Créer des enregistrements de facturation
En plus de définir les revenus et de suivre les dépenses, vous pouvez créer des enregistrements de facturation sur un projet pour les informations qui doivent être facturées.
Vous ne pouvez pas créer d'enregistrements de facturation pour les tâches ; vous pouvez uniquement créer des enregistrements de facturation pour les projets.
Conditions d’accès
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Formule Adobe Workfront | Tous |
| Licence Adobe Workfront |
Nouveau : Standard ou Actuel : formule |
| Configurations des niveaux d’accès | Accès en modification aux projets et aux données financières |
| Autorisations d’objet | Autorisations de gestion pour le projet avec les autorisations de gestion financière |
Pour plus de détails sur les informations contenues dans ce tableau, consultez Conditions d’accès préalables dans la documentation Workfront.
Vue d’ensemble des enregistrements de facturation
Les enregistrements de facturation sont créés en tant que pièces jointes à un projet et contiennent des données financières du projet ainsi que les informations financières des tâches du projet.
Tenez compte des éléments suivants lorsque vous envisagez d’utiliser les enregistrements de facturation :
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Vous créez un enregistrement de facturation lorsque vous souhaitez facturer une somme d’argent liée au projet à un fournisseur ou à un partenaire externe. Outre la facturation d’un montant fixe à une source externe, il arrive que vous deviez facturer à un fournisseur la quantité de travail sur le projet (à partir des heures consignées), ainsi que les dépenses encourues ou le montant des revenus fixes. Vous pouvez inclure toutes ces informations dans le même enregistrement de facturation.
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Une fois qu’un enregistrement de facturation est défini sur Facturé, il ne peut pas être modifié.
note important IMPORTANT C’est important lorsque vos taux varient et que vous souhaitez verrouiller les informations relatives aux revenus et aux dépenses de votre projet. Le fait de les ajouter à un enregistrement de facturation et de les marquer comme facturées les empêche d’être mises à jour lorsque les taux sont actualisés dans votre système. -
Impossible de supprimer un projet dont les enregistrements de facturation ont été marqués comme Facturés.
Créer un enregistrement de facturation
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Sélectionnez un projet sur la page Projets.
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Cliquez sur Enregistrements de facturation dans le panneau de gauche.
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Cliquez sur Nouvel enregistrement de facturation.
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Dans la zone Nouvel enregistrement de facturation qui s’affiche, spécifiez les informations suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 layout-auto html-authored no-header Description (Obligatoire) Saisissez une description pour l’enregistrement de facturation. Statut de la facturation Sélectionnez Non facturé si cet enregistrement n'a pas encore été facturé.
Sélectionnez Facturé si l’enregistrement de facturation a été facturé.
Date de facturation Sélectionnez la date à laquelle cet enregistrement de facturation a été facturé en cliquant sur l’icône de calendrier. Numéro de bon de commande Saisissez le numéro de bon de commande associé à cet enregistrement de facturation. ID de facture Saisissez la facture associée à cet enregistrement de facturation. Montant supplémentaire Saisissez le montant fixe de votre enregistrement de facturation. Il s'agit du montant que vous avez l'intention de facturer à un client, un entrepreneur ou un partenaire externe pour ce projet. Ce montant ne peut pas être modifié une fois que le statut de l’enregistrement de facturation est passé à Facturé. -
(Facultatif) Sous Forms personnalisé, sélectionnez un formulaire personnalisé d’enregistrements de facturation que vous souhaitez ajouter à l’enregistrement.
Un formulaire personnalisé d’enregistrements de facturation doit être créé avant de pouvoir le sélectionner ici. Seuls les formulaires personnalisés actifs sont affichés dans la liste. Pour plus d’informations, voir Créer un formulaire personnalisé.
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Cliquez sur Enregistrer. L’enregistrement de facturation est créé.
Inclure les heures facturables, les dépenses et les revenus fixes dans un enregistrement de facturation
Inclure les heures facturables dans un enregistrement de facturation include-billable-hours-in-a-billing-record
Vous pouvez inclure les heures qui ont été consignées sur les tâches, les problèmes ou le projet dans vos enregistrements de facturation.
