Créer une validation groupée
Une approbation groupée regroupe plusieurs documents dans un seul workflow d’approbation. Vous pouvez utiliser le mode de base et avancé, plusieurs étapes et des chemins d’accès parallèles avec des approbations groupées, comme vous le pouvez avec des approbations de document unique.
Conditions d’accès
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Package Adobe Workfront | Tout package de workflow pour gérer les validations à l’aide de l’espace de stockage dans le cloud Adobe |
| Licence Adobe Workfront |
Contributeur ou supérieur Révision ou supérieur Pour les objets utilisant l’espace de stockage dans le cloud Adobe, vous devez disposer d’une licence Standard pour créer des workflows d’approbation. |
| Configurations des niveaux d’accès | Accédez en lecture seule ou à un accès plus étendu aux projets, tâches, événements, modèles, portefeuilles, programmes, rapports, tableaux de bord, calendriers et documents |
| Autorisations d’objet | Gérer l’accès à l’objet associé à la demande ou à l’approbation |
Pour plus d’informations, voir Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Créer une validation groupée de base
Pour créer une validation groupée en une seule étape :
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Accédez au projet, à la tâche ou à l’événement contenant les documents, puis sélectionnez Documents dans le panneau de gauche.
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Cliquez sur le premier document à inclure, puis sur les documents supplémentaires tout en maintenant la touche Maj enfoncée pour sélectionner plusieurs documents.
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Une fois les documents sélectionnés, cliquez sur Demander l’approbation dans le menu inférieur. La boîte de dialogue Demander la validation s’ouvre en mode de base.
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Renseignez les détails suivants :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Utiliser un modèle de validation (optionnel) Le champ Modèles est réduit par défaut. Cliquez sur le champ pour le développer, puis sélectionnez un modèle dans le menu déroulant. Si le modèle comporte un chemin d’accès et une étape, il s’applique en mode de base. Si le modèle comporte plusieurs étapes ou plusieurs chemins d’accès, la boîte de dialogue passe automatiquement en mode avancé et toute entrée que vous avez saisie en mode de base est remplacée par le contenu du modèle. Ajouter des personnes ou des équipes dans l’aperçu Commencez à saisir un nom d’utilisateur, une équipe ou une adresse e-mail, puis choisissez s’il s’agit d’un approbateur ou d’un réviseur. Workfront ajoute individuellement chaque membre actif d’une équipe.
Remarque : si un utilisateur ou une utilisatrice est déjà ajouté(e) ou appartient à plusieurs équipes que vous ajoutez, il ou elle est inclus(e) une fois.
Une seule décision requise (facultatif) La première personne qui prend une décision termine l’étape. Échéance le (facultatif) Définissez une date d’échéance pour l’approbation. Les utilisateurs sont avertis par e-mail 72 heures, puis 24 heures avant la date d’échéance spécifiée. Ajouter un message personnalisé (facultatif) Saisissez un message dans la zone de texte Ajouter un message personnalisé. Le message s’affiche dans l’e-mail de notification de validation et dans l’onglet Validations de Workfront. -
(Facultatif) Cliquez sur l’onglet Documents pour passer en revue les documents inclus dans cette approbation.
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Cliquez sur Demander l’approbation.
Créer une validation groupée avancée
Le mode avancé prend en charge les chemins d’accès parallèles. Chaque chemin s’exécute indépendamment et contient une ou plusieurs étapes séquentielles. Lorsque toutes les décisions requises d’une étape sont prises, l’étape suivante de ce chemin commence, l’étape précédente est verrouillée et les réviseurs et approbateurs de la nouvelle étape reçoivent une notification par e-mail.
Une décision « A besoin d’être retravaillée » arrête le chemin sur lequel elle se trouve, mais n’affecte pas le workflow d’approbation sur d’autres chemins.
Pour créer une approbation groupée avancée :
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Accédez au projet, à la tâche ou à l’événement contenant les documents, puis sélectionnez Documents dans le panneau de gauche.
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Cliquez sur le premier document à inclure, puis sur les documents supplémentaires tout en maintenant la touche Maj enfoncée pour sélectionner plusieurs documents.
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Une fois les documents sélectionnés, cliquez sur Demander l’approbation dans le menu inférieur.
