Création et gestion de modèles de processus automatisés
En tant qu’administrateur Adobe Workfront, si le processus d’examen du contenu de votre entreprise est souvent répété ou si le contenu est souvent examiné par les mêmes personnes, vous pouvez créer des modèles de workflow automatisé qui contiennent les réviseurs avec les rôles de BAT et les paramètres de notification que vous spécifiez. Un modèle de workflow automatisé peut être simple avec un ou deux réviseurs ou complexe avec de nombreuses étapes et dépendances.
Les modèles de workflow automatisés facilitent la création d’un BAT avec un workflow automatisé. Lorsqu’un utilisateur crée un BAT, il choisit simplement le modèle dont il a besoin.
Vous pouvez facilement modifier n’importe quel modèle de workflow automatisé, ajouter ou supprimer des réviseurs et des étapes, à tout moment. Et les créateurs de BAT qui utilisent le modèle peuvent ajouter ou supprimer des réviseurs pour le BAT.
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez un modèle de workflow automatisé :
- Les paramètres d’un modèle de workflow automatisé déterminent ce que vous pouvez faire avec le workflow automatisé pour un BAT. Par exemple, si le bouton Ajouter une scène est désactivé dans le modèle, il n’est pas visible car vous travaillez avec les paramètres de workflow automatisé du BAT.
- Lorsqu’une personne est ajoutée à un niveau dans un modèle de workflow automatisé, mais également déjà présente en tant que validant sur le BAT, l’application du modèle supprime le validant de l’étape. Si vous n’ajoutez pas d’autre réviseur à l’étape, un message vous invite à en ajouter un.
- Votre capacité à modifier un modèle de workflow automatisé dépend des paramètres de modèle configurés par l’administrateur de Workfront, comme décrit dans la section . Si la possibilité de modifier le modèle est désactivée, seul le propriétaire du modèle peut le modifier.
Pour plus d’informations sur les processus automatisés, voir Présentation des processus automatisés.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Forfait Adobe Workfront |
Nouveau : Quelconque Actuel : Pro ou supérieur Hérité : Premium ou Sélectionner Pour plus d’informations sur la vérification de l’accès avec les différents plans, voir Accès aux fonctionnalités de vérification dans Workfront. |
| Licence Adobe Workfront |
Nouveau : Standard Actuel : travail ou plan Hérité : Toutes (la vérification doit être activée pour l’utilisateur) |
| Configurations du niveau d’accès | L’administrateur doit être sélectionné dans votre profil d’autorisation de BAT. |
Pour plus d’informations sur ce tableau, consultez Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Création d’un modèle de processus automatisé
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Dans Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur Workflows dans le panneau de gauche.
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Sur le Workflow , cliquez sur Nouveau > Nouveau modèle.
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Dans le Détails , renseignez les informations suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header Nom du modèle (Obligatoire) Saisissez le nom du modèle. Propriétaire du modèle Vous pouvez sélectionner l’administrateur Workfront ou l’administrateur Workfront Proof qui gérera le modèle. Groupe de modèles Si les processus automatisés de votre entreprise sont organisés en groupes, vous pouvez sélectionner le nom du groupe. Voir Création de groupes de modèles de processus automatisé plus loin dans cet article. Fuseau horaire du modèle Le fuseau horaire par défaut du modèle est celui dans lequel vous travaillez. Si le fuseau horaire des créateurs et réviseurs du BAT qui utiliseront le modèle est différent, vous pouvez le modifier ici afin de vous assurer que les échéances de l’évaluation sont définies aux bons moments pour ces utilisateurs. Autoriser Vous pouvez sélectionner les activités d’évaluation que vous souhaitez mettre à la disposition de la personne pour créer des BAT à l’aide du modèle.
Avertissement: si vous ne sélectionnez pas les options Ajouter une scène et Ajouter des personnes aux scènes, ni le propriétaire du modèle ni le propriétaire d'un BAT utilisant ce modèle ne pourront ajouter une scène ou partager le BAT.
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Dans le Phases , configurez chaque étape du modèle de workflow automatisé.
Vous pouvez ajouter plusieurs scènes et les créer entre elles.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 layout-auto html-authored no-header Nom Le nom de l’étape s’affiche dans le diagramme Processus automatisé au haut de la section Processus, sur la page Détails du bon à tirer et dans les notifications électroniques envoyées aux réviseurs. Activer l’étape Indiquez si l’étape est activée automatiquement ou manuellement. Pour la première étape, vous pouvez sélectionner Lors de la création du BAT, À une date et une heure spécifiques, ou Manuellement.
Les autres options deviennent disponibles lorsque vous ajoutez une seconde étape, car elles vous obligent à sélectionner une étape parent.
