Criar uma prova avançada com um fluxo de trabalho básico
Com um fluxo de trabalho básico, é possível incluir vários revisores em uma prova, mas eles não são organizados em estágios. Todos os revisores adicionados podem acessar a prova imediatamente após criá-la.
Requisitos de acesso
Você deve ter o seguinte acesso para executar as etapas deste artigo:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| plano do Adobe Workfront* |
Novo: Qualquer um Plano atual: Pro ou Superior Plano herdado: Select ou Higher Para obter mais informações sobre acesso de revisão de texto com os diferentes planos, consulte Acesso à funcionalidade de revisão de texto no Workfront. |
| Licença do Adobe Workfront |
Novo: Padrão Atual: Trabalho ou Plano Plano herdado: Qualquer um (Você deve ter a prova ativada para o usuário) |
| Perfil de Permissões de Prova | Gerente ou superior |
| Configurações de nível de acesso | Editar acesso a documentos |
*Para saber qual perfil de plano, função ou permissão de prova você tem, contate o administrador do Workfront ou do Workfront Proof.
Criar uma prova avançada com um fluxo de trabalho básico
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Vá para o projeto, tarefa ou problema em que deseja a prova e clique na guia Documentos.
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Clique em Adicionar novo > Prova, carregue o conteúdo e percorra as seções listadas abaixo.
ou
Passe o mouse sobre um documento existente, em seguida, clique em Criar prova > Prova avançada e percorra as seções listadas abaixo.
Configurar o fluxo de trabalho e adicionar revisores
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Na seção Tipo de fluxo de trabalho, escolha Básico.
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Especifique os usuários que deseja adicionar e escolha uma função de Prova.
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A tabela a seguir lista cada função e os direitos associados a ela.
table 0-row-14 1-row-14 2-row-14 3-row-14 4-row-14 5-row-14 6-row-14 Exibir uma prova Adicionar marcações Adicionar comentários Editar comentários se não houver respostas Tomar uma decisão Excluir comentários feitos por outros Resolver comentários Aplicar ações a comentários Editar a prova Compartilhar a prova com outras pessoas Criar nova versão Exibir solicitações de aprovação na área Página inicial Adicionar novos revisores Somente Leitura ✓ µ ✓ µ ✓ µ Oliveira ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ Aprovador ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ Revisor e Aprovador ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ Autor ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ Moderador ✓ µ ✓ µ ✓ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ ✓ µ -
Os usuários nos novos planos do Workfront podem conceder funções de autor ou moderador a qualquer usuário no sistema. Os usuários em planos herdados podem conceder funções de autor ou moderador a qualquer usuário com uma licença de prova no sistema.
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(Opcional) Com o menu suspenso ainda aberto, selecione as permissões adicionais disponíveis na parte inferior do menu:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Resolver comentários e aplicar ações Permite que o usuário do Workfront faça o seguinte:
- Resolva um comentário depois que ele for abordado, conforme explicado em Resolver comentários de prova.
- Aplique ações a comentários, conforme explicado em Usar ações em comentários de prova.
Compartilhar prova por meio de etiqueta Permite que o revisor adicione qualquer usuário do Workfront à prova, conforme explicado em Marcar usuários para compartilhar uma prova.
Nota:
Se essas duas opções não estiverem disponíveis (esmaecidas), o usuário já terá um perfil de permissão que permite resolver comentários, aplicar ações a comentários e marcar qualquer usuário.
Se as opções não forem exibidas, a pessoa adicionada não será um titular de licença da Workfront.
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Repita as etapas 1 a 3 para qualquer outro usuário adicionado à prova.
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Para cada usuário com o qual você está compartilhando, na lista suspensa Alertas de email, selecione o tipo de alertas de email que esse usuário recebe quando as pessoas fazem comentários e tomam decisões sobre a prova:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Todas as atividades O Workfront envia um email para o revisor sempre que há uma atividade na prova, como um novo comentário, resposta ou decisão.
Essa é uma ótima opção para a pessoa que está gerenciando o processo de prova, pois permite que ela veja a atividade enquanto ela acontece.
Os usuários não recebem um alerta por email sobre suas próprias atividades.
Respostas aos meus comentários Um email é enviado ao revisor somente se alguém responder explicitamente ao comentário (isso exclui as próprias respostas nos comentários). Isso significa que se alguém na prova fizer um novo comentário, o revisor não será notificado.
Essa configuração é recomendada para os clientes na prova, para que não sejam notificados de nenhum outro comentário na prova e sejam notificados apenas das respostas aos próprios comentários.
Embora os revisores com essa configuração de alerta por email não sejam notificados sobre outros novos comentários, eles ainda podem exibir todos os comentários na prova no visualizador da prova.
Para obter informações sobre comentários, consulte Exibir e responder aos comentários de prova.
Decisões O Workfront envia um email para o revisor somente quando alguém toma uma decisão.
Isso pode ser útil para a pessoa que está gerenciando o processo de aprovação (como um gerente de projeto) e precisa monitorar o progresso na prova e ver quais usuários tomaram sua decisão.
Você não é notificado sobre sua própria decisão, a menos que selecione uma opção de confirmação por email ao enviar sua decisão.
Decisão final O Workfront envia um email quando o último aprovador na prova toma sua decisão.
Esse alerta é usado com frequência pelo designer, que geralmente não precisa participar da discussão de revisão real. Quando a decisão final é tomada, o designer é notificado e pode então tomar medidas em relação a quaisquer alterações necessárias.
Esse alerta também pode ser útil para um líder de departamento que precise ser notificado somente quando o processo de revisão for concluído.
Resumo por Hora O Workfront envia um email ao revisor a cada hora com um resumo de todos os comentários, respostas e decisões que ocorreram na hora.
