Créer et gérer ’un formulaire de demande dans Adobe Workfront Planning
Vous pouvez créer un formulaire de demande et l’associer à un type d’enregistrement dans Adobe Workfront Planning. Vous pouvez ensuite partager le formulaire avec d’autres utilisateurs qui peuvent envoyer des demandes pour créer des enregistrements de ce type.
Cet article décrit comment un gestionnaire d’espace de travail peut créer un formulaire de demande associé à un type d’enregistrement.
Pour plus d’informations sur la soumission d’une demande à un type d’enregistrement pour créer un enregistrement, voir Soumettre des demandes Adobe Workfront Planning pour créer des enregistrements.
Conditions d’accès
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Packages Adobe Workfront |
Tout package Workfront et tout package Planning Ou Tout package de workflow et tout package Planning Pour plus d’informations sur les composants inclus dans chaque package Workfront Planning, contactez votre représentant de compte Workfront. |
| Licence Adobe Workfront | Standard |
| Autorisations d’objet |
Gérez les autorisations d’un espace de travail ou d’un type d’enregistrement L’administration système a accès à tous les espaces de travail, y compris ceux qu’elle n’a pas créés. |
Pour plus d’informations sur les exigences d’accès à Workfront, voir Exigences d’accès dans la documentation de Workfront.
Limites d’affichage des champs et des valeurs dans les formulaires de demande
Il existe des limitations dans l’affichage de certains champs sur le formulaire de demande et dans l’affichage ultérieur de leurs valeurs sur les enregistrements ou la page des détails de la demande, après l’envoi d’une demande.
Pour plus d’informations sur l’envoi de demandes Workfront Planning, voir Soumettre des demandes Adobe Workfront Planning pour créer des enregistrements.
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Vous trouverez ci-dessous les limites d’affichage de certains champs dans les formulaires de demande, les enregistrements créés par un formulaire de demande ou sur la page des détails de la demande :
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Vous ne pouvez pas ajouter de champs des types suivants à un formulaire de demande :
- Créé par, Dernière modification par, Approuvé par
- Date de création, Date de dernière modification, Date d’approbation
- ID de l’enregistrement
- Champs de recherche d’objets Workfront
- Champs de recherche des enregistrements connectés de Workfront Planning
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Voici les différences entre la façon dont les formats de champ s’affichent dans le créateur de formulaires de demande et la façon dont les valeurs des champs sont formatées dans l’enregistrement ou dans la page des détails de la demande :
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Les champs Devise, Nombre et Pourcentage s’affichent sous la forme d’un type de champ de texte monoligne dans le créateur de formulaires.
Cependant, le format des champs est conservé et les valeurs des champs s’affichent sous la forme de devise, de nombres et de pourcentages une fois la demande soumise, sur le type d’enregistrement et dans la page des détails de la demande.
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Vous trouverez ci-dessous une description de l’affichage de certaines valeurs de champ dans les formulaires de demande et les pages de détails de la demande :
- Le formatage spécial des champs Devise, Nombre et Pourcentage n’est pas conservé. Par exemple, la précision décimale n’est pas conservée pour les valeurs de ces champs dans ces zones.
- Les valeurs des champs Personnes s’affichent sous la forme d’identifiants.
- Les champs de formule qui ne font pas référence à d’autres champs ou calculs n’affichent aucune valeur. Par exemple, un champ avec une formule
STRINGaffiche une valeur « N/A ». - Les champs de formule qui font référence à des champs Devise affichent les valeurs sans tenir compte des taux de change.
- Les valeurs des champs de paragraphe affichent une valeur « S/O » sur le formulaire de demande et affichent des balises HTML au lieu du texte formaté dans la page des détails de la demande.
Création d’un formulaire de demande
Pour créer un formulaire de demande, vous devez effectuer les opérations suivantes :
- Ajouter un nouveau formulaire et configurer ses champs et éléments de contenu
- Configurez les paramètres du formulaire pour ajouter des options d’approbation et de remplissage pour les demandes futures
- Publier le formulaire
Ajouter un nouveau formulaire
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Cliquez sur l’icône Menu principal
La page de destination de la planification Workfront s’ouvre.
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Cliquez sur l’espace de travail dans lequel vous souhaitez ajouter des enregistrements.
