Lier des documents à partir d’applications externes
Vous pouvez lier des documents et des dossiers à Adobe Workfront à partir des sources suivantes :
Avant de lier des documents ou des dossiers, votre administrateur Workfront doit activer cette fonctionnalité pour chaque fournisseur de documents ou pour une intégration de documents personnalisée, comme décrit dans la section Configuration des intégrations de documents.
Vous pouvez BAT et approuver les documents liés à un fournisseur cloud externe de la même manière que vous le faites avec les documents téléchargés directement vers Workfront.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
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|---|---|
| Forfait Adobe Workfront | N’importe quelle |
| Licence Adobe Workfront |
Nouveau : contributeur ou version ultérieure ou Actuel : requête ou version ultérieure |
| Configurations du niveau d’accès | Modifier l’accès aux documents |
Pour plus d’informations sur ce tableau, consultez Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Stockage de documents
Les documents liés à Workfront à partir d’une application externe sont stockés avec le fournisseur cloud externe, et non dans Workfront.
Les exceptions suivantes s’appliquent :
- Lorsqu’il est fourni par le service de document, les miniatures et les images d’aperçu peuvent être stockées sur les serveurs Workfront.
- Lorsque vous utilisez le correctif dans Workfront, le document est copié et ajouté aux serveurs de vérification.
Liaison d’un document d’une application externe à Workfront
Vous pouvez lier des documents existants à un fournisseur cloud externe. Cela inclut tous les documents partagés.
Conditions préalables prerequisites
Avant de lier des documents ou des dossiers, votre administrateur Workfront doit activer cette fonctionnalité pour chaque fournisseur de documents ou pour une intégration de documents personnalisée, comme décrit dans la section Configuration des intégrations de documents.
Liaison d’un document externe à Workfront link-an-external-document-to-workfront
Vous pouvez lier des documents à Workfront à partir d’une application externe telle que Google et Microsoft OneDrive.
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Accédez au Documents dans Workfront où vous souhaitez obtenir le document.
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Cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur le fournisseur de documents externe dans lequel vous souhaitez lier des documents à Workfront.
Par exemple, pour lier des documents depuis Dropbox, cliquez sur De Dropbox.
Les fournisseurs externes que vous avez déjà autorisés apparaissent en haut de la liste.
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(Conditionnel) Si vous êtes invité à vous connecter au service externe, saisissez vos informations de connexion pour le service dans la zone qui s’affiche, puis cliquez sur Se connecter.
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(Conditionnel) Si vous êtes invité à autoriser l’application externe, cliquez sur le bouton Autoriser bouton .
Tu n'as besoin de faire ça qu'une seule fois.
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Dans la zone de recherche du Lier des fichiers et des dossiers externes s’affiche, saisissez le nom de l’élément à rechercher, puis appuyez sur Entrée pour afficher tous les résultats de l’application externe, quel que soit le dossier dans lequel ils sont stockés.
Ou
Recherchez et sélectionnez les documents à lier.
Bien que vous puissiez sélectionner plusieurs documents, seuls les documents sélectionnés dans la vue actuelle sont liés. Par exemple, si vous sélectionnez un document, puis accédez à un dossier, le document que vous avez initialement sélectionné n’est pas lié.
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(Conditionnel) Si vous êtes un client DAM Workfront, cliquez sur le bouton Miniature pour afficher les fichiers sous forme d’images miniatures.
note note NOTE Les clients DAM Workfront peuvent afficher des miniatures lors de la liaison de documents à partir de la gestion des actifs numériques Workfront. Des miniatures peuvent également s’afficher pour les clients DAM Workfront pour d’autres services tels que Dropbox et Box. Toutefois, l’affichage de miniatures pour des services autres que Workfront DAM dans Workfront n’est pas pris en charge et les miniatures ne s’affichent jamais lors de la liaison de documents à partir de SharePoint ou de Google Drive. -
Cliquez sur Lien.
Dans Workfront, l’icône du fournisseur de cloud s’affiche en regard des documents.
note note NOTE - Si l’URL de téléchargement utilisée pour lier le document dépasse 2 048 caractères, le fichier ne peut pas être lié.
