Importare dati in Adobe Workfront utilizzando un modello di avvio
I Kick-Start sono cartelle di lavoro di Excel appositamente formattate che è possibile compilare con i dati che si desidera importare in Workfront. Adobe Workfront fornisce un modello Kick-Start da utilizzare a tale scopo, come spiegato in Avvia importazione dati.
Questo processo è suddiviso in 3 attività principali:
- Innanzitutto, esportate un modello Kick-Start come file di foglio di calcolo
- In secondo luogo, il foglio di calcolo viene compilato con i dati
- Infine, puoi importare il foglio di calcolo popolato in Workfront
Ognuna di queste procedure è descritta nell'ordine appropriato in questo articolo.
Requisiti di accesso
Per eseguire i passaggi descritti in questo articolo, è necessario disporre dei seguenti diritti di accesso:
| table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| piano Adobe Workfront | Qualsiasi |
| Licenza Adobe Workfront |
Nuovo: Standard oppure Corrente: Piano |
| Configurazioni del livello di accesso | Devi essere un amministratore di Workfront. |
Per ulteriori dettagli sulle informazioni contenute in questa tabella, vedere Requisiti di accesso nella documentazione di Workfront.
Limitazioni
È possibile importare un numero elevato di oggetti in Workfront utilizzando un modello Kick-Start. Tuttavia, considera le seguenti limitazioni:
- Questa importazione di dati non aggiorna le informazioni sui record già esistenti in Workfront.
- È possibile importare solo i nuovi record e le relative informazioni.
- Non importare più di 2.000 record alla volta per evitare il timeout dell'importazione
Esportare un modello di Kick-Start come file di foglio di calcolo
Quando si esporta un modello Kick-Start, viene visualizzata una cartella di lavoro vuota del foglio di calcolo di Excel. Una volta scaricato il foglio di calcolo nel computer, è possibile utilizzarlo per compilare le informazioni e quindi importarle nuovamente in Workfront.
Per esportare un modello di Kick-Start:
-
Fai clic su Menu principale icona
-
Clic Sistema > Importa dati (Kick-Start).
-
Selezionare i tipi di informazioni che si desidera includere.
Ogni opzione selezionata rappresenta una raccolta di più schede nel foglio di calcolo esportato. Ad esempio, se selezioni il Report , tutti gli oggetti necessari per la creazione di un report verranno inclusi nel foglio di calcolo (viste, filtri, raggruppamenti, report).
Per importare i dati in Workfront, è possibile utilizzare tutti i tipi di oggetto elencati di seguito. L'unica eccezione è rappresentata dall'opzione Livelli di accesso. La scheda dati Livelli di accesso in un'esportazione viene fornita a scopo di riferimento, in quanto consente di assegnare un livello di accesso a un nuovo account utente in base all'ID.)
Il modello per ciascuno dei tipi di oggetto può essere esportato nei formati di file seguenti e contiene i fogli riportati di seguito.
table 0-row-3 1-row-3 2-row-3 3-row-3 4-row-3 5-row-3 6-row-3 7-row-3 8-row-3 9-row-3 10-row-3 11-row-3 12-row-3 13-row-3 14-row-3 15-row-3 16-row-3 17-row-3 18-row-3 19-row-3 20-row-3 21-row-3 22-row-3 23-row-3 24-row-3 25-row-3 26-row-3 27-row-3 28-row-3 29-row-3 30-row-3 31-row-3 32-row-3 33-row-3 34-row-3 layout-auto Oggetto Esporta come Fogli nel foglio di calcolo esportato Dashboard
Tutte le dashboard del sistema sono disponibili per l’esportazione. È possibile selezionare fino a 100 dashboard specifici in una singola esportazione.
Esporta come file ZIP Parametro
Testo descrittivo
Opzione Parametro
Gruppo di parametri
Parametro di Categoria
Categoria
Rapporto
La Sezione della Liguetta Portale
Dashboard
Preferenze
Rapporto
Tutti i report nel sistema sono disponibili per l'esportazione. Puoi selezionare fino a 100 rapporti specifici in una singola esportazione.
Kick-Start non supporta i filtri in modalità testo. Per una corretta esportazione, i filtri di reporting devono essere commutati in modalità Standard.
