Partager les champs de planification Workfront
Les informations de cette page font référence à des fonctionnalités qui ne sont pas encore disponibles de façon générale. Elle est disponible uniquement dans l’environnement de Prévisualisation pour tous les clients. Une fois la version à prévisualiser, les mêmes fonctionnalités sont également disponibles tous les mois dans l’environnement de production pour les clients qui ont activé les versions rapides.
Pour plus d’informations sur les versions rapides, voir Activation ou désactivation des versions rapides pour votre organisation.
Vous pouvez partager le champ d’un enregistrement Workfront Planning avec d’autres utilisateurs afin d’assurer la collaboration lors de l’utilisation d’Adobe Workfront Planning.
Le partage de champ permet aux administrateurs de Workspace de contrôler l’accès à un champ individuel. Chaque champ d’un type d’enregistrement possède sa propre boîte de dialogue de partage dans laquelle l’accès peut être défini sur Aucun accès, Afficher les valeurs de champ ou Gérer les valeurs de champ.
Conditions d’accès
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|---|---|
| Package Adobe Workfront |
Tout Workfront ou workflow avec un package Planning Ou Tout package de produit autonome Workfront Planning |
| Licence Adobe Workfront | Tous |
| Licence Adobe Planning | Tous |
| Configuration du niveau d’accès | Vous devez ajouter un workflow et un type de licence Planning au niveau d'accès lorsque vous disposez à la fois d'un workflow et d'un package Planning |
| Autorisations d’objet |
Gérer les autorisations sur un champ pour modifier les valeurs du champ Autorisations de niveau Contribution ou supérieur à un type d’enregistrement pour hériter des autorisations de niveau Gérer pour le champ |
Pour plus d’informations sur les exigences d’accès à Workfront, voir Exigences d’accès dans la documentation de Workfront.
Considérations relatives au partage de champs
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Vous pouvez partager des champs avec des utilisateurs, des fonctions, des groupes, des équipes ou des sociétés.
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Le partage de champ contrôle l’accès aux valeurs, et non les paramètres de champ. Seuls les gestionnaires d’espace de travail peuvent modifier la configuration d’un champ.
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Vous ne pouvez pas supprimer l’accès à un champ d’une personne ayant accès au type d’enregistrement.
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Vous ne pouvez partager des champs qu’à partir de la vue Tableau d’un type d’enregistrement.
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Les types de champs suivants ne peuvent pas être partagés :
- Champs système (par exemple, Créé par, ID d’enregistrement)
- Champs principaux
- Champs de recherche. Ils héritent toujours des autorisations de leurs champs d’objet source.
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Les champs de formule affichent toujours la valeur correctement calculée, quel que soit l’accès de la visionneuse aux champs référencés. Vous devez partager le champ de formule séparément pour restreindre sa sortie.
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L’accès à un champ est obtenu en combinant les paramètres suivants :
- Autorisations héritées : par défaut, un champ hérite du même accès qu’une personne dispose au type d’enregistrement. Vous pouvez désactiver les autorisations héritées et donner aux utilisateurs un accès au champ inférieur à celui dont ils disposent pour le type d’enregistrement.
- La sélection Toute personne ayant accès au type d’enregistrement peut afficher ou Seules les personnes invitées peuvent accéder. Vous pouvez autoriser toutes les personnes disposant d’autorisations sur l’espace de travail à afficher le champ ou n’accorder des autorisations qu’à des entités individuelles.
Si plusieurs règles s’appliquent à la même personne, elles reçoivent l’autorisation la plus élevée disponible de la part de l’une des règles.
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Vous devez disposer des autorisations d’enregistrement et de champ pour afficher les valeurs d’un champ pour un enregistrement.
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Pour rendre un champ en lecture seule accessible à tous dans un espace de travail, vérifiez que la configuration suivante existe :
- Désactiver les autorisations héritées
- Conservez le paramètre Toute personne ayant accès au type d’enregistrement peut afficher
- N’ajoutez aucune entité individuelle.