L’espace de travail s’ouvre et les types d’enregistrements s’affichent sous forme de cartes.
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Cliquez sur la vignette d’un type d’enregistrement pour plus de détails. Pour plus d’informations sur la création d’un type d’enregistrement, consultez la section Créer des types d’enregistrement.
La page du type d’enregistrement s’ouvre dans la dernière vue à laquelle vous avez accédé. Par défaut, une page de type d’enregistrement s’ouvre dans la vue Liste.
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Cliquez sur le menu Plus
La page Formulaires de demande s’ouvre et les demandes s’affichent dans la vue Liste.
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Cliquez sur Nouveau formulaire de demande pour ajouter un nouveau formulaire.
La boîte de dialogue Créer un formulaire de demande s’ouvre.
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Dans la zone Créer un formulaire de demande, mettez à jour le nom du formulaire de demande. Par défaut, le nom du formulaire est Formulaire sans titre.
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(Facultatif) Ajoutez une Description pour le formulaire de demande.
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Cliquez sur Créer.
Le créateur de formulaires de demande pour le type d’enregistrement sélectionné s’ouvre dans l’onglet Formulaire.
Le formulaire de demande contient par défaut les informations suivantes :
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Champs d’enregistrement disponibles dans la vue Tableau du type d’enregistrement sélectionné.
Les champs contenus dans le formulaire de demande seront visibles pour toutes les personnes soumettant une demande à ce type d’enregistrement.
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Section par défaut : il s’agit du saut de section par défaut que Workfront applique au formulaire de demande. Tous les champs d’enregistrement s’affichent dans la zone Section par défaut.
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Champ Subject : champ qui identifiera la demande dans Workfront. La configuration et la valeur du champ Objet ne sont pas modifiables.
note NOTE - Le champ Objet nécessite une valeur lorsqu’il est visible sur le formulaire de demande. Cependant, vous pouvez supprimer le champ Objet si nécessaire, et les demandeurs ne le verront pas dans le formulaire lorsqu’ils soumettent la demande.
- Lorsque le champ Objet est manquant dans un formulaire de demande, mais qu’il existe un champ Nom pour le nom de l’enregistrement futur, le nom de la demande est automatiquement attribué au même nom que l’enregistrement créé.
- Lorsque les champs Objet et Nom sont manquants dans le formulaire de demande, la demande est nommée selon le modèle suivant :
< Request form name > < Entry date of the request >; l’enregistrement est nommé Sans titre. - Pour afficher les informations du champ Objet dans Workfront Planning, vous pouvez ajouter le champ de connexion Demande d’origine au type d’enregistrement associé au formulaire de demande. Pour plus d’informations, consultez la section Connecter des types d’enregistrements.
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(Facultatif) Pointez sur un champ du formulaire à supprimer, puis cliquez sur l’icône x pour le supprimer. Elles sont ajoutées à l’onglet Champs situé à gauche du formulaire.
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(Facultatif) Pour supprimer la section par défaut du formulaire, procédez comme suit :
- Supprimez tous les champs de la section par défaut.
- Cliquez sur l’onglet Éléments de contenu et ajoutez une nouvelle section, puis ajoutez un nom pour la section.
- Ajoutez des champs à la nouvelle section.
- Cliquez sur l’icône x pour supprimer la Section par défaut.
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Cliquez sur n’importe quel champ, puis utilisez les commandes du panneau de droite du formulaire pour définir leur taille ou l’une des informations suivantes :
- Libellé : il s’agit du nom du champ tel qu’il apparaîtra sur le formulaire de demande. Le nom du champ d’enregistrement n’est pas modifié.
- Instructions : ajoutez plus d’informations sur le champ .
- Rendre un champ obligatoire : lorsqu’il est sélectionné, le champ doit avoir une valeur. Dans le cas contraire, le formulaire ne peut pas être envoyé.
- Ajouter une logique : définissez les conditions qui doivent être remplies pour que le champ s’affiche ou soit masqué.
note tip TIP Le type de champ de chaque champ s’affiche dans la partie supérieure du panneau de droite, une fois que vous avez sélectionné le champ dans le formulaire. -
(Facultatif) Cliquez de manière prolongée sur un champ, faites-le glisser et déposez-le à un autre emplacement du formulaire.
