Ajouter une approbation à un formulaire de demande dans Adobe Workfront Planning
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Pour plus d’informations sur les versions rapides, voir Activation ou désactivation des versions rapides pour votre organisation.
Vous pouvez ajouter un processus d’approbation à un formulaire de demande Adobe Workfront Planning, afin de lancer une approbation pour chaque demande soumise, avant la création d’un enregistrement.
Cet article décrit comment un responsable d’espace de travail peut ajouter une approbation à un formulaire de demande associé à un type d’enregistrement.
Pour plus d’informations sur la création d’un formulaire de demande dans Workfront Planning, voir Création et gestion d’un formulaire de demande dans Adobe Workfront Planning.
Pour plus d’informations sur la soumission d’une demande à un type d’enregistrement pour créer un enregistrement, voir Soumettre des demandes Adobe Workfront Planning pour créer des enregistrements.
Conditions d’accès
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|---|---|
| Package Adobe Workfront |
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| Licence Adobe Workfront | Norme de workflow |
| Licence Adobe Planning | Norme de planification |
| Configuration du niveau d’accès | Vous devez ajouter un workflow et un type de licence Planning au niveau d'accès lorsque vous disposez à la fois d'un workflow et d'un package Planning |
| Autorisations d’objet |
Gérez les autorisations d’un espace de travail et d’un type d’enregistrement L’administration système a accès à tous les espaces de travail, y compris ceux qu’elle n’a pas créés. |
Pour plus d’informations sur les exigences d’accès à Workfront, voir Exigences d’accès dans la documentation de Workfront.
Considérations relatives à l’ajout d’approbations à un formulaire de demande
- Vous pouvez ajouter un ou plusieurs approbateurs (utilisateurs ou équipes) à un formulaire de demande ou à une règle d’approbation.
- Les règles d’approbation acheminent les demandes en fonction des valeurs de champ de la demande soumise (par exemple, différents approbateurs pour différentes valeurs d’un champ « Type de campagne »).
- Vous pouvez afficher les informations d’approbation sur l’enregistrement créé à partir des champs Date d’approbation par et Date d’approbation . Voir Création de champs.
- Si tous les approbateurs approuvent, un enregistrement est créé pour le type d’enregistrement associé au formulaire de demande.
- Si au moins un approbateur rejette la demande, aucun enregistrement n’est créé pour le type d’enregistrement ; la demande reste/se trouve à la place dans la zone des Demandes de Workfront. (Ce point est apparu dans les deux sections avec un libellé légèrement différent — fusionné ici en une seule déclaration.)
- Lorsque plusieurs approbateurs sont requis, ils doivent tous prendre une décision avant que la demande ne soit approuvée ou rejetée, sauf si l’option Une seule décision est requise est activée.
- Si une équipe est définie comme approbateur, une seule décision est nécessaire de la part d’un membre de cette équipe.
- Les approbations sont facultatives : si aucune approbation n’est jointe à un formulaire de demande, Workfront Planning crée l’enregistrement immédiatement après l’envoi.
- Vous pouvez ajouter une ou plusieurs étapes aux approbations.
Ajouter des règles d’approbation à un formulaire de demande
Les règles d’approbation définissent le processus d’approbation en fonction des valeurs de champ dans les demandes envoyées.
Par exemple, si un formulaire de demande comporte le champ « Type de campagne », il est possible de créer une règle qui envoie la demande à une personne lorsque le champ comporte la valeur « Numérique » et à une autre personne lorsqu’il comporte la valeur « Imprimer ».
Pour définir des règles d’approbation pour un formulaire de demande :
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Commencez à créer un formulaire de demande pour un type d’enregistrement, comme décrit dans l’article Créer et gérer un formulaire de demande dans Adobe Workfront Planning.
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Lorsque le formulaire s’ouvre, cliquez sur Paramètres.
L’onglet Paramètres s’ouvre.
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Pour commencer à configurer les règles d’approbation, cliquez sur Approbations
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(Facultatif) Si vous souhaitez définir un processus d’approbation par défaut, ajoutez au moins un utilisateur ou une équipe au champ Approbateurs de la zone Règle d’approbation par défaut, puis cochez la case Une seule décision est requise si vous souhaitez que l’enregistrement soit créé après son approbation par l’un des approbateurs par défaut.
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(Facultatif) Commencez à ajouter des règles d’approbation. Pour chaque règle d’approbation personnalisée, procédez comme suit :
- Cliquez sur Ajouter une règle d’approbation.
- Cliquez sur le titre de l’espace réservé Règle d’approbation sans titre et saisissez un nom pour la règle d’approbation.
- Cliquez sur Sélectionner un champ et sélectionnez le champ qui active la règle.
- Sélectionnez l’opérateur de la règle. Les opérateurs varient en fonction du type de champ.
- Si l’opérateur sélectionné requiert une valeur, cliquez sur l’icône plus et ajoutez une ou plusieurs valeurs.
- (Facultatif) Cliquez sur Ajouter une condition pour ajouter d’autres conditions et les connecter par des instructions Et ou Ou en configurant les conditions supplémentaires comme indiqué dans les étapes C-E.
- Dans la zone Actions de la règle d’approbation, dans le champ Approbateurs, ajoutez au moins un utilisateur ou une équipe à définir comme approbateur lorsque la condition est remplie.
- (Conditionnel et facultatif) Si vous souhaitez que l’enregistrement soit créé après son approbation par l’un des approbateurs, cochez la case Une seule décision est requise. Dans le cas contraire, tous les approbateurs doivent décider de l’approbation avant que la demande ne soit acceptée ou rejetée.
note NOTE Tenez compte des points suivants lors de l’ajout de règles d’approbation : - Si seule une règle par défaut est configurée, elle s’applique à chaque demande soumise.
- Si une règle personnalisée est respectée, la valeur par défaut n’est pas appliquée au workflow d’approbation de la demande. Seules les règles personnalisées correspondantes s’appliquent pour les approbations et la règle par défaut est ignorée.
- Si plusieurs règles personnalisées sont respectées, la première de l’ordre s’applique. Dans ce cas, l’approbation par défaut ne s’applique pas, le cas échéant.
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(Facultatif) Cliquez sur Ajouter une étape pour ajouter une autre étape à l’approbation.
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Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les règles d’approbation.
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(Facultatif) Pour ajouter d’autres étapes à l’approbation, procédez comme suit :
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Cliquez sur Ajouter une étape.
La zone Validation en plusieurs étapes s’affiche. Si vous avez déjà créé une action d’approbation par défaut, ces approbateurs sont automatiquement ajoutés à l’étape 1.
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Dans le champ Ajouter des personnes ou des équipes, ajoutez au moins un utilisateur ou une équipe à définir comme approbateur pour l’étape.
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(Conditionnel et facultatif) Si vous souhaitez que l’enregistrement passe à l’étape suivante après son approbation par l’un des approbateurs, cochez la case Une seule décision est requise. Dans le cas contraire, tous les approbateurs doivent décider de l’approbation avant que la demande ne passe à l’étape suivante.
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Cliquez sur Ajouter une étape et répétez l’étape B pour ajouter d’autres étapes à l’approbation.
Lorsqu’il existe plusieurs étapes, vous pouvez cliquer sur l’icône Glisser
Cliquez sur Supprimer cette étape pour supprimer une étape de l’approbation, ou cliquez sur l’icône Supprimer
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Lorsque vous avez terminé de créer le workflow d’approbation, cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez modifier ou supprimer l’approbation multi-étape à partir de la page Approbations.
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(Facultatif) Cliquez sur Publier si vous n’avez jamais partagé le formulaire de demande auparavant.