Esporta come file ZIP Parametro
Testo descrittivo
Opzione Parametro
Gruppo di parametri
Parametro di Categoria
Categoria
Rapporto
Preferenze
Approvazione Esporta come file Excel Approvatore fase
Fase di approvazione
Approvazione
Processo di approvazione
Preferenze
Dati personalizzati Esporta come file Excel Parametro
Testo descrittivo
Opzione Parametro
Gruppo di parametri
Parametro di Categoria
Categoria
Preferenze
Tipo di Spesa Esporta come file Excel Tipo di Spesa
Preferenze
Tipo di ora Esporta come file Excel Tipo di ora
Preferenze
Team Esporta come file Excel Membro team
Team
Preferenze
Utente Esporta come file Excel. Per visualizzare l’elenco completo delle opzioni, fai clic su Altre opzioni. Utente
Preferenze
Livello di accesso Esporta come file Excel Livello di accesso
Preferenze
Assegnazione Esporta come file Excel Assegnazione
Preferenze
Azienda Esporta come file Excel Azienda
Preferenze
Modello e-mail Esporta come file Excel Modello e-mail
Preferenze
Spesa Esporta come file Excel Spesa'
Preferenze
Pagina Esterna Esporta come file Excel Pagina Esterna
Preferenze
Filtro Esporta come file ZIP Filtro
Preferenze
Gruppo Esporta come file Excel Gruppo
Preferenze
Raggruppamento Esporta come file ZIP Raggruppamento
Preferenze
Ora Esporta come file Excel Ora
Preferenze
Problema Esporta come file Excel Problema
Preferenze
Ruolo Esporta come file Excel Ruolo
Preferenze
Percorso milestone Esporta come file Excel Milestone
Percorso milestone
Preferenze
Nota Esporta come file Excel Nota
Preferenze
Portfolio Esporta come file Excel Portfolio
Preferenze
Progetto Esporta come file Excel Coda
Progetto
Regola di Istradamento
Argomento Coda
Preferenze
Stima Risorse Esporta come file Excel Stima Risorse
Preferenze
Rischio Esporta come file Excel Rischio
Preferenze
Tipo Rischio Esporta come file Excel Tipo Rischio
Preferenze
Scorecard Esporta come file Excel Domanda Scorecard
Opzione scorecard
Scorecard
Preferenze
Attività Esporta come file Excel Attività
Preferenze
Modello Esporta come file Excel Coda
Modello
Regola di Istradamento
Argomento Coda
Preferenze
Assegnazione Modello Esporta come file Excel Assegnazione Modello
Preferenze
Attività modello Esporta come file Excel Attività modello
Preferenze
Scheda orario Esporta come file Excel Profilo scheda orario
Scheda orario
Preferenze
Visualizza Esporta come file ZIP Visualizza
Preferenze
-
Clic Scarica.
-
Continua con Compilare il modello di foglio di calcolo con i dati per inserire le informazioni nel foglio di calcolo del modello vuoto.
Compilare il modello di foglio di calcolo con i dati populate-the-spreadsheet-template-with-your-data
Panoramica delle schede (fogli dati) incluse nel foglio di calcolo
Quando apri un modello Kick-Start vuoto, sono disponibili diverse schede (fogli dati). Dipendono dagli oggetti selezionati per il download. Ciascuno rappresenta un oggetto nell'applicazione, ad esempio progetto, attività, ore, dashboard e utenti:
Quando si apre una di queste schede, nella riga 2 vengono visualizzati i campi di ogni oggetto che è possibile impostare durante un'importazione. Nell'intestazione di una colonna, dopo la parola "set", il nome del campo viene visualizzato come appare nel database. Questi campi fungono da intestazioni di colonna.
- Non eliminare la prima riga vuota di un foglio di calcolo di avvio.
- Non eliminare, modificare o ridisporre questi campi (intestazioni di colonna) in alcun modo. Ad esempio, non modificare l’ordine o i nomi.
- Aggiungi valori a ogni campo visualizzato in grassetto nell’intestazione della colonna. Questi rappresentano campi obbligatori.
- Alcuni campi, tra cui setResourceRevenue e setEnteredByID, vengono generate automaticamente dal sistema. Se si immettono dati per questi campi nel foglio di calcolo, il processo di avvio lo ignorerà quando si carica il foglio di calcolo.
Importare un record import-a-record
Ogni riga del foglio corrisponde a un oggetto univoco.
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Aggiungere informazioni in isNew colonna:
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Se l'oggetto da importare è nuovo, digitare TRUE per importare i dati nella riga. Questo valore fa distinzione tra maiuscole e minuscole e deve essere sempre in lettere maiuscole
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Se l'oggetto è già in Workfront, digitare FALSE nel isNew per ignorare la riga. Questo valore fa distinzione tra maiuscole e minuscole e deve essere sempre in lettere maiuscole
- I record già esistenti in Workfront non vengono aggiornati.
- Se hai scaricato un modello con dati da Workfront, gli oggetti esistenti sono già contrassegnati con FALSE.
- Se è stato scaricato un modello vuoto, non è necessario aggiungere nuove righe per gli oggetti esistenti.
