Partager des enregistrements
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Vous pouvez ajuster les autorisations des utilisateurs aux enregistrements individuels dans un type d’enregistrement dans Adobe Workfront Planning.
Vous pouvez partager un enregistrement Adobe Workfront Planning de différentes manières :
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Partagez un lien vers l’enregistrement.
Pour plus d’informations, voir Partager des enregistrements à l’aide d’un lien.
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Partagez tous les enregistrements d’un espace de travail avec d’autres utilisateurs en partageant l’espace de travail et le type d’enregistrement.
Pour plus d’informations, voir les articles suivants :
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Partagez un enregistrement individuel ou partagez plusieurs enregistrements en bloc à l’aide de l’option Partager.
Cet article décrit comment partager des enregistrements avec d’autres utilisateurs à l’aide de l’option Partager.
- Les utilisateurs ayant accès à un espace de travail obtiennent automatiquement au moins des autorisations d’affichage pour tous les enregistrements de l’espace de travail.
- Le partage de vues ne donne pas aux utilisateurs l’autorisation d’accéder aux enregistrements. Seuls les espaces de travail de partage peuvent accorder aux utilisateurs des autorisations sur les types d’enregistrements et les enregistrements.
Conditions d’accès
| table 0-row-0 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Package Adobe Workfront |
Tout package Workfront and Planning Ou Tout package Workflow et Planning |
| Licence Adobe Workfront |
Tous NOTE Seules les personnes disposant d’une licence Standard peuvent se voir accorder des autorisations de gestion des enregistrements. Toutes les autres licences ne peuvent avoir que des autorisations d’affichage et l’option Gérer est grisée pour celles-ci. |
| Autorisations d’objet |
Gérer les autorisations d’un espace de travail, d’un type d’enregistrement et de l’enregistrement IMPORTANT Seuls les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau Gérer pour un espace de travail peuvent partager un enregistrement |
| Modèle de mise en page |
Les utilisateurs disposant d'une licence light ou contributor doivent se voir attribuer un modèle de mise en page incluant Planning. Les zones Planning sont activées par défaut pour les utilisateurs standard et les administrateurs système. |
Pour plus d’informations, voir Conditions d’accès dans la documentation Workfront.
Remarques concernant le partage d’enregistrements
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Vous pouvez partager des enregistrements avec les entités suivantes : personnes, groupes, équipes, entreprises ou fonctions.
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Si vous limitez les autorisations à un enregistrement, les utilisateurs ne verront plus cet enregistrement et les valeurs de ses champs de recherche où que ce soit dans le système où cet enregistrement s’affiche.
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Workfront vérifie les autorisations d’enregistrement dans les connexions jusqu’à 5 enregistrements, en s’assurant que les utilisateurs voient uniquement les enregistrements partagés avec eux.
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Vous pouvez accorder les niveaux d’autorisation suivants à un enregistrement :
- Afficher
- Gérer
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Lorsque vous partagez un espace de travail et un type d’enregistrement avec des utilisateurs, ils reçoivent également les mêmes autorisations pour les enregistrements de l’espace de travail, par défaut.
Lorsque les utilisateurs disposent des autorisations de niveau Contribution sur un espace de travail ou un type d’enregistrement, ils reçoivent des autorisations de niveau Gestion sur les enregistrements de ce type d’enregistrement. -
Lorsque vous supprimez une entité d’un espace de travail, toutes les autorisations de partage sont supprimées des types d’enregistrements et de tous les enregistrements qu’elles contiennent.
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Vous ne pouvez pas partager un enregistrement avec un utilisateur qui ne dispose pas d’autorisations sur l’espace de travail ou sur le type d’enregistrement.
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L’accès d’un utilisateur à l’enregistrement est déterminé par la combinaison des 3 paramètres suivants :
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Leurs autorisations héritées du type d’enregistrement et de l’espace de travail
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Autorisations ajoutées individuellement dans la zone de partage d’enregistrements
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Le paramètre Tout le monde peut voir dans l’espace de travail.
Ainsi, l’enregistrement est visible par tous dans l’espace de travail
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Lorsque vous partagez un enregistrement avec un utilisateur, ils sont ajoutés avec la même autorisation que sur le type d’enregistrement, par défaut.
