Condividere un modulo personalizzato
È possibile configurare l'accesso per un modulo personalizzato in modo da controllare chi, persona, ruolo, gruppo, team, azienda, può visualizzarlo, condividerlo e modificarlo.
Requisiti di accesso
Per eseguire i passaggi descritti in questo articolo, è necessario disporre dei seguenti elementi:
Per ulteriori dettagli sulle informazioni contenute in questa tabella, vedere Requisiti di accesso nella documentazione di Workfront.
Accesso ai moduli personalizzati access-to-custom-forms
Per impostazione predefinita, quando si crea un nuovo modulo personalizzato e qualcuno lo allega a un oggetto, qualsiasi utente assegnato all’oggetto può visualizzare e compilare il modulo. Ciò include gli utenti con licenze di richiesta e gli utenti esterni.
Tuttavia, in un oggetto in cui il modulo personalizzato non è già allegato, un utente (anche se dispone di un livello di accesso Planner) non può allegarlo dal menu a discesa Forms personalizzato a meno che non si verifichi una delle seguenti condizioni:
- Qualcuno ha condiviso il modulo personalizzato con l’utente o con il suo team, mansione, gruppo o società, concedendo almeno l’autorizzazione Visualizzazione con l’opzione Allega a dati personalizzati selezionata
- L’utente dispone di una licenza Pianificazione e il suo livello di accesso consente l’accesso amministrativo ai moduli personalizzati
Condividere un modulo personalizzato dall’elenco dei moduli
Anziché lasciare un modulo personalizzato nello stato di condivisione predefinito (come descritto in Accesso ai moduli personalizzati in questo articolo), puoi configurare livelli specifici di accesso al modulo per determinati utenti, ruoli, gruppi, team e aziende.
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Fai clic su Menu principale icona
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Nel pannello a sinistra, fai clic su Forms personalizzato.
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Seleziona il modulo personalizzato, quindi fai clic su
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Nella casella visualizzata, sotto Concedi accesso al modulo personalizzato a, inizia a digitare il nome dell’utente, del team, della mansione, del gruppo o dell’azienda con cui vuoi condividere il modulo personalizzato, quindi premi Invio quando viene visualizzato il nome.
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Per regolare l’accesso per l’utente, il team, la mansione, il gruppo o la società appena aggiunti, fai clic sul menu a discesa a destra del nome, quindi configura una delle seguenti opzioni disponibili e le relative impostazioni avanzate:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Visualizzare Possibilità di visualizzare e compilare il modulo personalizzato sugli oggetti.
NOTA: per gli utenti con licenze Light e Contributor (o Licenze Lavoro, Revisione e Richiesta), questa è l’opzione più alta disponibile.
Clic Impostazioni avanzate per specificare se si desidera consentire quanto segue:
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Allega a dati personalizzati: possibilità di allegare il modulo personalizzato a progetti, attività e problemi per i quali dispongono dell’accesso di gestione
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Condividi: possibilità di condividere il modulo personalizzato con altri nel sistema
Gli utenti con una licenza Light o Contributor (o Licenza Lavoro, Revisione o Richiesta) possono condividere un modulo personalizzato solo tramite l’API o un rapporto di moduli personalizzati.
Gestire Disponibile solo per gli utenti con una licenza Standard o Plan.
Oltre a poter aggiungere il modulo agli oggetti a cui hanno accesso per la modifica, gli utenti possono anche modificare completamente il modulo personalizzato, incluse le operazioni di aggiunta, modifica ed eliminazione dei campi.
Clic Impostazioni avanzate per specificare se si desidera consentire quanto segue:
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Allega a dati personalizzati: possibilità di allegare il modulo personalizzato a progetti, attività e problemi per i quali dispongono dell’accesso di gestione
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Elimina: elimina il modulo personalizzato dal sistema
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Condividi: condividi il modulo personalizzato con altri nel sistema
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(Facoltativo) Ripeti i passaggi 4-5 per aggiungere altri nomi all’elenco e configurarne le opzioni.
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(Facoltativo) Se desideri limitare l’accesso al modulo personalizzato (sugli oggetti a cui è allegato) a quelli specificati nei passaggi precedenti, fai clic sull’icona a forma di ingranaggio
Se cambi idea, puoi fare clic su Rendi visibile a livello di sistema (opzione predefinita).
note note NOTE - Quando si rende visibile un modulo personalizzato a livello di sistema, è possibile consentire agli utenti di visualizzarlo e compilarlo solo sugli oggetti a cui sono assegnati, non di allegarlo ad altri oggetti. È possibile concedere la possibilità di allegare il modulo personalizzato agli oggetti utilizzando l'opzione "Allega a dati personalizzati" descritta nel passaggio 5.
