Bonnes pratiques relatives à Adobe Workfront Planning

✅ Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Planning, suivez notre processus d’intégration in-app qui communique clairement la valeur de Planning et vous guide sur la navigation et l’utilisation efficace du produit. Cela vous permet de comprendre ses fonctionnalités et de commencer votre travail en toute facilité.

✅ Commencez par explorer nos modèles d’espace de travail prédéfinis pour obtenir des idées de cas d’utilisation similaires existants. Vous pouvez utiliser les types d’enregistrements et les champs prédéfinis qui se trouvent dans un modèle, ou bien ajouter les vôtres.

✅ Identifiez les principaux cas d’utilisation que vous souhaitez résoudre avec Workfront Planning. Par exemple, la plupart des organisations souhaitent améliorer la visibilité des activités stratégiques, ce qui peut inclure la création d’un meilleur « calendrier de campagne ». Pour ce cas d’utilisation, vous souhaiterez donc commencer par répondre à quelques questions :

• Qui le demande?
• Comment appellent-ils les choses qu'ils veulent mettre dans le calendrier ?
  Campagnes ? Tactiques ? Initiatives ? Activités ? Événements ?
• À quels types de questions veulent-ils répondre avec ce calendrier ?
• Y a-t-il des campagnes qui se chevauchent pour la même audience ?
• Quel est notre budget pour cette campagne, tactique, activité ou événement ?

Les réponses à ces questions dictent ce que vous devez créer dans Workfront Planning.

N’oubliez pas non plus que d’autres planificateurs ne sont pas des utilisateurs de Workfront pour le moment. Ces planificateurs peuvent utiliser des feuilles de calcul Excel, des documents Word, des PowerPoints, etc. Réfléchissez à la manière dont ils peuvent accéder à vos informations dans Workfront Planning.

✅ Pour tirer pleinement parti de Workfront Planning, envisagez de remplacer l’utilisation des Portfolios et Programmes dans Workfront Workflow par une autre structure de niveau supérieur dans Workfront Planning.

Aujourd’hui, les clients de Workfront représentent leur travail stratégique par le biais de portefeuilles et de programmes, dans certains cas sous la forme de projets de différents types. Avec l’introduction de Planning, tous ces travaux stratégiques doivent être gérés par le biais de types d’enregistrements personnalisés dans Workfront Planning, tandis que Workfront sera centré sur la phase d’exécution des travaux, représentée sous la forme de projets et de tâches.

✅ Concevez pour le volume le plus faible d’espaces de travail au niveau de l’organisation. Vous pouvez créer des espaces de travail pour des unités d’organisation opérationnelle spécifiques, afin de correspondre à la manière unique dont chaque unité fonctionne.

disposer des informations dans un seul Workspace, afin de garantir que les relations entre toutes les données peuvent être facilement gérées ;

Par exemple, essayez de créer un espace de travail unique pour l’ensemble du marketing.

Vous pouvez créer un nouvel espace de travail pour une équipe dont la structure opérationnelle est complètement différente :

Par exemple, un espace de travail Développement de produit doit être distinct d’un espace de travail Marketing.

⛔ Ne créez pas d’espaces de travail uniques pour chaque équipe ou processus au sein d’une organisation.

L’organisation marketing doit s’efforcer de ne conserver qu’un seul espace de travail pour maintenir la visibilité et permettre aux données de se cumuler au niveau de la planification globale.

Évitez de créer des espaces de travail similaires ou en double pour les équipes qui suivent des processus similaires (par exemple, la comparaison de EMEA Marketing et APAC Marketing), en particulier lorsque ces équipes peuvent travailler sur des campagnes stratégiques courantes.

✅ Créer et libeller des sections pour aider vos utilisateurs à comprendre comment vous organisez votre cycle de vie opérationnel.

Par exemple, vous pouvez créer une section appelée Enregistrements principaux dans laquelle vous placez vos campagnes, tactiques et éléments livrables dans votre espace de travail.

✅ les types d’enregistrements « J’aime » du groupe ensemble.

Par exemple, vous pouvez créer une section appelée Zones géographiques qui contient des types d’enregistrements tels que : Région, Pays et Ville.

