Créer et gérer des modèles de workflows automatisés
En tant qu’administrateur ou administratrice Adobe Workfront, si le processus de révision du contenu de votre entreprise est souvent effectué ou si le contenu est souvent révisé par les mêmes personnes, vous pouvez créer des modèles de workflow automatisé qui contiennent lesdites personnes réviseuses avec les rôles d’approbation et les paramètres de notification que vous spécifiez. Un modèle de workflow automatisé peut être simple avec une ou deux personnes réviseuses, ou bien complexe avec de nombreuses étapes et dépendances.
Les modèles de workflow automatisé facilitent la création d’une épreuve avec un workflow automatisé. Lorsqu’une personne crée une épreuve, elle choisit simplement le modèle dont elle a besoin.
Il est possible de facilement modifier n’importe quel modèle de workflow automatisé, d’ajouter ou de supprimer à tout moment des personnes réviseuses et des étapes. De même, les créateurs et créatrices d’épreuves qui utilisent le modèle peuvent ajouter des personnes réviseuses à l’épreuve ou en supprimer.
Tenez compte des points suivants lorsque vous utilisez un modèle de workflow automatisé :
- Les paramètres d’un modèle de workflow automatisé déterminent ce que vous pouvez faire avec le workflow automatisé pour une épreuve. Par exemple, si le bouton Ajouter une étape est désactivé dans le modèle, il n’est pas visible lorsque vous travaillez avec les paramètres de workflow automatisé de l’épreuve.
- Lorsqu’une personne est ajoutée à une étape dans un modèle de workflow automatisé, mais également déjà présente en tant que validant sur le BAT, l’application du modèle supprime le validant de l’étape. Si vous n’ajoutez pas d’autre réviseur ou réviseuse à l’étape, un message vous invite à le faire.
- Votre capacité à modifier un modèle de workflow automatisé dépend des paramètres de modèle configurés par l’équipe d’administration Workfront, comme décrit dans . Si la possibilité de modifier le modèle est désactivée, seule la personne propriétaire du modèle peut le modifier.
Pour plus d’informations sur les workflows automatisés, consultez la section Vue d’ensemble des workflows automatisés.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes décrites dans cet article :
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Formule Adobe Workfront |
Nouveau : Tous Actuel : Pro ou supérieur Héritée : Premium ou Select Pour plus d’informations sur l’accès à la relecture avec les différentes formules, consultez la section Accéder aux fonctionnalités de relecture dans Workfront. |
| Licence Adobe Workfront |
Nouveau : Standard Actuelle : Travail ou Plan Héritée : toutes (la relecture doit être activée pour l’utilisateur ou l’utilisatrice) |
| Configurations des niveaux d’accès | L’option d’administration doit être sélectionnée dans votre profil d’autorisation d’épreuve. |
Pour plus de détails sur les informations contenues dans ce tableau, consultez Conditions d’accès préalables dans la documentation Workfront.
Créer un modèle de workflow automatisé
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Depuis Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur Workflows dans le panneau de gauche.
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Dans l’onglet Workflow, cliquez sur Nouveau > Nouveau modèle.
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Dans la section Détails, saisissez les informations suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header Nom du modèle (Obligatoire) Saisissez le nom du modèle. Propriétaire du modèle Vous pouvez sélectionner l’administrateur ou l’administratrice Workfront ou Workfront Proof qui gérera le modèle. Groupe de modèles Si les workflows automatisés de votre entreprise sont organisés en groupes, vous pouvez sélectionner le nom du groupe. Pour plus d’informations, consultez la section Créer des groupes de modèles de workflows automatisés plus loin dans cet article. Fuseau horaire du modèle Le fuseau horaire par défaut du modèle est celui dans lequel vous travaillez. Si le fuseau horaire des personnes chargées de la création et de la révision des épreuves est différent, vous pouvez le modifier ici afin de vous assurer que les échéances des étapes sont correctement définies pour ces utilisateurs et ces utilisatrices. Autoriser Vous pouvez sélectionner les activités d’étapes que vous souhaitez mettre à la disposition de la personne pour créer des épreuves à l’aide du modèle.
AVERTISSEMENT : si vous ne sélectionnez pas les options Ajouter une étape et Ajouter des personnes aux étapes, ni la personne propriétaire du modèle ni la personne propriétaire d’une épreuve utilisant ce modèle ne pourront ajouter une étape ou partager l’épreuve.
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Dans la section Étapes, configurez chaque étape du modèle de workflow automatisé.
Vous pouvez ajouter plusieurs étapes et créer entre elles.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 layout-auto html-authored no-header Nom Le nom de l’étape s’affiche dans le diagramme Workflow automatisé au haut de la section Workflow, sur la page Détails de l’épreuve et dans les notifications envoyées par e-mail aux réviseurs et réviseuses. Activer l’étape Indiquez si l’étape est activée automatiquement ou manuellement. Pour la première étape, vous pouvez sélectionner Lors de la création de l’épreuve, À une date et une heure spécifiques ou Manuellement.
Les autres options deviennent disponibles lorsque vous ajoutez une seconde étape, car elles vous obligent à sélectionner une étape parent.