- La maggior parte delle organizzazioni desidera assicurarsi che tutti gli utenti del sistema possano compilare un modulo personalizzato quando è allegato agli oggetti su cui lavorano e visualizzarne i dati nei rapporti. Se questo è vero per la tua organizzazione, ti consigliamo di utilizzare Rendi visibile a livello di sistema. Se l'opzione è configurata in questo modo, nella finestra di dialogo viene visualizzato "Visibile a livello di sistema":
Se sei preoccupato di un modulo personalizzato in cui gli utenti potrebbero immettere dati sensibili quando è allegato a determinati oggetti, limitane la condivisione oggetti potrebbe essere preferibile a limitare l’accesso al modulo stesso. -
Fai clic su Salva.
Condividere un modulo personalizzato dal progettista del modulo
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Fai clic su Menu principale icona
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Nel pannello a sinistra, fai clic su Forms personalizzato.
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Aprire un modulo personalizzato o crearne uno nuovo.
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Clic Condividi in alto a destra nel progettista del modulo quando si è pronti per la condivisione del modulo.
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Nella casella visualizzata, sotto Concedere l’accesso al modulo personalizzato a, inizia a digitare il nome dell’utente, del team, della mansione, del gruppo o dell’azienda con cui vuoi condividere il modulo personalizzato, quindi premi Invio quando viene visualizzato il nome.
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Per regolare l’accesso per l’utente, il team, la mansione, il gruppo o la società appena aggiunti, fai clic sul menu a discesa a destra del nome, quindi configura una delle seguenti opzioni disponibili e le relative impostazioni avanzate:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Visualizzare Possibilità di visualizzare e compilare il modulo personalizzato sugli oggetti.
NOTA: per gli utenti con licenze Light e Contributor (o Licenze Lavoro, Revisione e Richiesta), questa è l’opzione più alta disponibile.
Clic Impostazioni avanzate per specificare se si desidera consentire quanto segue:
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Allega a dati personalizzati: possibilità di allegare il modulo personalizzato a progetti, attività e problemi per i quali dispongono dell’accesso di gestione
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Condividi: possibilità di condividere il modulo personalizzato con altri nel sistema
Gli utenti con una licenza Light o Contributor (o Licenza Lavoro, Revisione o Richiesta) possono condividere un modulo personalizzato solo tramite l’API o un rapporto di moduli personalizzati.
Gestire Disponibile solo per gli utenti con una licenza Standard o Plan.
Oltre a poter aggiungere il modulo agli oggetti a cui hanno accesso per la modifica, gli utenti possono anche modificare completamente il modulo personalizzato, incluse le operazioni di aggiunta, modifica ed eliminazione dei campi.
Clic Impostazioni avanzate per specificare se si desidera consentire quanto segue:
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Allega a dati personalizzati: possibilità di allegare il modulo personalizzato a progetti, attività e problemi per i quali dispongono dell’accesso di gestione
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Elimina: elimina il modulo personalizzato dal sistema
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Condividi: condividi il modulo personalizzato con altri nel sistema
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(Facoltativo) Ripeti i passaggi 5-6 per aggiungere altri nomi all’elenco e configurarne le opzioni.
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(Facoltativo) Se si desidera limitare l'accesso al modulo personalizzato (sugli oggetti a cui è associato) a quelli specificati nei passaggi precedenti, fare clic sulla freccia a discesa sotto Chi ha accesso, quindi seleziona Solo gli invitati possono accedere.
Se cambi idea, puoi selezionare Tutti gli utenti del sistema possono visualizzare.
note note NOTE - Quando si rende visibile un modulo personalizzato a livello di sistema, è possibile consentire agli utenti di visualizzarlo e compilarlo solo sugli oggetti a cui sono assegnati, non di allegarlo ad altri oggetti. È possibile concedere la possibilità di allegare il modulo personalizzato agli oggetti utilizzando l'opzione "Allega a dati personalizzati" descritta nel passaggio 6.
- La maggior parte delle organizzazioni desidera assicurarsi che tutti gli utenti del sistema possano compilare un modulo personalizzato quando è allegato agli oggetti su cui lavorano e visualizzarne i dati nei rapporti. Se questo è vero per la tua organizzazione, ti consigliamo di utilizzare Tutti gli utenti del sistema possono visualizzare. Se l'opzione è configurata in questo modo, nella finestra di dialogo viene visualizzato "Visibile a livello di sistema":
Se sei preoccupato di un modulo personalizzato in cui gli utenti potrebbero immettere dati sensibili quando è allegato a determinati oggetti, limitane la condivisione oggetti potrebbe essere preferibile a limitare l’accesso al modulo stesso. -
Fai clic su Salva.
Rimuovere l’accesso a un modulo personalizzato dall’elenco dei moduli
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Fai clic su Menu principale icona
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Nel pannello a sinistra, fai clic su Forms personalizzato.
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Seleziona il modulo personalizzato, quindi fai clic su
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Nella casella visualizzata fare clic sulla X a destra del nome dell'utente, del team, della mansione, del gruppo o della società a cui non si desidera più avere accesso speciale al modulo.
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(Facoltativo) Ripeti il passaggio precedente a per altri nomi da rimuovere.
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Fai clic su Salva.