Créer un modèle de workflow d’approbation pour les documents
Dans la zone Configuration de Workfront , les utilisateurs disposant d’une licence Standard peuvent créer des modèles d’approbation réutilisables. Une fois créés, les modèles d’approbation peuvent être appliqués aux ressources de la zone Documents d’un objet.
Conditions d’accès
| table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Package Adobe Workfront |
Tout package Workfront pour gérer les approbations à l’aide du stockage Workfront hérité Tout package de workflow pour gérer les validations à l’aide de l’espace de stockage dans le cloud Adobe |
| Licence Adobe Workfront |
Standard Plan |
Pour plus de détails sur les informations contenues dans ce tableau, consultez Conditions d’accès préalables dans la documentation Workfront.
Création d’un modèle de validation
La boîte de dialogue Modèle d’approbation s’ouvre toujours en mode avancé. Il n’existe pas de mode de base pour les modèles. Vous pouvez configurer jusqu’à 30 chemins parallèles dans un modèle, pour un total de 100 étapes. Chaque chemin s’exécute indépendamment et peut contenir une ou plusieurs étapes séquentielles.
Pour créer un modèle de validation :
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Dans le panneau de gauche, cliquez sur Révision et approbation > Modèles d’approbation.
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Cliquez sur Nouveau modèle sur le côté droit de la page.
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Ajoutez un Nom du modèle.
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Renseignez les détails de l’étape 1 du chemin 1 :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Nom de l’étape Les étapes sont nommées Étape 1, Étape 2, etc. par défaut. Renommez l’étape en quelque chose de plus explicite, comme Révision initiale ou Approbation finale . Ajouter des noms ou des adresses e-mail (facultatif) Commencez à saisir le nom d’un utilisateur ou d’une équipe à ajouter en tant qu’approbateur ou réviseur. Les participants sont facultatifs dans les modèles. Vous pouvez les ajouter lorsque le modèle est appliqué à un document.
Remarque : un réviseur ou un approbateur ne peut être affecté qu’à une seule étape ouverte à la fois sur la même ressource. Si plusieurs étapes parallèles sont ouvertes simultanément, la même personne ne peut pas être ajoutée à plusieurs d’entre elles.
Une seule décision requise (facultatif) La première personne qui prend une décision termine l’étape. Jours ouvrables jusqu'à la date d'échéance (facultatif) Choisissez le nombre de jours ouvrés nécessaires à l'exécution de l'étape après son ouverture. La première étape de chaque chemin prend également en charge une date d’échéance absolue. Chaque étape suivante du chemin prend uniquement en charge une date d’échéance relative. Ajouter un message personnalisé (facultatif) Saisissez un message dans la zone de texte Ajouter un message personnalisé. Lorsque le modèle est appliqué à un document, le message s’affiche dans la notification électronique d’approbation et dans l’onglet Approbations de Workfront.
Lorsque vous ajoutez une deuxième étape, l’option Afficher ce message sur toutes les étapes est sélectionnée par défaut. Laissez-la sélectionnée pour utiliser le même message à chaque étape. Pour utiliser un message différent pour chaque étape, désélectionnez Afficher ce message sur toutes les étapes, puis saisissez le message spécifique à l’étape dans la zone de texte Ajouter un message personnalisé de chaque étape.
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(Facultatif) Cliquez sur Ajouter une étape pour ajouter une autre étape au chemin d’accès. Les étapes d’un chemin s’exécutent de manière séquentielle dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées. Lorsque toutes les décisions requises d’une étape sont prises, l’étape suivante de ce chemin commence et l’étape précédente est verrouillée. Vous pouvez réorganiser les étapes d’un chemin, mais vous ne pouvez pas déplacer une étape d’un chemin à un autre. Chaque chemin peut avoir un nombre différent d’étapes.
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(Facultatif) Sous Chemins parallèles, cliquez sur Ajouter un chemin pour ajouter un autre chemin. Le nouveau chemin commence par une étape vide et devient le chemin sélectionné. Les chemins ne peuvent pas être réorganisés.
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(Facultatif) Pour renommer un chemin d’accès, pointez sur le libellé du chemin d’accès, cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis saisissez un nouveau nom. Pour supprimer un chemin d’accès, passez le curseur sur le libellé du chemin et cliquez sur l’icône de corbeille. Le chemin 1 ne peut pas être supprimé et les autres chemins ne peuvent être supprimés que si aucune étape du chemin n’est verrouillée ou terminée.
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(Facultatif) Pour effacer tous les chemins et toutes les étapes et recommencer, cliquez sur Réinitialiser dans le coin supérieur droit.
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Cliquez sur Enregistrer.
Une fois le modèle créé, il peut être appliqué aux documents dans la zone Documents d’un objet pour lancer le processus de révision et d’approbation formel dans Workfront.