✅ Prenez le temps d’identifier les informations que vous devez suivre (quels types d’enregistrements sont nécessaires) et comment ces informations doivent être connectées. Discutez avec les parties prenantes qui utiliseront l’espace de travail pour prendre en compte tous leurs besoins. Vous pouvez également créer des sections personnalisées avec différents types d’enregistrements pour présenter les informations de manière très comestible.

⛔ Ne dupliquez pas les types d'enregistrement pour une période différente (par exemple, ne créez pas de types d'enregistrement distincts pour Campagnes 2024 et Campagnes 2025).

La création de différents types d’enregistrements interrompt le flux de données chaque fois que vous souhaitez comparer des données sur plusieurs années. Les vues aujourd'hui sont par type d'enregistrement, de sorte que dès la fin de l'année, la vue de ce type d'enregistrement n'affichera plus les éléments futurs. La bonne pratique consiste à disposer d’un type d’enregistrement pour le type de travail et à segmenter les données à l’aide de filtres ou à les archiver, si nécessaire.

✅ Ajoutez un nouveau type d’enregistrement si l’objet sera utilisé conjointement avec plusieurs autres types d’enregistrement

Par exemple, une campagne peut avoir une connexion à plusieurs audiences cibles et une tactique peut avoir une connexion à une seule audience cible. Par conséquent, Campaign, Tactique et Audience doivent être des types d’enregistrements plutôt que des champs à sélection multiple.

✅ Ajoutez un nouveau type d’enregistrement si l’objet doit stocker des valeurs de métadonnées supplémentaires qui peuvent s’avérer utiles dans les recherches

Par exemple, un type d’enregistrement de canal tel que E-mail peut stocker une liste de livrables pris en charge, sous la forme de métadonnées natives ou d’une connexion à un type d’enregistrement autonome Livrables.

⛔ N’ajoutez pas de nouveau type d’enregistrement si les données que vous stockez ne sont pertinentes que pour un seul type d’enregistrement.

Par exemple, un type d’enregistrement Campagne peut comporter un champ à sélection unique appelé Taille de la campagne qui n’est pertinent que lorsqu’il est directement associé à une campagne spécifique.

✅ Créez et libellez des types d’enregistrements qui représentent un seul nom ou concept, comme Campagnes.

⛔ Ne créez pas de type d’enregistrement mieux représenté en tant que vue.

Par exemple, Calendrier est un mauvais choix pour un type d’enregistrement, car il ne s’agit pas du type d’enregistrement lui-même, mais d’une vue d’enregistrements.

✅ Utilisez des valeurs de champ principal uniques pour faciliter la recherche et le « choix » de ces enregistrements lors de l’établissement de connexions.

Lors de l’établissement d’une connexion, les utilisateurs recherchent les valeurs dans le champ de Principal et, si elles ne sont pas uniques, ils ne sauront pas laquelle sélectionner.

⛔ Évitez d’utiliser des valeurs non uniques comme champ principal, car cela peut prêter à confusion pour les utilisateurs qui doivent effectuer une recherche dans le champ principal lors de l’utilisation du menu du sélecteur de connexions.

✅ La création de connexions est l'une des fonctionnalités les plus puissantes de Workfront Planning. Vous pouvez connecter des types d’enregistrements les uns aux autres ou avec des types d’objets provenant d’autres applications telles qu’Adobe Workfront (connexion à des projets, des portfolios, des programmes, des entreprises et des groupes) et avec Adobe Experience Manager Assets (connexion à des ressources et des dossiers).

La connexion des types d’objet et d’enregistrement vous donne un aperçu complet de la manière dont tout est connecté dans votre entreprise.

Par exemple, vous disposez d’un type d’enregistrement Campaign et d’un type d’enregistrement Tactics et vous pouvez créer une connexion entre ces deux types d’enregistrements pour voir quels Tactics sont associés à une Campaign spécifique.

Après avoir défini la connexion, toutes les personnes de l’espace de travail peuvent commencer à ajouter des valeurs pour Campagnes en double-cliquant dans le champ de connexion où elles verront une liste de toutes les Tactiques disponibles. Vous pouvez ainsi identifier rapidement les tactiques à associer à vos campagnes.

