Création et envoi de requêtes Adobe Workfront
Les tâches planifiées sont représentées dans Adobe Workfront par des projets et des tâches. Cependant, vous pouvez travailler dans un environnement où des tâches imprévues, sous la forme de demandes, peuvent intervenir à tout moment. Workfront fournit un workflow pour s’adapter à ce type d’environnement grâce à l’utilisation des files d’attente de demandes.
Après avoir créé une requête dans une file d’attente des requêtes, vous pouvez soit l’affecter à terminer, soit la convertir en tâche ou en projet.
Pour plus d’informations sur la conversion de problèmes en tâche ou projet, reportez-vous à l’article Présentation des problèmes de conversion dans Adobe Workfront.
Vous pouvez créer une requête de la manière suivante :
- À partir de zéro, comme décrit dans cet article.
- Versions préliminaires. Pour plus d’informations, voir Création de requêtes à partir de brouillons.
- À partir d’une requête existante, en copiant et en envoyant une copie. Pour plus d’informations, voir Copie et envoi de requêtes.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Forfait Adobe Workfront* | N’importe quelle |
| Licence Adobe Workfront* |
Nouveau : contributeur ou version ultérieure Ou Actuel : requête ou version ultérieure |
| Configurations des niveau d’accès* | Modifier l’accès aux problèmes |
Pour plus d’informations sur ce tableau, consultez Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Conditions préalables pour l’utilisation des files d’attente de requête
Un administrateur Workfront doit créer des files d’attente de demande et les mettre à la disposition des utilisateurs avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité. Un utilisateur disposant d’une licence de planificateur et disposant des autorisations Modifier les projets et Gérer pour un projet spécifique peut également créer des files d’attente de demande.
Pour plus d’informations sur la création de files d’attente de requêtes, voir l’article Création d’une file d’attente de requête.
Un administrateur Workfront doit créer les composants suivants d’une file d’attente de requêtes :
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Projet à l’état actuel, publié en tant que file d’attente de demande d’aide.
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Rubriques de la file d’attente.
Pour plus d’informations, voir l’article Création de rubriques de file d’attente. -
Règles de routage.
Pour plus d’informations, voir l’article Création de règles de routage. -
(Facultatif) Groupes de rubriques.
Pour plus d’informations, voir l’article Création de groupes de rubriques. -
(Facultatif) Demandez un formulaire personnalisé.
Pour plus d’informations, voir l’article Création ou modification d’un formulaire personnalisé. -
(Facultatif) Processus de demande d’approbation.
Pour plus d’informations, voir l’article Créer un processus d’approbation pour les tâches.
Création de requêtes et génération de brouillons dans l’application web Workfront
Lorsque vous créez une requête dans l’application web Workfront, Workfront l’enregistre en tant que brouillon avant de l’envoyer. Workfront crée un brouillon dès que vous sélectionnez votre file d’attente de requêtes et que vous commencez à saisir des informations à son sujet.
Vous pouvez continuer à soumettre la demande ou compléter autant d’informations que vous le souhaitez et quitter le formulaire pour la terminer ultérieurement. Workfront enregistre la demande en version préliminaire que vous avez lancée dans le dossier Brouillons.
- Workfront ne crée pas de brouillons de requêtes lorsque vous les envoyez à partir d’une application tierce, par exemple en les envoyant par courrier électronique dans Workfront, ou en les créant à l’aide d’une autre application. Lorsque vous envoyez une demande en dehors de l’application web Workfront, la demande est enregistrée dans la section Envoyé .
- Si la structure d’une file d’attente de requêtes change, vous ne pouvez plus accéder aux brouillons existants. Par exemple, si une rubrique de file d’attente est supprimée ou qu’un groupe de rubriques est ajouté, les brouillons enregistrés ne sont plus accessibles.
Pour plus d’informations sur la création de requêtes à partir de brouillons existants, voir Création de requêtes à partir de brouillons. Pour plus d’informations sur la suppression des brouillons de requêtes, voir également Suppression d’un brouillon de requête.
