Partager des dossiers dans Workfront Proof
Vous pouvez partager un dossier avec des utilisateurs et des utilisatrices, et des entreprises entières qui ont des comptes Workfront Proof (mais pas avec des personnes invitées).
Si vous partagez l’ensemble d’un dossier :
- Vous ne pouvez pas définir de rôles pour les personnes avec lesquelles vous partagez le dossier (les rôles et les alertes par e-mail ne s’appliquent qu’aux destinataires lorsque vous partagez des épreuves individuelles).
- Les destinataires auront un accès en lecture seule à tous les éléments du dossier (existants et ajoutés ultérieurement).
- Les destinataires recevront un e-mail contenant une URL personnelle vers le dossier.
- Les destinataires ne recevront pas de notifications par e-mail lorsque de nouveaux éléments sont ajoutés au dossier.
- Les destinataires pourront télécharger les fichiers originaux des éléments dans le dossier (notez que l’option Télécharger le fichier original doit être activée pour chaque épreuve afin que les destinataires puissent télécharger le fichier original).
- Les propriétaires et les créateurs et créatrices de dossiers sont toujours en mesure de voir le dossier et ne peuvent pas être retirés du dossier.
- Si vous partagez un dossier privé avec un utilisateur ou une utilisatrice Responsable de votre compte, vous pouvez décider si vous souhaitez lui accorder des droits de modification sur le dossier.
Vous pouvez également partager des éléments d’un dossier (plutôt que le dossier lui-même). Pour plus d’informations, voir Partager une preuve dans Workfront Proof et Partager des fichiers dans Workfront Proof.
Partage d’un dossier individuel
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Cliquez sur l’onglet Dossiers dans la barre de navigation gauche.
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Pointez sur un dossier individuel que vous souhaitez partager, puis cliquez sur le bouton Plus qui apparaît à droite du dossier.
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Cliquez sur Partager le dossier.
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Sur la page qui s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Ajoutez des utilisateurs et utilisatrices au dossier en saisissant leur adresse e-mail (1).
- Si vous partagez un dossier privé avec une personne responsable, vous pouvez décider de lui accorder la possibilité de créer, modifier et supprimer des éléments du dossier en cliquant sur une option dans Autoriser sur le dossier.
- Si vous changez d’avis, vous pouvez supprimer un utilisateur ou un utilisatrice en pointant sur son adresse e-mail et en cliquant sur Supprimer la personne (icône de la corbeille qui apparaît tout à droite). Vous pouvez supprimer toutes les personnes que vous venez d’ajouter en pointant sur leur nom, puis en cliquant sur Supprimer toutes les personnes (icône de la corbeille en haut).
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Lorsque vous le souhaitez, cliquez sur Partager le dossier.
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Si vous partagez le dossier avec des groupes ou des partenaires, tous les contacts de ces groupes ou de ces partenaires apparaissent dans la section de partage de la page.
Partage de plusieurs dossiers
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Cliquez sur l’onglet Dossiers dans la barre de navigation gauche.
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Cliquez sur le nom du dossier contenant les dossiers que vous souhaitez partager.
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Dans la liste des dossiers qui apparaît à droite, cochez la case à gauche de chaque dossier que vous souhaitez partager.
Ou
Cochez la case au-dessus de la liste des dossiers pour sélectionner tous les dossiers de la liste. -
Cliquez sur Partager les éléments sélectionnés.
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Sur la page qui s’affiche, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Ajoutez des utilisateurs et utilisatrices au dossier en saisissant leur adresse e-mail.
- Si vous partagez un dossier privé avec une personne responsable, vous pouvez décider de lui accorder la possibilité de créer, modifier et supprimer des éléments du dossier en cliquant sur une option dans Autoriser sur le dossier.
- Si vous changez d’avis, vous pouvez supprimer un utilisateur ou un utilisatrice en pointant sur son adresse e-mail et en cliquant sur Supprimer la personne (icône de la corbeille qui apparaît tout à droite). Vous pouvez supprimer toutes les personnes que vous venez d’ajouter en pointant sur leur nom, puis en cliquant sur Supprimer toutes les personnes (icône de la corbeille en haut).
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Lorsque vous le souhaitez, cliquez sur Partager le dossier.
Accès à un dossier qui a été partagé avec vous
Lorsque quelqu’un partage un dossier avec vous, celui-ci apparaît dans la barre latérale de son compte Workfront Proof sous le nom de la personne propriétaire du dossier. Vous recevez un e-mail contenant les détails du dossier et un lien personnel vers le dossier.
- Cliquez sur le lien figurant dans la notification par e-mail que vous recevez.
- Connectez-vous à Workfront Proof.
Workfront Proof affiche la page Détails du dossier. Pour plus d’informations, voir Gérer les dossiers et leur contenu dans Workfront Proof.
À propos du partage des sous-dossiers
Si un dossier parent contenant des sous-dossiers est partagé et que, par la suite, un sous-dossier est déplacé hors du dossier parent (par exemple, au niveau supérieur), le partage d’origine ne sera pas maintenu sur le sous-dossier. En effet, le sous-dossier lui-même n’a pas été explicitement partagé, mais le dossier parent l’a été. Par conséquent, dans ce cas, si vous souhaitez que le sous-dossier soit partagé avec les personnes destinataires d’origine, vous devez partager à nouveau le sous-dossier avec ces personnes destinataires.
Si un dossier parent privé est partagé avec une personne chargée de la gestion et que des droits de modification sur le dossier sont accordés à cette personne, ce paramètre est hérité par tous les sous-dossiers du dossier privé.
À propos des sous-dossiers partagés avec vous
Lorsqu’un sous-dossier a été partagé avec quelqu’un, il apparaît dans la barre latérale de votre compte Workfront Proof sous le nom de la personne propriétaire du dossier.
Si le dossier parent, ou des éléments de celui-ci, ont déjà été partagés avec la même personne, le sous-dossier apparaîtra automatiquement sous le dossier parent dans la barre latérale et dans la page de détails du dossier parent.
À propos du partage d’un dossier avec une entreprise
Pour partager un dossier avec une organisation partenaire, une relation de partenariat doit être configurée entre votre compte et le sien.
Partager un dossier avec un partenaire signifie ce qui suit :
- L’ensemble des utilisateurs et des utilisatrices de cette organisation auront un accès en lecture seule au dossier (et aux éléments du dossier).
- Toute nouvelle personne ajoutée à l’organisation aura automatiquement un accès en lecture seule au dossier (et à tous les éléments qu’il contient).
Pour plus d’informations, consultez la section Partager des éléments avec un partenaire dans Workfront Proof.