Planifier la diffusion automatique d’un rapport

Commencez à saisir le nom de l’utilisateur, du groupe, de l’équipe ou du rôle auquel vous souhaitez envoyer le rapport, puis cliquez sur le nom qui s’affiche dans la liste déroulante.

Ou

Indiquez l’adresse électronique d’une personne externe au système Workfront à qui vous souhaitez accéder au rapport.

Répétez cette procédure pour envoyer le rapport à plusieurs utilisateurs, groupes, équipes ou rôles.

Remarque :

Tenez compte des points suivants lors de l’ajout de destinataires de diffusion de rapports :

• Si votre entreprise limite les notifications Workfront à des domaines de messagerie spécifiques, vous pouvez uniquement envoyer des rapports aux adresses électroniques répertoriées dans la liste autorisée de messagerie.

  Pour plus d’informations sur la façon dont un administrateur Workfront met à jour la liste autorisée de messagerie, consultez la section Configuration de votre liste autorisée de messagerie.

• L'ajout d'un grand nombre d'utilisateurs en tant que destinataires peut entraîner l'échec de la diffusion. Si vous rencontrez des diffusions en échec, vous pouvez planifier plusieurs diffusions de rapports avec des groupes d’utilisateurs plus petits.

Indiquez l’objet de la notification électronique.

Par défaut, l'objet de l'email est :

Rapport Workfront : [Nom du rapport] [Date]

Spécifiez un message à inclure dans le courrier électronique.

Par défaut, le message électronique est :

Joint est le rapport [fréquence du rapport] [nom du rapport] généré par Workfront le [date].

Remarque : Pour les rapports livrés sous forme de fichier Excel uniquement, le message suivant est également ajouté à l’email : "Veuillez noter qu’avec les types de fichiers MS Excel (XLS), le nombre d’hyperliens pris en charge par ces types de fichiers est limité (65 530). Si vous dépassez ces limites, votre fichier ne s’ouvre pas et il est recommandé de le renvoyer sans hyperliens. Revenez au planificateur de rapports pour supprimer les liens hypertexte et renvoyer le rapport." L’expression "veuillez revenir au planificateur de rapports" est un lien renvoyant au rapport.

Commencez à saisir le nom d’un utilisateur ayant accès au rapport, puis cliquez sur le nom qui apparaît dans la liste déroulante. Les utilisateurs qui reçoivent le rapport auront le même niveau d’accès que l’utilisateur spécifié ici.
Pour plus d’informations, voir Exécution et diffusion d’un rapport avec les droits d’accès d’un autre utilisateur.

Remarque : Ce champ ne prend pas en charge les caractères génériques. Par exemple, l’utilisation du caractère générique $$User.ID n’exécute pas le rapport avec les droits d’accès de l’utilisateur qui reçoit le rapport.

Sélectionnez le format souhaité pour le rapport remis :

• HTML

• PDF

  Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez formater la sortie à l’aide des options Papier taille et Orientation supplémentaires qui s’affichent.

• MS Excel (.xlsx)

• TSV

Cette option est disponible uniquement lorsque MS Excel est sélectionné dans le menu déroulant Format. Lorsque cette option est activée, tous les liens hypertexte sont inclus dans le document Excel exporté.

Les documents contenant plus de 65 530 liens ne peuvent pas être ouverts. Si le document exporté contient plus de 65 530 liens, désélectionnez cette option.

Cette option est activée par défaut.

Sélectionnez l'heure de la journée d'envoi de la diffusion.

Conseil : Comme les chargements du système peuvent avoir une incidence sur les heures de remise des rapports, un délai peut s’écouler entre l’heure planifiée et l’heure de remise réelle. Si vous avez besoin d'un rapport livré selon une heure spécifique, nous vous recommandons de planifier la diffusion avant le moment où elle est nécessaire. Par exemple, nous vous recommandons de planifier la diffusion un jour avant la date à laquelle elle est nécessaire.

Cette option est disponible lorsque l’option Répéter est définie sur Hebdomadaire ou Mensuel :

• Lorsque l’option Répéter est définie sur Hebdomadairement : sélectionnez les jours de la semaine où la diffusion est envoyée.

• Lorsque l’option Répétition est définie sur Mensuelle : choisissez si la diffusion est envoyée le jour du mois, le jour de la semaine ou le dernier jour du mois (ces options appliquent la date que vous avez sélectionnée dans le champ Démarrage le).