Créez une tâche Adobe Workfront dans Google Workspace à l’aide du contenu d’email
Vous pouvez convertir un email externe (non généré par Adobe Workfront) en tâche Workfront.
Vous pouvez également convertir un email externe en une mise à jour sur une tâche existante. Pour plus d'informations, voir Mise à jour d'un Adobe Workfront élément à partir de Google Workspace à l'aide du contenu d'email.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de Google Workspace pour utiliser les e-mails de notification envoyés par Workfront, voir Gérer Adobe Workfront les détails des notifications de Google Workspace.
Conditions d’accès
Vous devez disposer des accès suivants pour effectuer les étapes de cet article :
*Pour connaître le plan, le type de licence ou l’accès dont vous disposez, contactez votre administrateur ou administratrice Workfront.
Conditions préalables
Avant de pouvoir créer une tâche Workfront dans Google Workspace, vous devez :
- Installer Workfront for Google Workspace
Pour obtenir des instructions, voir Installation Adobe Workfront for Google Workspace.
Créez une tâche Adobe Workfront dans Google Workspace à l’aide du contenu d’un email
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Si le panneau Workfront for Google Workspace n’est pas affiché, cliquez sur l’icône Workfront
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Une fois le message électronique ouvert dans Google Workspace, cliquez sur une option de Workfront for Google Workspace pour convertir le message électronique en une nouvelle tâche Workfront.
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Sélectionnez une option Créer pour indiquer si la tâche va faire partie d’un projet ou d’une tâche personnelle indépendante d’un projet.
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Si vous souhaitez joindre la tâche à un projet parent, cliquez sur Nom du projet, commencez à saisir le nom du projet dans lequel vous souhaitez la tâche, puis cliquez sur le nom du projet lorsqu’il apparaît dans la liste ci-dessous.
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Apportez l’une des modifications suivantes :
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Task name Modifiez toute partie de ce texte qui provient de l’objet de l’email. Description Modifiez toute partie de ce texte qui provient du corps de l'email. Affecter À Cliquez sur Attribuer à, cliquez sur l’option Attribuer à qui s’affiche, puis commencez à saisir le nom de la personne et cliquez dessus lorsqu’il apparaît dans la liste ci-dessous. Répétez cette opération pour chaque personne à ajouter, puis cliquez sur Enregistrer. Durée planifiée Cliquez sur Durée planifiée, puis saisissez le nombre de jours que vous souhaitez que la tâche prenne.
Remarque : Cette option peut être configurée pour votre organisation de différentes manières. Par exemple, pour votre entreprise, vous devrez peut-être saisir un nombre d’heures au lieu de jours. Si vous avez besoin d’informations supplémentaires, consultez votre administrateur Workfront. Si vous souhaitez spécifier une période autre que la période par défaut configurée, saisissez m, h, d, w ou mo après le nombre pour indiquer minutes, heures, jours, semaines ou mois.
Priority Cliquez sur la flèche de liste déroulante, puis sur la priorité de la tâche. Inclure les pièces jointes aux emails (Disponible uniquement si l’email contient au moins une pièce jointe.) Cliquez sur cette option pour enregistrer les pièces jointes dans le courrier électronique de la zone Documents de la tâche.
Si vous ne souhaitez pas enregistrer une pièce jointe, cliquez sur le X situé à droite de son nom.
Si l’email contient des liens vers des documents dans Google Drive, ils sont enregistrés dans l’onglet Aperçu de la tâche que vous créez.
Important : Pour que cela fonctionne, votre administrateur Workfront doit autoriser Google Drive à travailler avec des documents dans Workfront, comme décrit dans la section Configuration des intégrations pour gérer les documents de l’article }Configurer les intégrations de documents.
Si vous activez cette option, elle reste activée pour les autres emails que vous convertissez en tâches, problèmes et mises à jour.
Inclure le fichier de messagerie Cliquez sur cette option pour enregistrer l'email d'origine sous forme de fichier d'email dans la zone Documents de la tâche. À partir de là, vous pouvez double-cliquer sur le fichier pour ouvrir l’email dans votre application de messagerie.
Si vous activez cette option, elle reste activée pour les autres emails que vous convertissez en tâches, problèmes et mises à jour.
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Cliquez sur Créer une tâche.
L’onglet Détails de la nouvelle tâche s’affiche dans le panneau Workfront for Google Workspace. Vous pouvez cliquer sur Mises à jour et commencer immédiatement à communiquer avec les collaborateurs sans laisser votre compte dans la boîte.
Au bas de l'onglet Détails, vous pouvez également cliquer sur Afficher dansWorkfront pour accéder à la nouvelle tâche dans Workfront.
Lorsque vous actualisez votre navigateur, un message contenant un lien au bas du panneau Workfront for Google Workspace confirme que vous avez converti l’email en une tâche :
Vous pouvez cliquer sur le lien pour accéder à la vue Détails, dans le panneau Workfront for Google Workspace, de la tâche que vous avez créée.
Vous pouvez répéter ces étapes pour convertir le même email en plusieurs tâches. Lorsque vous actualisez votre navigateur ou revenez à l’e-mail à un autre moment, tous les liens que vous avez créés pour l’e-mail sont répertoriés au bas du panneau Workfront for Google Workspace.
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(Facultatif) Continuez à travailler sur la tâche dans le panneau Workfront for Google Workspace en effectuant l’une des opérations suivantes :
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Pour ajouter une mise à jour sur l’onglet Mises à jour, cliquez sur Démarrer une nouvelle mise à jour et saisissez la mise à jour.
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Pour répondre à une mise à jour sur l’onglet Mises à jour, cliquez sur Répondre et saisissez votre réponse.
Pour les deux actions ci-dessus, vous pouvez informer des utilisateurs spécifiques de votre commentaire. Cliquez sur Notifier, commencez à saisir le nom d’un utilisateur, puis cliquez sur le nom lorsqu’il apparaît dans la liste déroulante. Répétez cette procédure pour les autres utilisateurs que vous souhaitez avertir, puis cliquez sur Post.
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Cliquez sur l’onglet Documents pour afficher tous les documents enregistrés avec la tâche.
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Vous pouvez répéter ces étapes pour convertir le même email en plusieurs tâches. Lorsque vous actualisez votre navigateur ou revenez à l’email à un autre moment, tous les liens que vous avez créés pour l’email sont répertoriés au bas du panneau Workfront for Google Workspace.