Pour créer une requête dans l’application web Workfront :
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Cliquez sur Demandes, puis cliquez sur Nouvelle requête dans le coin supérieur droit de la page.
note tip TIP - Vous pouvez accéder à l’option Nouvelle requête à partir de n’importe quelle section de la zone Demandes .
- L’option Nouvelle requête est grisée lorsque vous n’avez pas accès à la création de problèmes.
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(Conditionnel) Cliquez dans le Type de requête et effectuez l’une des opérations suivantes :
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Dans la Chemins récents , sélectionnez un chemin que vous avez récemment utilisé pour ouvrir une file d’attente de requêtes. Un chemin d’accès inclut la file d’attente des demandes, les groupes de rubriques et la rubrique de la file d’attente que vous avez récemment envoyée. Les trois derniers chemins s’affichent par défaut.
note note NOTE Workfront enregistre un chemin uniquement lorsque vous lui avez effectivement envoyé une requête. Il ne crée pas de chemins pour les demandes en brouillon. 
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Dans la Files d’attente de demandes , sélectionnez une file d’attente de requêtes.
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Saisissez un mot-clé appartenant à un chemin d’accès précédemment utilisé pour rechercher une file d’attente de requêtes.
Par exemple, si vous disposez d’une file d’attente de demandes nommée "Service d’assistance" avec un groupe de rubriques nommé "Emplacement" et une rubrique de file d’attente nommée "À distance", vous pouvez saisir "à distance" et toutes les files d’attente de demandes contenant "à distance" dans n’importe quel élément de leur chemin d’accès s’affichent.
note tip TIP Lorsque vous saisissez un nom contenant un caractère spécial, la file d’attente des demandes, la rubrique de la file d’attente ou le groupe de rubriques s’affichent même lorsque vous omettez de saisir le caractère. 
La liste des files d’attente de requêtes disponibles et les chemins récents sont mis à jour dynamiquement afin d’inclure uniquement les chemins contenant le mot-clé mis en surbrillance dans les résultats.
Les résultats de la recherche s’affichent dans les zones suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Files d’attente des demandes Files d’attente de demandes dont le nom contient le mot-clé Chemins d’accès aux demandes Chemins (qui incluent des files d’attente de requêtes, des groupes de rubriques, des rubriques de file d’attente) contenant le mot-clé dans l’un des noms de leurs éléments
note tip TIP - Les 200 premières files d’attente de requête s’affichent par défaut, dans l’ordre alphabétique.
- Le nom de la file d’attente des demandes est le nom du projet qui a été publié en tant que file d’attente des demandes d’aide.
- La description du projet configuré comme la file d’attente de demandes sélectionnée s’affiche à droite du nom de la file d’attente de demandes.
Pour plus d’informations sur la publication d’un projet en tant que file d’attente des demandes d’aide, consultez l’article . Création d’une file d’attente de requête. -
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Dans le Nouvelle requête formulaire, effectuez l’une des opérations suivantes :
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(Conditionnel) Sélectionnez un brouillon disponible dans le message de notification affiché sous le champ Type de demande .
Cette zone s’affiche uniquement si vous avez déjà enregistré des brouillons sans les envoyer.
Les trois derniers brouillons de trois rubriques de file d’attente différentes s’affichent par défaut.
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Commencez à saisir une nouvelle requête dans la file d’attente sélectionnée.
Un nouveau brouillon vous enregistre automatiquement dans la section Brouillons après avoir saisi les informations de la nouvelle requête et avoir donné un nom à la requête dans le champ Objet .
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(Facultatif) Si la file d’attente des demandes comprend des groupes de rubriques, sélectionnez le nom du groupe de rubriques dans le premier champ déroulant. Sinon, sélectionnez une rubrique de file d’attente.
note tip TIP Lorsque vous passez la souris sur un groupe de rubriques ou une rubrique de file d’attente, le champ Description s’affiche à droite. Contient des informations supplémentaires sur le groupe de rubriques ou la rubrique de file d’attente. 
Vous pouvez intégrer jusqu’à 10 niveaux de groupes de rubriques dans votre file d’attente de requêtes.