Date limite calculée à partir de Indiquez le mode de calcul du délai :
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Création de BAT: dans la liste déroulante sous Date limite (+ jours ouvrables), sélectionnez le nombre de jours ouvrables à ajouter à la date de création du BAT pour définir automatiquement une date limite sur le BAT.
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Lorsque l’étape démarre: dans la liste déroulante sous Date limite (+ jours ouvrables), sélectionnez le nombre de jours ouvrés à ajouter à la date d’activation de l’évaluation pour définir automatiquement une échéance sur le BAT.
Verrouiller l’étape Indiquez si vous souhaitez autoriser le verrouillage de l’étape pour les commentaires. Les options sont de verrouiller une étape manuellement ou automatiquement, au démarrage de l’étape suivante ou lorsque toutes les décisions sont prises sur l’étape parent. Décisionnaire principal Les décideurs disponibles s’affichent dans la liste uniquement après avoir ajouté les réviseurs à l’étape. Une seule décision requise Le processus d'examen de l'étape sera achevé dès que l'un des décideurs aura présenté sa décision. Pour plus d’informations, voir Configuration des paramètres de BAT dans Workfront Proof. Etape privée Masque les commentaires et les décisions de aux personnes qui ne sont pas ajoutées à l’étape ou qui ne sont pas administrateurs Workfront. Pour plus d’informations, voir Présentation des processus automatisés. Ne pas autoriser la suppression de cette étape Rend l’étape obligatoire. -
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Si les bons à tirer qui utiliseront ce modèle sont toujours envoyés à la même personne dans l’étape, ajoutez-les ici afin que les utilisateurs n’aient pas à les ajouter chaque fois qu’ils créent un bon à tirer.
Choisir le Rôle sur les BAT qui utiliseront ce modèle et le Alertes par email vous souhaitez que l’utilisateur reçoive lorsqu’il travaille sur des bons à tirer qui utilisent ce modèle.
Pour plus d’informations sur les rôles sur un BAT, voir Configuration des rôles de vérification par défaut. Pour plus d’informations sur les alertes par email de BAT, voir la section Configuration des paramètres par défaut d’un BAT pour un utilisateur dans l’article Configuration des paramètres de notification électronique dans Workfront Proof.
Chaque utilisateur ne peut être ajouté qu’à une seule étape. Vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez à une étape.
note tip TIP Vous pouvez faire glisser et déposer les noms des réviseurs entre les étapes du diagramme des étapes. Les étapes disponibles sont mises en surbrillance en bleu. -
Répétez les deux étapes précédentes pour toute autre étape que vous souhaitez ajouter au modèle.
En haut de la page Workflow , vous pouvez voir un diagramme du processus automatisé que vous configurez. Au fur et à mesure que vous continuez à ajouter des scènes, elles apparaissent sur le diagramme avec des lignes indiquant les dépendances entre elles. Vous pouvez cliquer sur une étape du diagramme pour afficher les paramètres de cette étape.
Si vous n’avez pas besoin de voir le diagramme, vous pouvez cliquer sur Masquer le diagramme.
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Dans le Partager le modèle avec , cliquez sur une option (si le modèle n’est pas déjà partagé avec l’ensemble de l’organisation) pour spécifier qui pourra l’utiliser.
Par défaut, les nouveaux modèles de workflow automatisé sont partagés avec tous les membres de votre entreprise.
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Cliquez sur Créer.
Modification d’un modèle de processus automatisé
En tant qu’administrateur Workfront Proof, vous pouvez modifier un modèle de workflow automatisé. Vos modifications sont enregistrées automatiquement au fur et à mesure que vous les apportez.
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Dans Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur Workflows dans le panneau de gauche.
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Dans le Modèles de workflow qui s’affiche, cliquez sur le modèle à modifier.
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Dans le Détails , renseignez les informations suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header Nom du modèle (Obligatoire) Saisissez le nom du modèle. Propriétaire du modèle Vous pouvez sélectionner l’administrateur Workfront ou l’administrateur Workfront Proof qui gérera le modèle. Groupe de modèles Si les processus automatisés de votre entreprise sont organisés en groupes, vous pouvez sélectionner le nom du groupe. Voir Création de groupes de modèles de processus automatisé plus loin dans cet article. Fuseau horaire du modèle Le fuseau horaire par défaut du modèle est celui dans lequel vous travaillez. Si le fuseau horaire des créateurs et réviseurs du BAT qui utiliseront le modèle est différent, vous pouvez le modifier ici afin de vous assurer que les échéances de l’évaluation sont définies aux bons moments pour ces utilisateurs. Autoriser Sélectionnez les activités d'évaluation que vous souhaitez mettre à la disposition de ceux qui créent des BAT à l'aide du modèle.
