Configurer des notifications de rappel
En tant qu’administrateur Workfront, vous pouvez créer des notifications de rappel pour les utilisateurs et les associer à des objets auxquels vous souhaitez que vos utilisateurs accordent une attention particulière.
Les notifications de rappel génèrent des emails envoyés aux utilisateurs selon des critères spécifiés. Les notifications de rappel rappellent aux utilisateurs qu’une action doit être effectuée pour une tâche, un problème, un projet ou une feuille de temps.
Après avoir créé les notifications de rappel, les utilisateurs peuvent les associer manuellement aux tâches, telles que les projets, les tâches, les problèmes et les feuilles de temps. Pour plus d’informations, voir Joindre une notification de rappel à un objet.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Forfait Adobe Workfront* | N’importe quelle |
| Licence Adobe Workfront |
Nouvelle : standard ou Actuelle : formule |
| Configurations du niveau d’accès | Planificateur ou version ultérieure, avec accès administratif aux notifications de rappel |
*Pour plus d’informations sur ce tableau, voir Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Personnaliser l’e-mail de rappel
Vous pouvez personnaliser l’objet, le corps et le HTML dans l’e-mail de notification de rappel.
Vous pouvez également utiliser l’e-mail par défaut inclus dans la notification de rappel. L’e-mail par défaut utilise le nom de la notification de rappel comme objet de l’e-mail et le nom de l’objet dans le corps de l’e-mail, y compris l’événement qui a déclenché la notification.
Si vous souhaitez personnaliser l’e-mail de rappel, vous devez créer un modèle d’e-mail et le joindre à la notification de rappel.
Pour plus d’informations sur la création d’un modèle d’e-mail, voir Configurer des modèles d’e-mail.
Créer une notification de rappel
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur E-mail > Notifications > Notifications de rappel.
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Cliquez sur Nouvelle notification de rappel.
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Dans la liste déroulante, cliquez sur le type d’objet que vous souhaitez associer à la notification de rappel.
Par exemple, si vous souhaitez joindre une notification de rappel à une feuille de temps, cliquez sur Feuille de temps.
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Dans la zone Nouvelle notification de rappel qui s’affiche, spécifiez les informations suivantes.
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header Nom de la notification de rappel Spécifiez le nom de la notification de rappel. Période qualifiante Spécifiez le nombre d’heures, de jours de travail, de jours (jours calendaires), de semaines ou de mois avant ou après la date dans le champ Planning.
REMARQUE :
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Les notifications de rappel démarrent 24 heures après la date spécifiée et une fois tous les critères satisfaits.
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Les notifications de rappel pour les projets, les tâches et les problèmes se déclenchent toutes les nuits à minuit, heure des Rocheuses. Tous les objets qui remplissent les critères d’une notification de rappel à partir de cette journée déclenchent une notification aux utilisateurs et utilisatrices désignés peu de temps après cette date.
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Les notifications de rappel pour les feuilles de temps sont envoyées à l’heure spécifiée en fonction du fuseau horaire et de la date de fin, de la date de début ou de la date de dernière mise à jour de la feuille de temps.
Planning Sélectionnez l’événement déclenchant la notification de rappel à programmer.
Si la notification de rappel concerne des projets, des tâches ou des problèmes, les options disponibles sont liées à la date d’achèvement ou à la date de début. La notification de rappel prend en compte l’horodatage des dates d’achèvement et de début des projets, tâches et problèmes.
Si la notification de rappel concerne des feuilles de calcul, les options disponibles sont liées à la date de fin, à la date de début ou à la date de dernière mise à jour. La notification de rappel pour les feuilles de temps prend en compte l’horodatage de la date de fin, de début et de dernière mise à jour de la feuille de temps. La feuille de temps commence à minuit le jour de la date de début (12 h 00) et se termine juste avant minuit à la date de fin (23 h 59).
NOTE
Les notifications de rappel de la feuille de temps ne sont distribuées qu’une fois toutes les 24 heures.
Lorsque vous configurez plusieurs notifications de rappel dans une période de 24 heures, Workfront envoie un e-mail de notification avec tous les rappels inclus dans cette notification.
Par exemple, si vous configurez trois notifications de rappel pour qu’elles se déclenchent 10 heures avant, 2 heures avant et 1 heure avant une date d’échéance, les trois rappels seront tous combinés dans la même notification s’ils se produisent le même jour.
