Creare un flusso di lavoro di approvazione documento
Puoi richiedere l’approvazione di un documento in Adobe Workfront ad altri utenti o team, oppure chiedere loro di rivedere un documento senza doverlo approvare.
Requisiti di accesso
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Pacchetto Adobe Workfront |
Qualsiasi pacchetto Workfront per gestire le approvazioni utilizzando lo storage Workfront legacy Qualsiasi pacchetto di flusso di lavoro per gestire le approvazioni tramite l’archiviazione cloud Adobe |
| Licenza di Adobe Workfront |
Collaboratore o successiva Revisione o successiva Se utilizzi l’integrazione Frame.io, devi disporre di una licenza Standard per creare flussi di lavoro di approvazione. |
| Configurazioni del livello di accesso | Accesso di visualizzazione o superiore a progetti, attività, problemi, modelli, portafogli, programmi, report, dashboard e calendari, documenti |
| Autorizzazioni sugli oggetti | Gestire l’accesso all’oggetto associato alla richiesta di accesso o approvazione |
Per informazioni, consulta Requisiti di accesso nella documentazione di Workfront.
Creare un flusso di lavoro di approvazione nell’area documenti legacy
Se l’organizzazione utilizza l’archiviazione Workfront, quando si accede ai documenti in Workfront verrà visualizzata l’area documenti legacy. Per ulteriori informazioni sull’archiviazione Workfront, vedere Differenze tra l’archiviazione cloud Adobe e l’archiviazione Workfront legacy.
Creare un flusso di lavoro di approvazione di base
Per creare un flusso di lavoro di approvazione in una sola fase:
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Vai al progetto, all’attività o al problema che contiene il documento, quindi seleziona Documenti nel pannello a sinistra.
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Fare clic sul documento necessario per aprire il pannello Riepilogo documento per tale documento.
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Selezionare la versione del documento per cui si desidera creare un’approvazione nel menu a discesa versione. La versione più recente è selezionata per impostazione predefinita.
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Scorri fino alla sezione Approvazioni, quindi fai clic su Crea flusso di lavoro. La finestra di dialogo Richiedi approvazione si apre in modalità Base.
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Compila i seguenti dettagli:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Utilizzare un modello di approvazione (facoltativo) Seleziona un modello dal menu a discesa. Se il modello ha un percorso e una fase, viene applicato in modalità Base. Se il modello ha più di una fase o più percorsi, la finestra di dialogo passa automaticamente alla modalità Avanzata e qualsiasi input immesso in modalità Base viene sostituito dal contenuto del modello. Aggiungi nomi o e-mail Inizia a digitare il nome di un utente o team da aggiungere come approvatore o revisore. Se si dispone solo di revisori, questi riceveranno una notifica e avranno la possibilità di completare la revisione, ma non sarà necessaria o presa alcuna decisione. È necessaria una sola decisione (facoltativo) La prima persona che prende una decisione completa la fase. Scadenza il (facoltativo) Imposta una data di scadenza per l’approvazione. Gli utenti e i team ricevono una notifica via e-mail 72 ore e in seguito 24 ore prima della data di scadenza specificata. Aggiungi messaggio personalizzato (facoltativo) Digitare un messaggio nella casella di testo Aggiungi messaggio personalizzato. Il messaggio viene visualizzato nella notifica e-mail di approvazione e nella scheda Approvazioni in Workfront.
Nota: se modifichi un messaggio personalizzato dopo la creazione del flusso di lavoro di approvazione, a tutti i partecipanti esistenti viene inviata una notifica e-mail aggiornata. Se aggiungi un partecipante in un secondo momento, il messaggio personalizzato viene incluso nella notifica e-mail.
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Fai clic su Richiedi approvazione.
Creare un flusso di lavoro di approvazione avanzato
La modalità avanzata supporta più stadi e percorsi paralleli. Ogni percorso viene eseguito in modo indipendente e contiene uno o più stadi sequenziali. Quando vengono prese tutte le decisioni necessarie in una fase, inizia la fase successiva in tale percorso, la fase precedente viene bloccata e i revisori e gli approvatori della nuova fase ricevono una notifica e-mail.