Avertissement: si vous ne sélectionnez pas les options Ajouter une scène et Ajouter des personnes aux scènes, ni le propriétaire du modèle ni le propriétaire d'un BAT utilisant ce modèle ne pourront ajouter une scène ou partager le BAT.
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Dans le Workflow , modifiez le nom d’une étape et développez ses paramètres.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Date limite calculée à partir de Indiquez le mode de calcul du délai :
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Date limite calculée à partir de la création du BAT: dans la variable Définition de la date limite d’évaluation dans la liste déroulante, sélectionnez le nombre de jours ouvrés à ajouter à la date de création du BAT pour définir automatiquement une date limite sur le BAT.
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Date limite calculée à partir de l’activation de l’étape: dans la variable Définition de la date limite d’évaluation dans la liste déroulante, sélectionnez le nombre de jours ouvrés à ajouter à la date d’activation de l’évaluation afin de définir automatiquement une échéance sur le BAT.
Activer l’étape Indiquez si l’étape est activée automatiquement ou manuellement. Pour la première étape, vous pouvez sélectionner Lors de la création du BAT, À une date et une heure spécifiques, ou Manuellement.
Les autres options deviennent disponibles lorsque vous ajoutez une seconde étape, car elles vous obligent à sélectionner une étape parent.
Verrouiller l’étape Indiquez si vous souhaitez autoriser le verrouillage de l’étape pour les commentaires. Les options sont de verrouiller une étape manuellement ou automatiquement, au démarrage de l’étape suivante ou lorsque toutes les décisions sont prises sur l’étape parent. Décision Termine l’étape la première fois qu’un des décideurs envoie sa décision. Pour plus d’informations, voir Configuration des paramètres de BAT dans Workfront Proof. Privacy Masque dans le compte les commentaires et les décisions de pour les personnes qui ne sont pas ajoutées à l’étape ou qui ne sont pas des superviseurs et au-dessus. Pour plus d’informations, voir Présentation des processus automatisés. Suppression d’étapes Rend l’étape obligatoire. Plus 
Ajoutez des réviseurs à l’étape ou supprimez l’étape.
Si chacun de vos bons à tirer est envoyé à la même personne au cours d’une étape spécifique, vous pouvez spécifier son nom ici afin de ne pas avoir à les ajouter chaque fois que vous créez un bon à tirer. Saisissez et sélectionnez le nom d’un utilisateur que vous souhaitez ajouter à l’étape, puis ajoutez-lui la valeur Rôle sur le BAT et Alertes par email paramètres que vous souhaitez pour l’utilisateur. Pour plus d’informations sur la vérification des rôles, voir Configuration des rôles de vérification par défaut. Pour plus d’informations sur les alertes par email de BAT, voir la section Configuration des paramètres par défaut d’un BAT pour un utilisateur dans l’article Configuration des paramètres de notification électronique dans Workfront Proof.
Vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez à une étape.
Conseil : Vous pouvez faire glisser et déposer les noms des réviseurs entre les étapes du diagramme des étapes. Les étapes disponibles sont mises en surbrillance en bleu.
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Répétez l’étape pour toutes les autres étapes à ajouter au modèle.
En haut de la page Workflow , vous pouvez voir un diagramme du processus automatisé que vous configurez. Au fur et à mesure que vous continuez à ajouter des scènes, elles apparaissent sur le diagramme avec des lignes indiquant les dépendances entre elles. Vous pouvez cliquer sur une étape du diagramme pour afficher les paramètres de cette étape.
Si vous n’avez pas besoin de voir le diagramme, vous pouvez cliquer sur Masquer le diagramme.
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Dans le Partagé avec si vous souhaitez supprimer un utilisateur, cliquez sur Plus
Création de groupes de modèles de processus automatisé create-automated-workflow-template-groups
En tant qu’administrateur Workfront, vous pouvez afficher et gérer tous les modèles de processus automatisés dans le compte de votre entreprise. Il peut s’avérer utile d’organiser les modèles en groupes.
Pour créer un groupe de modèles de processus automatisé :
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Dans Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur Workflows dans le panneau de gauche.
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Sur le Workflow , cliquez sur Nouveau > Nouveau groupe de modèles.
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Saisissez un nom explicite pour le nouveau groupe de modèles, puis appuyez sur Entrée.
Vous pouvez déplacer les modèles entre les groupes en les faisant glisser et en les déposant.
Gestion des modèles de workflow automatisés
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Dans Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
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Dans le panneau de gauche de Workfront Proof, cliquez sur Workflows.
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Sur le Workflows qui s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Ajouter un nouveau modèle
- Ajouter un nouveau groupe de modèles
- Supprimer un ou plusieurs groupes de modèles
- Accès aux détails d’un modèle
- Faire glisser un modèle vers un autre groupe de modèles