Bonnes pratiques relatives à la planification Adobe Workfront

✅ Lorsque vous vous connectez à Planification pour la première fois, suivez notre processus d’intégration in-app qui communique clairement la valeur de Planning et vous guide sur la manière de naviguer et d’utiliser efficacement le produit. Cela vous permet de comprendre ses capacités et de commencer facilement votre travail.

✅ Commencez par explorer nos modèles d’espace de travail prédéfinis pour obtenir des idées de cas d’utilisation similaires existants. Vous pouvez utiliser les types d’enregistrements et les champs prédéfinis qui se trouvent dans un modèle, ou bien ajouter les vôtres.

✅ Identifiez les principaux cas d’utilisation que vous souhaitez résoudre avec la planification Workfront. Par exemple, la plupart des organisations veulent améliorer la visibilité des activités stratégiques, ce qui peut inclure la création d’un meilleur "calendrier de campagne". Pour ce cas pratique, vous devez commencer par répondre à quelques questions :

• Qui le demande ?
• Comment appellent-ils les choses qu'ils veulent mettre dans le calendrier ?
  Campagnes ? Tactiques ? Des initiatives ? Activités ? Événements ?
• Quels types de questions veulent-ils répondre avec ce calendrier ?
• Y a-t-il des campagnes qui se chevauchent pour la même audience ?
• Quel est notre budget pour cette campagne, cette tactique, cette activité ou cet événement ?

Les réponses à ces questions dicteraient ce que vous devez intégrer à la planification Workfront.

En outre, considérez qu’il peut y avoir d’autres planificateurs qui ne sont actuellement pas des utilisateurs de Workfront. Ces planificateurs peuvent utiliser des feuilles de calcul Excel, des documents Word, PowerPoint, etc. Tenez compte de la manière dont ils peuvent accéder à vos informations dans la planification Workfront.

✅ Pour tirer pleinement parti de la planification Workfront, envisagez de remplacer l’utilisation de Portfolios et de programmes dans le processus Workfront par une autre structure de niveau supérieur dans la planification Workfront.

Aujourd’hui, les clients Workfront représentent leur travail stratégique au travers de portefeuilles et de programmes, parfois sous la forme de projets de différents types. Avec l’introduction de la planification, tous ces travaux stratégiques doivent être gérés par le biais de types d’enregistrements personnalisés dans la planification Workfront, tandis que Workfront sera centré sur la phase d’exécution des travaux représentée sous la forme de projets et de tâches.

✅ Conception pour le plus petit volume d’espaces de travail au niveau de l’organisation. Vous pouvez créer des espaces de travail pour des entités d’organisation opérationnelle spécifiques, en fonction de la manière dont chaque unité fonctionne.

Disposer des informations dans un seul Workspace, afin de garantir que les relations entre toutes les données peuvent être facilement gérées.

Par exemple, essayez de créer un espace de travail unique pour l’ensemble du marketing.

Il est possible de créer un nouvel espace de travail pour une équipe dont la structure opérationnelle est complètement différente :

Par exemple, un espace de travail Développement de produit doit être distinct d’un espace de travail Marketing.

⛔ Ne créez pas d’espaces de travail uniques pour chaque équipe ou processus au sein d’une organisation.

L’organisation marketing doit s’efforcer de ne conserver qu’un seul espace de travail pour maintenir la visibilité et permettre aux données de se cumuler au niveau de la planification globale.

Évitez de créer des espaces de travail similaires ou en double pour les équipes qui suivent des processus similaires (par exemple, Marketing EMEA par rapport à Marketing APAC), en particulier lorsque ces équipes peuvent travailler en fonction de campagnes stratégiques courantes.

✅ Créez et étiquetez des sections pour aider vos utilisateurs à comprendre comment organiser votre cycle de vie opérationnel.

Par exemple, vous pouvez créer une section intitulée Enregistrements principaux où placer vos campagnes, tactiles et éléments livrables dans votre espace de travail.

✅ Regroupez les types d’enregistrement "j’aime".

Par exemple, vous pouvez créer une section appelée Geographies qui contient des types d’enregistrement tels que : Région, Pays et Ville.

