Configuration des paramètres de notification électronique dans Workfront Proof
Les notifications par e-mail informent les collaborateurs de l’activité récente sur les bons à tirer, comme les commentaires, les réponses ou les décisions.
Vous pouvez définir des notifications par email pour les réviseurs dans les zones suivantes :
Les notifications par email destinées aux réviseurs peuvent être définies sur la page Nouveau BAT, Nouvelle version et gérés dans la variable Workflow de la Détails du BAT page. Pour plus d’informations, voir Générer des bons à tirer dans Workfront Proof
- La page Nouveau BAT
- La variable Nouvelle version page
- La variable Workflow de la Détails du BAT page.
Pour plus d’informations, voir Générer des bons à tirer dans Workfront Proof
Chaque utilisateur peut également définir ses propres paramètres d’alerte par email qui sont automatiquement appliqués lorsqu’un BAT est partagé avec lui si les collaborateurs ont leurs préférences ou si les administrateurs de compte ont leurs recommandations sur la fréquence des alertes. Il peut être défini comme valeur par défaut du BAT sur les pages de détails des utilisateurs.
Chaque utilisateur peut également définir ses propres paramètres d’alerte par email qui seront automatiquement appliqués lorsqu’un BAT est partagé avec lui.
Utilisateurs avec Administrateur ou Administrateur de facturation Les profils peuvent également définir les valeurs par défaut des BAT pour les autres utilisateurs de leur compte dans les paramètres du compte.
Pour plus d’informations sur les profils, voir Profils d’autorisations de BAT dans Workfront Proof.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
| table 0-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Produit | Workfront Proof autonome |
Configurer les paramètres par défaut du BAT dans les paramètres personnels (Workfront Proof utilisateurs uniquement)
Vous pouvez configurer les paramètres du BAT pour les BAT que vous créez.
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Cliquez sur Paramètres > Paramètres personnels.
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Cliquez sur le bouton Vérification des paramètres par défaut .
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Cliquez sur Paramètres de notification par défaut pour l’étendre.
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Dans la liste déroulante située à droite des deux paramètres suivants, sélectionnez l’une des options expliquées dans le tableau ci-dessous.
- Alerte par défaut: affecte chaque BAT partagé avec vous. Ce paramètre peut être remplacé au niveau du BAT.
- Alertes par défaut pour les nouveaux réviseurs invités: affecte les opérateurs validants qui n’existaient pas auparavant comme contacts dans votre compte.
note note NOTE Si vous ne choisissez pas l’une des options suivantes, Workfront Proof vous envoie un résumé quotidien de l’activité sur vos bons à tirer. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Toutes les activités Workfront envoie un courrier électronique au réviseur chaque fois qu’il y a une activité sur le BAT, comme un nouveau commentaire, une nouvelle réponse ou une nouvelle décision.
Il s’agit d’une excellente option pour la personne qui gère le processus de vérification car elle lui permet de voir l’activité telle qu’elle se produit.
Les utilisateurs ne reçoivent pas d’alerte par e-mail sur leur propre activité.
Réponses à mes commentaires Un email n'est envoyé au validant que si quelqu'un répond explicitement à son commentaire (cela exclut ses propres réponses sur ses propres commentaires). Cela signifie que si quelqu'un sur le BAT fait un nouveau commentaire, le validant n'en est pas informé.
Ce paramètre est recommandé pour vos clients sur le BAT afin qu’ils ne soient pas informés des autres commentaires sur le BAT et qu’ils ne soient informés que des réponses à leurs propres commentaires.
Bien que les réviseurs avec ce paramètre d’alerte par e-mail ne soient pas informés des autres nouveaux commentaires, ils peuvent toujours afficher tous les commentaires sur le BAT dans la visionneuse de vérification.
Pour plus d’informations sur les commentaires, voir Afficher et répondre aux commentaires du BAT.
Decisions Workfront envoie un courrier électronique au réviseur uniquement lorsqu’une personne prend une décision.
Cela peut s’avérer utile pour la personne qui gère le processus de validation (par exemple, un chef de projet) et qui doit surveiller l’avancement du BAT et voir quels utilisateurs ont pris leur décision.
Vous n’êtes pas informé de votre propre décision, sauf si vous sélectionnez une option de confirmation par courrier électronique lors de l’envoi de votre décision.
Décision finale Workfront envoie un email lorsque le dernier approbateur du BAT a pris sa décision.