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(Facultatif) Cliquez sur l’onglet Éléments de contenu sur le côté gauche du formulaire, puis ajoutez l’un des éléments suivants :
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Texte descriptif : ajoutez des instructions pour une nouvelle section, par exemple.
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Saut de section : il s’agit d’une zone du formulaire contenant plusieurs champs.
note tip TIP La création d’un formulaire de demande Planning est similaire à la création d’un formulaire personnalisé Workfront. Pour plus d’informations, voir Créer un formulaire personnalisé.
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(Facultatif) Cliquez sur Aperçu pour voir comment le formulaire s’affichera pour les autres utilisateurs lorsqu’ils l’utiliseront pour soumettre une demande.
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Passez à l’un des éléments suivants :
- Configurer les paramètres de formulaire si vous souhaitez configurer plus de détails pour le formulaire dans l’environnement d’Exploitation
- Publier le formulaire si vous ne souhaitez pas configurer d’autres paramètres.
Configurer les paramètres de formulaire
Dans l’onglet Paramètres , vous pouvez définir des règles d’approbation et configurer le moment où une demande créée à partir de ce formulaire sera marquée comme Terminée.
Les règles d’approbation définissent le processus d’approbation en fonction des valeurs de champ dans les demandes envoyées.
Par exemple, si un formulaire de demande comporte le champ « Type de campagne », il est possible de créer une règle qui envoie la demande à une personne lorsque le champ comporte la valeur « Numérique » et à une autre personne lorsqu’il comporte la valeur « Imprimer ».
Tenez compte des points suivants lors de l’ajout de règles d’approbation :
- Les règles sont hiérarchisées par ordre de priorité. Si les conditions de la première règle sont remplies, cette règle est appliquée, même si les conditions des règles situées plus bas dans la liste sont également remplies.
- Si aucune condition n’est remplie, la règle par défaut est appliquée.
- Vous pouvez ajouter un ou plusieurs approbateurs à une règle d’approbation.
- Si au moins un approbateur rejette la demande, celle-ci est rejetée et l’enregistrement n’est pas créé. La demande reste dans la zone des Demandes de Workfront.
- Si vous ajoutez plusieurs approbateurs et que l’option Une seule décision est obligatoire n’est pas activée, tous les approbateurs doivent prendre une décision avant qu’une demande ne soit approuvée ou rejetée.
- Si une équipe est définie en tant qu’approbateur, une seule décision est requise de la part de l’équipe.
Pour plus d’informations sur l’ajout d’approbations, voir Ajouter une approbation à un formulaire de demande .
Les options d’achèvement vous permettent de définir si une demande est marquée comme terminée lorsque l’objet demandé est créé ou lorsque l’objet créé est terminé. Vous définissez le moment où l’objet est terminé en fonction d’une condition spécifiée.
Pour configurer les paramètres de formulaire :
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Commencez à créer ou à modifier un formulaire de demande, comme décrit dans la section Commencer à créer un formulaire de demande.
Le formulaire de demande pour le type d’enregistrement sélectionné s’ouvre dans l’onglet Formulaire .
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(Facultatif) Configurez tous les détails du formulaire, comme décrit dans la section Configurer les détails du formulaire.
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Pour commencer à configurer les règles d’approbation, cliquez sur Approbations
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(Facultatif) Si vous souhaitez définir un processus d’approbation par défaut, ajoutez au moins un utilisateur ou une équipe au champ Approbateurs de la zone Règle d’approbation par défaut, puis cochez la case Une seule décision est requise si vous souhaitez que l’enregistrement soit créé après son approbation par l’un des approbateurs par défaut.
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(Facultatif) Pour chaque règle d’approbation supplémentaire, procédez comme suit :
- Cliquez sur Ajouter une règle d’approbation
- Cliquez sur le titre de l’espace réservé « Règle d’approbation sans titre » et saisissez un nom pour la règle d’approbation.
- Cliquez sur Sélectionner un champ et sélectionnez le champ qui active la règle.
- Sélectionnez l’opérateur de la règle. Les opérateurs varient en fonction du type de champ.