- Dans le cas des documents liés à une boîte, le lien vers le document dans la boîte ne s’affiche pas tant que vous n’avez pas actualisé la page.
Ajouter une nouvelle version d’un document lié add-a-new-version-of-a-linked-document
Vous pouvez ajouter une nouvelle version d’un document lié à Workfront à partir d’une application externe.
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Accédez au Documents zone de liaison du document, puis sélectionnez le document associé.
note important IMPORTANT Le document doit se trouver en dehors d’un dossier lié pour créer une version. -
Cliquez sur Ajouter > Version, puis cliquez sur le fournisseur de documents externe.
Par exemple, pour lier une nouvelle version d’un document à partir du Dropbox, cliquez sur De Dropbox.
Les fournisseurs externes que vous avez déjà autorisés apparaissent en haut de la liste.
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(Conditionnel) Si vous êtes invité à vous connecter au service externe, saisissez vos informations de connexion pour le service dans la zone qui s’affiche, puis cliquez sur Se connecter.
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(Conditionnel) Si vous êtes invité à autoriser l’application externe, cliquez sur Autoriser.
Tu n'as besoin de faire ça qu'une seule fois.
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Dans la zone de recherche du Lier des fichiers et des dossiers externes s’affiche, saisissez le nom de l’élément à rechercher, puis appuyez sur Entrée pour afficher tous les résultats de l’application externe, quel que soit le dossier dans lequel ils sont stockés.
Ou
Recherchez et sélectionnez les documents à lier.
Vous pouvez sélectionner plusieurs documents, mais seuls les documents sélectionnés dans la vue active sont liés. Par exemple, si vous sélectionnez un document, puis accédez à un dossier, le document que vous avez initialement sélectionné n’est pas lié.
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(Conditionnel) Si vous êtes un client DAM Workfront, cliquez sur le bouton Miniature pour afficher les fichiers sous forme d’images miniatures.
note note NOTE Les clients DAM Workfront peuvent afficher des miniatures lors de la liaison de documents à partir de la gestion des actifs numériques Workfront. Des miniatures peuvent également s’afficher pour les clients DAM Workfront pour d’autres services tels que Dropbox et Box. Toutefois, l’affichage de miniatures pour des services autres que Workfront DAM dans Workfront n’est pas pris en charge et les miniatures ne s’affichent jamais lors de la liaison de documents à partir de SharePoint ou de Google Drive. -
Cliquez sur Lien.
Dans Workfront, l’icône du fournisseur de cloud s’affiche en regard des documents, indiquant qu’ils sont liés au fournisseur de cloud externe.
note note NOTE Dans le cas des documents liés à une boîte, le lien vers le document dans la boîte ne s’affiche pas tant que vous n’avez pas actualisé la page.
Pour plus d’informations sur l’ajout d’une nouvelle version d’un document que vous avez téléchargé vers Workfront à partir de votre système de fichiers, voir Ajout de documents à Adobe Workfront in Ajout de documents à Adobe Workfront à partir de votre système de fichiers.
Lier des documents Workfront Proof link-workfront-proof-documents
Vous pouvez lier des bons à tirer à Workfront qui existaient à l’origine dans Workfront Proof. Lorsque vous liez un BAT à partir de Workfront Proof, tous les commentaires et autres métadonnées associés au BAT sont disponibles dans Workfront.
Vous pouvez lier uniquement les BAT pour lesquels vous disposez de l’accès Affichage dans Workfront Proof.
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Accédez au Documents dans Workfront où vous souhaitez obtenir le document.
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Cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur À partir de Workfront Proof.
note note NOTE Les options de ce menu peuvent varier en fonction des fournisseurs tiers configurés dans votre environnement. -
Dans le BAT de lien depuis Workfront Proof qui s’affiche, commencez à saisir le nom du BAT que vous souhaitez rendre disponible dans Workfront.
La liste est filtrée au fur et à mesure que vous tapez.
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Sélectionnez jusqu’à 10 bons à tirer à lier.
Un nom de BAT grisé n’est pas disponible pour la liaison, car le BAT est déjà associé à un document dans Workfront.
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Cliquez sur Lien.
La version la plus récente du BAT est liée à Workfront. Lorsque vous ouvrez le BAT, toutes les versions sont disponibles dans la visionneuse de vérification.