Si la personne qui consigne les heures ou sa fonction principale est associée à un taux de facturation horaire, le revenu de ces heures est ajouté à l’enregistrement de facturation.
Quelles heures peuvent être ajoutées à un enregistrement de facturation ? what-hours-can-be-added-to-a-billing-record
Vous pouvez ajouter des heures à un enregistrement de facturation lorsque les conditions suivantes sont remplies :
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Des heures ont été consignées pour les tâches, les événements ou le projet.
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Le type d’heure des heures enregistrées est marqué comme Compte comme revenu.
Pour plus d’informations, consultez l’article Gestion des types d’heures.
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Toutes les heures enregistrées pour les événements du projet peuvent être ajoutées à un enregistrement de facturation si l'utilisateur qui enregistre les heures a un taux de facturation par heure qui lui est associé ou si sa fonction en Principal est activée.
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Si les heures sont enregistrées sur une tâche, celle-ci doit avoir le type de revenu suivant
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Impossible de définir le type de revenus sur Non facturable.
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Si le type de revenu est défini sur Taux horaire de la personne, la personne qui consigne le temps doit avoir un taux de facturation horaire défini dans son profil.
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Si le type de revenu est défini sur Taux horaire du rôle, le rôle principal de la personne qui consigne le temps doit avoir un taux de facturation horaire.
note note NOTE Vous pouvez modifier les taux de facturation pour les fonctions au niveau du projet.
Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Remplacement des taux de facturation des fonctions au niveau du projet dans l’article Présentation du remplacement des taux de facturation des fonctions et du calcul du revenu sur un projet.
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Si l’option Exiger que le temps soit approuvé pour ce projet est cochée sous Paramètres du projet, le propriétaire du projet doit approuver les heures consignées.
Pour plus d’informations, voir L’approbation d’un projet demande du temps.
Ajouter des heures à un enregistrement de facturation add-hours-to-a-billing-record
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Sélectionnez un projet sur la page Projets.
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Cliquez sur Enregistrements de facturation dans le panneau de gauche.
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Cliquez sur l’enregistrement de facturation Description pour ouvrir l’onglet Détails de l’enregistrement de facturation.
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Cliquez sur Heures facturables dans le panneau de gauche.
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Si des heures peuvent être incluses dans un enregistrement de facturation, cliquez sur Ajouter des heures. La boîte Ajouter des heures facturables s’ouvre.
note note NOTE Si aucune heure n'est consignée ou si les heures consignées ne remplissent pas les conditions requises pour être ajoutées à un enregistrement de facturation, le bouton Ajouter des heures ne s'affiche pas. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section suivante de cet article : quelles heures peuvent être ajoutées à un enregistrement de facturation. -
Sélectionnez les entrées d'heures à inclure dans l'enregistrement de facturation, puis cliquez sur Ajouter heures. Le coût réel des heures est ajouté en tant que montant des heures facturables au total de l’enregistrement de facturation.
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(Facultatif) Cliquez sur Détails des enregistrements de facturation pour consulter les montants Heures facturables et Total de l’enregistrement de facturation, ainsi que le total de l’enregistrement de facturation dans l’en-tête de l’enregistrement de facturation.
Inclure les dépenses facturables dans un enregistrement de facturation include-billable-expenses-in-a-billing-record
Si vous ajoutez des dépenses facturables à l’enregistrement de facturation, assurez-vous que les dépenses des tâches et du projet sont marquées comme facturables. Les frais qui ne sont pas marquées comme facturables ne peuvent pas être ajoutés à un enregistrement de facturation. Pour plus d’informations sur l’ajout de frais, consultez l’article Gérer les dépenses liées à un projet.
Pour ajouter des frais facturables à un enregistrement de facturation, procédez comme suit :
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Sélectionnez un projet sur la page Projets.
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Cliquez sur Enregistrements de facturation dans le panneau de gauche.
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Cliquez sur l’enregistrement de facturation Description pour ouvrir l’onglet Détails de l’enregistrement de facturation.
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Cliquez sur Frais facturables dans le panneau de gauche.
