Partager un formulaire personnalisé
Vous pouvez configurer l’accès à un formulaire personnalisé pour contrôler qui (personne, rôle, groupe, équipe, entreprise) peut l’afficher, le partager et le modifier.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des éléments suivants pour effectuer les étapes décrites dans cet article :
Pour plus d’informations sur ce tableau, consultez Conditions d’accès requises dans la documentation Workfront.
Accéder aux formulaires personnalisés access-to-custom-forms
Par défaut, lorsque vous créez un formulaire personnalisé et qu’une personne le joint à un objet, toute personne affectée à l’objet peut afficher et remplir le formulaire. Cela inclut les utilisateurs et utilisatrices disposant de licences de demande et les utilisateurs et utilisatrices externes.
Cependant, sur un objet pour lequel le formulaire personnalisé n’est pas déjà joint, un utilisateur ou une utilisatrice (même s’il dispose d’un niveau d’accès Planificateur ou planificatrice) ne peut pas le joindre à partir du menu déroulant Formulaires personnalisés, sauf si l’une des conditions suivantes est remplie :
- Une personne a partagé le formulaire personnalisé avec l’utilisateur ou l’utilisatrice ou avec son équipe, sa fonction, son groupe ou son entreprise, en accordant au moins des autorisations d’affichage avec l’option Joindre aux données personnalisées sélectionnée.
- L’utilisateur ou l’utilisatrice dispose d’une licence de plan et son niveau d’accès permet l’accès administratif aux formulaires personnalisés.
Partage d’un formulaire personnalisé à partir de la liste des formulaires
Plutôt que de laisser un formulaire personnalisé au statut de partage par défaut (décrit à la section Accéder aux formulaires personnalisés de cet article), configurez des niveaux d’accès spécifiques au formulaire pour certaines personnes, fonctions, groupes, équipes et entreprises.
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Dans le panneau de gauche, cliquez sur Formulaires personnalisés.
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Sélectionnez le formulaire personnalisé, puis cliquez sur l’
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Dans la zone qui s’affiche, sous Accorder l’accès à un formulaire personnalisé, commencez à saisir le nom de la personne, de l’équipe, de la fonction, du groupe ou de l’entreprise avec lequel vous souhaitez partager le formulaire personnalisé, puis appuyez sur Entrée lorsque le nom s’affiche.
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Pour ajuster l’accès de la personne, de l’équipe, de la fonction, du groupe ou de l’entreprise que vous venez d’ajouter, cliquez sur le menu déroulant à droite du nom, puis configurez l’une des options disponibles suivantes, ainsi que l’un de ses paramètres avancés :
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header L'afficher Possibilité d’afficher et de remplir le formulaire personnalisé sur les objets
REMARQUE: pour les utilisateurs disposant de licences Light et Contributor (ou Work, Review, and Request ), il s’agit de l’option la plus élevée disponible.
Cliquez sur Paramètres avancés pour indiquer si vous souhaitez autoriser les éléments suivants :
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Joindre à des données personnalisées : possibilité de joindre un formulaire personnalisé aux projets, tâches et problèmes pour lesquels les personnes disposent d’autorisations de gestion.
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Partager : possibilité de partager le formulaire personnalisé avec d’autres personnes du système.
Les utilisateurs disposant d’une licence légère ou de contributeur (ou d’une licence Work, Review ou Request) peuvent partager un formulaire personnalisé uniquement par le biais de l’API ou d’un rapport de formulaires personnalisés.
Le gérer Disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence Standard ou Plan.
En plus de pouvoir ajouter le formulaire aux objets pour lesquels ils disposent d’un accès en modification, les personnes peuvent également modifier entièrement le formulaire personnalisé, y compris ajouter, modifier et supprimer des champs.
Cliquez sur Paramètres avancés pour indiquer si vous souhaitez autoriser les éléments suivants :
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Joindre à des données personnalisées : possibilité de joindre un formulaire personnalisé aux projets, tâches et problèmes pour lesquels les personnes disposent d’autorisations de gestion.
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Supprimer : supprime le formulaire personnalisé du système.
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Partager : partage du formulaire personnalisé avec d’autres personnes du système.
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(Facultatif) Répétez les étapes 4 à 5 pour ajouter d’autres noms à la liste et configurer leurs options.
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(Facultatif) Si vous souhaitez limiter l’accès au formulaire personnalisé (sur les objets auxquels il est associé) aux personnes que vous avez spécifiées aux étapes précédentes, cliquez sur l’icône d’engrenage
Si vous changez d’avis, vous pouvez cliquer sur Rendre cet élément visible à l’échelle du système (option par défaut).
note note NOTE - Lorsque vous affichez un formulaire personnalisé sur tout le système, vous autorisez uniquement les personnes à le consulter et à le remplir sur les objets auxquels ils sont affectés, et non à le joindre à d’autres objets. Vous pouvez accorder la possibilité de joindre le formulaire personnalisé à des objets à l’aide de l’option « Joindre aux données personnalisées », décrite à l’étape 5.
