Création et gestion d’un formulaire de demande dans Adobe Workfront Planning

Cliquez sur l’icône Menu principal dans le coin supérieur droit d’Adobe Workfront, ou (si disponible), cliquez sur l’icône Menu principal dans le coin supérieur gauche, puis cliquez sur Planification.

La page de destination de la planification Workfront s’ouvre.

(Facultatif et conditionnel) Si vous êtes un administrateur Workfront, cliquez sur l’un des onglets suivants :

• Mes espaces de travail : affiche les espaces de travail que vous avez créés.
• Autres espaces de travail : affiche tous les espaces de travail de la planification Workfront, y compris ceux partagés avec vous.

Pour l’ensemble des autres utilisateurs et utilisatrices, tous les espaces de travail que vous avez créés ou partagés avec vous s’affichent dans la zone Espaces de travail.

Cliquez sur l’espace de travail dans lequel vous souhaitez ajouter des enregistrements.

L’espace de travail s’ouvre et les types d’enregistrements s’affichent sous forme de cartes.

Cliquez sur la vignette d’un type d’enregistrement pour plus de détails. Pour plus d’informations sur la création d’un type d’enregistrement, consultez la section Créer des types d’enregistrement.

La page du type d’enregistrement s’ouvre dans la dernière vue à laquelle vous avez accédé. Par défaut, une page de type d’enregistrement s’ouvre en mode Tableau.

Cliquez sur le menu Plus à droite du nom du type d’enregistrement dans l’en-tête de la page, puis cliquez sur Créer un formulaire de demande ou Gérer les formulaires de demande, si vous disposez déjà d’un formulaire et que vous souhaitez en créer d’autres.

(Conditionnel) Si vous souhaitez ajouter un autre formulaire, cliquez sur Nouveau formulaire de demande.

La zone Créer un formulaire de demande s’ouvre.

Dans la zone Créer un formulaire de demande, mettez à jour le nom du formulaire de demande. Par défaut, le nom du formulaire est Formulaire sans titre.

(Facultatif) Ajoutez une Description pour le formulaire de demande.

Cliquez sur Créer.

Le formulaire de demande pour le type d’enregistrement sélectionné s’ouvre dans l’onglet Formulaire .

Passez à ​ Configurer le formulaire ​.

Commencez à créer ou à modifier un formulaire de demande, comme décrit dans la section Commencer à créer un formulaire de demande.

Le formulaire de demande pour le type d’enregistrement sélectionné s’ouvre dans l’onglet Formulaire .

Le formulaire de demande contient par défaut les informations suivantes :

• Champs d’enregistrement disponibles dans la vue Tableau du type d’enregistrement sélectionné.

• Section par défaut : il s’agit du saut de section par défaut que Workfront applique au formulaire de demande. Tous les champs d’enregistrement s’affichent dans la zone Section par défaut.

• Champ Subject : champ qui identifiera la demande dans Workfront. La configuration et la valeur du champ Objet ne sont pas modifiables.

  note note
  NOTE
  Le champ Objet nécessite une valeur lorsqu’il est visible sur le formulaire de demande. Cependant, vous pouvez supprimer le champ Objet si nécessaire, et les demandeurs ne le verront pas dans le formulaire lorsqu’ils soumettent la demande. Lorsque le champ Objet est manquant dans un formulaire de demande, mais qu'il existe un champ Nom pour le nom de l'enregistrement futur, le nom de la demande est automatiquement attribué au même nom que l'enregistrement créé. Lorsque les champs Objet et Nom sont manquants dans le formulaire de demande, la demande est nommée selon le modèle suivant : < Record name > request form < Entry date of the request > ; l’enregistrement est nommé Sans titre.

• Tous les champs associés au type d’enregistrement.

  Les champs contenus dans le formulaire de demande seront visibles pour toutes les personnes soumettant une demande à ce type d'enregistrement.

(Facultatif) Pointez sur un champ du formulaire à supprimer, puis cliquez sur l’icône x pour le supprimer. Elles sont ajoutées à l’onglet Champs situé à gauche du formulaire.

Par exemple, supprimez le champ Objet, car il n’est pas visible dans Workfront Planning.

(Facultatif) Pour supprimer la section Par défaut du formulaire, procédez comme suit :

1. Supprimez tous les champs de la section Par défaut.
2. Cliquez sur Éléments de contenu et ajoutez une nouvelle section, puis ajoutez un nom pour la section.
3. Ajoutez des champs à la nouvelle section.
4. Cliquez sur l’icône x pour supprimer la section par défaut.