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(Conditionnel) Si vous avez ajouté des dépenses à vos tâches ou au projet et les avez marquées comme facturables, cliquez sur Ajouter des dépenses.
note note NOTE Si vous avez des dépenses mais qu'elles ne sont pas marquées comme facturables, le bouton Ajouter des dépenses ne s'affiche pas. Seuls les frais facturables dont le montant réel est supérieur à zéro peuvent être inclus dans un enregistrement de facturation. -
Sélectionnez les dépenses facturables qui peuvent être ajoutées à l'enregistrement de facturation, puis cliquez sur Ajouter des dépenses. Le montant réel des frais est ajouté en tant que Frais facturables au Total de l’enregistrement de facturation.
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(Facultatif) Cliquez sur Détails des enregistrements de facturation pour consulter les montants Dépenses facturables et Total de l’enregistrement de facturation, ainsi que le total de l’enregistrement de facturation dans l’en-tête de l’enregistrement de facturation.
Inclure les revenus fixes dans un enregistrement de facturation include-fixed-revenues-in-a-billing-record
Vous pouvez ajouter des revenus fixes à vos enregistrements de facturation si vous avez des tâches pour lesquelles des revenus fixes sont disponibles. Aucun autre type de revenu de tâche ou de projet ne peut être ajouté à un enregistrement de facturation. Pour plus d'informations sur les types de revenus, consultez la section Présentation de la facturation et des revenus dans l'article Présentation de la facturation et des revenus.
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Sélectionnez un projet sur la page Projets.
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Cliquez sur Enregistrements de facturation dans le panneau de gauche.
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Cliquez sur le Description de l’enregistrement de facturation pour ouvrir l’onglet Détails de l’enregistrement de facturation.
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Sélectionnez l’onglet Revenus fixes.
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Si vous avez ajouté des revenus fixes à vos tâches, cliquez sur Ajouter des revenus fixes.
note note NOTE Si des montants de revenus sont associés à des tâches mais qu'ils ne sont pas marqués comme fixes, le bouton Ajouter un revenu fixe ne s'affiche pas. -
Sélectionnez les tâches dont vous souhaitez inclure les revenus fixes dans l'enregistrement de facturation, puis cliquez sur Ajouter des tâches. Le montant Revenus fixes des tâches est ajouté en tant que montant Revenus facturables au total de l’enregistrement de facturation.
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(Facultatif) Cliquez sur Détails des enregistrements de facturation pour consulter les montants Revenus facturables et Total de l’enregistrement de facturation, ainsi que le total de l’enregistrement de facturation dans l’en-tête de l’enregistrement de facturation.
Modifier un enregistrement de facturation
Après avoir créé un enregistrement de facturation et y avoir ajouté des heures, des dépenses et des revenus, vous pouvez modifier certaines informations de l'enregistrement existant avant qu'il ne soit marqué comme Facturé.
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Accédez à l’enregistrement de facturation.
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Sélectionnez Détails de l’enregistrement de facturation dans le panneau de gauche.
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Modifiez les informations dans les champs disponibles.
Ou
Cliquez sur l’icône Modifier
Mettez à jour les informations suivantes :
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Description
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Date de facturation
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Statut de la facturation
note tip TIP Si vous sélectionnez Facturé pour le statut de facturation, l’enregistrement de facturation ne peut pas être modifié après l’enregistrement de vos modifications. -
ID de facture
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Numéro de bon de commande
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Montant supplémentaire
Les champs suivants ne peuvent pas être modifiés :
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Heures facturables : total des revenus réels des heures incluses dans l’enregistrement de facturation. Pour plus d'informations, consultez la section suivante de cet article : Inclure les heures facturables dans un enregistrement de facturation.
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Dépenses facturables : total du montant réel des dépenses facturables inclus dans l’enregistrement de facturation. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section suivante de cet article : Inclure les dépenses facturables dans un enregistrement de facturation.
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Revenus facturables : le total des revenus fixes des tâches incluses dans l’enregistrement de facturation. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section suivante de cet article : Inclure les revenus fixes dans un enregistrement de facturation.
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Total de l’enregistrement de facturation : le total de tous les montants facturables. Cela est calculé à l’aide de la formule suivante :
code language-none Included Hourly Revenue (Billable Hours) + Included Expenses (Billable Expenses) + Included Fixed Revenue (Billable Revenues) + Fixed Amount for Other Billable Items (Additional Amount)
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Cliquez sur Enregistrer les modifications.