-
-
Aggiungere informazioni in ID in uno dei modi seguenti:
-
Se l'oggetto che si sta importando è nuovo (e si è digitato TRUE nel isNew ), digita un numero qualsiasi per l'ID. Questo numero deve essere univoco nel foglio di calcolo. Ad esempio, se importi tre oggetti, puoi assegnare loro rispettivamente l’ID 1, 2, 3.
-
Se l’oggetto esiste già in Workfront (e FALSE è in isNew ) e si stanno importando nuove informazioni sugli oggetti esistenti, l'ID deve essere il GUID alfanumerico esistente in Workfront per quell'oggetto.
note tip TIP Per individuare il GUID univoco di un oggetto in Workfront, è possibile creare un report per tale oggetto e aggiungere la colonna ID al report. Il valore di ogni oggetto nella colonna è il GUID dell'oggetto. - I record già esistenti in Workfront non vengono aggiornati.
- Se è stato scaricato un modello con dati, gli oggetti esistenti contengono già il GUID come ID.
- È possibile importare un nuovo oggetto basato su un oggetto esistente modificando FALSE a TRUE nel isNew , modificando l'ID ed effettuando le regolazioni di dati necessarie prima dell'importazione.
-
Quando si importa un progetto, è necessario indicare un ID gruppo.
- Se il gruppo esiste già in Workfront, devi aggiungerne l’ID univoco al setGroupID per il progetto.
- Se il gruppo non esiste in Workfront, puoi aggiungere Gruppo di gruppi nel file di importazione, impostare isNew campo a TRUE nel foglio Gruppo e indicare un ID numerico per il nuovo gruppo nel ID colonna. Il setGroupID per il nuovo progetto deve corrispondere al valore numerico ID per il nuovo gruppo.
Esempio: Per un progetto, il valore visualizzato nel setGroupID la colonna deve essere una delle seguenti:
- GUID di un gruppo esistente nell'istanza di Workfront
- Il valore (numero) nella colonna ID sulla Gruppo di gruppi se si sta creando un nuovo gruppo durante l'importazione
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Immetti i valori per i campi obbligatori e per tutti gli altri campi che desideri compilare durante l’importazione.
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(Facoltativo) Per aggiungere dati personalizzati:
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Creare una nuova colonna per ogni campo personalizzato che si desidera includere nel processo di importazione.
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Denomina ogni nuova colonna per il campo personalizzato corrispondente come segue: DE:[Nome del campo personalizzato visualizzato in Workfront]. Ad esempio, puoi creare il seguente campo personalizzato: "DE: Dipartimenti".
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Nella colonna setCategoryID, digitare il GUID del modulo personalizzato esistente in cui si trova il campo personalizzato. Questo campo è obbligatorio per l’importazione di dati personalizzati.
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Per aggiungere più valori di dati nel campo personalizzato, ad esempio pulsanti di scelta, caselle di controllo o elenchi, utilizzare il delimitatore di dati personalizzato a barre verticali "|" elencato nella scheda Preferenze per separare i valori.
Esempio: Digitare A|D nella colonna DE:Reparti per compilare il reparto A e il reparto D nel modulo personalizzato.
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Includi date include-dates
Workfront è in grado di elaborare la maggior parte dei formati di date. È tuttavia necessario assicurarsi che la colonna data nel foglio di calcolo sia formattata come data. L'importazione avrà esito negativo se la colonna viene formattata come generale, un numero o un testo.
Workfront accetta anche i valori di ora come parte della data.
Ad esempio: 07/10/2022 01:30 o 07/10/2022 1:00 PM.
Se si omette un'ora nella data, Workfront esegue una delle operazioni seguenti:
- Presuppone che l’ora sia le 00:00. Per visualizzare il risultato della data prevista, il fuso orario del sistema deve corrispondere al proprio.
- Se si trova su un oggetto associato a una pianificazione, il tempo si riferisce alla prima volta consentita dalla pianificazione.
Usa caratteri jolly use-wildcards
È possibile utilizzare i seguenti caratteri jolly durante la compilazione del foglio di calcolo del modello di Kick-Start:
Se utilizzato su una setDate questo carattere jolly imposta la data come mezzanotte del giorno in cui si importa il Kick-Start.
Puoi modificare il carattere jolly utilizzando la sintassi standard consentita con il carattere jolly su un filtro.
Esempio: Se desideri che un progetto inizi il lunedì della settimana in cui viene importato, indipendentemente dal giorno in cui esegui effettivamente l’importazione, puoi utilizzare $$TODAYbw. In questo modo, la data di inizio pianificata del progetto verrà impostata sulle 00.00 di domenica. Poiché la pianificazione del progetto probabilmente non consente di lavorare in quel momento, inizierà alle 9 di lunedì mattina.
Se utilizzato su una setDate questo carattere jolly imposta la data in base al momento in cui si crea il record durante l'importazione Kick-Start.