✅ Après avoir établi la connexion entre les enregistrements ou les types d'objet, vous pouvez connecter des enregistrements individuels entre eux et afficher les champs de l'enregistrement ou des types d'objet liés sur un enregistrement Workfront Planning. Vous réduirez le nombre d’emplacements où vous devez mettre à jour la même information et vous vous assurerez qu’ils correspondent parfaitement.

Par exemple, une fois que vous disposez d’une connexion entre un type d’enregistrement Campaign et un type d’enregistrement Tactique, les informations du champ principal s’affichent, mais lorsque vous ajoutez des champs de recherche, vous pouvez apporter des informations supplémentaires à partir de ce type d’enregistrement, comme la Date de lancement pour ce Tactique. Les données de ces champs de recherche sont automatiquement renseignées une fois les enregistrements ajoutés.

✅Pour les éléments qui représentent un seul concept ou substantif (comme Campagnes), créez un type d’enregistrement.

⛔ Ne créez pas de type d’enregistrement mieux représenté en tant que vue.

Par exemple, Calendrier est un mauvais choix pour un type d’enregistrement, car il ne s’agit pas du type d’enregistrement lui-même, mais d’une vue d’enregistrements.

✅ Utilisez des vues avec des filtres et des regroupements pour afficher un instantané de ce que vous souhaitez voir. Vous pouvez filtrer et regrouper les données afin de disposer d’un moyen plus convivial de comprendre ce qui est prévu. Vous pouvez regrouper les enregistrements par champs de métadonnées.

Par exemple, vous pouvez avoir une vue chronologique pour votre type d’enregistrement Campagne que vous pouvez regrouper par Audiences cibles et filtrer par Date pour n’afficher que l’année en cours.

✅ Définissez les paramètres de votre vue chronologique, tels que le style Barre et la Couleur pour obtenir une vue plus enrichissante visuellement. Vous pouvez personnaliser le style Barre en définissant si vous souhaitez afficher une miniature avec une image significative et ajouter d’autres champs à afficher sur la barre (par exemple, Propriétaire ou Statut).

Par défaut, seul le champ principal s’affiche. Vous pouvez également définir la couleur de votre barre en fonction des valeurs de champ (par exemple, vous pouvez personnaliser les couleurs de vos barres en les faisant correspondre au champ État ) ou du regroupement que vous avez appliqué. Par défaut, la couleur correspond à celle du type d’enregistrement.

Seules les couleurs de type enregistrement ou les champs avec des options associées aux couleurs peuvent affecter les couleurs des barres d’enregistrement dans le montage.

✅ Lorsque vous créez un espace de travail, il n’est disponible que pour vous. Tous les autres utilisateurs, à l’exception des administrateurs système, ne pourront pas le trouver. Une fois l’espace de travail défini et que vous êtes prêt(e) à inviter votre équipe à démarrer la collaboration, vous devez le partager avec elle et définir son niveau d’autorisation.

Vous pouvez choisir parmi les niveaux d’autorisation suivants :

• Gérer : les personnes peuvent modifier, supprimer et partager l’espace de travail.
• Contribuer : les utilisateurs peuvent créer, modifier et supprimer des enregistrements.
• Afficher : les utilisateurs peuvent afficher les enregistrements.

✅ Bien que de nombreux clients aient l’impression d’accorder des autorisations Gérer aux espaces de travail à la plupart des personnes, limitez les autorisations Gérer à un groupe restreint de personnes de confiance qui ne supprimeront pas accidentellement un type d’enregistrement ou ne créeront pas de types d’enregistrement et de champs inutiles. Ils peuvent modifier, partager et même supprimer l’espace de travail. Ce niveau d’autorisations leur accorde un accès administratif complet au Workspace.

Une licence utilisateur standard est requise pour qu'une personne dispose des autorisations de niveau Gérer sur un espace de travail.

✅ Donnez aux utilisateurs des autorisations Contribuer si vous souhaitez qu'ils puissent simplement créer, modifier et supprimer des enregistrements, mais que vous ne souhaitiez pas qu'ils modifient la structure et le schéma de l'espace de travail. Avec les autorisations Contribute, ils ne peuvent pas créer de types d’enregistrements ni modifier les champs sur les types d’enregistrements existants.