✅ Prenez le temps d’identifier les informations dont vous avez besoin pour effectuer le suivi (les types d’enregistrement dont j’ai besoin) et la manière dont ces informations doivent être connectées. Contactez les parties prenantes qui utiliseront l’espace de travail pour prendre en compte tous leurs besoins. Vous pouvez également créer des sections personnalisées avec différents types d’enregistrement afin de présenter les informations de manière très conviviale.

⛔ Ne dupliquez pas les types d’enregistrement pour une autre période (par exemple, ne créez pas de types d’enregistrement distincts pour Campagnes 2024 et Campagnes 2025).

La création de différents types d’enregistrement interrompt le flux de données lorsque vous souhaitez comparer des données sur plusieurs années. Les vues actuelles sont par type d’enregistrement. Dès la fin de l’année, l’affichage de ce type d’enregistrement n’affichera plus les éléments futurs. La bonne pratique consiste à disposer d’un type d’enregistrement pour le type de travail et à segmenter les données à l’aide de filtres ou à les archiver, si nécessaire.

✅ Ajoutez un nouveau type d’enregistrement si l’objet est utilisé en rapport avec plusieurs autres types d’enregistrement.

Par exemple, une campagne peut avoir une connexion à plusieurs audiences Target et une tactique peut avoir une connexion à une seule audience Target. Par conséquent, Campaign, Tactique et Audience doivent être des types d’enregistrement plutôt que des champs à sélection multiple.

✅ Ajoutez un nouveau type d’enregistrement si l’objet doit stocker des valeurs de métadonnées supplémentaires qui pourraient s’avérer utiles dans les recherches.

Par exemple, un type d’enregistrement de canal tel que Email peut stocker une liste de livrables pris en charge, soit comme métadonnées natives, soit comme connexion à un type d’enregistrement Deliverables autonome.

⛔ N’ajoutez pas de nouveau type d’enregistrement si les données que vous stockez ne sont pertinentes que pour un seul type d’enregistrement.

Par exemple, un type d’enregistrement Campaign peut comporter un champ à sélection unique appelé Taille de campagne qui n’est pertinent que lorsqu’il est directement associé à une campagne spécifique.

✅ Créez et étiquetez des types d’enregistrement qui représentent un seul concept ou nom, comme Campagnes.

⛔ Ne créez pas un type d’enregistrement mieux représenté sous la forme d’une vue.

Par exemple, Calendar est un mauvais choix pour un type d’enregistrement, car il ne s’agit pas du type d’enregistrement lui-même, mais d’une vue d’enregistrements.

✅ Utilisez des valeurs de champ principal uniques pour faciliter la recherche et le "choix" de ces enregistrements lors de connexions.

Lors d’une connexion, les utilisateurs effectuent une recherche selon les valeurs du champ Principal et, s’ils ne sont pas uniques, les utilisateurs ne sauront pas lequel choisir.

⛔ Évitez d’utiliser des valeurs non uniques comme champ principal, car cela peut créer une confusion pour les utilisateurs qui doivent effectuer des recherches sur le champ principal lors de l’utilisation du menu de sélecteur de connexions.

✅ La création de connexions est l’une des fonctionnalités les plus puissantes de la planification Workfront. Vous pouvez connecter des types d’enregistrement les uns aux autres ou des types d’enregistrement avec des types d’objets provenant d’autres applications telles qu’Adobe Workfront (connexion à des projets, des Portfolios, des programmes, des entreprises et des groupes) et avec Adobe Experience Manager Assets (connexion à des ressources et des dossiers).

La connexion des types d’objet et d’enregistrement vous donne une vue d’ensemble complète de la manière dont tout le contenu de votre entreprise est connecté.

Par exemple, vous disposez d’un type d’enregistrement Campaign et d’un type d’enregistrement Tactics, et vous pouvez créer une connexion entre ces deux types d’enregistrement pour voir quels Tactics sont associés à une Campaign spécifique.

Après avoir défini la connexion, toutes les personnes de l’espace de travail peuvent commencer à ajouter des valeurs pour Campagnes en double-cliquant dans le champ de connexion où une liste de toutes les Tactiques disponibles s’affiche. Vous pouvez ainsi trouver rapidement les tactiques à associer à vos campagnes.