Puoi modificare il carattere jolly utilizzando la sintassi standard consentita con il carattere jolly su un filtro.
Esempio: Se desideri che un progetto inizi 3 ore dopo l’importazione, puoi utilizzare $$NOW+3h.
Questo carattere jolly è stato aggiunto specificatamente per le importazioni utente Kick-Start. Quando si crea un account Workfront, viene creato un utente con il livello di accesso Amministratore di sistema. Il nome utente assegnato all’amministratore predefinito può essere utilizzato come prefisso durante la creazione di altri utenti nell’account.
Poiché i nomi utente devono essere univoci in tutti i clienti, questo è utile quando esistono diversi utenti con nomi utente molto comuni, ad esempio John Smith, che potrebbero avere un nome utente "jsmith". Anteponendo l'assegnazione del nome utente al nome utente amministratore predefinito, si garantisce che ogni nome utente sia univoco (ad esempio: $$CLIENTE.jsmith).
Suggerimento: un modo più elegante per garantire che i nomi utente siano univoci a livello di sistema consiste nell’inserire l’indirizzo e-mail dell’utente nel setUsername campo.
Sostituzione nome attributo per ID attribute-name-substitution-for-ids
Sebbene sia una best practice utilizzare gli ID quando possibile, a volte è scomodo incrociare gli ID da un foglio all’altro durante l’impostazione di un setAttributeID valore. Puoi fare riferimento ai valori per nome semplicemente modificando l’intestazione della colonna.
Esempi:
-
Importazione progetto
Durante l’importazione dei progetti, imposta setGroupID dei progetti mediante il collegamento Gruppo di gruppi , annotando i rispettivi ID gruppo e incollandoli nelle celle corrette (setGroupID ) sulla Progetto PROJ foglio.
Questo è possibile quando si lavora con pochi gruppi e progetti, ma se si lavora con diversi di ciascuno, non è pratico.
Per eseguire l'operazione Sostituzione nome attributo per l'esempio descritto in precedenza, è necessario modificare setGroupID intestazione di colonna a Nome GRUPPO #setGroupID. È quindi possibile fare riferimento al gruppo di ogni progetto per nome.
note note NOTE L'opzione per utilizzare la sostituzione nome attributo è limitata ai riferimenti solo per i record esistenti. Non è possibile utilizzare la sostituzione del nome per gli oggetti che si stanno creando nella stessa importazione. -
Importazione utente
Quando importi gli utenti, compila il setRoleID da un elenco di ruoli sul Ruolo scheda.
Alcuni ID Ruolo sono per i record già presenti nell’account, mentre altri vengono creati durante l’importazione.
Per i nuovi record utente assegnati a ruoli esistenti, è possibile utilizzare la sostituzione dei nomi. Per i nuovi record utente assegnati ai nuovi ruoli importati, non è possibile.
Ecco come utilizzare entrambi i metodi sullo stesso file di importazione:
-
Aggiungi una colonna nel foglio di calcolo a sinistra del setRoleID colonna.
-
Denomina la nuova colonna #setRoleID nome RUOLO.
-
Per le assegnazioni di ruolo a record esistenti, immettere i nomi dei ruoli nel #setRoleID nome RUOLO colonna.
Per le assegnazioni di ruolo a nuovi record di ruolo, immettere l'ID assegnato nel foglio Ruolo di ruolo in setRoleID.
-
Importare i dati del foglio di calcolo in Workfront
Dopo aver popolato il modello Excel con i tuoi dati, puoi caricarne i dati in Workfront.
L'importazione Kick-Start supporta i seguenti tipi di file:
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Excel (.xls o .xlsx)
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File ZIP compresso (contenente solo file xlsx o xls)
note note NOTE È necessario utilizzare un file .ZIP per importare fogli di calcolo Excel che fanno riferimento ai seguenti oggetti: - Report
- Documenti
- Avatar
- Visualizzare, filtrare o raggruppare i file di proprietà
Quando si utilizza un file di importazione compresso, il file .ZIP deve avere lo stesso nome del file .xlsx o .xls e tutti i file devono trovarsi allo stesso livello di struttura (nessuna cartella).
Per importare i dati del foglio di calcolo del modello in Workfront:
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Fai clic su Menu principale icona
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Clic Sistema > Importa dati (Kick-Start).
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In Caricare dati con il foglio di calcolo Kick-Start , fare clic su Scegli file, quindi individuare e selezionare il foglio di calcolo popolato.
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Clic Carica.
Se il caricamento del file Excel in Workfront richiede più di 5 minuti, l’applicazione va in timeout e Workfront non può caricare il file.
Prova a importare i dati in batch più piccoli di oggetti.
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(Condizionale) Se utilizzi Workfront Fusion, ora puoi attivare i tuoi FLO o scenari.