Pour plus d’informations sur la création de groupes de rubriques, voir l’article Création de groupes de rubriques. Pour plus d’informations sur la création de rubriques de file d’attente, voir l’article Création de rubriques de file d’attente.note tip TIP Si vous avez sélectionné un brouillon ou un chemin précédent, les groupes de rubriques et les rubriques de la file d’attente sont déjà sélectionnés. Vous pouvez en sélectionner un autre, si nécessaire. -
Selon les champs activés par l’administrateur Workfront dans la variable Nouveaux champs de problème de la Détails de la file sous-onglet du projet, vous pouvez trouver l’un des champs suivants lorsque vous envoyez une nouvelle demande :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 7-row-2 8-row-2 9-row-2 10-row-2 11-row-2 layout-auto html-authored no-header Objet Indiquez un nom pour votre requête. Ce champ est obligatoire. Description Spécifiez une description pour votre requête. URL Spécifiez une URL pouvant être liée à votre requête. Priorité Spécifiez une priorité pour votre requête. La priorité doit définir la vitesse à laquelle vous pensez que cette requête doit être résolue. Les options par défaut sont les suivantes :
- Aucun
- Faible
- Normal
- Élevé
- Urgent
Votre administrateur système peut modifier les noms des priorités.
Gravité Spécifiez un niveau de gravité pour votre requête. La gravité doit définir l’impact de cette requête sur votre travail s’il n’est pas résolu à temps. Les options par défaut sont les suivantes :
- Décoratif
- Cause de la confusion
- Bogue qui a une solution
- Bogue sans solution
- Erreur fatale
Votre administrateur système peut modifier les noms des statistiques.
Contact Principal Le contact par Principal d’une requête vous est transmis par défaut, dans la mesure où vous êtes la personne qui répond à toutes les questions relatives à la requête. Cependant, vous pouvez modifier ce paramètre pour n’importe quel autre utilisateur Workfront. Affectations Indiquez le nom d’un utilisateur, d’un rôle de tâche ou d’une équipe actif auquel la requête doit être affectée.
Vous ne pouvez spécifier qu’une seule équipe.
Selon la configuration de la file d’attente des demandes, vous pouvez n’affecter qu’un ou deux types de ressources à la demande, au lieu des trois (par exemple, vous pouvez uniquement affecter la demande aux utilisateurs).
Si une règle de routage est également associée à la file d’attente des demandes et qu’elle achemine automatiquement la demande vers un autre type de ressource (par exemple, une équipe), votre demande est affectée à la fois à l’entité que vous spécifiez manuellement lors de l’envoi de la demande (utilisateurs) et à la ressource spécifiée dans la règle de routage (l’équipe).
Pour plus d’informations, voir les articles suivants :
Nous vous recommandons d’utiliser des règles de routage pour vos files d’attente de requêtes afin qu’elles puissent être automatiquement acheminées vers les ressources appropriées.
Nombre d’heures prévues Estimez le nombre d’heures nécessaire à l’exécution de cette requête. Date de début planifiée Indiquez la date à laquelle le travail sur cette requête doit commencer. Date d’achèvement prévue Indiquez la date à laquelle vous souhaitez que cette requête soit résolue. Statut L’état par défaut d’une nouvelle requête est "Nouveau". L’administrateur système a peut-être modifié le nom de cet état. Vous pouvez également modifier l’état pour autre chose à partir de ce menu déroulant. Documents Ajoutez des documents à votre requête.
Selon la configuration de la file d’attente des demandes, la section Documents peut s’afficher avant ou après les champs personnalisés.
Les documents que vous téléchargez vers Workfront sont stockés pendant 24 heures dans une demande préliminaire. Ensuite, vous devez les joindre à nouveau lorsque vous revenez à la modification et envoyez le brouillon. Les documents liés à partir d’autres lecteurs sont enregistrés de manière permanente sur le brouillon.
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(Facultatif) Si votre administrateur Workfront a associé un formulaire personnalisé à la file d’attente des demandes ou à la rubrique de la file d’attente, spécifiez les champs dans le formulaire personnalisé.
Les formulaires personnalisés sont différents pour chaque instance Workfront. -
(Facultatif et conditionnel) À tout moment lors de la saisie de la requête, cliquez sur Ignorer le brouillon si vous souhaitez supprimer le brouillon automatiquement créé. Cette opération supprime le brouillon qui ne peut pas être récupéré. Un message de confirmation s’affiche pour confirmer la suppression du brouillon.