Una decisione “Lavoro necessario” interrompe il percorso su ma non influisce sul flusso di lavoro di approvazione su altri percorsi. Puoi configurare fino a 30 percorsi e 100 stadi in totale.
Per creare un flusso di lavoro di approvazione avanzato:
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Vai al progetto, all’attività o al problema che contiene il documento, quindi seleziona Documenti nel pannello a sinistra.
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Fare clic sul documento necessario per aprire il pannello Riepilogo documento per tale documento.
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Selezionare la versione del documento per cui si desidera creare un’approvazione nel menu a discesa versione. La versione più recente è selezionata per impostazione predefinita.
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Scorri fino alla sezione Approvazioni, quindi fai clic su Crea flusso di lavoro.
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Nella parte superiore destra della finestra di dialogo Richiedi approvazione, fai clic su Vai a pagina avanzata. Qualsiasi input immesso in modalità Base viene mantenuto e applicato a Percorso 1, Stadio 1.
note tip TIP Durante la creazione dell'approvazione, puoi tornare alla modalità Base facendo clic su Vai alla modalità Base in alto a destra. Dopo aver fatto clic su Richiedi approvazione, l'opzione Vai a base non è più disponibile. -
Inserire i dettagli per la fase 1 del percorso 1:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Nome fase Le fasi sono denominate Fase 1, Fase 2 e così via per impostazione predefinita. Rinomina la fase in modo che sia più descrittiva, ad esempio Revisione iniziale o Approvazione finale. Aggiungi nomi o e-mail Inizia a digitare il nome di un utente o team da aggiungere come approvatore o revisore. Se si dispone solo di revisori, questi riceveranno una notifica e avranno la possibilità di completare la revisione, ma non sarà necessaria o presa alcuna decisione.
Nota: un revisore o un approvatore può essere assegnato a una sola fase aperta alla volta sulla stessa risorsa. Se più stadi paralleli sono aperti contemporaneamente, la stessa persona non può essere aggiunta a più di uno.
È necessaria una sola decisione (facoltativo) La prima persona che prende una decisione completa la fase. Scadenza il (facoltativo) La prima fase di ogni percorso supporta una data di scadenza assoluta. Ogni fase successiva del percorso supporta una data di scadenza relativa, ovvero il numero di giorni a partire dal momento in cui si apre la fase. Gli utenti e i team ricevono una notifica via e-mail 72 ore e quindi 24 ore prima della data di scadenza. Aggiungi messaggio personalizzato (facoltativo) Digitare un messaggio nella casella di testo Aggiungi messaggio personalizzato. Il messaggio viene visualizzato nella notifica e-mail di approvazione e nella scheda Approvazioni in Workfront.
Quando si aggiunge una seconda fase, Mostra questo messaggio in tutte le fasi è selezionato per impostazione predefinita. Lascia selezionata questa opzione per utilizzare lo stesso messaggio in ogni fase. Per utilizzare un messaggio diverso per ogni fase, deselezionare Mostra il messaggio in tutte le fasi, quindi digitare il messaggio specifico per la fase nella casella di testo Aggiungi messaggio personalizzato di ogni fase.
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(Facoltativo) Fai clic su Aggiungi fase per aggiungere un’altra fase al percorso. Le fasi di un percorso vengono eseguite in sequenza nell’ordine in cui sono elencate. È possibile riordinare gli stadi all’interno di un tracciato, ma non è possibile spostare uno stadio da un tracciato all’altro. Ogni percorso può avere un numero diverso di stadi.
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(Facoltativo) In Percorsi paralleli, fai clic su Aggiungi percorso per aggiungere un altro percorso. Il nuovo percorso inizia con una fase vuota e diventa il percorso selezionato. Per rinominare un percorso, passa il puntatore sull’etichetta del percorso, fai clic sull’icona della matita, quindi digita un nuovo nome.