- Si l’opérateur sélectionné requiert une valeur, cliquez sur l’icône plus et ajoutez une ou plusieurs valeurs.
- (Facultatif) Ajoutez d’autres conditions à l’aide de l’opérateur AND ou OR en cliquant sur Ajouter une condition et en configurant la condition supplémentaire.
- Dans la zone Actions de la règle d’approbation, dans le champ Approbateurs, ajoutez au moins un utilisateur ou une équipe à définir au niveau de l’approbateur lorsque la condition est remplie.
- (Conditionnel) Si vous souhaitez que l’enregistrement soit créé après son approbation par l’un des approbateurs, cochez la case Une seule décision est requise.
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(Facultatif) Pour réorganiser les règles de routage, cliquez sur la poignée située à gauche de la règle et faites-la glisser jusqu’à l’emplacement souhaité.
Impossible de réorganiser la règle par défaut.
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(Facultatif) Pour supprimer une règle de transmission, cliquez sur le X situé à droite de la règle.
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Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les règles d’approbation.
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Cliquez sur Options de demande d’achèvement dans le panneau de gauche.
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Sélectionnez l’une des options suivantes :
- La demande est terminée lors de la création de l’objet demandé : cette opération termine la demande lors de la création de l’enregistrement.
- La demande est terminée lorsque l’objet demandé est terminé : cette action termine la demande lorsque l’enregistrement est marqué comme terminé.
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(Conditionnel) Si vous avez sélectionné pour que la demande soit marquée comme terminée une fois l’objet demandé terminé, sélectionnez le champ et la valeur qui indiquent quand l’objet est terminé. Par exemple, vous pouvez sélectionner le champ Statut et la valeur Terminé pour terminer la demande lorsque le statut de l’objet créé est défini sur Terminé.
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Passez à Publier le formulaire .
Publier le formulaire
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Après avoir créé le formulaire et l’avoir enregistré, cliquez sur Publier pour publier le formulaire et obtenir un lien unique pour celui-ci.
Les événements suivants se produisent :
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Le bouton Publier est supprimé.
Le formulaire est alors disponible dans la zone Demandes du menu principal de Workfront.
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Le bouton Dépublier remplace le bouton Publier. Cliquez dessus pour empêcher l’accès au formulaire.
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Un bouton Partager est ajouté au formulaire.
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Cliquez sur Partager pour partager le formulaire avec d’autres personnes.
Pour plus d’informations sur le partage d’un formulaire de demande, consultez la section Partager un formulaire de demande de cet article
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Cliquez sur la flèche pointant vers la gauche du nom du formulaire dans l’en-tête pour fermer le formulaire.
La liste Formulaires de demande s’ouvre et le formulaire s’affiche dans la liste.
Partager un formulaire de demande
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Accédez à une liste de formulaires de demande et effectuez l’une des opérations suivantes :
- Cliquez sur le menu Plus
- Cliquez sur le nom d’un formulaire de demande dans la liste pour l’ouvrir.
- Cliquez sur le menu Plus
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Cliquez sur Partager pour partager le formulaire avec d’autres personnes.
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Pour partager le formulaire en interne, sélectionnez l’onglet Partage interne, recherchez le nom d’un utilisateur, d’une équipe, d’une fonction, d’un groupe ou d’une entreprise dans le champ Accorder l’accès pour envoyer ce formulaire, puis sélectionnez-le lorsqu’il apparaît dans la liste. L’autorisation Envoyer est sélectionnée par défaut pour chaque entité.
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(Facultatif) Cliquez sur le menu déroulant situé après le nom d’une entité, puis cliquez sur Supprimer pour la supprimer de la liste et arrêter de partager le formulaire avec elle.
note NOTE Outre les équipes, les groupes, les entreprises et les fonctions, vous ne pouvez partager qu’avec des utilisateurs qui ont été ajoutés au Adobe Admin Console. Vous ne pouvez pas ajouter des utilisateurs Workfront uniquement. Pour plus d’informations, voir Gestion des utilisateurs dans Adobe Admin Console. -
Dans la section Qui peut soumettre des demandes via ce formulaire, sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer quels types d’utilisateurs peuvent accéder à ce formulaire :
- Accessible par les personnes invitées uniquement
- Toute personne disposant d’un accès en affichage ou supérieur à l’espace de travail
- Toute personne disposant d’un accès en contribution ou supérieur à l’espace de travail
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(Facultatif) Cliquez sur Copier le lien pour partager le lien vers le formulaire avec des personnes qui ont accès au formulaire et soumettre des demandes. Le lien est copié dans votre presse-papiers et vous pouvez le partager avec d’autres personnes.
