Créer une épreuve avancée avec un workflow de base

Permet à l’utilisateur de Workfront d’effectuer les opérations suivantes :

• Résolvez un commentaire une fois qu’il a été traité, en suivant la procédure décrite à la section Résoudre les commentaires de BAT.
• Appliquez les actions aux commentaires, en suivant la procédure décrite à la section Utilisation d’actions sur les commentaires du BAT.

Permet au réviseur d’ajouter n’importe quel utilisateur Workfront au BAT, comme expliqué dans la section Balisage des utilisateurs pour partager un BAT.

Remarque :

Si ces deux options ne sont pas disponibles (grisées), l’utilisateur dispose déjà d’un profil d’autorisation lui permettant de résoudre les commentaires, d’appliquer des actions aux commentaires et de baliser n’importe quel utilisateur.

Si les options ne s’affichent pas, la personne que vous avez ajoutée n’est pas titulaire de licence Workfront.

Workfront envoie un email au réviseur chaque fois qu’il y a une activité sur le BAT, comme un nouveau commentaire, une nouvelle réponse ou une nouvelle décision.

Il s’agit d’une excellente option pour la personne qui gère le processus de vérification car elle lui permet de voir l’activité telle qu’elle se produit.

Les utilisateurs ne reçoivent pas d’alerte par e-mail sur leur propre activité.

Un email n'est envoyé au validant que si quelqu'un répond explicitement à son commentaire (cela exclut ses propres réponses sur ses propres commentaires). Cela signifie que si quelqu'un sur le BAT fait un nouveau commentaire, le validant n'en est pas informé.

Ce paramètre est recommandé pour vos clients sur le BAT afin qu’ils ne soient pas informés des autres commentaires sur le BAT et qu’ils ne soient informés que des réponses à leurs propres commentaires.

Bien que les réviseurs avec ce paramètre d’alerte par e-mail ne soient pas informés des autres nouveaux commentaires, ils peuvent toujours afficher tous les commentaires sur le BAT dans la visionneuse de vérification.

Pour plus d’informations sur les commentaires, voir Afficher et répondre aux commentaires du BAT.

Workfront n’envoie un courrier électronique au réviseur que lorsqu’une personne prend une décision.

Cela peut s’avérer utile pour la personne qui gère le processus de validation (par exemple, un chef de projet) et qui doit surveiller l’avancement du BAT et voir quels utilisateurs ont pris leur décision.

Vous n’êtes pas informé de votre propre décision, sauf si vous sélectionnez une option de confirmation par courrier électronique lors de l’envoi de votre décision.

Workfront envoie un courrier électronique lorsque le dernier approbateur du BAT a pris sa décision.

Cette alerte est souvent utilisée par le concepteur, qui n’a généralement pas besoin de prendre part à la discussion de révision proprement dite. Lorsque la décision finale est prise, le concepteur est informé et peut alors prendre des mesures sur les modifications nécessaires.

Cette alerte peut également s’avérer utile pour un responsable de service qui n’a besoin d’être averti que lorsque le processus de révision est terminé.

Workfront envoie au réviseur un courrier électronique toutes les heures contenant un résumé de tous les commentaires, réponses et décisions survenus au cours de l’heure.

L’e-mail n’est envoyé que lorsque l’activité se produit au-delà de la vôtre au cours de la dernière heure.

Cette alerte est une bonne manière de visualiser un aperçu du projet.

Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est un validant principal qui a besoin d’une vue d’ensemble du projet, mais qui n’a pas besoin d’être informé immédiatement de toute l’activité sur le BAT.

Workfront envoie un email contenant tous les commentaires, réponses et décisions répertoriés uniquement les jours où il y a une activité en dehors de la vôtre.

Cette alerte est une bonne façon de voir un résumé du projet sans être submergé par de multiples mises à jour tout au long de la journée.

Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est un chef de département qui souhaite surveiller l’avancement global du projet.

Pour plus d’informations, voir Gestion des notifications pour les commentaires et les décisions de BAT.

Workfront n’envoie aucune alerte par courrier électronique.
Cela s’avère utile pour une personne qui n’est ajoutée à un BAT qu’à titre de référence et qui n’a pas besoin d’être informée des modifications.

La valeur par défaut du système est Résumé quotidien (également appelé Non défini). Si vous ou vos réviseurs n’effectuez aucune autre modification, tous vos BAT disposent de ce paramètre.

Lorsque cette option est désactivée (par défaut), toute personne disposant de l’URL peut afficher le BAT.
Lorsque cette option est sélectionnée :

• Seuls les utilisateurs de Workfront Proof peuvent afficher le BAT.
• Les utilisateurs ne peuvent pas se connecter au BAT à moins qu’ils n’aient été ajoutés au BAT.
• Les abonnements ne peuvent pas être activés.

Lorsque cette option est sélectionnée, les personnes qui n’ont pas été explicitement ajoutées au BAT peuvent s’abonner au BAT. La personne qui s'abonne au BAT se voit attribuer le rôle et l'email que vous définissez dans les paramètres suivants :

• Rôle d’abonné :  Le rôle de BAT par défaut attribué à tous les réviseurs qui souscrivent au BAT.
• Paramètres des alertes par email pour les abonnés :  L’alerte par défaut qui est affectée à tous les réviseurs qui souscrivent au BAT.

• Un accès BAT via un lien email requis pour :  Indiquez si l'abonné reçoit un email avec un lien vers le BAT. Vous pouvez sélectionner Aucun email (aucun lien d'email n'est nécessaire pour accéder au BAT), Email de notification de BAT uniquement (l'abonné reçoit un lien vers le BAT par email sans vérification), ou Emails de validation et de notification de BAT (l'abonné reçoit un lien vers le BAT par email et doit cliquer sur le lien pour accéder à un BAT, l'objectif de cette option est de s'assurer que la personne a saisi une adresse email correcte à laquelle elle a accès).

Remarque : Si le workflow automatisé est joint aux bons à tirer, tous les abonnements génèrent des emails de confirmation pour les propriétaires du BAT, afin qu’ils puissent décider à quelle étape la personne doit être ajoutée.