Date d’échéance calculée à partir de Indiquez le mode de calcul de la date d’échéance :
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Création de l’épreuve : dans la liste déroulante sous Date d’échéance (+ jours ouvrables), sélectionnez le nombre de jours ouvrables à ajouter à la date de création de l’épreuve pour définir automatiquement une date d’échéance sur l’épreuve.
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Lorsque l’étape démarre : dans la liste déroulante sous Date d’échéance (+ jours ouvrables), sélectionnez le nombre de jours ouvrables à ajouter à la date d’activation de l’étape pour définir automatiquement une date d’échéance sur l’épreuve.
Verrouiller l’étape Indiquez si vous souhaitez autoriser le verrouillage de l’étape pour les commentaires. Les options sont de verrouiller une étape manuellement ou automatiquement, au démarrage de l’étape suivante ou lorsque toutes les décisions sont prises sur l’étape parent. Décisionnaire principal Les personnes responsables de la prise de décision disponibles s’affichent dans la liste uniquement après avoir ajouté les réviseurs et réviseuses à l’étape. Une seule décision requise Le processus de révision de l’étape sera achevé dès que l’une des personnes responsables de la prise de décision aura présenté sa décision. Pour plus d’informations, voir Configurer des paramètres d’épreuve dans Workfront Proof. Étape privée Masque les commentaires et les décisions aux personnes qui ne sont pas ajoutées à l’étape ou qui ne sont pas administrateurs ou administratrices Workfront. Pour plus d’informations, voirVue d’ensemble du workflow automatisé. Ne pas autoriser la suppression de cette étape Rend l’étape obligatoire. -
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Si les épreuves qui utiliseront ce modèle sont toujours envoyées aux mêmes personnes dans l’étape, ajoutez-les ici afin que les personnes n’aient pas à les ajouter chaque fois qu’elles créent une épreuve.
Choisissez le Rôle de chaque personne sur les épreuves qui utiliseront ce modèle et les Alertes par e-mail que vous souhaitez que la personne reçoive lorsqu’elle travaille sur des épreuves qui utilisent ce modèle.
Pour plus d’informations sur les rôles sur une épreuve, voir Configurer des rôles de relecture par défaut. Pour plus d’informations sur les alertes d’épreuve par e-mail, voir la section Configurer les paramètres par défaut d’une épreuve pour une personne dans l’article Configurer les paramètres de notification par e-mail dans Workfront Proof.
Chaque personne ne peut être ajoutée qu’à une seule étape. Vous pouvez ajouter autant de personnes que vous le souhaitez à une étape.
note tip TIP Vous pouvez faire glisser et déposer les noms des réviseurs et réviseuses entre les étapes sur le diagramme des étapes. Les étapes disponibles sont mises en surbrillance en bleu. -
Répétez les deux étapes précédentes pour toute autre étape que vous souhaitez ajouter au modèle.
En haut de la section Workflow, vous pouvez voir un diagramme du workflow automatisé que vous configurez. Au fur et à mesure que vous continuez à ajouter des étapes, elles apparaissent sur le diagramme avec des lignes indiquant les dépendances entre elles. Vous pouvez cliquer sur une étape du diagramme pour afficher les paramètres de cette étape.
Si vous n’avez pas besoin de voir le diagramme, vous pouvez cliquer sur Masquer le diagramme.
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Dans la section Partager le modèle avec, cliquez sur une option (si le modèle n’est pas déjà partagé avec l’ensemble de l’organisation) pour spécifier qui pourra l’utiliser.
Par défaut, les nouveaux modèles de workflow automatisé sont partagés avec toutes les personnes de votre entreprise.
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Cliquez sur Créer.
Modifier un modèle de workflow automatisé
En tant qu’administrateur ou administratrice Workfront proof, vous pouvez modifier un modèle de workflow automatisé. Vos modifications sont enregistrées automatiquement au fur et à mesure que vous les apportez.
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Depuis Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur Workflows dans le panneau de gauche.
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Dans la liste Modèles de workflow qui s’affiche, cliquez sur le modèle à modifier.
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Dans la section Détails, renseignez les informations suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header Nom du modèle (Obligatoire) Saisissez le nom du modèle. Propriétaire du modèle Vous pouvez sélectionner l’administrateur ou l’administratrice Workfront ou Workfront Proof qui gérera le modèle. Groupe de modèles Si les workflows automatisés de votre entreprise sont organisés en groupes, vous pouvez sélectionner le nom du groupe. Pour plus d’informations, consultez la section Créer des groupes de modèles de workflows automatisés plus loin dans cet article. Fuseau horaire du modèle Le fuseau horaire par défaut du modèle est celui dans lequel vous travaillez. Si le fuseau horaire des personnes chargées de la création et de la révision des épreuves est différent, vous pouvez le modifier ici afin de vous assurer que les échéances des étapes sont correctement définies pour ces utilisateurs et ces utilisatrices. Autoriser Sélectionnez les activités d’étape que vous souhaitez rendre accessibles aux personnes qui créent des épreuves à l’aide du modèle.