✅ Après avoir établi la connexion entre les enregistrements ou les types d’objets, vous pouvez connecter des enregistrements individuels les uns aux autres et afficher les champs de l’enregistrement ou des types d’objets liés sur un enregistrement Workfront Planning. Vous réduirez le nombre d’emplacements où vous devez mettre à jour la même information et vous assurez qu’ils correspondent parfaitement.

Par exemple, une fois que vous disposez d’une connexion entre un type d’enregistrement Campaign et un type d’enregistrement Tactics, vous verrez les informations de champ principal, mais lorsque vous ajoutez des champs de recherche, vous pourrez apporter des informations supplémentaires à partir de ce type d’enregistrement, comme la date de lancement pour cette Tactic. Les données de ces champs de recherche sont automatiquement renseignées après l’ajout des enregistrements.

✅Pour les éléments qui représentent un seul concept ou un nom (comme Campagnes), créez un type d’enregistrement.

⛔ Ne créez pas un type d’enregistrement mieux représenté sous la forme d’une vue.

Par exemple, Calendar est un mauvais choix pour un type d’enregistrement, car il ne s’agit pas du type d’enregistrement lui-même, mais d’une vue d’enregistrements.

✅ Utilisez des vues avec des filtres et des regroupements pour afficher un instantané de ce que vous devez voir. Vous pouvez filtrer et regrouper les données afin de disposer d’un moyen plus convivial de comprendre ce qui est prévu. Vous pouvez regrouper les enregistrements par champs de métadonnées.

Par exemple, vous pouvez avoir une vue chronologique de votre type d’enregistrement Campaign que vous pouvez regrouper par audiences cibles et filtrer par Date pour n’afficher que l’année en cours.

✅ Définissez les paramètres de votre vue de chronologie, comme le style de barre et la couleur pour obtenir une vue plus enrichissante visuellement. Vous pouvez personnaliser le style de barre en définissant si vous souhaitez afficher une miniature avec une image significative et ajouter d’autres champs à afficher sur la barre (par exemple, Propriétaire ou Statut).

Par défaut, seul le champ principal s’affiche. Vous pouvez également définir la couleur de votre barre par valeurs de champ (par exemple, vous pouvez personnaliser les couleurs de vos barres en les faisant correspondre au champ Statut ) ou par le regroupement que vous avez appliqué. Par défaut, la couleur correspond à la couleur du type d’enregistrement.

Seules les couleurs de type enregistrement ou les champs avec des options associées aux couleurs peuvent affecter les couleurs des barres d’enregistrement de la chronologie.

✅ Lorsque vous créez un espace de travail, il n'est disponible que pour vous. Les autres utilisateurs, à l’exception des administrateurs système, ne pourront pas le trouver. Une fois l’espace de travail défini et que vous êtes prêt à amener votre équipe à démarrer la collaboration, vous devez le partager avec eux et définir leur niveau d’autorisation.

Vous pouvez choisir parmi les niveaux d’autorisation suivants :

• Gérer : les utilisateurs peuvent modifier, supprimer et partager l’espace de travail.
• Contribute : les utilisateurs peuvent créer, modifier et supprimer des enregistrements.
• View : les utilisateurs peuvent afficher des enregistrements.

✅ Bien que de nombreux clients aient l’impression d’accorder des autorisations Gérer aux espaces de travail à la plupart des personnes, limitez les autorisations Gérer à un groupe sélectionné de personnes de confiance qui ne supprimeront pas accidentellement un type d’enregistrement ou ne créeront pas de champs et de types d’enregistrement inutiles. Ils peuvent modifier, partager et même supprimer l’espace de travail. Ce niveau d’autorisation leur accorde un accès administratif complet à Workspace.

Une licence d’utilisateur standard est requise pour qu’une personne dispose des autorisations de gestion pour un espace de travail.

✅ Donnez aux utilisateurs des autorisations Contribute si vous souhaitez qu’ils puissent simplement créer, modifier et supprimer des enregistrements, mais que vous ne souhaitez pas qu’ils modifient la structure et le schéma de l’espace de travail. Avec les autorisations Contribute, ils ne peuvent pas créer de types d’enregistrement ni modifier les champs sur les types d’enregistrement existants.

