Partager des fichiers dans Workfront Proof
Vous pouvez utiliser Workfront Proof pour en faire plus que simplement gérer des épreuves. Il s’agit également d’une solution idéale pour le stockage et le partage de fichiers.
Les personnes chargées de l’administration de la facturation, les administrateurs ou administratrices, les personnes responsables et les gestionnaires peuvent partager des fichiers à l’aide de Workfront Proof. Les fichiers partagés peuvent être balisés et organisés en dossiers. Pour plus d’informations, voir Créer et gérer des balises dans Workfront Proof and Manage Folders in Workfront Proof.
Partage d’un fichier lorsque vous l’ajoutez à Workfront Proof
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Commencez à ajouter un fichier, comme décrit dans la section Charger des fichiers et de contenu web dans Workfront Proof
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Sur la page New file, dans la section Partager , saisissez une adresse e-mail, puis cliquez sur l’icône Plus pour ajouter le ou la destinataire.
Vos contacts, groupes et partenaires apparaissent automatiquement dans le champ de saisie semi-automatique (sans cliquer sur l’icône plus). Si vous sélectionnez un groupe ou un partenaire dans le champ de saisie semi-automatique, tous les contacts de ce groupe ou de cette organisation partenaire s’affichent. Vous pouvez ensuite supprimer les personnes avec lesquelles vous ne souhaitez pas partager le fichier. Pour plus d’informations, voir Contacts, Groupes, et Comptes partenaires. -
Vous ne pouvez pas choisir de rôles pour les personnes ajoutées au fichier. Pour plus d’informations, voir Gérer les rôles d’épreuve dans Workfront Proof. Si vous souhaitez que les personnes puissent réviser/approuver le fichier, vous devez d’abord le convertir en une épreuve.
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Si vous souhaitez envoyer aux utilisateurs ou utilisatrices une alerte par e-mail concernant le nouveau fichier, veillez à ce que l’option Notifier les personnes par e-mail soit sélectionnée.
Cliquez sur Ajouter un message personnalisé pour saisir un message que vous souhaitez inclure dans l’e-mail.
L’alerte par e-mail contient une URL personnelle qui amène la personne vers une page où elle peut télécharger le fichier. -
Cliquez sur Charger le fichier.
Partage d’un fichier que vous avez déjà chargé
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Dans le tableau de bord ou toute liste de vues, cliquez sur Plus (trois points) à l’extrême droite du fichier, puis cliquez sur Partager dans le menu déroulant.
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Dans la case Partager ce fichier qui s’affiche, saisissez une adresse e-mail, puis cliquez sur l’icône Plus pour ajouter le ou la destinataire.
Vos contacts, groupes et partenaires apparaissent automatiquement dans le champ de saisie semi-automatique (sans cliquer sur l’icône plus). Si vous sélectionnez un groupe ou un partenaire dans le champ de saisie semi-automatique, tous les contacts de ce groupe ou de cette organisation partenaire s’affichent. Vous pouvez ensuite supprimer les personnes avec lesquelles vous ne souhaitez pas partager le fichier. Pour plus d’informations, voir Contacts, Groupes, et Comptes partenaires. -
Vous ne pouvez pas choisir de rôles pour les personnes ajoutées au fichier. Pour plus d’informations, voir Gérer les rôles d’épreuve dans Workfront Proof. Si vous souhaitez que les personnes puissent réviser/approuver le fichier, vous devez d’abord le convertir en une épreuve.
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Si vous souhaitez envoyer aux utilisateurs ou utilisatrices une alerte par e-mail concernant le nouveau fichier, veillez à ce que l’option Notifier les personnes par e-mail soit sélectionnée.
Cliquez sur Ajouter un message personnalisé pour saisir un message que vous souhaitez inclure dans l’e-mail.
L’alerte par e-mail contient une URL personnelle qui amène la personne vers une page où elle peut télécharger le fichier. -
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