Par exemple :
- S’ils disposent des autorisations d’affichage sur le type d’enregistrement, ils obtiennent les autorisations d’affichage sur l’enregistrement
- S’ils disposent des autorisations de niveau Contribution ou Gérer pour le type d’enregistrement, ils obtiennent des autorisations de niveau Gérer pour l’enregistrement
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Lorsque l’utilisateur dispose des autorisations de niveau Gérer ou Contribuer pour l’espace de travail et le type d’enregistrement et que vous les ajoutez aux autorisations d’enregistrement, les autorisations d’affichage sont grisées. Ils conservent les mêmes autorisations pour l’enregistrement que pour le type d’enregistrement et vous ne pouvez pas leur accorder des autorisations inférieures pour l’enregistrement.
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Vous pouvez désactiver les autorisations héritées pour un seul enregistrement, auquel cas vous pouvez donner à certains utilisateurs des autorisations pour des enregistrements individuels, ou ils peuvent obtenir des autorisations s’ils appartiennent à l’espace de travail, grâce à l’option Tout le monde dans l’espace de travail peut afficher.
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Si plusieurs autorisations de partage s’appliquent au même utilisateur ou à la même utilisatrice, il ou elle reçoit l’autorisation la plus élevée de ces autorisations.
Par exemple, si un enregistrement est partagé avec un utilisateur disposant d’autorisations d’affichage et avec son groupe disposant d’un accès de niveau Gérer, ce dernier reçoit des autorisations de niveau Gérer pour l’enregistrement.
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Si un champ de formule ou un champ de recherche d’un enregistrement connecté est basé sur un champ d’un enregistrement sur lequel vous n’avez aucune autorisation, le calcul correct tient compte des facteurs de l’enregistrement auxquels vous ne pouvez pas accéder autrement.
Partager des enregistrements
En tant que gestionnaire d’espace de travail, vous pouvez ajuster les autorisations aux enregistrements individuels.
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Cliquez sur l’icône Menu principal
La page de destination de la planification Workfront s’ouvre.
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(Facultatif et conditionnel) Si vous êtes un administrateur Workfront, cliquez sur l’un des onglets suivants :
- Mes espaces de travail : affiche les espaces de travail que vous avez créés.
- Autres espaces de travail : affiche tous les espaces de travail de la planification Workfront, y compris ceux partagés avec vous.
Pour l’ensemble des autres utilisateurs et utilisatrices, tous les espaces de travail que vous avez créés ou partagés avec vous s’affichent dans la zone Espaces de travail.
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Ouvrez l’espace de travail, puis le type d’enregistrement dont vous souhaitez partager les enregistrements.
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Utilisez l’une des méthodes suivantes :
- En mode Tableau, pointez sur le nom d’un enregistrement, cliquez sur le menu Plus
- En mode Tableau, sélectionnez un ou plusieurs enregistrements, puis cliquez sur Partager dans la barre d’outils bleue située en bas de la liste.
- Depuis n’importe quel affichage, cliquez sur le nom d’un enregistrement, puis cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit de la page des détails de l’enregistrement.
La boîte Partager s’ouvre.
note warning WARNING Vous ne pouvez pas partager des autorisations sur des enregistrements ajoutés dans différents espaces de travail. Lorsque vous partagez des enregistrements en bloc, les enregistrements doivent tous être créés dans le même espace de travail. - En mode Tableau, pointez sur le nom d’un enregistrement, cliquez sur le menu Plus
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(Facultatif) Dans la zone Qui a accès, l’option Tout le monde dans l’espace de travail peut afficher est sélectionnée par défaut. Tous les utilisateurs disposant d’autorisations Vue ou supérieures sur l’espace de travail et le type d’enregistrement disposent des mêmes autorisations sur l’enregistrement.
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(Facultatif) Cliquez sur les avatars d’utilisateurs sous l’option Autorisations héritées de pour afficher les utilisateurs, les équipes, les groupes, les sociétés ou les fonctions qui héritent des autorisations de l’espace de travail.