AVERTISSEMENT : si vous ne sélectionnez pas les options « Ajouter une étape » et « Ajouter des personnes aux étapes », aucune étape ne pourra être ajoutée par la personne propriétaire du modèle ou d’une épreuve utilisant ce modèle, et l’épreuve ne pourra pas être partagée.
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Dans la section Workflow, modifiez le nom d’une étape et développez ses paramètres
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Date d’échéance calculée à partir de Indiquez le mode de calcul de la date d’échéance :
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Date d’échéance calculée à partir de la création de l’épreuve : dans la liste déroulante Définir une date d’échéance d’étape, sélectionnez le nombre de jours ouvrables à ajouter à la date de création de l’épreuve pour définir automatiquement une date d’échéance pour l’épreuve.
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Date d’échéance calculée à partir de l’activation de l’épreuve : dans la liste déroulante Définir une date d’échéance d’étape, sélectionnez le nombre de jours ouvrables à ajouter à la date d’activation de l’épreuve pour définir automatiquement une date d’échéance pour l’épreuve.
Activer l’étape Indiquez si l’étape est activée automatiquement ou manuellement. Pour la première étape, vous pouvez sélectionner Lors de la création de l’épreuve, À une date et une heure spécifiques ou Manuellement.
Les autres options deviennent disponibles lorsque vous ajoutez une seconde étape, car elles vous obligent à sélectionner une étape parent.
Verrouiller l’étape Indiquez si vous souhaitez autoriser le verrouillage de l’étape pour les commentaires. Les options sont de verrouiller une étape manuellement ou automatiquement, au démarrage de l’étape suivante ou lorsque toutes les décisions sont prises sur l’étape parent. Décision L’étape se termine dès que l’une des personnes décisionnaires soumet sa décision. Pour plus d’informations, consultez la section Configurer des paramètres d’épreuve dans Workfront Proof. Confidentialité Masque les commentaires et les décisions des personnes qui n’ont pas été ajoutées à l’étape ou qui ne sont pas des personnes ayant un niveau de supervision ou supérieur dans le compte. Pour plus d’informations, consultez la section Vue d’ensemble du workflow automatisé. Supprimer une étape Rend l’étape obligatoire. Plus 
Ajoutez des personnées chargées de la révision à l’étape ou supprimez l’étape.
Si chacune de vos épreuves est envoyée aux mêmes personnes à une étape donnée, vous pouvez spécifier leurs noms ici afin de ne pas avoir à les ajouter à chaque fois que vous créez une épreuve. Saisissez et sélectionnez le nom d’un utilisateur ou d’une utilisatrice que vous souhaitez ajouter à l’étape, puis définissez son Rôle sur l’épreuve ainsi que ses paramètres d’Alertes par e-mail. Pour plus d’informations sur les rôles de relecture, consultez la section Configurer des rôles de relecture par défaut. Pour plus d’informations sur les alertes d’épreuve par e-mail, consultez la section Configurer les paramètres par défaut d’une épreuve pour un utilisateur ou une utilisatrice dans l’article Configurer les paramètres des notifications par e-mail des épreuves Workfront.
Vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs et d’utilisatrices que vous le souhaitez à une étape.
Conseil : vous pouvez faire glisser et déposer les noms des personnes chargées de la révision entre les étapes sur le diagramme des étapes. Les étapes disponibles sont mises en surbrillance en bleu.
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Répétez l’étape pour toutes les autres étapes à ajouter au modèle.
En haut de la section Workflow, vous pouvez voir un diagramme du workflow automatisé que vous configurez. Au fur et à mesure que vous continuez à ajouter des étapes, elles apparaissent sur le diagramme avec des lignes indiquant les dépendances entre elles. Vous pouvez cliquer sur une étape du diagramme pour afficher les paramètres de cette étape.
Si vous n’avez pas besoin de voir le diagramme, vous pouvez cliquer sur Masquer le diagramme.
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Si vous souhaitez supprimer un utilisateur ou une utilisatrice, cliquez sur le bouton Plus
Créer des groupes de modèles de workflow automatisé create-automated-workflow-template-groups
En tant qu’administrateur ou administratrice Workfront, vous pouvez afficher et gérer tous les modèles de workflow automatisés dans le compte de votre entreprise. Organiser les modèles en groupes peut s’avérer utile.
Pour créer un groupe de modèles de workflow automatisé, procédez comme suit :
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Depuis Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur Workflows dans le panneau de gauche.
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Sur l’onglet Workflow, cliquez sur Nouveau > Nouveau groupe de modèles.
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Saisissez un nom explicite pour le nouveau groupe de modèles, puis appuyez sur Entrée.
Vous pouvez déplacer les modèles entre les groupes en les faisant glisser et en les déposant.
Gérer des modèles de workflow automatisés
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Depuis Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
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Dans le panneau de gauche de Workfront Proof, cliquez sur Workflows.
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Sur la page Workflows qui s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Ajouter un nouveau modèle
- Ajouter un nouveau groupe de modèles
- Supprimer un ou plusieurs groupes de modèles
- Accèder aux détails d’un modèle
- Faire glisser un modèle vers un autre groupe de modèles