Création d’un document Google dans Workfront create-a-google-document-from-within-workfront
Vous pouvez créer un document Google dans Workfront. Vous ne pouvez pas créer de documents à partir de Workfront pour d’autres fournisseurs cloud.
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Accédez au Documents dans Workfront où vous souhaitez obtenir le document.
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Cliquez sur Ajouter > Fichier Google, puis sélectionnez le type de document Google que vous souhaitez créer.
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Si la variable Ajout d’un compte de lecteur Google apparaît, cliquez sur Autorisation du lecteur Google.
Un document Google est ajouté au Documents .
note note NOTE Mon lecteur et Partagé avec moi affichent deux résultats différents. Si vous ne parvenez pas à localiser un fichier dans Mon lecteur, archivez le dossier Partagé avec moi .
Chargement et liaison d’un document de Workfront à un fournisseur cloud externe
Vous pouvez charger et lier un document de Workfront à un fournisseur cloud externe. Cette opération déplace le stockage du document de Workfront vers le fournisseur cloud externe. Lorsque le document est modifié dans l’application externe, il est automatiquement mis à jour dans Workfront.
Les utilisateurs n’ayant pas accès à Workfront peuvent voir le document dans l’application externe s’ils ont accès à l’application.
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Sélectionnez un document téléchargé dans Workfront.
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Cliquez sur Plus >Envoyer à, puis sélectionnez le fournisseur de cloud que vous souhaitez utiliser pour le stockage du document lié.
Vous pouvez également utiliser le menu Plus
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Sélectionnez le dossier dans l’application du fournisseur où vous souhaitez stocker le document.
Il peut s’agir de n’importe quel dossier de l’application du fournisseur, y compris un dossier partagé.
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Cliquer sur Enregistrer.
Le logo du fournisseur externe s’affiche en regard du nom du document pour indiquer que le document est désormais lié à Workfront et stocké par le fournisseur cloud externe.
Lier des dossiers
Lorsque vous liez un dossier entre Workfront et un fournisseur de cloud externe, le dossier et tout son contenu sont liés. Si les utilisateurs n’ayant pas accès à Workfront ajoutent, suppriment et modifient des fichiers à partir de l’application de document externe, leurs modifications sont synchronisées avec Workfront.
Droits d’accès au dossier folder-access-rights
Lors de la synchronisation du contenu du dossier à partir d’une application de document externe, Workfront utilise les informations d’identification de l’utilisateur qui a initialement lié le dossier. Cela entraîne l’expérience utilisateur suivante :
- Si les utilisateurs n’ont pas accès à l’affichage des fichiers et des dossiers dans l’application externe, mais qu’ils ont accès à l’affichage du dossier lié via Workfront, ils ne peuvent afficher que les noms des fichiers et des dossiers dans Workfront, et non leur contenu.
- Lorsqu’un utilisateur accède au contenu d’un dossier lié dans Workfront (tel qu’un sous-dossier dans un dossier lié) lié à Workfront par un autre utilisateur, le contenu se synchronise avec Workfront à l’aide des informations d’identification de connexion Workfront de l’utilisateur qui a initialement lié le dossier, et non des informations d’identification de l’utilisateur accédant au contenu.
- Si l’utilisateur qui a initialement lié le dossier est supprimé du système Workfront, il ne peut plus accéder au contenu du dossier lié via Workfront. Dans ce cas, le dossier doit être relationné par un utilisateur Workfront actif disposant des droits sur le dossier dans l’application externe.
- Si l’utilisateur qui a lié un dossier n’a plus accès à l’application externe, Workfront ne peut plus accéder au contenu du dossier. Cela peut se produire, par exemple, si l’utilisateur qui avait initialement lié le dossier quitte la société. Pour garantir un accès continu, un utilisateur ayant accès au dossier doit lier à nouveau le dossier.
Lier un ou plusieurs dossiers externes link-one-or-more-external-folders
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Accédez à la zone Workfront dans laquelle vous souhaitez placer le dossier, puis cliquez sur Documents
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Cliquez sur Ajouter, puis cliquez sur le fournisseur de documents externe à partir duquel vous souhaitez lier un dossier à Workfront.
