Créer une épreuve avancée avec un workflow de base

Permet aux utilisateurs et utilisatrices de Workfront d’effectuer les opérations suivantes :

• Résolvez un commentaire une fois qu’il a été traité, en suivant la procédure décrite à la section Résoudre les commentaires d’épreuve.
• Appliquez des actions aux commentaires, en suivant la procédure décrite à la section Utiliser des actions sur les commentaires d’épreuve.

Permet au réviseur ou à la réviseuse d’ajouter n’importe quel utilisateur ou utilisatrice Workfront à l’épreuve, comme expliqué dans la section Identifier des utilisateurs et utilisatrices pour partager une épreuve.

Note :

Si ces deux options ne sont pas disponibles (grisées), l’utilisateur ou l’utilisatrice dispose déjà d’un profil d’autorisation lui permettant de résoudre les commentaires, d’appliquer des actions aux commentaires et de taguer une personne.

Si les options ne s’affichent pas, la personne que vous avez ajoutée n’est pas titulaire d’une licence Workfront.

Workfront envoie un e-mail au réviseur ou à la réviseuse chaque fois qu’il y a une activité sur l’épreuve, comme un nouveau commentaire, une nouvelle réponse ou une nouvelle décision.

Il s’agit d’une excellente option pour la personne qui gère le processus de relecture, car elle lui permet de voir l’activité au fur et à mesure qu’elle se produit.

Les personnes ne reçoivent pas d’alerte par e-mail sur leur propre activité.

Un e-mail n’est envoyé à la personne réviseuse que si quelqu’un répond explicitement à son commentaire (cela exclut ses propres réponses sur ses propres commentaires). Cela signifie que si quelqu’un fait un nouveau commentaire sur l’épreuve, la personne réviseuse n’en est pas informée.

Ce paramètre est recommandé pour vos clientes et clients sur l’épreuve afin qu’ils ne soient pas informés des autres commentaires sur l’épreuve et qu’ils ne soient informés que des réponses à leurs propres commentaires.

Bien que les personnes réviseuses ne soient pas informées des autres nouveaux commentaires avec ce paramètre d’alerte par e-mail, elles peuvent toujours afficher tous les commentaires sur l’épreuve dans la visionneuse de relecture.

Pour plus d’informations sur les commentaires, voir la section Afficher les commentaires de l’épreuve et y répondre.

Workfront n’envoie un e-mail à la personne chargée de la révision que lorsqu’une personne prend une décision.

Cette fonctionnalité peut s’avérer utile pour la personne chargée de la gestion du processus d’approbation (par exemple, une personne responsable du projet) et qui doit surveiller la progression de l’épreuve et vérifier quels utilisateurs et utilisatrices ont pris leur décision.

Vous ne recevez pas de notification au sujet de votre propre décision, sauf si vous sélectionnez une option de confirmation par e-mail lors de la soumission de votre décision.

Workfront envoie un e-mail lorsque la dernière personne chargée de l’approbation de l’épreuve a pris sa décision.

Cette alerte est souvent utilisée par le concepteur ou la conceptrice, qui n’a généralement pas besoin de prendre part à la discussion de révision en elle-même. Lorsque la décision finale est prise, le concepteur ou la conceptrice reçoit une notification et peut alors agir sur les modifications nécessaires.

Cette alerte peut également s’avérer utile pour une personne responsable de service qui n’a besoin d’être avertie que lorsque le processus de révision est achevé.

Toutes les heures, Workfront envoie un e-mail à la personne chargée de la révision contenant un résumé de tous les commentaires, réponses et décisions survenus au cours de l’heure.

L’e-mail n’est envoyé que lorsqu’une activité autre que la vôtre s’est produite au cours de la dernière heure.

Cette alerte est une bonne manière d’avoir une vue d’ensemble du projet.

Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est celui d’une personne expérimentée dans la révision qui a besoin d’une vue d’ensemble du projet, mais qui n’a pas besoin d’être informée de toute l’activité sur l’épreuve dans l’immédiat.

Workfront envoie un e-mail contenant tous les commentaires, réponses et décisions répertoriés uniquement les jours où se produit une activité différente de la vôtre.

Cette alerte est une bonne façon de voir un résumé du projet sans se laisser submerger par plusieurs mises à jour tout au long de la journée.

Un exemple de cas d’utilisation pour ce résumé est celui d’une personne gestionnaire de service qui souhaite surveiller la progression globale du projet.

Pour plus d’informations, voir la section Gérer les notifications pour les commentaires et les décisions relatifs aux épreuves.

Workfront n’envoie aucune alerte par e-mail.
Cela se révèle utile pour une personne qui n’est ajoutée à une épreuve qu’à titre de référence et qui n’a pas besoin d’être informée des modifications.

La valeur par défaut du système est Résumé quotidien (également appelé Non défini). Si vous ou vos réviseurs et réviseuses n’effectuez aucune autre modification, toutes vos épreuves disposent de ce paramètre.

Lorsque cette option est désactivée (par défaut), toute personne disposant de l’URL peut afficher l’épreuve.
Lorsque cette option est sélectionnée, ce qui suit s’applique :

• Seuls les utilisateurs et utilisatrices de Workfront Proof peuvent afficher l’épreuve.
• Les utilisateurs et utilisatrices ne peuvent pas se connecter à l’épreuve à moins qu’ils n’aient été ajoutés à l’épreuve.
• Les abonnements ne peuvent pas être activés.

Lorsque cette option est sélectionnée, les personnes qui n’ont pas été explicitement ajoutées à l’épreuve peuvent s’y abonner. La personne qui s’abonne à l’épreuve se voit attribuer le rôle et l’adresse e-mail que vous définissez dans les paramètres suivants :

• Rôle de personne abonnée : rôle par défaut pour l’épreuve affecté à toutes les personnes chargées de la révision qui s’abonnent à l’épreuve.
• Paramètres des alertes par e-mail pour les personnes abonnées : alerte e-mail par défaut qui est affectée à toutes les personnes chargées de la révision qui s’abonnent à l’épreuve.

• Un accès à l’épreuve via un lien e-mail requis pour :  Indiquez si la personne abonnée reçoit un e-mail avec un lien vers l’épreuve. Vous pouvez sélectionner Aucun e-mail (aucun lien d’e-mail n’est nécessaire pour accéder à l’épreuve), E-mail de notification de l’épreuve uniquement (la personne abonnée reçoit un lien vers l’épreuve par e-mail sans vérification), ou E-mails de validation et de notification de l’épreuve (la personne abonnée reçoit un lien vers l’épreuve par e-mail et doit cliquer sur le lien pour accéder à une épreuve ; l’objectif de cette option est de s’assurer que la personne a saisi une adresse e-mail correcte à laquelle elle a accès).

Note : si un workflow automatisé est joint aux épreuves, tous les abonnements génèrent des e-mails de confirmation pour les personnes propriétaires des épreuves, afin qu’elles puissent décider à quelle étape la personne doit être ajoutée.