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(Facultatif) Cliquez sur Annuler dans le message de confirmation si vous souhaitez annuler votre action et conserver le brouillon.
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Utilisez l’une des méthodes suivantes :
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Cliquez sur Envoyer si vous êtes prêt à envoyer la demande. La demande est enregistrée dans la section Envoyé . Selon la règle de routage de la file d’attente des requêtes, cette requête peut être acheminée vers un projet différent de celui désigné comme file d’attente des requêtes. Pour plus d’informations sur les règles de routage, voir Création de règles de routage.
Ou
Cliquez sur Fermer si vous n’êtes pas tout à fait prêt à le soumettre et que vous pourriez revenir et le terminer plus tard. Votre demande est enregistrée dans la section Brouillons et vous sera disponible la prochaine fois que vous soumettrez une demande pour cette file d’attente de demandes.
Lorsque vous envoyez la demande, le brouillon est automatiquement supprimé et ne peut pas être restauré.
Pour plus d’informations sur le traitement des requêtes entrantes, voir l’article Gérer les requêtes de travail et d’équipe.
Pour plus d’informations sur la localisation des requêtes envoyées ou en version préliminaire, voir également Recherche des requêtes envoyées.
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Création de requêtes en dehors de Workfront
Vous pouvez partager un lien direct vers une file d’attente de requêtes lorsque vous soumettez une nouvelle requête et l’incorporer dans d’autres applications. Les utilisateurs qui accèdent à ce lien à partir du Web ou d’autres applications doivent également être connectés avec un compte Workfront actif pour pouvoir accéder à cette file d’attente et lui envoyer des requêtes. Pour plus d’informations, voir Partage d’un lien vers une file d’attente de requêtes.
Créer des requêtes par courrier électronique dans Workfront
Si votre file d’attente de requêtes est activée pour recevoir des requêtes par courrier électronique, vous pouvez envoyer vos requêtes directement par courrier électronique à l’adresse électronique associée à la file d’attente de requêtes.
Le texte du corps de l’email est ajouté comme description de la requête.
Pour plus d’informations sur la manière d’activer une file d’attente de requêtes pour recevoir des requêtes par courrier électronique, voir Autorisation des utilisateurs à envoyer par courrier électronique un problème dans un projet de file d’attente des demandes.
Création de requêtes à l’aide du client Outlook
Vous pouvez envoyer des requêtes à l’aide du client Outlook. Vous pouvez créer une requête ou convertir un email en requête.
Pour plus d’informations sur l’envoi de requêtes à l’aide du client Outlook, consultez l’article . Création d’une requête Adobe Workfront à partir d’un courrier électronique Outlook.
Création de requêtes à l’aide de l’application mobile Workfront
Vous pouvez envoyer des requêtes à l’aide de l’application mobile sur votre smartphone. Vous pouvez créer une requête et l’envoyer aux files d’attente de requête auxquelles vous avez accès dans l’application web.
Pour plus d’informations sur l’envoi de requêtes par le biais de l’application mobile, reportez-vous à la section Demandes dans les articles :
Création de requêtes à partir d’autres applications
Vous pouvez envoyer des requêtes à l’aide de n’importe quelle application intégrée à Workfront :
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Vous pouvez créer une intégration personnalisée entre Workfront et une autre application qui vous permet d’envoyer des requêtes à Workfront à partir de l’autre application.
Pour plus d’informations sur les intégrations Workfront personnalisées, reportez-vous à l’article Intégrations Adobe Workfront. -
Vous pouvez envoyer des requêtes de Salesforce si vous avez installé l’application Workfront pour Salesforce.
Pour plus d’informations sur l’envoi de requêtes de Salesforce à l’aide de notre application Workfront pour Salesforce, consultez l’article . Envoi de requêtes Adobe Workfront à partir d’objets Salesforce.
Localiser les demandes envoyées
Pour plus d’informations sur la localisation des requêtes envoyées ou en version préliminaire, voir Recherche des requêtes envoyées.