Créer ou modifier un workflow automatisé pour une épreuve existante
Les workflows automatisés facilitent la gestion du processus de révision si votre processus est complexe ou si vous envoyez régulièrement du contenu pour révision aux mêmes groupes de personnes.Lorsque vous créez une épreuve avec un workflow automatisé, l’épreuve passe d’une étape à l’autre jusqu’à l’approbation finale. Les personnes participantes sont averties lorsque c’est à leur tour de réviser le document.
Pour plus d’informations sur la création d’un workflow automatisé pour une nouvelle épreuve, voir Créer une épreuve avancée avec un workflow automatisé.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes décrites dans cet article :
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Formule Adobe Workfront* |
Plan actuel : Pro ou version supérieure ou Plan hérité : Premium Pour plus d’informations sur l’accès à la relecture avec les différents plans, voir la section Accéder aux fonctionnalités de relecture dans Workfront. |
| Licence Adobe Workfront* |
Plan actuel : travail ou plan Plan hérité : n’importe lequel (la relecture doit être activée pour l’utilisateur ou l’utilisatrice) |
| Profil d'autorisation pour l'épreuve | Manager ou version supérieure |
| Configurations du niveau d’accès* |
Modifier l’accès aux documents Remarque : si vous n’avez toujours pas d’accès, demandez à votre équipe d’administration Workfront s’il existe des restrictions supplémentaires à votre niveau d’accès. Pour plus d’informations sur la façon dont l’administration Workfront peut modifier votre niveau d’accès, consultez la section Créer ou modifier des niveaux d’accès personnalisés. |
*Pour connaître le plan, le rôle ou le profil d’autorisation d’épreuve dont vous disposez, contactez votre administrateur ou administratrice de Workfront ou Workfront Proof.
Créez ou modifiez un workflow automatisé pour une épreuve existante :
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Passez la souris sur le document dans la zone Documents, puis cliquez sur Workflow de relecture.
Ou
Si vous vérifiez l’épreuve dans la visionneuse de relecture, cliquez sur Workflow
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(Le cas échéant) Si l’épreuve utilise actuellement un workflow de base (sans étapes), cliquez sur Convertir en workflow automatisé dans l’écran qui s’affiche.
note note NOTE Vous ne pouvez pas modifier la première étape lorsque vous passez d’un workflow de base à un workflow automatisé, mais vous pouvez ajouter et configurer de nouvelles étapes. -
(Le cas échéant) Pour utiliser un modèle de workflow automatisé que l’équipe d’administration Adobe Workfront a créé et partagé avec vous, cliquez sur Ajouter un modèle, sélectionnez le modèle dans la zone qui s’affiche, puis cliquez sur Ajouter un modèle.
Pour plus d’informations, voir À propos de l’utilisation des modèles de workflow automatisé dans cet article.
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Ajoutez une étape au workflow automatisé :
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Cliquez sur Nouvelle étape près du coin supérieur droit.
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Dans la zone qui s’affiche, saisissez un Nom pour l’étape.
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(Facultatif) Définissez une échéance pour l’étape.
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Dans la section Activer l’étape, choisissez le mode d’activation de l’étape :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 html-authored no-header Lors de la création des épreuves L’étape devient active automatiquement, car l’épreuve a déjà été créée. Lorsque l'étape précédente est arrivée à échéance Cliquez sur l’étape précédente dans la liste déroulante Étape parent. À une date et une heure spécifiques Cliquez sur la case Activé pour sélectionner la date, puis sur la case à droite pour sélectionner l’heure. Toutes les décisions sont approuvées ou approuvées avec des modifications sur l’étape parent. Cliquez sur l’étape parent dans la liste déroulante Étape parent. Toutes les décisions sont approuvées sur l’étape parent. Cliquez sur l’étape parent dans la liste déroulante Étape parent. Toutes les décisions sont prises. Cliquez sur l’étape parent dans la liste déroulante des Étapes parent. -
Saisissez le nom du contact ou l’adresse e-mail, puis configurez les paramètres pour les réviseurs et réviseuses de l’étape.
Pour plus d’informations sur l’ajout de réviseurs et réviseuses, voir À propos de l’ajout de réviseurs et réviseuses à une étape dans cet article.
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Utilisez l’une des options suivantes pour configurer davantage l’étape :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 layout-auto html-authored no-header Options de date d’échéance Pour définir une échéance pour l’étape, cliquez sur une option dans la liste déroulante des Options de date d’échéance. Ensuite, sous Date d’échéance, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Si vous choisissez Définir la date spécifique : sélectionnez la date et l’heure d’échéance de votre choix.