Cliquez sur n’importe quel champ, puis utilisez les commandes du panneau de droite du formulaire pour définir leur taille ou l’une des informations suivantes :

• Libellé : il s'agit du nom du champ tel qu'il apparaîtra sur le formulaire de demande. Le nom du champ d’enregistrement n’est pas modifié.
• Instructions : ajoutez plus d’informations sur le champ .
• Rendre un champ obligatoire : lorsqu’il est sélectionné, le champ doit avoir une valeur. Dans le cas contraire, le formulaire ne peut pas être envoyé.
• Ajouter une logique : définissez les conditions qui doivent être remplies pour que le champ s’affiche ou soit masqué.

(Facultatif) Cliquez sur l’onglet Éléments de contenu sur le côté gauche du formulaire, puis ajoutez l’un des éléments suivants :

• Texte descriptif
• Saut de section

Pour plus d’informations sur la création d’un formulaire personnalisé, voir Créer un formulaire personnalisé.

(Facultatif) Cliquez sur Aperçu pour voir comment le formulaire s’affichera pour les autres utilisateurs lorsqu’ils l’utiliseront pour envoyer un nouvel enregistrement.

Passez à Configurer les détails de configuration si vous souhaitez configurer plus de détails pour le formulaire, ou accédez à Terminer la création du formulaire de demande.

Commencez à créer ou à modifier un formulaire de demande, comme décrit dans la section Commencer à créer un formulaire de demande.

Le formulaire de demande pour le type d’enregistrement sélectionné s’ouvre dans l’onglet Formulaire .

(Facultatif) Configurez tous les détails du formulaire, comme décrit dans la section Configurer les détails du formulaire.

(Facultatif) Cliquez sur l’onglet Configuration, puis ajoutez au moins un utilisateur ou une équipe au champ Approbateurs pour approuver de nouvelles demandes pour ce formulaire d’enregistrement.

• Lorsque vous associez un formulaire de demande à des approbateurs, toute nouvelle demande doit d'abord être approuvée par tous les approbateurs avant de générer un nouvel enregistrement.

• Vous pouvez ajouter un ou plusieurs approbateurs à un formulaire de demande.

• Si au moins un approbateur rejette la demande, celle-ci est rejetée et l'enregistrement n'est pas créé.

• Tous les approbateurs doivent prendre une décision avant qu'une demande ne soit approuvée ou rejetée.

• Si une équipe est définie en tant qu'approbateur, une seule décision est requise de la part de l'équipe.

  Pour plus d’informations sur l’ajout d’approbations à des formulaires de demande, voir ​ Ajouter une approbation à un formulaire de demande ​.

(Conditionnel) Si vous souhaitez que l'enregistrement soit créé après son approbation par l'un des approbateurs, cochez la case Une seule décision est requise.

Choisissez si vous souhaitez qu'une demande créée à partir de ce formulaire soit marquée comme terminée lorsque l'objet demandé est créé ou lorsque l'objet demandé est terminé.

(Conditionnel) Si vous avez sélectionné pour que la demande soit marquée comme terminée une fois l’objet demandé terminé, sélectionnez le champ et la valeur qui indiquent quand l’objet est terminé. Par exemple, vous pouvez sélectionner le champ Statut et la valeur Terminé pour terminer la demande lorsque le statut de l'objet créé est défini sur Terminé.

Passez à Terminer la création du formulaire de demande.

Créez et configurez le formulaire comme décrit dans Commencer à créer un formulaire de demande et Configurer les détails du formulaire de demande.

(Facultatif) Cliquez sur le menu Plus à droite du nom du formulaire dans l’en-tête, puis cliquez sur Modifier pour mettre à jour le nom du formulaire.

Cliquez sur Publier pour publier le formulaire et obtenir un lien unique pour celui-ci.

Les événements suivants se produisent :

• Le bouton Publier est supprimé.
• Le bouton Dépublier est ajouté au formulaire. Cliquez dessus pour empêcher l’accès au formulaire.
• Un bouton Partager est ajouté au formulaire.
• Le formulaire est alors disponible dans la zone Demandes du menu principal de Workfront.

Cliquez sur Partager pour partager le formulaire avec d’autres personnes.

Pour plus d’informations sur le partage d’un formulaire de demande, consultez la section Partager un formulaire de demande de cet article

Cliquez sur la flèche pointant vers la gauche du nom du formulaire dans l’en-tête pour fermer le formulaire.

La vue du tableau Formulaires de demande s’ouvre et le formulaire y est ajouté.

Cliquez sur l’espace de travail dans lequel vous souhaitez gérer les formulaires de demande.

L’espace de travail s’ouvre et les types d’enregistrements s’affichent sous forme de cartes.

