Configurer l’intégration SharePoint
IMPORTANT-
Bien que vos utilisateurs puissent toujours accéder aux documents liés par l’intégration SharePoint héritée, ils ne peuvent pas lier de documents par celle-ci. ils doivent utiliser la nouvelle intégration SharePoint pour lier des documents depuis SharePoint.
-
Si aucune intégration SharePoint héritée n’est configurée, vous ne pouvez pas l’ajouter. Vous devez utiliser la nouvelle intégration de SharePoint pour lier des documents à SharePoint.
-
La nouvelle intégration SharePoint peut ne pas nécessiter une configuration par un administrateur ou une administratrice et peut être configurée par des personnes individuelles. Toutefois, pour garantir une transition en douceur vers la nouvelle intégration de SharePoint, un administrateur ou une administratrice Workfront doit apporter quelques modifications mineures aux paramètres dans la zone Configuration de Workfront.
Pour plus d’informations et des instructions, voir Configuration de l’intégration SharePoint héritée pour un accès continu aux documents dans cet article.
-
Nous recommandons aux personnes de lier des documents qui sont actuellement liés par l’intermédiaire de l’intégration SharePoint héritée par le biais de la nouvelle intégration.
Pour plus d’informations sur la liaison de documents, voir Lier des documents provenant d’applications externes.
Vous pouvez intégrer Workfront avec SharePoint Online, ce qui permet aux personnes de naviguer, de lier et d’ajouter des documents SharePoint dans Workfront. La fonctionnalité fournie est similaire à celle d’autres intégrations Workfront, telles que Google Drive, Box et Dropbox.
Cette intégration est compatible uniquement avec SharePoint Online. Les instances on-premise de SharePoint ne sont pas prises en charge.
Conditions d’accès
Développez pour afficher les exigences d’accès aux fonctionnalités de cet article.
Vous devez disposer des éléments suivants pour effectuer les étapes décrites dans cet article :
Pour plus d’informations sur ce tableau, voir la section Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Conditions préalables
Vous devez disposer des autorisations ou d’accès nécessaires dans SharePoint pour modifier ou configurer votre intégration SharePoint.
Lier des documents par le biais de la nouvelle intégration SharePoint
Les personnes individuelles peuvent lier des documents par le biais de la nouvelle intégration SharePoint. L’intégration ne nécessite pas de configuration par un administrateur ou une administratrice. À la place, la personne se connecte à son compte Microsoft lors de la liaison d’un document, ce qui permet à l’intégration d’accéder aux documents disponibles dans son SharePoint.
La première fois qu’une personne connecte l’intégration Workfront SharePoint à son compte SharePoint, elle verra et acceptera toutes les autorisations que Workfront utilise lors de l’interaction avec son compte SharePoint ou elle sera en mesure de demander des autorisations à son administrateur ou administratrice Microsoft. Les autorisations de lecture permettent à Workfront d’afficher les fichiers et d’y accéder sur SharePoint, et les autorisations d’écriture permettent à la personne de charger des fichiers dans SharePoint.
Pour obtenir des instructions sur la liaison de documents par le biais de la nouvelle intégration SharePoint, voir Lier un document externe à Workfront.
NOTE-
Selon la configuration Microsoft de l’entreprise, les personnes peuvent voir une page « Approbation requise » au lieu d’une page « Autorisations demandées ». Dans ce cas, les personnes peuvent utiliser cette page pour demander à l’administrateur ou administratrice Microsoft de l’entreprise d’accorder des autorisations sur l’intégration SharePoint.
-
Une intégration SharePoint peut se connecter à une seule instance SharePoint. Par conséquent, une personne peut configurer une intégration pour un SharePoint, mais ne peut pas configurer une intégration sur un second SharePoint, même si elle dispose d’autorisations sur des documents du deuxième SharePoint.
-
Une personne a accès aux mêmes sites, collections, dossiers, sous-dossiers et fichiers par l’intermédiaire de l’intégration Workfront SharePoint que dans son compte SharePoint.
Lier des documents provenant de SharePoint
Pour obtenir des instructions sur la liaison de documents provenant de SharePoint par le biais de la nouvelle intégration SharePoint, voir Lier un document externe à Workfront.
Envoyer des documents à SharePoint
Pour envoyer un document à SharePoint, procédez comme suit :
-
Cliquez sur l’icône Envoyer à
-
(Facultatif) Recherchez dans la barre de recherche le site ou le dossier dans lequel vous souhaitez envoyer le document.
-
Sélectionnez le site ou le dossier dans la liste.
-
Les sites sont marqués par
-
Les dossiers sont marqués par
-
Les fichiers ne sont pas marqués par une icône.
-
-
Cliquer sur Enregistrer.
Informations sur la sécurité, l’accès et l’autorisation pour l’intégration SharePoint
Authentification et autorisation
Workfront utilise OAuth2 pour récupérer un jeton d’accès et un jeton d’actualisation. Ce jeton d’accès est utilisé pour l’autorisation avec tous les zones SharePoint.
Accès et autorisations
La première fois qu’une personne ajoute un document à Workfront à partir de SharePoint, elle est redirigée vers la page Autorisations demandées où elle peut accorder des autorisations pour son intégration SharePoint.