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(Facoltativo) Per rimuovere un percorso, passa il cursore sull’etichetta del percorso e fai clic sull’icona del cestino. Impossibile rimuovere Percorso 1 e riordinare i percorsi. Altri percorsi possono essere rimossi solo se nessuna fase all’interno del percorso è bloccata o completata.
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(Facoltativo) Per cancellare tutti i percorsi e gli stadi e ricominciare, fai clic su Reimposta in alto a destra.
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Fai clic su Richiedi approvazione.
Creare un flusso di lavoro di approvazione nella nuova area Documenti
Se la tua organizzazione utilizza l’archiviazione cloud Adobe, quando accedi ai documenti in Workfront visualizzerai la nuova area Documenti. Per ulteriori informazioni sull’archiviazione cloud Adobe, consulta Panoramica sull’archiviazione cloud Adobe.
Per impostazione predefinita, la finestra di dialogo Richiedi approvazione si apre in modalità Base. La modalità di base è una singola fase con un set di approvatori o revisori. Passa alla modalità Avanzate per configurare approvazioni in più fasi o percorsi paralleli.
Creare un flusso di lavoro di approvazione di base
Per creare un flusso di lavoro di approvazione in una sola fase:
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Vai al progetto, all’attività o al problema che contiene il documento, quindi seleziona Documenti nel pannello a sinistra.
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Fai clic sul documento, quindi fai clic sull’icona Approvazioni sul lato destro della pagina.
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Fai clic su Crea flusso di lavoro. La finestra di dialogo Richiedi approvazione si apre in modalità Base.
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Compila i seguenti dettagli:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Utilizzare un modello di approvazione (facoltativo) Il campo dei modelli è compresso per impostazione predefinita. Fai clic sul campo per espanderlo, quindi seleziona un modello dal menu a discesa. Se il modello ha un percorso e una fase, viene applicato in modalità Base. Se il modello ha più di una fase o più percorsi, la finestra di dialogo passa automaticamente alla modalità Avanzata e qualsiasi input immesso in modalità Base viene sostituito dal contenuto del modello. Aggiungi nomi o e-mail Inizia a digitare il nome di un utente o team da aggiungere come approvatore o revisore. Se si dispone solo di revisori, questi riceveranno una notifica e avranno la possibilità di completare la revisione, ma non sarà necessaria o presa alcuna decisione. È necessaria una sola decisione (facoltativo) La prima persona che prende una decisione completa la fase. Scadenza il (facoltativo) Imposta una data di scadenza per l’approvazione. Gli utenti e i team ricevono una notifica via e-mail 72 ore e in seguito 24 ore prima della data di scadenza specificata. Aggiungi messaggio personalizzato (facoltativo) Digitare un messaggio nella casella di testo Aggiungi messaggio personalizzato. Il messaggio viene visualizzato nella notifica e-mail di approvazione e nella scheda Approvazioni in Workfront. -
Fai clic su Richiedi approvazione.
- La finestra di dialogo Richiedi approvazione si apre in modalità Base ogni volta, indipendentemente dalla sessione precedente.
- Se modifichi un messaggio personalizzato dopo la creazione del flusso di lavoro di approvazione, a tutti i partecipanti esistenti viene inviata una notifica e-mail aggiornata. Se aggiungi un partecipante in un secondo momento, il messaggio personalizzato viene incluso nella notifica e-mail.
- Dopo aver salvato un’approvazione, non puoi ripristinarla alla modalità Base. È possibile passare da un'approvazione in corso all'approvazione di base all'approvazione avanzata, a condizione che l'approvazione non sia bloccata o completata.
Creare un flusso di lavoro di approvazione avanzato
La modalità avanzata supporta i percorsi paralleli. Ogni percorso viene eseguito in modo indipendente e contiene uno o più stadi sequenziali. Quando vengono prese tutte le decisioni necessarie in una fase, inizia la fase successiva in tale percorso, la fase precedente viene bloccata e i revisori e gli approvatori della nuova fase ricevono una notifica e-mail.
Una decisione “Lavoro necessario” interrompe il percorso su ma non influisce sul flusso di lavoro di approvazione su altri percorsi. Puoi configurare fino a 30 percorsi e 100 stadi in totale.