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Selon les autorisations de type d’enregistrement, les utilisateurs peuvent recevoir les autorisations de champ suivantes :
- Les autorisations de type d’enregistrement d’affichage permettent à un utilisateur d’afficher les valeurs de champ
- Les autorisations de type Contribuer ou Gérer des enregistrements donnent à un utilisateur les autorisations de gérer les valeurs de champ
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Seuls les propriétaires et les responsables d’espace de travail peuvent ajuster les autorisations de champ. Les responsables Workspace conservent toujours un accès de niveau Gérer à tous les champs, une fonction qui ne peut pas être réduite.
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L’ajout d’une personne à la liste de partage d’un champ ne lui accorde pas d’accès à l’espace de travail ou de type enregistrement. S’il ne dispose pas de cet accès, une icône d’avertissement indique que l’autorisation ne prendra effet qu’une fois qu’il aura été ajouté au type d’enregistrement.
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Les champs avec des autorisations restreintes sont appliqués partout où le champ s’affiche. Cela inclut tous les affichages, les pages de détails d’enregistrement, les champs de connexion et de recherche, les tableaux de bord de la zone de travail, l’API et les outils MCP.
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Les champs des formulaires de demande sont ouverts à toute personne soumettant le formulaire, quel que soit le partage des champs.
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Les champs restreints ne sont pas visibles non plus dans les fichiers exportés et dans les fichiers importés.
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Les vues publiques restent entièrement visibles et en lecture seule pour toute personne qui peut y accéder.
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Les modifications de valeurs de champ restreintes ne sont pas enregistrées dans l’Historique d’un enregistrement.
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Les modifications des autorisations pour les champs ne déclenchent pas de notifications.
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Pour les types d’enregistrements globaux, les autorisations de champ s’appliquent à tous les espaces de travail secondaires et ne peuvent pas être ajustées localement.
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Lorsqu’une personne ajoute un champ à un type d’enregistrement global dans l’espace de travail principal, cela crée une vue privée. Cette vue n’est pas accessible à partir de l’espace de travail d’enregistrement global secondaire. Vous devez ouvrir l’enregistrement global dans l’espace de travail secondaire avec une nouvelle vue où le champ ajouté, si les autorisations ne sont pas restreintes, s’affiche sous la forme d’un champ masqué.
Champs de partage
En tant que responsable d’espace de travail, vous pouvez ajuster les autorisations sur des champs individuels.
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Cliquez sur l’icône Menu principal
La page de destination de la planification Workfront s’ouvre.
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Ouvrez l’espace de travail, puis le type d’enregistrement dont vous souhaitez partager les champs.
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Dans la vue Tableau, passez la souris sur le nom de l’en-tête de colonne d’un champ, cliquez sur le menu Plus
La boîte Partager s’ouvre.
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(Facultatif) Dans la zone Accorder l’accès, l’option Toute personne ayant accès au type d’enregistrement peut consulter est sélectionnée par défaut. Tous les utilisateurs disposant d’autorisations d’Affichage ou supérieures pour l’espace de travail et le type d’enregistrement disposent des mêmes autorisations pour le champ .
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(Facultatif) Cliquez sur les avatars d’utilisateurs sous l’option Autorisations héritées de pour afficher les utilisateurs, les équipes, les groupes, les sociétés ou les fonctions qui héritent des autorisations de l’espace de travail.
Les autorisations de l’utilisateur sur le type d’enregistrement s’affichent lorsque vous développez les autorisations héritées.
note tip TIP Vous ne pouvez pas supprimer des entités individuelles de la liste des autorisations héritées. Les utilisateurs des équipes, des groupes, des sociétés ou des fonctions sont répertoriés au lieu des entités auxquelles ils étaient associés lorsque l’espace de travail et le type d’enregistrement ont été partagés avec eux. -
(Facultatif et conditionnel) Si vous souhaitez partager le champ avec des entités spécifiques et leur donner un accès au champ différent de celui qu’elles ont déjà pour le type d’enregistrement, procédez comme suit :
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Désélectionnez l’option Activé dans Autorisations héritées. Elle est sélectionnée par défaut.