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(Conditionnel) Si vous n’avez pas encore autorisé le service externe, spécifiez vos informations de connexion pour le fournisseur externe, puis cliquez sur Se connecter.
Les fournisseurs externes que vous avez déjà autorisés apparaissent en haut de la liste.
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Dans le Lier des fichiers et des dossiers externes qui s’affiche, recherchez et sélectionnez les dossiers à lier.
Ou
Saisissez le nom du dossier à rechercher, puis appuyez sur Entrée.
Vous pouvez sélectionner plusieurs dossiers, mais seuls les dossiers sélectionnés dans la vue actuelle sont liés. Par exemple, si vous sélectionnez un dossier, puis accédez à un dossier, le dossier que vous avez initialement sélectionné n’est pas lié.
note note NOTE Lors de la liaison de dossiers à partir de Google Drive, vous ne pouvez lier que les dossiers qui se trouvent sur votre disque personnel (My Drive) et dans Team Drive. Vous ne pouvez pas lier des dossiers à partir de la zone Partagé avec moi . -
Cliquez sur Lien.
Dans Workfront, le logo du fournisseur de cloud s’affiche en regard du dossier, indiquant qu’il est lié au fournisseur de cloud externe.
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(Facultatif) Pour renommer le dossier de sorte que le nom du dossier dans Workfront soit différent de celui de l’application de document externe, sélectionnez le dossier dans la Dossiers , cliquez sur le menu Plus
Cela ne renomme pas le dossier dans l’application externe.
Ajout de sous-dossiers à un dossier lié add-subfolders-to-a-linked-folder
Vous pouvez créer un dossier dans un dossier lié existant. Vous pouvez également faire glisser un autre dossier vers un dossier lié existant.
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Pour créer un dossier dans un dossier lié existant, accédez au dossier existant, puis créez le nouveau dossier comme décrit dans Création de dossiers de document.
Ou
Pour faire glisser un dossier existant dans un dossier lié existant, accédez à la zone Documents dans laquelle vous souhaitez placer le sous-dossier, puis faites-le glisser dans le dossier lié.
note note NOTE Les restrictions suivantes s’appliquent lorsque vous faites glisser un dossier Workfront existant dans un dossier lié : - Le dossier que vous faites glisser ne peut pas être déjà lié et ne peut pas contenir de contenu déjà lié.
- Le dossier (contenu inclus) que vous faites glisser ne peut pas dépasser 50 Mo.
Ajout d’un document à un dossier lié
Lorsque vous ajoutez un document à un dossier lié via Workfront, il est automatiquement ajouté en tant que document lié.
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Sélectionnez le dossier lié dans lequel vous souhaitez obtenir le document, puis cliquez sur Ajouter > Document, puis accédez au document et ajoutez-le au dossier .
Ou
Dans le Documents à l’endroit où vous souhaitez obtenir le document, faites-le glisser dans un dossier lié.
Une nouvelle version de votre document est automatiquement créée dans l’application externe et liée à Workfront.
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Les options du document ne sont pas disponibles lorsque le document est en cours de déplacement.
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Une fois un document déplacé vers Experience Manager Assets, n’est plus visible dans la liste de documents de Workfront.
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Les actions ou modifications effectuées sur un document en cours de déplacement n’apparaîtront pas dans le document dans Experience Manager Assets et seront donc perdues.
Suppression d’un document ou d’un dossier lié
Lorsque vous supprimez un document ou un dossier lié de l’application externe, le document ou le dossier reste dans le système Workfront jusqu’à ce que vous le supprimiez de Workfront.
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Sélectionnez le document ou le dossier lié, puis cliquez sur Supprimer.
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Dans la boîte de confirmation qui s’affiche, cliquez sur Oui, dissociez-le.
Le document n’est plus lié au site Workfront. Elle n’est pas affectée dans l’application externe.
À propos du changement de nom des documents et dossiers liés
Lorsque vous renommez un document ou un dossier lié, le changement n’est visible que dans l’application dans laquelle il est créé. Par exemple, si vous renommez un document lié dans Workfront, le nouveau nom n’est visible que dans Workfront.
Si vous souhaitez que le nom corresponde dans Workfront et dans l’application externe, vous devez le renommer aux deux endroits.