Une licence d’utilisateur standard est requise pour qu’une personne dispose des autorisations Contribute sur un espace de travail.

✅ Donnez aux utilisateurs des autorisations Afficher si vous souhaitez qu’ils visualisent uniquement des enregistrements.

✅ Limitez les autorisations Gérer aux personnes que vous souhaitez pouvoir modifier, supprimer et partager la vue. Cela signifie qu'ils peuvent modifier les filtres, les champs de groupement ou une partie de la configuration de la vue. Ces modifications affectent la configuration principale de la vue pour toutes les autres personnes qui utilisent également la vue.

Une licence d’utilisateur standard est requise pour qu’une personne dispose des autorisations de gestion d’une vue.

✅ Donnez aux utilisateurs l’accès Affichage pour qu’ils puissent appliquer la vue. Ils pourront modifier certains des filtres ou regroupements et trier, mais ces modifications ne seront que temporaires ; les modifications ne seront pas enregistrées pour tous les autres utilisateurs accédant à la vue. Ces modifications n’auront aucune incidence sur la configuration principale de la vue pour toutes les autres personnes qui utilisent également la vue. Leurs modifications ne sont visibles que par l’utilisateur qui applique les paramètres modifiés. Après avoir actualisé l’écran, les modifications sont réinitialisées à la valeur par défaut.

✅ Donnez à tous les utilisateurs de l’espace de travail les autorisations nécessaires pour afficher lorsque vous souhaitez que tous ceux qui peuvent afficher l’espace de travail voient les enregistrements et leurs champs dans cette vue spécifique. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’ajouter manuellement personne à la zone d’autorisation de partage pour la vue.

Partage Workspace définit l’accès des personnes à l’espace de travail, à ses types d’enregistrements, à ses enregistrements et à leurs champs.

Affichage du partage définit si l’utilisateur peut voir la vue que vous avez créée et s’il peut modifier le filtre, les champs de regroupement ou toute autre configuration de la vue. La visibilité des enregistrements affichés dans la vue est contrôlée par le partage Workspace et non par le partage des vues.

Pour le partage Workspace : les utilisateurs de licences Light et Contribute ne peuvent accéder qu'à l'accès Affichage à un espace de travail. Pour accorder à un utilisateur Contribute ou Gérer l’autorisation d’accès à un espace de travail, il doit disposer d’une licence Standard.

Partage des vues : les utilisateurs de licences standard disposant des autorisations de gestion d’un espace de travail pourront créer une vue. Les utilisateurs de licences Light et Contribute ne peuvent utiliser que les vues que les utilisateurs Standard ont créées et partagées avec eux. Dans le cas contraire, si rien n’a été partagé, les utilisateurs pourront voir la vue de table par défaut.

✅ Assurez-vous que la structure de type enregistrement est configurée en ajoutant les champs nécessaires au tableau. Ces champs décrivent vos enregistrements et seront accessibles dans le créateur de formulaires.

Idéalement, créez le formulaire de demande ou de prise de vue une fois votre structure de type d’enregistrement finalisée afin d’éviter l’absence de champs clés.

✅ Les autorisations d’envoi dépendent des paramètres que vous configurez pour chaque formulaire.

Dans le créateur de formulaires, une fois le formulaire publié, vous pouvez gérer les autorisations de contrôle de l’expéditeur des requêtes.

Vous pouvez choisir parmi les trois options de partage suivantes :

• Toute personne disposant d’un accès en vue ou supérieur à l’espace de travail : Permet à tous les utilisateurs disposant d’un accès en vue ou supérieur à l’espace de travail d’envoyer une requête qui crée un enregistrement.
• Toute personne disposant d’un accès à l’espace de travail ou d’un accès supérieur à : limite les envois aux utilisateurs disposant d’autorisations Contribute ou d’autorisations supérieures à l’espace de travail.
• Toute personne disposant du lien : Permet à toute personne disposant du lien de formulaire d’envoyer une requête.
• Date d’expiration : veillez à définir une date d’expiration pour le lien public afin d’améliorer la sécurité.