nouveaux documents
Si votre entreprise utilise l’espace de stockage Adobe dans le cloud, la nouvelle zone Documents s’affiche lorsque vous accédez aux documents dans Workfront. Pour plus d’informations sur l’espace de stockage dans le cloud Adobe, consultez Présentation de l’espace de stockage dans le cloud Adobe.
Pour ajouter un document
-
Accédez à l’objet Workfront auquel vous souhaitez ajouter un nouveau document.
-
Cliquez sur la section Documents dans le panneau de gauche.
-
Cliquez sur Nouveau sur le côté droit de la page ou glissez-déposez le fichier dans la zone de dépôt qui s’affiche. Vous pouvez ajouter plusieurs documents à la fois.
Si vous avez besoin d’informations sur le chargement de nouvelles versions d’un document dans Workfront, consultez la section Charger une nouvelle version d’un document.
Un dossier portant le même nom que l’objet vers lequel vous téléchargez le document est automatiquement créé dans la section Documents et le document est ajouté au dossier.
Document Security pour le stockage dans le cloud Adobe
Workfront empêche les virus et autres contenus malveillants d’accéder au site par le biais de documents, et ce de différentes manières :
Détection des fichiers corrompus par Workfront
L’analyse de documents est automatiquement activée pour les objets à l’aide du modèle de stockage dans le cloud Adobe.
Tous les fichiers de moins de 500 Mo sont analysés lorsqu’ils sont chargés. Les fichiers de plus de 500 Mo ne sont pas analysés. Si Workfront détecte un document corrompu, il est automatiquement supprimé.
Restrictions de nom de fichier
Comme cette intégration est créée à l’aide de l’espace de stockage dans le cloud Adobe, il existe des conventions de dénomination et de structure appliquées à connaître lors de la gestion des projets et des documents.
- Les noms d’objet doivent être uniques et ne peuvent pas être dupliqués
- L’espace de stockage dans le cloud Adobe nécessite des noms uniques pour les objets homologue avec le même parent dans l’arborescence hiérarchique
- Les documents ne peuvent pas porter le même nom s’ils appartiennent au même projet
- Les noms de document ne peuvent pas contenir les caractères spéciaux suivants :
\ / : * ? " | < > - Les noms de document sont limités à 255 caractères maximum
Compte tenu de ces limitations, Workfront renomme automatiquement les objets ou les documents selon les besoins afin d’éviter les conflits.
Sécurité des documents pour le stockage Workfront hérité
Workfront empêche les virus et autres contenus malveillants d’accéder au site par le biais de documents, et ce de différentes manières :
Détection des fichiers corrompus par Workfront
L’analyse des documents n’est possible pour votre organisation que sur demande.
Si l’analyse des documents est activée, les fichiers de moins de 25 Mo sont analysés lorsqu’ils sont téléchargés. Les fichiers de plus de 25 Mo ne sont pas analysés.
Si Workfront détecte un document corrompu, un message s’affiche indiquant que le fichier est corrompu. Vous recevez également une notification par e-mail lorsque Workfront détecte un contenu potentiellement malveillant et que le fichier doit être supprimé.
Les fichiers corrompus sont supprimés dans les 24 heures suivant la détection, sauf si vous les supprimez manuellement. Si vous supprimez un fichier corrompu, Workfront suit cette action comme une mise à jour. Si vous autorisez Workfront à le supprimer, aucune mise à jour n’est enregistrée.
Restrictions de nom de fichier
Certains caractères ne peuvent pas figurer dans le nom des fichiers téléchargés vers Workfront. Si le nom d’un fichier contient l’un des caractères suivants, ces caractères sont supprimés du nom du fichier lorsque celui-ci est téléchargé : ! # % * \ | ' " / ? < > { } [ ].