Planifier la remise automatique d’un rapport

Commencez à saisir le nom de l’utilisateur, de l’utilisatrice, du groupe, de l’équipe ou du rôle à qui vous souhaitez envoyer le rapport, puis cliquez sur le nom quand il s’affiche dans la liste déroulante.

Ou

Saisissez l’adresse e-mail d’une personne externe au système Workfront à laquelle vous souhaitez accorder l’accès au rapport.

Répétez cette procédure pour envoyer le rapport à plusieurs utilisateurs, utilisatrices, groupes, équipes ou rôles.

Note :

Tenez compte des points suivants lors de l’ajout de personnes destinataires de remises de rapports :

• Si votre entreprise limite les notifications Workfront à des domaines d’e-mail spécifiques, vous ne pourrez peut-être envoyer des rapports qu’aux adresses e-mail répertoriées dans la place sur la liste autorisée e-mail.

  Par exemple, lorsque l’utilisateur est défini comme destinataire de rapport et possède une adresse e-mail qui était précédemment autorisée, et que la place sur la liste autorisée est mise à jour pour ne plus diffuser d’e-mails vers ce domaine, l’utilisateur ne recevra plus les rapports diffusés.

  Pour plus d’informations sur la façon dont un administrateur ou une administratrice Workfront met à jour la liste autorisée des adresses e-mails, voir la section Configurer votre liste autorisée d’adresses e-mail.

• L’ajout d’un grand nombre d’utilisateurs et d’utilisatrices en tant que destinataires peut entraîner un échec de la remise. Si vous rencontrez des échecs de remise, vous pouvez planifier plusieurs remises de rapports avec des groupes d’utilisateurs et d’utilisatrices plus petits.

Saisissez l’objet de l’e-mail de notification.

Par défaut, l’objet de l’e-mail est :

Rapport Workfront : [Nom du rapport] [Date]

Saisissez un message à inclure dans l’e-mail.

Par défaut, le message e-mail est :

Vous trouverez ci-joint le rapport [fréquence du rapport] [nom du rapport] généré par Workfront le [date].

Note : pour les rapports remis sous forme de fichier Excel uniquement, le message suivant est également ajouté à l’e-mail : « Gardez à l’esprit qu’avec les types de fichiers MS Excel (XLS), une limite s’applique (65 530) au nombre de liens hypertexte pris en charge par ces types de fichiers. Si vous dépassez ces limites, votre fichier ne s’ouvrira pas et il est recommandé de le renvoyer sans les liens hypertexte. Revenez au planificateur de rapports pour supprimer les liens hypertexte et renvoyer le rapport. » L’expression « Revenez au planificateur de rapports » est un lien renvoyant au rapport.

Commencez à saisir le nom d’une personne ayant accès au rapport, puis cliquez sur le nom qui apparaît dans la liste déroulante. Les personnes qui reçoivent le rapport auront le même niveau d’accès à ce dernier que la personne spécifiée ici.
Pour plus d’informations, voir Exécuter et diffuser un rapport avec les droits d’accès d’un autre utilisateur ou d’une autre utilisatrice.

Note : ce champ ne prend pas en charge les caractères génériques. Par exemple, le caractère générique $$User.ID n’exécute pas le rapport avec les droits d’accès de l’utilisateur qui reçoit le rapport.

Sélectionnez le format souhaité pour le rapport remis :

• HTML

• PDF

  Si vous sélectionnez PDF, vous pouvez mettre en forme la sortie à l’aide des options supplémentaires Format du papier et Orientation qui s’affichent.

• MS Excel (.xlsx)

• TSV

Cette option est disponible uniquement lorsque MS Excel est sélectionné dans le menu déroulant Format. Lorsque cette option est activée, tous les liens hypertexte sont inclus dans le document Excel exporté.

Les documents contenant plus de 65 530 liens ne peuvent pas être ouverts. Si le document exporté contient plus de 65 530 liens, désélectionnez cette option.

Cette option est activée par défaut.

Sélectionnez l’heure de la journée à laquelle vous souhaitez envoyer la remise.

Conseil : les chargements du système pouvant affecter les délais de livraison des rapports, il peut y avoir un délai de jusqu'à 24 heures entre l'heure planifiée et l'heure réelle de livraison. Si vous devez remettre un rapport à une heure spécifique, nous vous recommandons de planifier la remise au préalable. En règle générale, nous vous recommandons de planifier la diffusion au moins un jour avant la date à laquelle elle est nécessaire.

Cette option est disponible lorsque l’option Répéter est définie sur Hebdomadaire ou Mensuel :

• Lorsque l’option Répéter est définie sur Hebdomadaire : sélectionnez les jours de la semaine où la remise est envoyée.

• Lorsque l’option Répéter est définie sur Mensuel : choisissez si la remise est envoyée le jour du mois, le jour de la semaine ou le dernier jour du mois (ces options utilisent la date que vous avez sélectionnée dans le champ Commence le).