Cependant, si vous définissez une notification de rappel 26 heures avant et une autre 1 heure avant une date d’échéance, les utilisateurs et les utilisatrices recevront deux notifications distinctes.
Critères Sélectionnez le critère pour qualifier la notification de rappel à programmer. Les notifications de rappel ne sont pas programmées, sauf si le critère sélectionné est satisfait.
Les options de critères suivantes sont disponibles, selon le type d’objet que vous avez sélectionné à l’étape 4 :
- Incomplet dans les projets en cours : (Disponible pour les rappels de tâches et de problèmes) l’envoi de la notification de rappel est programmé uniquement lorsque le statut de l’objet auquel la notification de rappel est associée n’est pas Terminé et que le statut du projet est Actuel.
- Tout dans les projets en cours : (Disponible pour les rappels de tâches et de problèmes) l’envoi de la notification de rappel est programmé quel que soit le statut de l’objet. Cette notification doit être envoyée uniquement lorsque le statut du projet auquel la notification de rappel est associée est Actuel.
- Projets incomplets : (Disponible pour les rappels de projets) l’envoi de la notification de rappel est programmé lorsque le statut du projet est autre que Terminé.
- Tous les projets : (Disponible pour les rappels de projets) l’envoi de la notification de rappel est programmé quel que soit le statut du projet.
- Feuilles de temps ouvertes : (Disponible pour les rappels de feuilles de temps) l’envoi de la notification de rappel est programmé lorsque le statut de la feuille de temps est Ouvert.
- Feuilles de temps envoyées : (Disponible pour les rappels de feuilles de temps) l’envoi de la notification de rappel est programmé lorsque le statut de la feuille de temps est Envoyé.
- Feuille de temps ouverte ou moins de 40 heures par semaine : (Disponible pour les rappels de feuilles de temps) l’envoi de la notification de rappel est programmé lorsque le statut de la feuille de temps est Ouvert ou lorsque la feuille de temps est consignée depuis moins de 40 heures.
- Modèles d’e-mail : dans la liste déroulante, sélectionnez un modèle d’e-mail à joindre à votre rappel.
Pour plus d’informations sur la création d’un modèle d’e-mail, reportez-vous à Configurer des modèles d’e-mail.
Destinataires En fonction de l’objet pour lequel la notification de rappel est envoyée, sélectionnez l’un des types d’utilisateurs suivants auxquels vous souhaitez envoyer la notification :
- Affecté à
- Entré par
- Équipe de projet (tous les utilisateurs de l’équipe de projet reçoivent un rappel)
- Affectations de tâches dépendantes (les utilisateurs affectés à des tâches dépendantes reçoivent le rappel)
- Propriétaire du projet
- Affecté à (les utilisateurs affectés à une tâche ou à un problème reçoivent le rappel)
- Propriétaire de feuille de temps
- Approbateur de feuilles de temps
- Gestionnaire du propriétaire de feuille de temps
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Cliquer sur Enregistrer.
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Joignez la notification de rappel à un élément de travail, comme décrit dans Joindre une notification de rappel à un objet.
Recevoir une notification de rappel
Lorsque la condition est remplie sur l’élément auquel la notification de rappel est jointe, une notification par e-mail est déclenchée vers l’utilisateur ou l’utilisatrice défini dans la notification de rappel.
Pour plus d’informations sur la réception de notifications de rappel, voir la section Notifications de rappel dans Notifications Adobe Workfront.
Tester la diffusion de la notification de rappel
Les notifications de rappel se déclenchent toutes les nuits à minuit, heure des Rocheuses. Tous les objets qui remplissent les critères d’une notification de rappel déclenchent une notification aux utilisateurs et utilisatrices désignés peu de temps après.
Pour déclencher manuellement des notifications de rappel, la condition du rappel doit d’abord être remplie.
Par exemple, si un rappel est défini pour se déclencher une heure après la date d’achèvement prévue d’un projet, ce délai doit s’être écoulé entre le moment où le rappel a été défini et maintenant. Les projets dont la date d’achèvement prévue était antérieure à l’activation du rappel ne déclenchent pas de notification.
Pour déclencher manuellement une notification de rappel :
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur Système > Diagnostics dans le coin inférieur gauche de Workfront.
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Cliquez sur Envoyer des notifications de rappel et attendez la confirmation en haut de l’écran qu’ils ont été envoyés.
Les utilisateurs et les utilisatrices désignés dans la notification de rappel reçoivent un e-mail.