- Si vous choisissez Calculer à partir de la date d’activation de l’étape : sélectionnez le nombre de jours ouvrés à ajouter à la date d’activation de l’étape pour déterminer l’échéance.
Verrouiller l’étape Spécifiez quand l’étape peut être verrouillée. Décisionnaire principal Sélectionnez la personne décisionnaire principale sur l’étape (disponible uniquement après avoir ajouté au moins une personne à l’étape qui dispose d’un rôle de relecture d’approbation ou supérieur). Si vous sélectionnez une personne décisionnaire principale, l’option Une seule décision requise est désactivée sur cette étape. Une seule décision requise Met fin à l’ensemble du processus de révision lorsque l’une des personnes décisionnaires prend une décision.
Cette option n’est pas disponible si vous avez désigné un utilisateur ou une utilisatrice dans le menu déroulant des Personnes décisionnaires principales.
Étape privée Permet uniquement aux personnes suivantes d’afficher les commentaires et les décisions prises à cette étape : superviseurs ou superviseuses, administrateurs ou administratrices Adobe Workfront et administrateurs ou administratrices Workfront Proof. Notifier les personnes par e-mail Alerte les réviseurs et réviseuses avec une notification par e-mail lorsqu’il vient leur tour de travailler sur une épreuve. -
Cliquez sur Ajouter une étape.
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Répétez l’étape précédente si nécessaire pour ajouter d’autres étapes.
Lorsque vous ajoutez des étapes au processus automatisé, un diagramme s’affiche à l’écran pour les représenter :
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Lorsque vous avez terminé d’ajouter des étapes, cliquez sur Terminé.
À propos de l’utilisation des modèles de workflow automatisés about-using-automated-workflow-templates
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez un modèle de workflow automatisé :
- Les paramètres d’un modèle de workflow automatisé déterminent ce que vous pouvez faire avec le workflow automatisé pour une épreuve. Par exemple, si le bouton Ajouter une étape est désactivé dans le modèle, il n’est pas visible lorsque vous travaillez avec les paramètres de workflow automatisé de l’épreuve.
- Lorsqu’une personne est ajoutée à une étape dans un modèle de workflow automatisé, mais qu’elle est déjà présente en tant que réviseur ou réviseuse sur l’épreuve, l’application du modèle supprime le réviseur ou la réviseuse de l’étape. Si vous n’ajoutez pas d’autre réviseur ou réviseuse à l’étape, un message vous invite à le faire.
- Votre capacité à modifier un modèle de workflow automatisé dépend des paramètres de modèle configurés par l’équipe d’administration Workfront, comme décrit dans . Si la possibilité de modifier le modèle est désactivée, seul la personne propriétaire du modèle peut le modifier.
À propos de l’ajout de réviseurs et réviseuses à une étape about-adding-reviewers-to-a-stage
Tenez compte des points suivants lors de l’ajout de réviseurs et réviseuses à une étape :
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Une fois que vous avez ajouté une personne à une étape, vous pouvez configurer les paramètres de cette personne sur l’épreuve, tels que le rôle de l’épreuve et les autorisations supplémentaires qu’elle doit posséder, ainsi que le type d’alertes par e-mail qu’elle recevra lorsque des personnes auront commenté et pris des décisions sur l’épreuve.
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Vous pouvez faire glisser une ou plusieurs personnes d’une étape vers une autre. Vous pouvez faire glisser les personnes directement vers une autre étape, ou vous pouvez les faire glisser vers une étape sur le diagramme des Étapes. Pour sélectionner plusieurs utilisateurs et utilisatrices, appuyez sur Maj+Ctrl (sous Windows) ou Maj+Commande (sous Mac).
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Vous ne pouvez ajouter un réviseur ou une réviseuse qu’une seule fois à une épreuve, ce qui signifie que vous ne pouvez pas ajouter la même personne à plusieurs étapes de l’épreuve.
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Les réviseurs et réviseuses qui ne sont pas ajoutés à une étape privée ne peuvent pas voir cette étape sur l’épreuve ou les commentaires faits à cette étape.
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Par défaut, l’ajout d’une personne à une étape lui donne accès pour afficher l’épreuve à partir du moment où l’épreuve est créée.
Votre équipe d’administration Workfront peut empêcher les utilisateurs et utilisatrices d’accéder à l’épreuve jusqu’à ce que le workflow entre dans l’étape où sont ajoutés les utilisateurs et utilisatrices. Pour plus d’informations, voir .