Une licence utilisateur standard est requise pour qu'une personne dispose des autorisations Contribute pour accéder à un espace de travail.

✅ Donnez aux utilisateurs des autorisations Affichage s’ils souhaitent uniquement afficher les enregistrements.

✅ Restreindre les autorisations Gérer aux personnes que vous souhaitez pouvoir modifier, supprimer et partager la vue. Cela signifie qu’ils peuvent modifier les filtres, les champs de regroupement ou une configuration de la vue. Ces modifications auront un impact sur la configuration principale de la vue pour toutes les autres personnes qui utilisent également la vue.

Une licence utilisateur standard est requise pour qu'une personne dispose des autorisations de niveau Gérer pour une vue.

✅ Donnez aux utilisateurs un accès Affichage pour pouvoir appliquer l’affichage. Ils pourront modifier certains filtres ou regroupements et tris, mais ces modifications ne seront que temporaires ; les modifications ne sont pas enregistrées pour tous les autres utilisateurs accédant à la vue. Ces modifications n’affecteront pas la configuration principale de la vue pour toutes les autres personnes qui utilisent également la vue. Leurs modifications ne sont visibles que par l’utilisateur ou l’utilisatrice qui applique les paramètres modifiés. Après actualisation de l’écran, les modifications sont réinitialisées à la valeur par défaut.

✅ Accorder des autorisations Tout le monde peut afficher dans l’espace de travail lorsque vous souhaitez que toute personne pouvant afficher l’espace de travail puisse afficher les enregistrements et leurs champs dans cette vue spécifique. Ainsi, vous n’avez pas besoin d’ajouter manuellement qui que ce soit à la zone d’autorisation de partage pour la vue.

Le partage de Workspace définit l'accès des personnes à l'espace de travail, ses types d'enregistrements, enregistrements et leurs champs.

Partage d’affichage définit si l’utilisateur peut voir l’affichage que vous avez créé et s’il peut modifier le filtre, les champs de regroupement ou une autre configuration de l’affichage. La visibilité des enregistrements affichés dans la Vue est contrôlée par le partage de Workspace, et non par le partage de la Vue.

Pour le partage de Workspace : les utilisateurs disposant d'une licence Light et Contribute peuvent uniquement obtenir un accès en affichage à un espace de travail. Pour accorder à une personne l’autorisation Contribuer ou Gérer d’un espace de travail, elle doit disposer d’une licence Standard.

Partage de vues : les utilisateurs sous licence standard disposant d’autorisations de niveau Gérer pour un espace de travail pourront créer une vue. Les utilisateurs de licences Light et Contribute ne peuvent utiliser que les vues créées et partagées par les utilisateurs standard. Sinon, si rien n’a été partagé, les utilisateurs pourront voir la Vue du tableau par défaut.

✅ Vous devez vous assurer que la structure du type d’enregistrement est configurée en premier lieu en ajoutant les champs nécessaires à la table. Ces champs décrivent vos enregistrements et seront accessibles dans le créateur de formulaires.

Idéalement, créez le formulaire de demande ou de réception une fois la structure de type d’enregistrement finalisée afin d’éviter de manquer des champs clés.

✅ autorisations d’envoi dépendent des paramètres que vous configurez pour chaque formulaire.

Dans le créateur de formulaires, une fois le formulaire publié, vous pouvez gérer les autorisations pour contrôler qui peut envoyer des requêtes.

Vous pouvez choisir parmi les trois options de partage suivantes :

• Toute personne disposant d’un accès en affichage ou d’un niveau supérieur à l’espace de travail : autorise tous les utilisateurs disposant d’autorisations en affichage ou d’un niveau supérieur à l’espace de travail à soumettre une requête qui crée un enregistrement.
• Toute personne disposant d’un accès de niveau Contributeur ou supérieur à l’espace de travail : limite les envois aux utilisateurs disposant d’autorisations de niveau Contributeur ou supérieur à l’espace de travail.
• Personne disposant du lien : permet à toute personne disposant du lien du formulaire de soumettre une demande.
• Date d’expiration : assurez-vous de définir une date d’expiration pour le lien public afin de renforcer la sécurité.