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Configurer des modèles de courrier électronique

Last update: Fri Jun 14 2024 00:00:00 GMT+0000 (Coordinated Universal Time)
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Créé pour :

  • Administration

En tant qu’administrateur Adobe Workfront, vous pouvez configurer des modèles d’email pour prendre en charge les notifications de rappel.

Les modèles d’email contiennent le message envoyé aux utilisateurs lorsqu’une notification de rappel est lancée.
Sans modèle d'email, la notification de rappel sera diffusée en tant que contenu vide dans le corps de l'email.

Les modèles de courrier électronique peuvent être associés à des notifications de rappel pour les problèmes, les tâches, les projets et les feuilles de temps. Lors de la création de modèles de courrier électronique, votre administrateur Workfront peut fournir du contenu pour le courrier électronique et un objet.

Conditions d’accès

Développez pour afficher les exigences d’accès aux fonctionnalités de cet article.

Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :

table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header
Forfait Adobe Workfront N’importe quelle
Licence Adobe Workfront*

Actuel : formule

Ou

Nouveau : Standard
Configuration du niveau d’accès Administrateur système

*Pour plus d’informations sur les exigences d’accès, voir Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.

Création d’un modèle de courrier électronique create-an-email-template

  1. Cliquez sur l’icône Menu principal Menu principal dans le coin supérieur droit d’Adobe Workfront, ou (si disponible), cliquez sur l’icône Menu principal Menu principal dans le coin supérieur gauche, puis sur Configuration icône Configuration .

  2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Email > Notifications> Modèles de courrier électronique.

  3. Cliquez sur Nouveau modèle de courrier électronique.

  4. Dans le Nouveau modèle de courrier électronique indiquez les informations suivantes :

    table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header
    Nom Ajoutez un titre pour le modèle d’email. Champ obligatoire.
    Type d’objet

    Indiquez le type d’objet auquel vous souhaitez associer le modèle. Choisissez l’un des objets suivants :

    • Projet
    • Tâche
    • Problème
    • Feuille de temps

    Il s’agit d’un champ obligatoire, défini par défaut sur Projet.
    Description Ajoutez des informations supplémentaires sur le modèle d’email, son objectif et l’audience prévue.
    Objet Ajoutez le texte qui s'affiche dans la ligne Objet de l'email, lors de l'envoi du message électronique généré par le modèle. Champ obligatoire.
    Corps

    Ajoutez le texte du contenu de l'email.

    Vous pouvez utiliser le formatage par HTML pour le contenu de l'email, comme décrit dans la section . Ajouter un formatage de HTML à un modèle de courrier électronique dans cet article.

  5. Cliquer sur Enregistrer.

Ajouter un formatage de HTML à un modèle de courrier électronique add-html-formatting-to-an-email-template

Vous pouvez ajouter des balises de HTML aux modèles de courrier électronique pour produire des notifications personnalisées.
Commencez à créer le modèle d’email comme décrit dans la section Créer un modèle de courrier électronique.

La mise en forme des HTMLs peut enrichir vos modèles d'email, comme illustré dans les sections suivantes.

Vous pouvez inclure des liens vers les champs Workfront à l’aide du $$ caractère générique indiquant au générateur de messagerie de rechercher les valeurs de la base de données associées à un objet spécifique.

Par exemple, le corps de l’email pour une notification alertant la personne désignée de la tâche sur le point de démarrer peut suivre cette structure :

<html>
<p>$$assignedTo:firstName$$</p>
<p>You are assigned to work on <b><a href="https://<your domain>.my.workfront.com/task/view?ID=$$ID$$">$$name$$</a></b>, which is due to start on $$plannedStartDate$$.</p>
<table width="350" style="font-size:12px;">
<tr>
<td><b><strong>HEADING</b></td>
<td>$$WILDCARD$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>HEADING</b></td>
<td>$$WILDCARD$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>HEADING</b></td>
<td>$$WILDCARD$$</td></tr>
</table>
</html>

Pour obtenir la valeur "caractère générique" d’un objet, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Reportez-vous à l’ explorateur d’API et sélectionnez les noms de vos objets dans l’onglet Champs de n’importe quel objet. Pour plus d’informations sur l’explorateur d’API, voir Explorateur d’API.

  • Utilisez la variable valuefield dans une vue en mode texte d’un rapport. Pour plus d’informations sur les valeurs du mode texte, voir Présentation du mode texte.

La variable heading peut être le nom de l’objet, tel que vous souhaitez le voir apparaître dans le corps de l’email.

Vous pouvez inclure des liens vers des utilisateurs et des champs personnalisés à l’aide de la variable $$ caractère générique indiquant au générateur de messagerie de rechercher les valeurs de la base de données associée à l’objet. Ils doivent être présents de chaque côté de la référence d’attribut de la base de données.

