Utiliser les approbations unifiées et la relecture ensemble
Les approbations unifiées dans Workfront présentent un nouvel ensemble de fonctionnalités qui vous aident à examiner et approuver des documents. Vous pouvez utiliser un workflow Approbations unifiées avec la visionneuse de relecture existante pour ajouter des commentaires et des balises aux documents en cours de révision.
Il existe des différences clés dans le workflow lors de l’utilisation conjointe des validations unifiées et de la relecture :
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Les participants sont affichés dans le résumé du document, et non dans le workflow de relecture
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Les détails Envoyé, Ouvert, Commentaire, Décision (SOCD) dans la liste de documents sont liés à la relecture et ne reflètent pas le statut de décision du document.
Charger un document et créer une épreuve
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Accédez au projet, à la tâche ou au problème auquel vous souhaitez ajouter un document.
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Cliquez sur l'onglet Documents, puis sur le menu déroulant Ajouter.
Ou
Glissez-déposez le document dans la liste des documents.note note NOTE Si vous avez activé l’option Générer automatiquement des épreuves lors du chargement de documents dans votre profil utilisateur, le système crée automatiquement une épreuve simple. -
Pointez sur le document, puis cliquez sur le lien Créer une épreuve qui s’affiche sous le nom du document, puis sélectionnez Épreuve simple. Vous devez créer un BAT simple, car vous n'utiliserez pas le workflow de BAT pour les approbations.
Les utilisateurs affectés en tant que participants peuvent utiliser la visionneuse de relecture pour ajouter des commentaires et des balises sur le document. Passez à la section suivante pour savoir comment ajouter des participants à la révision.
Ouvrir le résumé du document et affecter des participants
Vous avez la possibilité d’affecter des réviseurs et des approbateurs, ou une combinaison des deux :
- Les réviseurs peuvent ajouter des commentaires et marquer les ressources. Une fois l’opération terminée, ils peuvent marquer leur révision comme terminée. Il n’est pas nécessaire de marquer la révision comme terminée pour que le document progresse dans le processus d’approbation.
- Les approbateurs peuvent ajouter des commentaires et marquer des ressources. Ils doivent prendre la décision de faire avancer le processus d'approbation.
Pour affecter des participants :
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Sélectionnez le document que vous avez chargé et ouvrez le résumé du document.
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Faites défiler jusqu’à la section Validations , puis cliquez sur Ajouter.
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(Facultatif) Choisissez un modèle d’approbation existant. Les utilisateurs disposant d'une licence Standard peuvent créer des modèles d'approbation réutilisables à partir de la zone Configuration. Pour plus d’informations, voir Créer un modèle d’approbation pour les ressources et les documents.
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(Facultatif) Définissez une date limite pour l’approbation. Les utilisateurs et les équipes sont avertis par e-mail 72 heures, puis 24 heures avant l’échéance spécifiée.
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Pour ajouter un approbateur, cliquez sur le bouton Approbateur et commencez à saisir un nom d’utilisateur ou d’équipe.
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Pour ajouter un réviseur, cliquez sur le bouton Réviseur et commencez à saisir un nom d’utilisateur ou d’équipe.
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Une fois que vous avez ajouté tous les réviseurs et approbateurs, cliquez sur Soumettre la demande. Les participants sont avertis par e-mail.
Créez une version selon vos besoins.
Si vous avez besoin d’une autre série d’examens et d’approbations, vous pouvez créer une nouvelle version de l’épreuve et ajouter les participants précédents, les nouveaux participants ou une combinaison des deux. Vous pouvez afficher des informations sur les versions précédentes et les participants dans le résumé du document.
Pour ajouter une nouvelle version :
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Effectuez un glisser-déposer du nouveau fichier au-dessus du document précédent dans Workfront. Une nouvelle version est automatiquement créée.
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Une fois le chargement du document terminé, sélectionnez le document, puis cliquez sur Créer une épreuve > Épreuve simple.
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Sélectionnez à nouveau le document, puis ouvrez le résumé du document.
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Faites défiler jusqu’à la section Validations , puis cliquez sur Ajouter.
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(Facultatif) Choisissez un modèle d’approbation existant. Les utilisateurs disposant d'une licence Standard peuvent créer des modèles d'approbation réutilisables à partir de la zone Configuration. Pour plus d’informations, voir Créer un modèle d’approbation pour les ressources et les documents.
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(Facultatif) Définissez une date limite pour l’approbation. Les utilisateurs et les équipes sont avertis par e-mail 72 heures, puis 24 heures avant l’échéance spécifiée.
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Pour ajouter un approbateur, cliquez sur le bouton Approbateur et commencez à saisir un nom d’utilisateur ou d’équipe, ou choisissez un approbateur dans la version précédente.
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Pour ajouter un réviseur, cliquez sur le bouton Réviseur et commencez à saisir un nom d’utilisateur ou d’équipe, puis choisissez un réviseur ou une réviseuse dans la version précédente.
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Une fois que vous avez ajouté tous les réviseurs et approbateurs, cliquez sur Soumettre la demande. Les participants sont avertis par e-mail.
Examinez le BAT et prenez une décision
Le document ne passe pas à un statut approuvé tant que tous les approbateurs affectés n'ont pas choisi « approuvé ».
Pour réviser et approuver un document :
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Accédez à l’e-mail de notification de révision, puis cliquez sur Accéder à la révision.
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Une fois dans Workfront, cliquez sur Accéder au BAT.
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Passez en revue le contenu et ajoutez des commentaires ou des balises. Pour plus d’informations sur l’utilisation de la visionneuse de relecture, voir Révision de BAT dans Adobe Workfront : index d’article.
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Sélectionnez l’une des décisions suivantes :
- Approuver : le document n’a pas besoin d’être modifié et est prêt à être utilisé.
- Approuver avec modifications : le document nécessite des modifications et est prêt à l’emploi une fois qu’il a été créé. Aucune approbation supplémentaire n’est requise.
- Travail nécessaire : le document doit être modifié et n’est pas prêt à être utilisé. Une fois les modifications spécifiées effectuées, le document doit être téléchargé en tant que nouvelle version et passer par un autre cycle d'approbations. Pour plus d’informations sur le téléchargement d’une nouvelle version, consultez la section Créer une version si nécessaire dans cet article.
Une fois la décision prise, le propriétaire du document est averti par e-mail.