O email é enviado somente quando a atividade além da sua ocorre na última hora.
Este alerta é uma boa maneira de ter uma visão geral do projeto.
Um exemplo de caso de uso para este resumo é um revisor sênior que precisa de uma visão geral do projeto, mas não precisa ser notificado imediatamente de todas as atividades na prova.
Resumo Diário O Workfront envia um email com todos os comentários, respostas e decisões listados somente em dias quando houver atividade além da sua.
Este alerta é uma boa maneira de ver um resumo do projeto sem precisar de várias atualizações ao longo do dia.
Um exemplo de caso de uso para este resumo é um líder de departamento que deseja monitorar o progresso geral do projeto.
Para obter mais informações, consulte Gerenciar notificações para comentários de prova e decisões.
Nenhum email O Workfront não envia alertas de email.
Isso é útil para uma pessoa que é adicionada a uma prova somente para fins de referência e não precisa ser notificada de nenhuma alteração.O padrão do sistema é Resumo diário (também visto como Não definido). Se você ou seus revisores não fizerem outras alterações, todas as provas terão essa configuração.
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Continue com Defina as configurações de email para a prova abaixo.
Definir configurações de email para a prova configure-email-settings-for-the-proof
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Na seção Notificação por email, selecione se deseja enviar notificações por email e uma mensagem personalizada para os usuários selecionados em Criar uma prova avançada com um fluxo de trabalho Básico anteriormente neste artigo:
table 0-row-2 1-row-2 html-authored no-header Notificar recipients sobre esta prova Selecione esta opção para enviar uma notificação por e-mail aos usuários. Quando o Compartilhamento básico é selecionado na seção Fluxo de trabalho, uma notificação por email é enviada quando a prova é criada. Quando o Fluxo de trabalho automatizado é selecionado na seção Fluxo de trabalho, uma notificação por email é enviada quando a prova entra no estágio do Fluxo de Trabalho Automatizado ao qual o usuário está associado. Adicionar mensagem personalizada Selecione essa opção para incluir uma mensagem personalizada na notificação. Você pode especificar um assunto e um corpo de mensagem. O corpo da mensagem pode incluir formatação de rich text, como negrito, marcadores e hiperlinks. -
Continue com Definir configurações de prova abaixo.
Definir configurações de prova configure-proof-settings
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Na seção Configurações de prova, selecione uma das seguintes opções:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Exigir logon - a prova só pode ser compartilhada com outros usuários Quando essa opção está desativada (padrão), qualquer pessoa com o URL pode exibir a prova.
Quando esta opção é selecionada:- Somente usuários do Workfront Proof podem exibir a prova.
- Os usuários não podem fazer logon na prova a menos que tenham sido adicionados à prova.
- Não é possível habilitar assinaturas.
É necessária somente uma decisão para essa prova Quando essa opção é selecionada, a revisão é concluída após um dos tomadores de decisão tomar sua decisão.
Esta opção está desabilitada por padrão.Requer decisões assinadas eletronicamente Os usuários são solicitados a especificar seu nome de usuário e senha no momento em que tomam uma decisão sobre uma prova. Bloquear prova quando todas as decisões necessárias forem tomadas Quando essa configuração estiver ativada, o estado da prova será bloqueado depois que todas as decisões forem tomadas. O estado é alterado automaticamente de desbloqueado para bloqueado quando o aprovador final toma sua decisão.
Esta opção está desabilitada por padrão.Baixar arquivo original Quando essa opção é selecionada, os revisores podem baixar o arquivo original do qual a prova foi criada.
Quando esta opção é desmarcada, o ícone Download não fica mais visível.
Esta opção está habilitada por padrão.Compartilhar prova por meio de URL público ou código de inserção Quando essa opção é selecionada, a prova pode ser compartilhada por meio de um URL público ou código integrado. Inscrever-se para obter prova por meio de URL público ou código incorporado Quando essa opção é selecionada, as pessoas que não foram adicionadas explicitamente à prova podem assinar a prova. A pessoa que se inscreve na prova recebe a função e o email definidos nas seguintes configurações:
- Função do assinante: a função de prova padrão que é atribuída a todos os revisores que assinam a prova.
- Configurações de alerta por email para assinantes: o alerta por email padrão atribuído a todos os revisores que assinam a prova.
- Acesso de prova via link de email necessário para: Configure se o assinante receberá um email com um link para a prova. Você pode selecionar Nenhum email (o link do email não é necessário para acessar a prova), Somente email de notificação de prova (o assinante recebe um link para a prova por email sem qualquer verificação) ou Emails de notificação de validação e prova (o assinante recebe um link para a prova por email e deve clicar no link para acessar uma prova; a finalidade dessa opção é garantir que a pessoa tenha inserido um endereço de email correto ao qual tem acesso).
Nota: Se as provas tiverem o Fluxo de trabalho automatizado anexado, todas as assinaturas gerarão emails de confirmação para os Proprietários da prova, para que eles possam decidir em qual estágio a pessoa deve ser adicionada.
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Clique em Criar prova.
O Workfront começa a gerar uma prova dos documentos ou sites selecionados. Dependendo do tamanho e do tipo do arquivo, o tempo de atraso no upload de um documento pode variar. Seja paciente, pois arquivos maiores demoram mais para serem gerados. Você pode sair da página e o Workfront continua a gerar seu arquivo. O tamanho máximo do upload de arquivo é 4 GB.
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Depois que a prova for gerada, clique em Abrir prova para iniciar o visualizador de provas.
Os usuários que não têm a prova ativada em suas contas ainda podem exibir o documento e fazer comentários na prova.