Per creare un flusso di lavoro di approvazione avanzato:
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Vai al progetto, all’attività o al problema che contiene il documento, quindi seleziona Documenti nel pannello a sinistra.
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Fai clic sul documento, quindi fai clic sull’icona Approvazioni sul lato destro della pagina.
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Fai clic su Crea flusso di lavoro.
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Nella parte superiore destra della finestra di dialogo Richiedi approvazione, fai clic su Vai a pagina avanzata. Qualsiasi input immesso in modalità Base viene mantenuto e applicato a Percorso 1, Stadio 1.
note tip TIP Durante la creazione dell'approvazione, puoi tornare alla modalità Base facendo clic su Vai alla modalità Base in alto a destra. Dopo aver fatto clic su Richiedi approvazione, l'opzione Vai a base non è più disponibile. -
Inserire i dettagli per la fase 1 del percorso 1:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 html-authored no-header Nome fase Le fasi sono denominate Fase 1, Fase 2 e così via per impostazione predefinita. Rinomina la fase in modo che sia più descrittiva, ad esempio Revisione iniziale o Approvazione finale. Aggiungi nomi o e-mail Inizia a digitare il nome di un utente o team da aggiungere come approvatore o revisore. Se si dispone solo di revisori, questi riceveranno una notifica e avranno la possibilità di completare la revisione, ma non sarà necessaria o presa alcuna decisione.
Nota: un revisore o un approvatore può essere assegnato a una sola fase aperta alla volta sulla stessa risorsa. Se più stadi paralleli sono aperti contemporaneamente, la stessa persona non può essere aggiunta a più di uno.
È necessaria una sola decisione (facoltativo) La prima persona che prende una decisione completa la fase. Scadenza il (facoltativo) La prima fase di ogni percorso supporta una data di scadenza assoluta. Ogni fase successiva del percorso supporta una data di scadenza relativa, ovvero il numero di giorni a partire dal momento in cui si apre la fase. Gli utenti e i team ricevono una notifica via e-mail 72 ore e quindi 24 ore prima della data di scadenza. Aggiungi messaggio personalizzato (facoltativo) Digitare un messaggio nella casella di testo Aggiungi messaggio personalizzato. Il messaggio viene visualizzato nella notifica e-mail di approvazione e nella scheda Approvazioni in Workfront.
Quando si aggiunge una seconda fase, Mostra questo messaggio in tutte le fasi è selezionato per impostazione predefinita. Lascia selezionata questa opzione per utilizzare lo stesso messaggio in ogni fase. Per utilizzare un messaggio diverso per ogni fase, deselezionare Mostra il messaggio in tutte le fasi, quindi digitare il messaggio specifico per la fase nella casella di testo Aggiungi messaggio personalizzato di ogni fase.
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(Facoltativo) Fai clic su Aggiungi fase per aggiungere un’altra fase al percorso. Le fasi di un percorso vengono eseguite in sequenza nell’ordine in cui sono elencate. È possibile riordinare gli stadi all’interno di un tracciato, ma non è possibile spostare uno stadio da un tracciato all’altro. Ogni percorso può avere un numero diverso di stadi.
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(Facoltativo) In Percorsi paralleli, fai clic su Aggiungi percorso per aggiungere un altro percorso. Il nuovo percorso inizia con una fase vuota e diventa il percorso selezionato. Per rinominare un percorso, passa il puntatore sull’etichetta del percorso, fai clic sull’icona della matita, quindi digita un nuovo nome.
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(Facoltativo) Per rimuovere un percorso, passa il cursore sull’etichetta del percorso e fai clic sull’icona del cestino. Impossibile rimuovere Percorso 1 e riordinare i percorsi. Altri percorsi possono essere rimossi solo se nessuna fase all’interno del percorso è bloccata o completata.
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(Facoltativo) Per cancellare tutti i percorsi e gli stadi e ricominciare, fai clic su Reimposta in alto a destra.
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Fai clic su Richiedi approvazione.