L’option devient Désactivé.
note tip TIP Les responsables Workspace conservent les autorisations de niveau Gérer pour le type d’enregistrement et le champ. -
(Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant Toute personne ayant accès au type d’enregistrement peut afficher et sélectionnez Seules les personnes invitées peuvent accéder. L’option Seuls les invités peuvent accéder n’est pas disponible pour les champs principaux.
note important IMPORTANT Cette modification, ainsi que la désactivation des autorisations héritées suppriment l’accès pour toutes les personnes qui peuvent afficher le type d’enregistrement et ne donnent accès qu’aux personnes désignées. Les responsables et les administrateurs de Workspace auront toujours accès à tous les champs. -
Dans la zone Accorder l’accès, ajoutez les utilisateurs, équipes, groupes, sociétés ou fonctions auxquels vous souhaitez accorder un niveau d’autorisation différent de celui dont ils disposent pour l’espace de travail ou le type d’enregistrement.
Lorsque vous partagez un champ avec un utilisateur, sa fonction principale et son adresse e-mail s’affichent également dans le champ. Le paramètre Afficher les informations de contact doit être activé pour que l’objet Utilisateurs de votre niveau d’accès puisse afficher l’e-mail de l’utilisateur.
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Sélectionnez l’un des niveaux d’autorisation suivants :
- Afficher les valeurs des champs
- Gérer les valeurs des champs
note important IMPORTANT -
Vous ne pouvez pas accorder aux utilisateurs une autorisation moindre sur le champ s'ils disposent d'une autorisation Contribute ou supérieure au type d'enregistrement.
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Vous ne pouvez pas accorder d’autorisations aux utilisateurs qui ne se trouvent pas dans l’espace de travail. Les utilisateurs qui ne disposent pas d’autorisations sur l’espace de travail et le type d’enregistrement ne peuvent accéder à aucun des champs. Ils pourront accéder aux champs lorsqu'ils obtiendront des autorisations sur l'espace de travail et les types d'enregistrements.
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Cliquer sur Enregistrer.
Le champ est maintenant partagé avec d’autres utilisateurs.
Supprimer les autorisations d’un champ
Vous pouvez supprimer les autorisations des utilisateurs d’un champ. Cependant, ils conserveront au moins les autorisations d’affichage pour l’espace de travail et le type d’enregistrement, ce qui leur donnera au moins les autorisations d’affichage pour le champ.
Vous devez supprimer leur accès de l’espace de travail si vous souhaitez qu’ils ne disposent d’aucune autorisation sur les types d’enregistrements ou les champs de l’espace de travail.
Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur des autorisations héritées.
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Cliquez sur l’icône Menu principal
La page de destination de la planification Workfront s’ouvre.
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Ouvrez l’espace de travail dont vous souhaitez arrêter le partage des champs, puis cliquez sur une carte de type enregistrement. La page du type d’enregistrement s’affiche.
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Dans la vue Tableau, passez la souris sur le nom de l’en-tête de colonne d’un champ, cliquez sur le menu Plus
La boîte Partager s’ouvre.
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Recherchez l’utilisateur, le groupe, l’équipe, la société ou la fonction dont vous souhaitez supprimer les autorisations, développez le menu déroulant des autorisations à droite de leur nom, puis cliquez sur Supprimer.
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Cliquer sur Enregistrer.
Les personnes ne disposent plus des autorisations indiquées pour le champ . Cependant, ils disposent toujours des autorisations sur le type d’enregistrement et l’espace de travail, sauf si vous les supprimez également de ces autorisations.
Les utilisateurs qui ont été supprimés de l’accès au champ ne reçoivent aucune notification indiquant qu’ils ne disposent plus de ces autorisations.