Créer une tâche Adobe Workfront dans Google Workspace à l’aide du contenu d’un e-mail
Vous pouvez convertir un e-mail externe (non généré par Adobe Workfront) en tâche Workfront.
Vous pouvez également convertir un e-mail externe en une mise à jour sur une tâche existante. Pour plus d'informations, voir Mise à jour d'un Adobe Workfront élément à partir de Google Workspace à l'aide du contenu d'email.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de Google Workspace pour utiliser les e-mails de notification envoyés par Workfront, voir Gérer Adobe Workfront les détails des notifications de Google Workspace.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes décrites dans cet article :
*Pour connaître le plan, le type de licence ou l’accès dont vous disposez, contactez votre administrateur ou administratrice Workfront.
Conditions préalables
Avant de pouvoir créer une tâche Workfront dans Google Workspace, vous devez :
- Installez Workfront for Google Workspace.
Pour obtenir des instructions, voir Installer Adobe Workfront for Google Workspace.
Créer une tâche Adobe Workfront dans Google Workspace à l’aide du contenu d’un e-mails
-
Si le panneau Workfront for Google Workspace n’est pas affiché, cliquez sur l’icône Workfront
-
Avec l’e-mail ouvert dans Google Workspace, cliquez sur une option dans Workfront for Google Workspace pour convertir l’e-mail en une nouvelle tâche Workfront.
-
Sélectionnez une option Créer pour indiquer si la tâche va faire partie d’un projet ou d’une tâche personnelle indépendante d’un projet.
-
Si vous souhaitez joindre la tâche à un projet parent, cliquez sur Nom du projet, commencez à saisir le nom du projet dans lequel vous souhaitez que la tâche soit effectuée, puis cliquez sur le nom du projet lorsqu’il apparaît dans la liste ci-dessous.
-
Apportez l’une des modifications suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Task name Modifiez n’importe quelle partie de ce texte qui provient de l’objet de l’e-mail. Description Modifiez n’importe quelle partie de ce texte qui provient du corps de l’e-mail. Assign To Cliquez sur Assign To, cliquez sur l’option Assign this to qui s’affiche, puis commencez à saisir le nom de la personne et cliquez dessus lorsqu’il apparaît dans la liste ci-dessous. Répétez cette opération pour chaque personne à ajouter, puis cliquez sur Save. Planned duration Cliquez sur Planned duration, puis saisissez le nombre de jours que vous souhaitez que la tâche prenne.
Remarque : cette option peut être configurée pour votre organisation de différentes manières. Par exemple, pour votre organisation, vous devrez peut-être saisir un nombre d’heures au lieu de jours. Si vous avez besoin d’informations supplémentaires, contactez votre administrateur ou administratrice Workfront. Si vous souhaitez spécifier une période autre que la valeur par défaut configurée, saisissez m, h, j, s, ou mo après le nombre pour désigner les minutes, heures, jours, semaines ou mois.
Priority Cliquez sur la flèche de liste déroulante, puis sur la priorité à donner à la tâche. Include email attachments (Disponible uniquement si l’e-mail contient au moins une pièce jointe.) Cliquez sur cette option pour enregistrer les pièces jointes à l’e-mail dans la zone Documents de la tâche.
Si vous ne souhaitez pas enregistrer une pièce jointe, cliquez sur le X situé à droite de son nom.
Si l’e-mail contient des liens vers des documents dans Google Drive, ils sont enregistrés dans l’onglet Overview de la tâche que vous créez.
Important : pour que cela fonctionne, votre administrateur ou administratrice Workfront doit autoriser Google Drive à utiliser des documents dans Workfront, comme décrit dans la section Configurer les intégrations pour gérer des documents dans l’article Configurer des intégrations de documents.
Si vous activez cette option, elle reste activée pour les autres e-mails que vous convertissez en tâches, problèmes et mises à jour.
Include email file Cliquez sur cette option pour enregistrer l’e-mail d’origine en tant que fichier d’e-mail (EML) dans la zone Documents de la tâche. À partir de là, vous pouvez double-cliquer sur le fichier pour ouvrir l’e-mail dans votre application de messagerie.
Si vous activez cette option, elle reste activée pour les autres e-mails que vous convertissez en tâches, problèmes et mises à jour.
-
Cliquez sur Créer une tâche.
L’onglet Détails de la nouvelle tâche s’affiche dans le panneau Workfront for Google Workspace. Vous pouvez cliquer sur Mises à jour et commencer à communiquer avec les collaborateurs et collaboratrices immédiatement sans quitter votre boîte de réception.
Au bas de l’onglet Détails, vous pouvez également cliquer sur Afficher dansWorkfront pour accéder à la nouvelle tâche dans Workfront.
Lorsque vous actualisez votre navigateur, un message contenant un lien au bas du panneau Workfront for Google Workspace confirme que vous avez converti l’email en une tâche :
Vous pouvez cliquer sur le lien pour accéder à la vue Détails, au sein du panneau Workfront for Google Workspace pour la tâche que vous avez créée.
Vous pouvez répéter ces étapes pour convertir le même e-mail en plusieurs tâches. Lorsque vous actualisez votre navigateur ou revenez à l’e-mail à un autre moment, tous les liens que vous avez créés pour l’e-mail sont répertoriés au bas du panneau Workfront for Google Workspace.
-
(Facultatif) Continuez à travailler sur la tâche dans le panneau Workfront for Google Workspace en effectuant l’une des opérations suivantes :
-
Pour ajouter une mise à jour à l’onglet Mises à jour, cliquez sur Démarrer une nouvelle mise à jour et saisissez la mise à jour.
-
Pour répondre à une mise à jour de l’onglet Mises à jour, cliquez sur Répondre et saisissez votre réponse.
Pour les deux actions ci-dessus, vous pouvez informer des personnes spécifiques de votre commentaire. Cliquez sur Notifier, commencez à saisir le nom d’un utilisateur ou d’utilisatrice, puis cliquez sur celui-ci lorsqu’il apparaît dans la liste déroulante. Répétez cette procédure pour les autres personnes que vous souhaitez notifier, puis cliquez sur Publier.
-
Cliquez sur l’onglet Documents pour afficher tous les documents enregistrés avec la tâche.
-
Vous pouvez répéter ces étapes pour convertir le même e-mail en plusieurs tâches. Lorsque vous actualisez votre navigateur ou revenez à l’e-mail à un autre moment, tous les liens que vous avez créés pour l’e-mail sont répertoriés au bas du panneau Workfront for Google Workspace.