Cette alerte est souvent utilisée par le concepteur, qui n’a généralement pas besoin de prendre part à la discussion de révision proprement dite. Lorsque la décision finale est prise, le concepteur est informé et peut alors prendre des mesures sur les modifications nécessaires.
Cette alerte peut également s’avérer utile pour un responsable de service qui n’a besoin d’être averti que lorsque le processus de révision est terminé.
Résumé horaire Workfront envoie un email au validant toutes les heures avec un résumé de tous les commentaires, réponses et décisions de l'heure.
L’e-mail n’est envoyé que lorsque l’activité se produit au-delà de la vôtre au cours de la dernière heure.
Cette alerte est une bonne manière de visualiser un aperçu du projet.
Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est un validant principal qui a besoin d’une vue d’ensemble du projet, mais qui n’a pas besoin d’être informé immédiatement de toute l’activité sur le BAT.
Résumé quotidien Workfront envoie un email contenant tous les commentaires, réponses et décisions répertoriés uniquement les jours où il y a une activité en dehors de la vôtre.
Cette alerte est une bonne façon de voir un résumé du projet sans être submergé par de multiples mises à jour tout au long de la journée.
Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est un chef de département qui souhaite surveiller l’avancement global du projet.
Pour plus d’informations, voir Gestion des notifications pour les commentaires et les décisions de BAT.
Aucun courrier électronique Workfront n’envoie aucune alerte par courrier électronique.
Cela s’avère utile pour une personne qui n’est ajoutée à un BAT qu’à titre de référence et qui n’a pas besoin d’être informée des modifications.La valeur par défaut du système est Résumé quotidien (également appelé Non défini). Si vous ou vos réviseurs n’effectuez aucune autre modification, tous vos BAT disposent de ce paramètre.
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Modifiez l’une des options suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Confirmation par e-mail lorsque les bons à tirer sont prêts Indiquez si vous souhaitez recevoir un email BAT effectué lors de la création d’un BAT. Pour plus d’informations, voir Adresse électronique BAT fait Format des emails m’étant envoyés Choisissez entre les emails avec un style HTML et les emails avec du texte brut.
NOTE
Les paramètres par défaut de la vérification sont remplacés par les paramètres au niveau du BAT. Toutefois, si les notifications par courrier électronique du BAT sont désactivées pour l’ensemble du compte dans les paramètres du Compte , aucune alerte par courrier électronique n’est envoyée aux collaborateurs, même si l’Désactivé n’est pas sélectionnée sur les bons à tirer.
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Sous Paramètres des messages, modifiez l’une des options suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 Modèle de BAT Description Modèle d’objet de BAT S’affiche sur les pages Nouveau BAT, Nouvelle version, Message et Remind . Peut être modifié avant d’être envoyé. Modèle de message de BAT S’affiche sur les pages Nouveau BAT, Nouvelle version, Message et Rappel . Peut être modifié avant d’être envoyé.
Modifier les alertes par email d'un destinataire
Vous pouvez modifier les alertes par email d’un destinataire spécifique dans une action par lot.
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Cliquez sur Contacts dans le panneau de navigation de gauche.
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Cliquez sur le bouton Plus menu
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Ouvrez le Éléments partagés .
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Cochez la case à gauche de chaque élément pour lequel vous souhaitez modifier l’alerte par courrier électronique.
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Cliquez sur Plus au-dessus de la liste des éléments partagés, puis cliquez sur Modifier l’alerte par email dans le menu déroulant.
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Modifiez l’alerte par courrier électronique, puis cliquez sur Envoyer.
Configuration des paramètres par défaut d’un BAT pour un utilisateur
Si vous êtes un Workfront Proof administrateur, vous pouvez définir les paramètres par défaut du BAT pour les utilisateurs de votre compte.
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Cliquez sur Paramètres > Paramètres du compte.
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Ouvrez le Utilisateurs .
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Ouvrez le Plus menu
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Cliquez sur Affichage des détails sur les utilisateurs dans le menu déroulant.
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Sous Paramètres, cliquez sur Paramètres d’alerte par défaut pour l’étendre.
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Dans la liste déroulante située à droite des deux paramètres suivants, sélectionnez l’une des options expliquées dans le tableau ci-dessous :
- Alerte par défaut: affecte chaque BAT partagé avec vous. Ce paramètre peut être remplacé au niveau du BAT.