Les autorisations de l’utilisateur sur le type d’enregistrement s’affichent lorsque vous développez les autorisations héritées.
note tip TIP Vous ne pouvez pas supprimer des entités individuelles de la liste des autorisations héritées. Les utilisateurs des équipes, des groupes, des sociétés ou des fonctions sont répertoriés au lieu des entités auxquelles ils étaient associés lorsque l’espace de travail et le type d’enregistrement ont été partagés avec eux. -
(Facultatif et conditionnel) Si vous souhaitez partager l’enregistrement avec des entités spécifiques et leur donner un accès au type d’enregistrement différent de celui qu’elles ont déjà pour l’espace de travail, procédez comme suit :
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Désélectionnez l’option Activé dans Autorisations héritées. Elle est sélectionnée par défaut.
L’option devient Désactivé.
note tip TIP Les responsables Workspace et les créateurs d’enregistrements disposent toujours des autorisations de niveau Gérer pour le type d’enregistrement et l’enregistrement. -
(Facultatif) Cliquez sur Copier le lien pour copier un lien vers l’enregistrement dans le presse-papiers et le partager avec d’autres personnes. Le lien ouvre la page des détails de l’enregistrement.
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Cliquer sur Enregistrer.
L’enregistrement est maintenant partagé avec d’autres utilisateurs.
Les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé l’enregistrement reçoivent à la fois une notification in-app et une notification par e-mail concernant l’octroi d’autorisations pour l’enregistrement.
Pour plus d’informations, voir Notifications Adobe Workfront Planning : index d’article.
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(Facultatif) Partagez le lien copié avec d’autres personnes.
Les utilisateurs et utilisatrices qui reçoivent le lien doivent être des utilisateurs et utilisatrices actifs et se connecter à Workfront pour pouvoir accéder à la page du type d’enregistrement et l’afficher dans la vue sélectionnée.
Ils doivent disposer d’autorisations sur le type d’enregistrement pour pouvoir l’afficher.
Pour plus d’informations, voir également Partager des enregistrements à l’aide d’un lien.
Supprimer les autorisations d’un enregistrement
Vous pouvez supprimer les autorisations des utilisateurs d’un enregistrement. Cependant, ils conserveront au moins les autorisations d’affichage pour l’espace de travail, ce qui leur donnera également au moins des autorisations d’affichage pour le type d’enregistrement.
Vous devez supprimer leur accès de l’espace de travail si vous souhaitez qu’ils ne disposent d’aucune autorisation sur les types d’enregistrements ou les enregistrements de l’espace de travail.
Vous ne pouvez pas supprimer un utilisateur des autorisations héritées.
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Cliquez sur l’icône Menu principal
La page de destination de la planification Workfront s’ouvre.
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(Facultatif et conditionnel) Si vous êtes un administrateur Workfront, cliquez sur l’un des onglets suivants :
- Mes espaces de travail : affiche les espaces de travail que vous avez créés.
- Autres espaces de travail : affiche tous les espaces de travail de la planification Workfront, y compris ceux partagés avec vous.
Pour l’ensemble des autres utilisateurs et utilisatrices, tous les espaces de travail que vous avez créés ou partagés avec vous s’affichent dans la zone Espaces de travail.
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Ouvrez l’espace de travail dont vous souhaitez arrêter le partage des enregistrements, puis cliquez sur une carte de type d’enregistrement. Cela ouvre la page du type d’enregistrement.
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Utilisez l’une des méthodes suivantes :
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En mode Tableau, pointez sur le nom d’un enregistrement, cliquez sur le menu Plus
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Dans la vue Tableau, sélectionnez un ou plusieurs enregistrements, puis cliquez sur Partager dans la barre d’outils bleue en bas de la liste.
Vous devez sélectionner les enregistrements qui ont été créés dans le même espace de travail.
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Depuis n’importe quel affichage, cliquez sur le nom d’un enregistrement, puis cliquez sur Partager dans le coin supérieur droit de la page des détails de l’enregistrement.
La boîte Partager s’ouvre.
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Recherchez l’utilisateur, le groupe, l’équipe, la société ou la fonction dont vous souhaitez supprimer les autorisations, développez le menu déroulant des autorisations à droite de leur nom, puis cliquez sur Supprimer.
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Cliquer sur Enregistrer.
Les personnes ne disposent plus des autorisations indiquées pour l’enregistrement. Cependant, ils disposent toujours des autorisations sur le type d’enregistrement et l’espace de travail, sauf si vous les supprimez également de ces autorisations.
Les utilisateurs qui ont été supprimés de l’accès à l’enregistrement ne sont pas avertis qu’ils ne disposent plus de ces autorisations.
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