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Pour partager le formulaire publiquement, sélectionnez l’onglet Partage public puis activez le paramètre Créer un lien public. Elle est désactivée par défaut.
note warning WARNING -
Lorsque vous activez le paramètre Créer un lien public, n’importe qui peut accéder au formulaire et envoyer un nouvel enregistrement, même les personnes extérieures à votre organisation qui ne disposent pas d’un compte Workfront.
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Un formulaire contenant les types de champs suivants ne peut pas être partagé publiquement :
- Connexions Workfront ou Adobe Experience Manager
- Personnes
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Choisissez une date d’expiration du lien.
Vous pouvez sélectionner des dates futures dans les 180 jours à compter de la date actuelle.
note tip TIP Une fois la date de partage expirée, le formulaire de demande n’est plus disponible dans la zone des Demandes de Workfront et les liens partagés avec d’autres utilisateurs ne sont plus accessibles. Les personnes recevront une erreur après l’expiration du lien et vous devez mettre à jour la date du lien et générer un nouveau lien à partager avant que les personnes puissent à nouveau accéder au formulaire.
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(Facultatif et conditionnel) Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les détails de partage du formulaire.
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(Conditionnel) Si le formulaire a été précédemment enregistré, cliquez sur Copier le lien.
Les options de partage de formulaire sont enregistrées et le lien est copié dans le presse-papiers. Vous pouvez maintenant le partager avec d’autres personnes.
Pour plus d’informations sur la création d’enregistrements à l’aide d’un lien vers un formulaire de demande, voir Soumettre des demandes Adobe Workfront Planning.
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(Conditionnel) Si vous avez ouvert le formulaire, cliquez sur Enregistrer dans le coin inférieur droit de l’onglet Formulaire pour enregistrer le formulaire.
Gestion des formulaires de demande existants
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Cliquez sur l’espace de travail dans lequel vous souhaitez gérer les formulaires de demande.
L’espace de travail s’ouvre et les types d’enregistrements s’affichent sous forme de cartes.
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Cliquez sur la vignette d’un type d’enregistrement pour plus de détails. Pour plus d’informations sur la création d’un type d’enregistrement, consultez la section Créer des types d’enregistrement.
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Cliquez sur le menu Plus
La page Formulaires de demande s’ouvre et tous les formulaires de demande associés au type d’enregistrement s’affichent dans une vue Liste.
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(Facultatif) Mettez à jour les éléments d’affichage suivants dans la page Formulaires de demande pour modifier la façon dont les informations s’affichent dans le tableau :
- Colonnes
- Regroupement
- Hauteur de ligne
Pour plus d’informations, voir Gérer la vue Liste .
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(Facultatif) Passez la souris sur le nom d’un formulaire de demande dans la vue Liste, puis cliquez sur le menu Plus
- Modifier le formulaire : cliquez sur cette option pour modifier davantage les informations du formulaire.
- Dépublier : cliquez sur cette option pour dépublier le formulaire et le supprimer de la zone des Demandes dans Workfront.
- Partager : cliquez sur cette option pour modifier la personne qui a accès au formulaire.
- Copier le lien : cliquez sur cette option pour copier rapidement le lien du formulaire de demande sans ouvrir le formulaire.
- Supprimer : cliquez sur cette icône pour supprimer le formulaire. Toutes les demandes et tous les enregistrements ajoutés à l’aide du formulaire ne sont pas supprimés. Le formulaire ne peut pas être récupéré.
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Cliquez sur la flèche pointant vers la gauche de Formulaires de demande dans l’en-tête pour fermer la liste des formulaires de demande.
-
(Facultatif) Accédez à la zone Demandes dans Workfront et recherchez le formulaire partagé pour envoyer une demande. Pour plus d’informations, voir Soumettre des demandes Adobe Workfront Planning pour créer des enregistrements.