- Alertes par défaut pour les nouveaux réviseurs invités: affecte les opérateurs validants qui n’existaient pas auparavant comme contacts dans votre compte.
note note NOTE Si vous ne choisissez pas l’une des options suivantes pour un utilisateur, Workfront Proof envoie aux utilisateurs un résumé quotidien de l’activité sur leurs bons à tirer. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Toutes les activités Workfront envoie un email au validant chaque fois qu'il y a une activité sur le BAT, comme un nouveau commentaire, une nouvelle réponse ou une nouvelle décision.
Il s’agit d’une excellente option pour la personne qui gère le processus de vérification car elle lui permet de voir l’activité telle qu’elle se produit.
Les utilisateurs ne reçoivent pas d’alerte par e-mail sur leur propre activité.
Réponses à mes commentaires Un email n'est envoyé au validant que si quelqu'un répond explicitement à son commentaire (cela exclut ses propres réponses sur ses propres commentaires). Cela signifie que si quelqu'un sur le BAT fait un nouveau commentaire, le validant n'en est pas informé.
Ce paramètre est recommandé pour vos clients sur le BAT afin qu’ils ne soient pas informés des autres commentaires sur le BAT et qu’ils ne soient informés que des réponses à leurs propres commentaires.
Bien que les réviseurs avec ce paramètre d’alerte par e-mail ne soient pas informés des autres nouveaux commentaires, ils peuvent toujours afficher tous les commentaires sur le BAT dans la visionneuse de vérification.
Pour plus d’informations sur les commentaires, voir Afficher et répondre aux commentaires du BAT.
Decisions Workfront envoie un courrier électronique au réviseur uniquement lorsqu’une personne prend une décision.
Cela peut s’avérer utile pour la personne qui gère le processus de validation (par exemple, un chef de projet) et qui doit surveiller l’avancement du BAT et voir quels utilisateurs ont pris leur décision.
Vous n’êtes pas informé de votre propre décision, sauf si vous sélectionnez une option de confirmation par courrier électronique lors de l’envoi de votre décision.
Décision finale Workfront envoie un email lorsque le dernier approbateur du BAT a pris sa décision.
Cette alerte est souvent utilisée par le concepteur, qui n’a généralement pas besoin de prendre part à la discussion de révision proprement dite. Lorsque la décision finale est prise, le concepteur est informé et peut alors prendre des mesures sur les modifications nécessaires.
Cette alerte peut également s’avérer utile pour un responsable de service qui n’a besoin d’être averti que lorsque le processus de révision est terminé.
Résumé horaire Workfront envoie un email au validant toutes les heures avec un résumé de tous les commentaires, réponses et décisions de l'heure.
L’e-mail n’est envoyé que lorsque l’activité se produit au-delà de la vôtre au cours de la dernière heure.
Cette alerte est une bonne manière de visualiser un aperçu du projet.
Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est un validant principal qui a besoin d’une vue d’ensemble du projet, mais qui n’a pas besoin d’être informé immédiatement de toute l’activité sur le BAT.
Résumé quotidien Workfront envoie un email contenant tous les commentaires, réponses et décisions répertoriés uniquement les jours où il y a une activité en dehors de la vôtre.
Cette alerte est une bonne façon de voir un résumé du projet sans être submergé par de multiples mises à jour tout au long de la journée.
Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est un chef de département qui souhaite surveiller l’avancement global du projet.
Pour plus d’informations, voir Gestion des notifications pour les commentaires et les décisions de BAT.
Aucun courrier électronique Workfront n’envoie aucune alerte par courrier électronique.
Cela s’avère utile pour une personne qui n’est ajoutée à un BAT qu’à titre de référence et qui n’a pas besoin d’être informée des modifications.La valeur par défaut du système est Résumé quotidien (également appelé Non défini). Si vous ou vos réviseurs n’effectuez aucune autre modification, tous vos BAT disposent de ce paramètre.
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Dans le reste Paramètres d’alerte par défaut, modifiez l’une des options suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Confirmation par e-mail lorsque les bons à tirer sont prêts Indiquez si vous souhaitez recevoir un email BAT effectué lors de la création d’un BAT. Pour plus d’informations, voir L'Preuve Fabriquée Email. Format des emails m’étant envoyés Choisissez entre les emails avec un style HTML et les emails avec du texte brut.
NOTE
Les paramètres par défaut de la vérification sont remplacés par les paramètres au niveau du BAT. Toutefois, si les notifications par courrier électronique du BAT sont désactivées pour l’ensemble du compte dans les paramètres du Compte , aucune alerte par courrier électronique n’est envoyée aux collaborateurs, même si l’Désactivé n’est pas sélectionnée sur les bons à tirer.