Partage de dossiers dans Workfront Proof
Vous pouvez partager un dossier avec des utilisateurs et des entreprises entières qui ont Workfront Proof comptes (pas avec les invités).
Si vous partagez un dossier entier :
- Vous ne pouvez pas définir de rôles pour les personnes avec lesquelles vous partagez le dossier (les rôles et les alertes par email ne s’appliqueront qu’aux destinataires lors du partage de bons à tirer individuels).
- Les destinataires auront accès en lecture seule à tous les éléments du dossier (éléments existants et ajoutés par la suite).
- Les destinataires recevront un email contenant une URL personnelle vers le dossier.
- Les destinataires ne reçoivent pas de notifications par e-mail lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés au dossier.
- Les destinataires pourront télécharger les fichiers originaux pour les éléments du dossier (veuillez noter que chaque BAT doit avoir la fonction Télécharger le fichier d’origine activée pour que le destinataire puisse télécharger le fichier d'origine).
- Les propriétaires et les créateurs de dossiers peuvent toujours afficher le dossier et ne peuvent pas être supprimés du dossier.
- Si vous partagez un dossier privé avec un utilisateur de gestionnaire dans votre compte, vous pouvez décider si vous souhaitez qu’il dispose de droits de modification sur le dossier.
Vous pouvez également partager des éléments dans un dossier (plutôt que dans le dossier lui-même). Pour plus d’informations, voir Partage d’un bon à tirer dans Workfront Proof et Partage de fichiers dans Workfront Proof.
Partage d’un dossier individuel
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Cliquez sur le bouton Dossiers dans la barre latérale de navigation gauche.
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Pointez sur un dossier individuel que vous souhaitez partager, puis cliquez sur le Plus qui s’affiche à droite du dossier.
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Cliquez sur Partager le dossier.
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Sur la page qui s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Ajoutez des utilisateurs au dossier en saisissant leur adresse électronique (1).
- Si vous partagez un dossier privé avec un gestionnaire, vous pouvez décider si vous souhaitez qu’il puisse créer, modifier et supprimer des éléments de dossier en cliquant sur une option sous Autoriser dans le dossier.
- Si vous changez d’avis, vous pouvez supprimer un utilisateur en pointant la souris sur son adresse électronique et en cliquant sur Supprimer une personne (icône de corbeille qui s’affiche à l’extrême droite). Vous pouvez supprimer toutes les personnes que vous venez d’ajouter en pointant sur leur nom, puis en cliquant sur Supprimer toutes les personnes (icône de la corbeille supérieure).
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Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Partager le dossier.
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Si vous partagez le dossier avec un groupe ou un partenaire, tous les contacts de ce groupe ou de cette organisation partenaire apparaissent dans la section Partage de la page.
Partage de plusieurs dossiers
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Cliquez sur le bouton Dossiers dans la barre latérale de navigation gauche.
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Cliquez sur le nom du dossier contenant les dossiers que vous souhaitez partager.
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Dans la liste des dossiers qui s’affiche à droite, cochez la case située à gauche de chaque dossier que vous souhaitez partager.
Ou
Cochez la case située au-dessus de la liste des dossiers pour sélectionner tous les dossiers de la liste. -
Cliquez sur Partage des éléments sélectionnés.
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Sur la page qui s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Ajoutez des utilisateurs au dossier en saisissant leur adresse électronique.
- Si vous partagez un dossier privé avec un gestionnaire, vous pouvez décider si vous souhaitez qu’il puisse créer, modifier et supprimer des éléments de dossier en cliquant sur une option sous Autoriser dans le dossier.
- Si vous changez d’avis, vous pouvez supprimer un utilisateur en pointant la souris sur son adresse électronique et en cliquant sur Supprimer une personne (icône de corbeille qui s’affiche à l’extrême droite). Vous pouvez supprimer toutes les personnes que vous venez d’ajouter en pointant sur leur nom, puis en cliquant sur Supprimer toutes les personnes (icône de la corbeille supérieure).
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Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Partager le dossier.
Accès à un dossier qui a été partagé avec vous
Lorsqu’une personne partage un dossier avec vous, il apparaît dans la barre latérale de son Workfront Proof compte sous le nom du propriétaire du dossier. Vous recevez un courrier électronique contenant les détails du dossier et un lien personnel vers le dossier.
- Cliquez sur le lien contenu dans l'email de notification que vous avez reçu.
- Connectez-vous à Workfront Proof.
Workfront Proof affiche la page Détails du dossier . Pour plus d’informations, voir Gestion des dossiers et de leur contenu dans Workfront Proof.
Partage de sous-dossiers
Si un dossier parent contenant des sous-dossiers est partagé et qu’ensuite un sous-dossier est déplacé de sous-dossier parent (par exemple, vers le niveau supérieur), le partage d’origine ne sera pas conservé sur le sous-dossier. En effet, le sous-dossier lui-même n’a pas été explicitement partagé, c’est le cas du dossier parent. Par conséquent, si vous souhaitez que le sous-dossier soit partagé avec les destinataires d’origine, vous devez partager à nouveau le sous-dossier avec ces destinataires.
Si un dossier parent privé est partagé avec un gestionnaire et que des droits d’édition sur le dossier sont attribués à cet utilisateur, ce paramètre est hérité par tous les sous-dossiers du dossier privé.
À propos des sous-dossiers partagés avec vous
Lorsqu’un sous-dossier a été partagé avec une personne, il apparaît dans la barre latérale de votre Workfront Proof compte sous le nom du propriétaire du dossier.
Si le dossier parent, ou les éléments qu’il contient, ont déjà été partagés avec la même personne, le sous-dossier apparaîtra automatiquement sous le dossier parent dans la barre latérale et dans la page de détails du dossier parent.
Partage d’un dossier avec une entreprise
Pour partager un dossier avec une organisation partenaire, une relation de partenaire existante doit être configurée entre votre compte et le leur.
Partager un dossier avec un partenaire signifie :
- Tous les utilisateurs de cette organisation auront un accès en lecture seule au dossier (et aux éléments du dossier).
- Tous les nouveaux utilisateurs ajoutés à l’organisation auront automatiquement un accès en lecture seule au dossier (et à tous les éléments du dossier).
Voir Partage d’éléments avec un partenaire dans Workfront Proof pour plus d’informations.