- La plupart des entreprises souhaitent s’assurer que toutes les personnes du système peuvent remplir un formulaire personnalisé lorsqu’il est joint aux objets sur lesquels ils travaillent et afficher ses données dans les rapports. Si cela est vrai pour votre organisation, nous vous recommandons d’utiliser rendre visible à l’échelle du système ;. Lorsque l’option est configurée de cette manière, « Visible sur tout le système » s’affiche dans la boîte de dialogue :
Si la confidentialité d’un formulaire personnalisé vous préoccupe, dans lequel les personnes peuvent saisir des données sensibles lorsqu’il est joint à certains objets, limitez le partage de ces objets plutôt que l’accès au formulaire lui-même. -
Cliquer sur Enregistrer.
Partage d’un formulaire personnalisé à partir du concepteur de formulaires
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Dans le panneau de gauche, cliquez sur Formulaires personnalisés.
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Ouvrez un formulaire personnalisé ou créez un formulaire personnalisé.
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Cliquez sur Partager en haut à droite du concepteur de formulaire lorsque vous êtes prêt à partager le formulaire.
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Dans la zone qui s’affiche, sous Accorder l’accès à un formulaire personnalisé à, commencez à saisir le nom de l’utilisateur, de l’équipe, du rôle de tâche, du groupe ou de la société avec lequel vous souhaitez partager le formulaire personnalisé, puis appuyez sur Entrée lorsque le nom s’affiche.
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Pour ajuster l’accès de la personne, de l’équipe, de la fonction, du groupe ou de l’entreprise que vous venez d’ajouter, cliquez sur le menu déroulant à droite du nom, puis configurez l’une des options disponibles suivantes, ainsi que l’un de ses paramètres avancés :
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header L'afficher Possibilité d’afficher et de remplir le formulaire personnalisé sur les objets
REMARQUE: pour les utilisateurs disposant de licences Light et Contributor (ou Work, Review, and Request ), il s’agit de l’option la plus élevée disponible.
Cliquez sur Paramètres avancés pour indiquer si vous souhaitez autoriser les éléments suivants :
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Joindre à des données personnalisées : possibilité de joindre un formulaire personnalisé aux projets, tâches et problèmes pour lesquels les personnes disposent d’autorisations de gestion.
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Partager : possibilité de partager le formulaire personnalisé avec d’autres personnes du système.
Les utilisateurs disposant d’une licence légère ou de contributeur (ou d’une licence Work, Review ou Request) peuvent partager un formulaire personnalisé uniquement par le biais de l’API ou d’un rapport de formulaires personnalisés.
Le gérer Disponible uniquement pour les utilisateurs disposant d’une licence Standard ou Plan.
En plus de pouvoir ajouter le formulaire aux objets pour lesquels ils disposent d’un accès en modification, les personnes peuvent également modifier entièrement le formulaire personnalisé, y compris ajouter, modifier et supprimer des champs.
Cliquez sur Paramètres avancés pour indiquer si vous souhaitez autoriser les éléments suivants :
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Joindre à des données personnalisées : possibilité de joindre un formulaire personnalisé aux projets, tâches et problèmes pour lesquels les personnes disposent d’autorisations de gestion.
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Supprimer : supprime le formulaire personnalisé du système.
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Partager : partage du formulaire personnalisé avec d’autres personnes du système.
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(Facultatif) Répétez les étapes 5 à 6 pour ajouter d’autres noms à la liste et configurer leurs options.
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(Facultatif) Si vous souhaitez limiter l’accès au formulaire personnalisé (sur les objets auxquels il est associé) à ceux que vous avez spécifiés aux étapes précédentes, cliquez sur la flèche de liste déroulante sous Qui a accès, puis sélectionnez Seules les personnes invitées peuvent accéder à.
Si vous changez d'avis, vous pouvez sélectionner Tout le monde dans le système peut voir.
note note NOTE - Lorsque vous affichez un formulaire personnalisé sur tout le système, vous autorisez uniquement les personnes à le consulter et à le remplir sur les objets auxquels ils sont affectés, et non à le joindre à d’autres objets. Vous pouvez accorder la possibilité de joindre le formulaire personnalisé à des objets à l’aide de l’option « Joindre aux données personnalisées », décrite à l’étape 6.
- La plupart des entreprises souhaitent s’assurer que toutes les personnes du système peuvent remplir un formulaire personnalisé lorsqu’il est joint aux objets sur lesquels ils travaillent et afficher ses données dans les rapports. Si cela est vrai pour votre organisation, nous vous recommandons d’utiliser Tout le monde dans le système peut voir. Lorsque l’option est configurée de cette manière, « Visible sur tout le système » s’affiche dans la boîte de dialogue :
Si la confidentialité d’un formulaire personnalisé vous préoccupe, dans lequel les personnes peuvent saisir des données sensibles lorsqu’il est joint à certains objets, limitez le partage de ces objets plutôt que l’accès au formulaire lui-même. -
Cliquer sur Enregistrer.
Supprimer l’accès à un formulaire personnalisé de la liste des formulaires
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Cliquez sur l’icône Menu principal
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Dans le panneau de gauche, cliquez sur Formulaires personnalisés.
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Sélectionnez le formulaire personnalisé, puis cliquez sur l’
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Dans la zone qui s’affiche, cliquez sur le bouton X situé à droite du nom de la personne, de l’équipe, du rôle, du groupe ou de l’entreprise dont vous ne souhaitez plus qu’il dispose d’un accès spécial au formulaire.
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(Facultatif) Répétez l’étape précédente pour les autres noms que vous souhaitez supprimer.
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Cliquer sur Enregistrer.