Partage de fichiers dans Workfront Proof
Vous pouvez utiliser Workfront Proof pour plus que simplement gérer les bons à tirer. Il s’agit également d’une solution idéale pour le stockage et le partage de fichiers.
Les administrateurs de facturation, les administrateurs, les superviseurs et les gestionnaires peuvent partager des fichiers à l’aide de Workfront Proof. Les fichiers partagés peuvent être balisés et organisés en dossiers. Pour plus d’informations, voir Création et gestion des balises dans Workfront Proof and Manage Folders in Workfront Bon à tirer.
Partage d’un fichier lorsque vous l’ajoutez à Workfront Proof
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Commencez à ajouter un fichier, comme décrit dans la section Transfert de fichiers et de contenu web vers Workfront Proof
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Sur le New file , dans la Partager , saisissez une adresse électronique, puis cliquez sur l’icône Plus pour ajouter le destinataire.
Vos contacts, groupes et partenaires apparaissent automatiquement dans le champ de saisie semi-automatique (sans cliquer sur l’icône "+"). Si vous sélectionnez un groupe ou un partenaire dans le champ de saisie semi-automatique, tous les contacts de ce groupe ou de cette organisation partenaire s’affichent. Vous pouvez ensuite supprimer les personnes avec lesquelles vous ne souhaitez pas partager le fichier. Pour plus d’informations, voir les contacts, Groupes, et Comptes partenaires. -
Vous ne pouvez pas choisir de rôles pour les personnes ajoutées au fichier. Pour plus d’informations, voir Gestion des rôles de BAT dans Workfront Proof. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent réviser/approuver le fichier, vous devez d’abord le convertir en BAT.
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Si vous souhaitez envoyer aux utilisateurs une alerte par e-mail concernant le nouveau fichier, veillez à Notifier les personnes par e-mail est sélectionnée.
Vous pouvez cliquer sur Ajout d’un message personnalisé pour saisir un message que vous souhaitez inclure dans l’email.
L’alerte par e-mail contient une URL personnelle qui l’amène à une page où il peut télécharger le fichier. -
Cliquez sur Télécharger le fichier.
Partage d’un fichier que vous avez déjà téléchargé
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Dans le tableau de bord ou toute liste Vues, cliquez sur Plus (trois points) à l’extrême droite du fichier, puis cliquez sur Partager dans le menu déroulant.
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Dans le Partager ce fichier s’affiche, saisissez une adresse électronique, puis cliquez sur l’icône Plus pour ajouter le destinataire.
Vos contacts, groupes et partenaires apparaissent automatiquement dans le champ de saisie semi-automatique (sans cliquer sur l’icône "+"). Si vous sélectionnez un groupe ou un partenaire dans le champ de saisie semi-automatique, tous les contacts de ce groupe ou de cette organisation partenaire s’affichent. Vous pouvez ensuite supprimer les personnes avec lesquelles vous ne souhaitez pas partager le fichier. Pour plus d’informations, voir les contacts, Groupes, et Comptes partenaires. -
Vous ne pouvez pas choisir de rôles pour les personnes ajoutées au fichier. Pour plus d’informations, voir Gestion des rôles de BAT dans Workfront Proof. Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent réviser/approuver le fichier, vous devez d’abord le convertir en BAT.
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Si vous souhaitez envoyer aux utilisateurs une alerte par e-mail concernant le nouveau fichier, veillez à Notifier les personnes par e-mail est sélectionnée.
Vous pouvez cliquer sur Ajout d’un message personnalisé pour saisir un message que vous souhaitez inclure dans l’email.
L’alerte par e-mail contient une URL personnelle qui l’amène à une page où il peut télécharger le fichier. -
Cliquez sur Partager.