NOTELes autorisations suivantes sont demandées :
| Accès | Raison |
|---|---|
| Disposer d’un accès intégral à vos fichiers | Permet à Workfront d’accéder aux fichiers d’un utilisateur ou d’une utilisatrice afin de lier des ressources. Lorsque des documents sont envoyés à partir de Workfront vers SharePoint, Workfront nécessite l’accès pour créer la ressource. |
| Lire des éléments dans toutes les collections du site | Permet à Workfront de lire les ressources afin d’activer la navigation des personnes. |
| Modifier ou supprimer des éléments dans toutes les collections du site | Permet à Workfront de créer des ressources dans des sites et des collections de sites. La suppression n’est utilisée que lors du nettoyage après des tentatives de lien infructueuses. |
| Maintenir l’accès aux données auxquelles vous lui avez donné accès. | Permet à Workfront de générer un jeton d’actualisation. |
| Se connecter et lire le profil d’utilisateur ou d’utilisatrice | Permet à Workfront d’utiliser le jeton d’accès pour agir au nom de la personne, via le flux de connexion OAuth2. |
- Cet accès est accordé par la personne la première fois qu’elle utilise l’intégration et peut être révoqué à tout moment.
- Les autorisations demandées pour cette intégration sont des autorisations déléguées.
- Workfront demande l’accès minimal requis pour effectuer des opérations dans l’intégration.
- L’accès à l’affichage, à la modification ou la suppression d’un document Adobe Workfront lié à SharePoint repose sur l’accès de la personne dans Workfront. Cependant, toute navigation, tout téléchargement ou modification d’un fichier ou dossier SharePoint requiert l’accès à SharePoint et l’accès à ces actions est contrôlé par SharePoint.
- Les personnes peuvent afficher des miniatures et prévisualiser des images provenant de SharePoint, et peuvent afficher les noms de fichiers et de dossiers dans SharePoint, sans se connecter à SharePoint.
- Le jeton d’accès d’une personne est utilisé uniquement lorsque cette dernière est hors ligne et qu’une autre personne affiche le contenu d’un dossier lié à Workfront. Le jeton d’accès permet de savoir si des documents du dossier ont été ajoutés, supprimés ou modifiés.
Sécurité
Toutes les communications entre Workfront et SharePoint sont effectuées par HTTPS, qui chiffre l’information.
Workfront ne stocke pas, ne copie pas et ne duplique pas les données de SharePoint. La seule exception est que Workfront stocke les miniatures de SharePoint pour afficher la vue Liste dans l’Aperçu.
Si une ressource a été chargée pour la première fois dans Workfront, puis envoyée à SharePoint, Workfront conserve les données du premier fichier, car les personnes peuvent télécharger une version précédente d’un document Workfront. Si un document a été créé dans SharePoint, Workfront ne stocke pas ces données de fichier.
Configurer l’intégration SharePoint héritée pour maintenir l’accès aux documents
Pour vous assurer que vos utilisateurs et utilisatrices continuent d’accéder aux documents liés à Workfront par le biais de l’intégration SharePoint héritée, vous devez reconfigurer l’accès à l’intégration SharePoint héritée et tenir le secret client SharePoint à jour.
Reconfigurer l’accès à l’intégration SharePoint héritée
La reconfiguration de l’intégration SharePoint héritée permet à vos utilisateurs et utilisatrices d’accéder aux documents liés par l’intermédiaire de l’intégration SharePoint héritée, tout en veillant à ce que vos utilisateurs et utilisatrices ne puissent pas lier de nouveaux documents par le biais de cette intégration.
NOTE- L’intégration SharePoint héritée est étiquetée « SharePoint ».
- La nouvelle intégration SharePoint est étiquetée « SharePoint (API graphique) ».
- Cliquez sur l’icône Menu principal
- Sélectionnez Documents dans le volet de navigation de gauche, puis sélectionnez Fournisseurs de services cloud.
- Assurez-vous que l’option SharePoint et l’option SharePoint (API graphique) sont toutes les deux activées.
- Cliquer sur Enregistrer.
- Sélectionnez Documents dans le volet de navigation de gauche, puis sélectionnez Intégration SharePoint.
- Cochez la case à gauche de la liste pour toutes les intégrations existantes, puis sélectionnez Désactiver.
Configurer le secret client pour maintenir l’accès à l’intégration SharePoint héritée
Votre secret client SharePoint expire une fois par an. Pour garantir le maintient de l’accès aux documents dans votre intégration SharePoint, vous devez conserver son secret client SharePoint à jour.
IMPORTANT- Générez un nouveau secret client, comme décrit dans la section Remplacer un secret client arrivant à expiration dans un module complémentaire SharePoint.
- Copiez ce secret client vers un emplacement sécurisé.
- Connectez-vous à Workfront en tant qu’administrateur ou administratrice.
- Dans Workfront, cliquez sur l’icône Menu principal
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur Documents > SharePointIntégration.
- Cliquez sur l’intégration SharePoint à mettre à jour, puis cliquez sur Modifier.
- Accéder à la section Inforamtions de connexion dans la fenêtre de modification, puis saisissez le nouveau secret client dans le champ Secret client SharePoint.
- Cliquer sur Enregistrer.
Dépannage
- Problème : les personnes rencontrent des erreurs d’authentification lors de l’utilisation de l’intégration SharePoint .
- Problème : lorsque j’essaie de parcourir les fichiers SharePoint dans Workfront, je ne vois aucune de mes collections de sites ou je ne les vois pas toutes.
- Problème : je ne peux pas accéder aux dossiers et documents précédemment liés dans SharePoint.
Problème : les personnes rencontrent des erreurs d’authentification lors de l’utilisation de l’intégration SharePoint.
Solutions :
Les personnes doivent disposer des autorisations appropriées pour le site SharePoint.
Les personnes disposant d’un accès avec contrôle intégral ont toutes les autorisations nécessaires pour votre intégration SharePoint. Si vous ne souhaitez pas accorder l’accès Contrôle intégral à vos utilisateurs et utilisatrices, vous devez accorder les autorisations suivantes :
Pour plus d’informations sur la création et la modification des niveaux d’autorisation, voir Comment créer et modifier des niveaux d’autorisation dans la documentation de Microsoft.