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Dans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue Demander l’approbation, cliquez sur Aller à l’étape avancée. Toute entrée entrée entrée en mode de base est conservée et appliquée à Chemin d’accès 1, Étape 1.
note tip TIP Pendant la création de l’approbation, vous pouvez revenir au mode de base en cliquant sur Accéder au mode de base dans le coin supérieur droit. Une fois la demande d’approbation soumise, l’option Accéder à la version de base n’est plus disponible. -
Renseignez les détails de l’étape 1 du chemin 1 :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Nom de l’étape Les étapes sont nommées Étape 1, Étape 2, etc. par défaut. Renommez l’étape en quelque chose de plus explicite, comme Révision initiale ou Approbation finale . Ajouter des personnes ou des équipes dans l’aperçu Commencez à saisir un nom d’utilisateur, une équipe ou une adresse e-mail, puis choisissez s’il s’agit d’un approbateur ou d’un réviseur. Workfront ajoute individuellement chaque membre actif d’une équipe.
Remarque : si un utilisateur ou une utilisatrice est déjà ajouté(e) ou appartient à plusieurs équipes que vous ajoutez, il ou elle est inclus(e) une fois.
Une seule décision requise (facultatif) La première personne qui prend une décision termine l’étape. Échéance le (facultatif) La première étape de chaque chemin prend en charge une date d’échéance absolue. Chaque étape suivante du chemin d’accès prend en charge une date d’échéance relative (nombre de jours à partir duquel cette étape s’ouvre). Les utilisateurs sont avertis par e-mail 72 heures, puis 24 heures avant la date d’échéance. Ajouter un message personnalisé (facultatif) Saisissez un message dans la zone de texte Ajouter un message personnalisé. Le message s’affiche dans l’e-mail de notification de validation et dans l’onglet Validations de Workfront.
Lorsque vous ajoutez une deuxième étape, l’option Afficher ce message sur toutes les étapes est sélectionnée par défaut. Laissez-la sélectionnée pour utiliser le même message à chaque étape. Pour utiliser un message différent pour chaque étape, désélectionnez Afficher ce message sur toutes les étapes, puis saisissez le message spécifique à l’étape dans la zone de texte Ajouter un message personnalisé de chaque étape.
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(Facultatif) Ajoutez des étapes supplémentaires au chemin d’accès 1 :
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Cliquez sur Ajouter une étape pour ajouter une autre étape au chemin d’accès actuel. Les étapes d’un chemin s’exécutent de manière séquentielle dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées.
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Renseignez les détails de la nouvelle étape, puis répétez cette étape pour ajouter d’autres étapes si nécessaire.
note NOTE Vous pouvez réorganiser les étapes d’un chemin, mais vous ne pouvez pas déplacer une étape d’un chemin à un autre. Chaque chemin peut avoir un nombre différent d’étapes.
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(Facultatif) Ajoutez un chemin d’accès parallèle :
- Sous Chemins parallèles sur le côté gauche de l’écran, cliquez sur Ajouter un chemin pour ajouter un autre chemin.
- Suivez les mêmes étapes pour ajouter des étapes et des participants au nouveau chemin. Chaque chemin s’exécute indépendamment. Vous pouvez donc avoir un nombre différent d’étapes et différents participants dans chaque chemin.
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(Facultatif) Pour supprimer un chemin d’accès, passez le curseur sur le libellé du chemin et cliquez sur l’icône de corbeille. Le chemin 1 ne peut pas être supprimé et les chemins ne peuvent pas être réorganisés. Les autres chemins ne peuvent être supprimés que si aucune étape du chemin n’est verrouillée ou terminée.
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(Facultatif) Pour effacer tous les chemins et toutes les étapes et recommencer, cliquez sur Réinitialiser dans le coin supérieur droit.
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(Facultatif) Cliquez sur l’onglet Documents pour passer en revue les documents inclus dans cette approbation.
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Cliquez sur Demander l’approbation.
Limites connues
- Actuellement, vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer des documents d’un workflow d’approbation groupé une fois qu’il a été créé. Cette fonctionnalité est prévue pour une version ultérieure.
- Les validations groupées sont temporairement limitées à 3 chemins et 25 documents par groupe.