Cliquez sur la vignette d’un type d’enregistrement pour plus de détails. Pour plus d’informations sur la création d’un type d’enregistrement, consultez la section Créer des types d’enregistrement.

La page du type d’enregistrement s’ouvre dans la dernière vue à laquelle vous avez accédé. Par défaut, une page de type d’enregistrement s’ouvre en mode Tableau.

Cliquez sur le menu Plus à droite du nom du type d’enregistrement dans l’en-tête de la page, puis cliquez sur Gérer les formulaires de demande.

Tous les formulaires de demande associés au type d’enregistrement s’affichent dans une vue tabulaire.

(Facultatif) Passez la souris sur le nom d’un formulaire de demande en mode Tableau, puis cliquez sur le menu Plus à droite du nom du formulaire, puis cliquez sur l’une des options suivantes :

• Modifier le formulaire : cliquez sur cette option pour modifier davantage les informations du formulaire.
• Dépublier : cliquez sur cette option pour dépublier le formulaire et le supprimer de la zone des Demandes dans Workfront.
• Partager : cliquez sur cette option pour modifier la personne qui a accès au formulaire.
• Copier le lien : cliquez sur cette option pour copier rapidement le lien du formulaire de demande sans ouvrir le formulaire.
• Supprimer : cliquez sur cette icône pour supprimer le formulaire. Toutes les demandes et tous les enregistrements ajoutés à l’aide du formulaire ne sont pas supprimés. Le formulaire ne peut pas être récupéré.

Cliquez sur la flèche pointant vers la gauche de Formulaires de demande dans l’en-tête pour fermer le tableau des formulaires de demande.

La page de type d’enregistrement s’ouvre.

(Facultatif et conditionnel) Cliquez sur le menu Plus à droite du nom du type d’enregistrement dans l’en-tête, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

1. Cliquez sur Mettre à jour le formulaire de demande pour apporter des modifications au formulaire de demande, puis cliquez sur un formulaire de demande pour l’ouvrir et le modifier.
2. Cliquez sur Copier le lien pour demander un formulaire pour partager le lien vers le formulaire avec d’autres personnes.

(Facultatif) Accédez à la zone Demandes dans Workfront et recherchez le formulaire partagé pour envoyer une demande. Pour plus d’informations, voir Soumettre des demandes Adobe Workfront Planning pour créer des enregistrements.

Créez un formulaire de demande comme décrit dans la section Créer un formulaire de demande pour un type d’enregistrement de cet article.

Cliquez sur le menu Plus à droite du nom du formulaire de demande sur la page du type d’enregistrement.

Cliquez sur Partager pour partager le formulaire avec d’autres personnes.

Pour partager le formulaire en interne, sélectionnez l’onglet Partage interne, recherchez le nom d’un utilisateur, d’une équipe, d’une fonction, d’un groupe ou d’une entreprise dans le champ Accorder l’accès pour envoyer ce formulaire, puis sélectionnez-le lorsqu’il apparaît dans la liste. L’autorisation Envoyer est sélectionnée par défaut pour chaque entité.

(Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant situé après le nom d’une entité, puis cliquez sur Supprimer pour la supprimer de la liste et arrêter de partager le formulaire avec elle.

Dans la section Qui peut soumettre des demandes via ce formulaire, sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer quels types d’utilisateurs peuvent accéder à ce formulaire :

• Accessible par les personnes invitées uniquement
• Toute personne disposant d’un accès en affichage ou supérieur à l’espace de travail
• Toute personne disposant d’un accès en contribution ou supérieur à l’espace de travail

(Facultatif) Cliquez sur Copier le lien pour partager le lien vers le formulaire avec des personnes qui y ont accès. Le lien est copié dans le presse-papiers.

Pour partager le formulaire publiquement, sélectionnez l’onglet Partage public puis activez le paramètre Créer un lien public.

Choisissez une date d’expiration du lien.

Vous pouvez sélectionner des dates futures dans les 180 jours à compter de la date actuelle.

Les personnes recevront une erreur après l’expiration du lien et vous devez mettre à jour la date du lien et générer un nouveau lien à partager avant que les personnes puissent à nouveau accéder au formulaire.

(Facultatif et conditionnel) Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les détails de partage du formulaire.

(Conditionnel) Si le formulaire a été précédemment enregistré, cliquez sur Copier le lien.

Les options de partage de formulaire sont enregistrées et le lien est copié dans le presse-papiers. Vous pouvez maintenant le partager avec d’autres personnes.

Pour plus d'informations sur la création d'enregistrements à l'aide d'un lien vers un formulaire de demande, voir Soumettre des demandes Adobe Workfront Planning.

Cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit de l’onglet Formulaire pour enregistrer le formulaire.