Consentire agli utenti di inviare un problema tramite e-mail a un progetto della coda richieste
Puoi configurare un progetto per consentire agli utenti di aggiungere problemi al progetto tramite e-mail. Puoi consentire l’invio di e-mail di problemi in un progetto solo se il progetto è designato come coda di richieste. Per ulteriori informazioni sulla creazione di un progetto di coda richieste, consulta Creare una coda di richieste.
Requisiti di accesso
Per eseguire i passaggi descritti in questo articolo, è necessario disporre dei seguenti diritti di accesso:
*Per conoscere il piano, il tipo di licenza o l'accesso di cui si dispone, contattare l'amministratore Workfront.
Prerequisiti
Per configurare un progetto in modo che gli utenti possano aggiungere problemi al progetto tramite e-mail, sono necessari i seguenti prerequisiti.
Prima di abilitare questa funzione è necessario soddisfare le seguenti condizioni:
- Gli utenti che inviano problemi a questo account tramite e-mail devono essere utenti attivi con una licenza per Workfront.
- Gli utenti che inviano problemi a questo account devono disporre delle autorizzazioni Aggiungi problema per il progetto.
- Gli utenti esterni non possono inviare problemi via e-mail a una coda di richieste perché non hanno accesso alla creazione dei problemi.
- Solo le e-mail provenienti da un indirizzo e-mail associato a un utente Workfront attivo possono inviare problemi al progetto. Le e-mail inoltrate a un utente Workfront attivo da un indirizzo e-mail non associato a un account Workfront non sono in grado di creare problemi nel progetto, in quanto l’indirizzo e-mail del mittente originale deve essere associato a un account Workfront attivo.
- Il progetto è impostato come coda di richieste.
- L’account e-mail associato al progetto non è collegato a un account utente di Workfront.
Configurare il progetto in Workfront
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Workfront consente di inviare un messaggio e-mail univoco per ogni coda di richieste in tutti i cluster. Se scegli di disabilitare la coda di richieste, mantieni l’indirizzo e-mail creato finché è ancora nella casella Indirizzo e-mail di assegnazione. Se scegli di interrompere l’uso dell’e-mail di assegnazione, devi eliminarla dal campo E-mail di assegnazione in modo che possa essere utilizzata in futuro.
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Se la coda di richieste ha più argomenti della coda o gruppi di argomenti, Workfront selezionerà in modo casuale l’argomento della coda a cui andranno le richieste inviate via e-mail, rendendo difficile la gestione di queste ultime.
È consigliabile che il progetto configurato per la ricezione di richieste tramite e-mail non contenga più di un argomento della coda. Se le richieste inviate sono destinate a risorse o progetti diversi, è necessario indirizzarle o spostarle manualmente, dopo l’invio.
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Vai al progetto che desideri abilitare per ricevere i problemi tramite e-mail.
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Clic Dettagli coda nel pannello a sinistra. Potrebbe essere necessario fare clic su Mostra altro prima.
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In Tipo di coda area, seleziona Coda richieste di aiuto di Publish as.
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Scorri verso il basso fino a Impostazioni coda e-mail , quindi seleziona Abilita l’acquisizione delle richieste tramite e-mail.
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Inserisci l’inizio dell’indirizzo e-mail nel Indirizzo e-mail assegnazione casella.
Devi creare un indirizzo e-mail univoco. È consigliabile utilizzare il nome della società come parte dell’indirizzo e-mail di assegnazione.
note caution CAUTION -
Non è possibile recuperare questo indirizzo e-mail dal Cestino se il progetto contenente la coda di richieste viene eliminato.
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Poiché questo indirizzo e-mail deve essere univoco, potrebbe non essere disponibile in futuro se viene eliminato.
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(Facoltativo) Seleziona la Inoltra tutti i problemi che non vengono inviati tramite e-mail, quindi inserisci un indirizzo e-mail di inoltro nella casella qui sotto.
Questo indirizzo e-mail riceve informazioni sulle e-mail che non sono state inviate al progetto.
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Fai clic su Salva. Ora, quando gli utenti con un account Workfront attivo inviano un’e-mail a questo indirizzo e-mail, nel progetto Workfront viene creato un problema.
note note NOTE Per poter inviare l’e-mail, gli utenti devono avere accesso per creare i problemi nel progetto. È possibile concedere questo accesso nella finestra di dialogo Condivisione in Impostazioni avanzate. Gli utenti esterni non possono inviare problemi via e-mail a una coda di richieste perché non hanno accesso alla creazione dei problemi.
Ricevi il problema in Workfront
Quando un utente di Workfront invia un’e-mail a Workfront, si verificano le seguenti situazioni:
- La riga Oggetto dell’e-mail diventa il Nome del problema.
- Il corpo dell’e-mail diventa la Descrizione del problema.
- Se all’e-mail sono allegati dei documenti, questi saranno allegati al problema in Workfront.
- L’utente che invia l’e-mail diventa il contatto principale del nuovo problema in Workfront.
- Il corpo del testo dell’e-mail non può superare i 4.000 caratteri.
- Gli allegati e-mail non possono superare i 7 MB in totale.