Utiliser conjointement les approbations unifiées et la relecture
Les approbations unifiées dans Workfront présentent un nouvel ensemble de fonctionnalités qui vous aident à examiner et approuver des documents. Vous pouvez utiliser un workflow Approbations unifiées avec la visionneuse de relecture existante pour ajouter des commentaires et des balises aux documents en cours de révision.
Il existe des différences clés dans le workflow lors de l’utilisation conjointe des validations unifiées et de la relecture :
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Les participants sont affichés dans le résumé du document, et non dans le workflow de relecture.
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Les détails Envoyé, Ouvert, Commentaire, Décision (SOCD) dans la liste de documents sont liés à la relecture et ne reflètent pas le statut de décision du document.
Charger un document et créer une épreuve
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Accédez au projet, à la tâche ou au problème auquel vous souhaitez ajouter un document.
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Cliquez sur l’onglet Documents, puis sur le menu déroulant Ajouter.
Ou
Glissez-déposez le document dans la liste des documents.note NOTE Si vous avez activé l’option Générer automatiquement des épreuves lors du chargement de documents dans votre profil utilisateur, le système crée automatiquement une épreuve simple. -
Pointez sur le document, puis cliquez sur le lien Créer une épreuve qui s’affiche sous le nom du document, puis sélectionnez Épreuve simple. Vous devez créer un BAT simple, car vous n’utiliserez pas le workflow de BAT pour les approbations.
Les utilisateurs affectés en tant que participants peuvent utiliser la visionneuse de relecture pour ajouter des commentaires et des balises sur le document. Passez à la section suivante pour savoir comment ajouter des participants à la révision.
Ouvrir le résumé du document et affecter des participants
La boîte de dialogue Demander l’approbation s’ouvre en mode de base par défaut pour une approbation en une seule étape. Passez en mode avancé pour configurer les validations à plusieurs étapes ou les chemins d’accès parallèles.
Pour affecter des participants :
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Sélectionnez le document que vous avez chargé et ouvrez le résumé du document.
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Faites défiler l’écran jusqu’à la section Validations, puis cliquez sur Créer un workflow. La boîte de dialogue Demander la validation s’ouvre en mode de base.
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Configurez le workflow de validation. Pour la description des champs, le bouton (bascule) Mode avancé et le flux de chemins d’accès parallèles, voir Création d’un processus d’approbation de document.
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Cliquez sur Demander l’approbation. Les participants sont avertis par e-mail.
Créez une version selon vos besoins.
Si vous avez besoin d’une autre série d’examens et d’approbations, vous pouvez créer une nouvelle version de l’épreuve et ajouter les participants précédents, les nouveaux participants ou une combinaison des deux. Vous pouvez afficher des informations sur les versions précédentes et les participants dans le résumé du document.
La boîte de dialogue Demander l’approbation s’ouvre en mode de base par défaut pour une approbation en une seule étape. Passez en mode avancé pour configurer les validations à plusieurs étapes ou les chemins d’accès parallèles.
Pour ajouter une nouvelle version :
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Effectuez un glisser-déposer du nouveau fichier au-dessus du document précédent dans Workfront. Workfront crée automatiquement une nouvelle version.
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Une fois le chargement du document terminé, sélectionnez le document, puis cliquez sur Créer une épreuve > Épreuve simple.
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Sélectionnez à nouveau le document, puis ouvrez le résumé du document.
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Faites défiler l’écran jusqu’à la section Validations, puis cliquez sur Créer un workflow. La boîte de dialogue Demander la validation s’ouvre en mode de base.
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Configurez le workflow de validation. Pour la description des champs, le bouton (bascule) Mode avancé et le flux de chemins d’accès parallèles, voir Création d’un processus d’approbation de document.
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Cliquez sur Demander l’approbation. Les participants sont avertis par e-mail.
Examinez le BAT et prenez une décision
Le document ne passe pas à un statut approuvé tant que tous les approbateurs affectés n’ont pas choisi « approuvé ».
Pour réviser et approuver un document :
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Accédez à l’e-mail de notification de révision, puis cliquez sur Accéder à la révision.
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Une fois dans Workfront, cliquez sur Accéder au BAT.
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Passez en revue le contenu et ajoutez des commentaires ou des balises. Pour plus d’informations sur l’utilisation de la visionneuse de relecture, voir Révision de BAT dans Adobe Workfront : index d’article.
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Sélectionnez l’une des décisions suivantes :
- Approuver : le document n’a pas besoin d’être modifié et est prêt à être utilisé.
- Approuver avec modifications : le document nécessite des modifications et est prêt à l’emploi une fois qu’il a été créé. Aucune approbation supplémentaire n’est requise.
- Travail nécessaire : le document doit être modifié et n’est pas prêt à être utilisé. Une fois les modifications spécifiées effectuées, le document doit être téléchargé en tant que nouvelle version et passer par un autre cycle d’approbations. Pour plus d’informations sur le téléchargement d’une nouvelle version, consultez la section Créer une version si nécessaire dans cet article.
Une fois la décision prise, le propriétaire du document est averti par e-mail.