Par exemple, l’ajout du texte suivant en tant que HTML ajouterait le prénom de l’utilisateur affecté à la notification de rappel associée à une tâche :

assignedTo:firstName

Pour ajouter des champs personnalisés utilisant la même mise en forme, vous pouvez ajouter les éléments suivants dans votre notification électronique :

DE:Custom Field As It Appears in Workfront

Par exemple, il s’agit d’un modèle d’email qui comprend une référence à un champ personnalisé nommé Date de diffusion et qui suppose que le champ Date de diffusion appartient à une tâche.

Remplacer <your domain> avec le domaine Workfront de votre entreprise, sans les crochets :

<html>
<p>$$assignedTo:firstName$$</p>
<p>You are assigned to work on <b><a href="https://<your domain>.my.workfront.com/task/view?ID=$$ID$$">$$name$$</a></b>, which has a Delivery Date of $$DE:Task:Delivery Date$$.</p>
<table width="350" style="font-size:12px;">
<tr>
<td><b>Project Name:</b></td>
<td>$$project:name$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Description:</b></td>
<td>$$description$$</td>
<tr>
<td><b>Estimated Effort:</b></td>
<td>$$work$$ hours</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Planned Completion Date:</b></td>
<td>$$plannedCompletionDate$$</td>
<td><b>Delivery Date:</b></td>
<td>$$DE:Task:Delivery Date$$</td>
</tr>
</table>
</html>
NOTE
Si le champ appartient à un projet, remplacez la tâche par le projet :
DE:Project:Delivery Date

Exemples de courriers électroniques de HTML html-email-examples

Notification de rappel de projet tardif (exemple) late-project-reminder-notification-example

Pour modifier un modèle d’email en vue d’un rappel de projet tardif, tenez compte de ces informations pour les champs Objet et Contenu .

Remplacer <your domain> avec le domaine Workfront de votre entreprise, sans les crochets.

Objet :

Un Projet Que Vous Gérer Est Devenu En Retard

Contenu :

<html>
<p>The <b><a href="https://<your domain>.my.workfront.com/project/view?ID=$$ID$$">$$name$$</a></b> project you are assigned as the owner of just became late.</p>
<table width="350" style="font-size:12px;">
<tr>
<td><b>Project Name:</b></td>
<td>$$project:name$$</td>
</tr>
</tr>
<tr>
<td><b>Planned Completion Date:</b></td>
<td>$$plannedCompletionDate$$</td>
</tr>
</table>
<p>Please review the task plan and bring it up to date to reflect the progress made so far. If it is necessary to update the plan to bring it reflect reality going forward, be sure to speak to $$sponsor:name$$ for approval before make these changes to the work breakdown structure.</p>
</html>

Vous obtenez alors un email similaire à ce qui suit :

Rappel Tâche ou problème sur le point de commencer task-or-issue-about-to-start-reminder-example

Vous pouvez également créer une notification de rappel pour une tâche ou un problème à venir.

Le code suivant peut être inclus dans un modèle d’email à utiliser pour les notifications de tâche et de rappel envoyées un nombre indéfini de jours avant la date prévue de début de la tâche ou du problème.

Remplacer <your domain> avec le domaine Workfront de votre entreprise, sans les crochets.

Pour l’utiliser pour un message électronique de problème, modifiez la variable /task/view. dans le lien de l’élément de travail vers /issue/view.

Objet :

$$name$$ to start on $$plannedStartDate$$

Contenu :

<html>
<p>$$assignedTo:firstName$$</p>
<p>You are assigned to work on <b><ahref=https://<your domain>.my.workfront.com/task/view?ID=$$ID$$">$$name$$</a></b>, which is due to start on $$plannedStartDate$$.</p>
<tablewidth=350"style=font-size:12px;">
<tr>
<td><b>Task Name:</b></td>
<td>$$name$$</td>
</tr>
<td><b>Project Name:</b></td>
<td>$$project:name$$</td>
</tr>
</tr>
<td><b>Created on:</b></td>
<td>$$entryDate$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Project Manager:</b></td>
<td>$$project:owner:name$$</td>
<tr>
<td><b>Priority:</b></td>
<td>$$priority$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>Who is assigned to:</b></td>
<td>$$assignedTo:name$$</td>
</tr>
<tr>
<td><b>When it's due:</b></td>
<td>$$estCompletionDate$$</td>
</tr>
</table>
</html>

email_template_delivered.png

Une fois un modèle d’email créé, les utilisateurs peuvent l’associer à des notifications de rappel, comme décrit dans la section Configuration des notifications de rappel.

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