Creare una bozza avanzata con un flusso di lavoro di base

Consente all’utente di Workfront di effettuare le seguenti operazioni:

• Risolvere un commento dopo averlo affrontato, come descritto in Risolvere i commenti della bozza.
• Applica azioni ai commenti, come spiegato in Utilizza azioni sui commenti della bozza.

Consente al revisore di aggiungere qualsiasi utente Workfront alla bozza come descritto in Assegnare tag agli utenti per condividere una bozza.

Nota:

Se queste due opzioni non sono disponibili (sono disattivate), l’utente dispone già di un profilo di autorizzazione che consente di risolvere i commenti, applicare azioni ai commenti e assegnare tag a qualsiasi utente.

Se le opzioni non vengono visualizzate, la persona aggiunta non è un titolare di licenza Workfront.

Workfront invia un’e-mail al revisore ogni volta che si verifica un’attività sulla bozza, ad esempio un nuovo commento, una nuova risposta o una nuova decisione.

Si tratta di un'ottima opzione per la persona che gestisce il processo di verifica, in quanto consente di visualizzare l'attività nel momento in cui si verifica.

Gli utenti non ricevono un avviso e-mail relativo alla propria attività.

Un'e-mail viene inviata al revisore solo se qualcuno risponde esplicitamente al proprio commento (questo esclude le proprie risposte sui propri commenti). Ciò significa che se qualcuno sulla bozza fa un nuovo commento, il revisore non riceve alcuna notifica.

Questa impostazione è consigliata per i clienti della bozza, in modo che non ricevano alcuna notifica di altri commenti sulla bozza e ricevano solo le risposte ai propri commenti.

Anche se ai revisori con questa impostazione di avviso e-mail non vengono notificati altri nuovi commenti, possono comunque visualizzare tutti i commenti sulla bozza nel visualizzatore di bozze.

Per informazioni sui commenti, vedere Visualizzare e rispondere ai commenti della bozza.

Workfront invia un'e-mail al revisore solo quando qualcuno prende una decisione.

Questo può essere utile per la persona che gestisce il processo di approvazione (ad esempio, un project manager) e che deve monitorare i progressi sulla bozza e vedere quali utenti hanno preso la loro decisione.

Non riceverai una notifica della tua decisione a meno che tu non selezioni un’opzione di conferma e-mail al momento dell’invio della decisione.

Workfront invia un’e-mail quando l’ultimo approvatore della bozza prende la sua decisione.

Questo avviso viene spesso utilizzato dal progettista, che di solito non ha bisogno di partecipare alla discussione di revisione effettiva. Al momento della decisione finale, il progettista riceve una notifica e può quindi intervenire su eventuali modifiche necessarie.

Questo avviso può essere utile anche per un responsabile di reparto che deve ricevere una notifica solo al termine del processo di revisione.

Workfront invia ogni ora un messaggio e-mail al revisore con un riepilogo di tutti i commenti, le risposte e le decisioni che si sono verificati nel corso dell’ora.

L’e-mail viene inviata solo quando nell’ultima ora si verifica un’attività oltre alla tua.

Questo avviso è utile per avere una panoramica del progetto.

Un caso d’uso di esempio per questo riepilogo è un revisore senior che ha bisogno di una panoramica del progetto ma non ha bisogno di essere informato immediatamente di tutte le attività sulla bozza.

Workfront invia un’e-mail con tutti i commenti, le risposte e le decisioni elencati solo nei giorni in cui è presente attività oltre alla tua.

Questo avviso è un buon modo per visualizzare un riepilogo del progetto senza essere sommersi da più aggiornamenti durante la giornata.

Un caso d’uso di esempio per questo riepilogo è un responsabile di reparto che desidera monitorare l’avanzamento generale del progetto.

Per ulteriori informazioni, consulta Gestire le notifiche per i commenti e le decisioni relative alle bozze.

Workfront non invia avvisi e-mail.
Questo è utile per una persona che viene aggiunta a una bozza solo a scopo di riferimento e non deve essere avvisata di eventuali modifiche.

L'impostazione predefinita del sistema è Riepilogo giornaliero (visualizzato anche come Non impostato). Se tu o i tuoi revisori non apportate altre modifiche, tutte le bozze dispongono di questa impostazione.

Quando questa opzione è disabilitata (impostazione predefinita), chiunque disponga dell’URL può visualizzare la bozza.
Quando questa opzione è selezionata:

• Solo gli utenti di Workfront Proof possono visualizzare la bozza.
• Gli utenti non possono accedere alla bozza a meno che non siano stati aggiunti alla bozza.
• Le sottoscrizioni non possono essere abilitate.

Quando questa opzione è selezionata, le persone che non sono state aggiunte esplicitamente alla bozza possono abbonarsi alla bozza. Alla persona che si abbona alla bozza vengono assegnati il ruolo e l’e-mail definiti nelle seguenti impostazioni:

• Ruolo del sottoscrittore: Ruolo di bozza predefinito assegnato a tutti i revisori che sottoscrivono la bozza.
• Impostazioni degli avvisi e-mail per i sottoscrittori: L'avviso e-mail predefinito assegnato a tutti i revisori che si abbonano alla bozza.

• Accesso alla bozza tramite collegamento e-mail richiesto per: Configurare se il sottoscrittore riceve un'e-mail con un collegamento alla bozza. È possibile selezionare Nessuna e-mail (il collegamento e-mail non è necessario per accedere alla bozza), Solo e-mail di notifica bozza (l'abbonato riceve un collegamento alla bozza tramite e-mail senza alcuna verifica) o E-mail di notifica di convalida e bozza (l'abbonato riceve un collegamento alla bozza tramite e-mail e deve fare clic sul collegamento per accedere a una bozza; lo scopo di questa opzione è verificare che l'utente abbia immesso un indirizzo e-mail corretto al quale ha accesso).

Nota:  Se alle bozze è allegato un flusso di lavoro automatico, tutti gli abbonamenti genereranno e-mail di conferma ai proprietari delle bozze, in modo che possano decidere a quale fase aggiungere la persona.