Trasforma la tua prima vittoria in uno slancio sostenibile: un playbook per la scalabilità gestita

Governance eccessiva: blocco del sistema così stretto che i nuovi team torneranno ai fogli di calcolo.

Nessuna governance: ogni team può creare i propri campi e tipi di record, ricreando la frammentazione dei metadati negli ambienti legacy.

Gestione della velocità di adozione: è naturale essere cauti nell'espandersi in un nuovo strumento prima di ottimizzare gli ambienti esistenti. Se da un lato la scelta di semplificare fornisce prima una base altamente gestita, dall’altro può ritardare il time-to-value dei team pronti per l’allineamento. Riteniamo che il modo più efficace per superare questo cambiamento sia riconoscere che la visibilità è il passaggio 1; lo slancio verso uno strumento condiviso e pronto per l'azienda (allontanandosi dalla proliferazione di presentazioni e fogli elettronici) è ciò che alla fine sblocca gli obiettivi a lungo termine.

Invece di un mandato di pulizia, consigliamo di allocare una porzione minore di risorse alla manutenzione continua e una porzione significativamente maggiore alla risoluzione delle esigenze aziendali più pressanti.

Ad esempio, spendere un anno esclusivamente per "ripulire" le tassonomie produce un valore incrementale minimo. Tuttavia, la visibilità tra i team offre il valore di trasformazione di cui le parti interessate hanno bisogno, fornendo al contempo la struttura dati unificata necessaria per governare l’ambiente nel tempo.

Puoi ottenere visibilità cross-team tramite un calendario aziendale unificato o una roadmap consolidata per il lancio sul mercato.

Riconosci la realtà: i team indipendenti sviluppano naturalmente i propri processi, che spesso rimangono nascosti in fogli di calcolo isolati. Rendendo questi processi visibili in un ambiente condiviso, è possibile collocarli in un unico punto in cui possono essere infine affrontati e migliorati.

Conferma il segnale di avanzamento: quando un team richiede i propri campi, non si tratta di "espansione". Consideralo un segno di adozione. Ciò significa che il team considera Workfront Planning come la propria area di lavoro.

Gestisci il debito, non nasconderlo: è naturale preoccuparsi dello sforzo necessario per ripulire tassonomie divergenti in un secondo momento. Tuttavia, l'alternativa, ovvero l'imposizione di standard rigorosi troppo presto, spesso spinge i team a tornare ai fogli di calcolo dove i processi (e il debito) rimangono nascosti. Consentendo ai team di iniziare a utilizzare Workfront Planning con le classificazioni correnti, si sposta il debito in un ambiente visibile e gestito. Questo rende l'eventuale riconciliazione un'attività iterativa piuttosto che un singolo progetto di migrazione.

Oggetti controllati: oggetti che ogni team deve utilizzare per la creazione di report aziendali (ad esempio, Strategic Pillar, Region, Fiscal Quarter).

Gestito da: centro di eccellenza o amministratore delle operazioni di marketing.

Regola: questi campi sono condivisi e obbligatori.

Oggetti sperimentali: campi o tipi di record specifici per le esigenze tattiche di un team (ad esempio, Influencer Handle di un team social o URL Slug di un team Web).

Gestito da: il lead del team (con indicazioni leggere).

Regola: i team possono innovare qui. Se un campo locale viene adottato da più di tre team, può essere promosso a una corsia globale.

I team hanno bisogno di rilevanza: l'azienda realizza valore solo quando i suoi team sono in esecuzione attiva. Pertanto, la governance deve essere al servizio dei team fornendo una struttura che supporti le loro esigenze operative note.

L'azienda ha bisogno di visibilità: la leadership può prendere decisioni informate solo quando i dati sono sufficientemente puliti per essere aggregati. Pertanto, i team devono essere al servizio dell’azienda fornendo i metadati minimi validi necessari per la visibilità del portfolio.

L'amministratore o il proprietario del prodotto valuta tassonomie e classificazioni unificate. L’obiettivo è un’architettura dei dati pulita che supporti la scalabilità a lungo termine.

La visualizzazione dei valori stakeholder o leader e insight che possono essere acquisiti in un calendario globale o in una timeline di portfolio. Il loro obiettivo è identificare il momento di fulmine che rende i dati fruibili.

Assegna priorità all'operazione rispetto alla standardizzazione: è meglio che i team pianifichino attivamente nelle aree di lavoro in silos piuttosto che rimandarli a causa della mancanza di definizioni globali. Questa attività è costituita dai dati grezzi necessari per creare standard reali e sani.

Identificare i valori minimi di visibilità: utilizzare i responsabili per identificare i 3-5 campi che devono essere puliti per i report aziendali (ad esempio, Strategic Alignment, Start Date, Budget). Concentrare l’energia necessaria all’applicazione solo sui campi di visibilità minimi.

Osservare gli schemi riusciti: identifica le tassonomie vincenti che i team hanno già creato e adottato.

Raggiungi l'handshake collaborativo: riunisci i campioni del team per perfezionare i loro successi locali in uno standard aziendale condiviso.

Distribuisci come servizio: esegui il rollout delle nuove corsie globali non come restrizione, ma come modo per semplificare la generazione di rapporti e l'allineamento tra team per le persone che svolgono il lavoro.

Livello 1: esperimento locale: il team A crea un campo personalizzato nella propria area di lavoro.

Livello 2: riconoscimento pattern: l'amministratore rileva che i team B e C utilizzano o richiedono un campo simile.

Livello 3: standardizzazione dell'organizzazione: l'amministratore crea una singola versione standardizzata del campo come tipo di record nel Workspace di tassonomia globale e la invia ai team.

Comprendere il livello di astrazione: ogni campo in Planning deve rispondere a una domanda strategica. Se un campo viene utilizzato solo per il tracciamento tattico (ad esempio, se il campo risponde a una domanda del tipo "Questa bozza è stata approvata?"), conservalo in Workfront.

Ottieni prima il consolidamento: se un team desidera un nuovo campo di metadati, invitarlo a controllare prima la tassonomia globale. A tal fine è necessario concedere ai lead del team l'accesso in sola lettura all'area di lavoro Tassonomia globale (vedere la sezione 7). Mappando le loro esigenze tattiche su un campo strategico esistente, puoi evitare inutili duplicazioni e mantenere l’integrità dei rapporti.

Il problema: i team (nei spoke) si sentono isolati perché visualizzano solo i propri record.

Correzione: concedere ai team l'accesso in sola lettura alle aree di lavoro designate come Primarie per i tipi di record condivisi.

Per informazioni, vedere Condividi aree di lavoro.

Risultato: i team possono visualizzare il contesto aziendale più ampio per l'ispirazione e l'allineamento, ma l'area di lavoro locale rimane pulita e incentrata sulle attività specifiche.

Pubblico: lead di marketing regionali e campioni Ops.

Obiettivo: documenta la realtà attualmente isolata o i dati operativi frammentati effettivi.

Messaggio: "Non siamo qui per eliminare i tuoi campi. Siamo qui per capire come si collegano alla strategia globale."

Risultato: bozza di mappatura dei campi tattici locali su corsie strategiche globali.

Pubblico: stakeholder di marketing di alto livello (ad esempio, persone con ruoli di leadership).

Obiettivo: riformulare l'ansia di semplificazione.

Messaggio: "Non è necessaria una tassonomia perfetta per iniziare. Stiamo utilizzando Workfront Planning come ambiente per costruire la tassonomia perfetta".

Risultato: approvazione per l'avanzamento con Workfront Planning come motore di riconciliazione mentre Workfront rimane nello stato corrente.

Pubblico: nuovi team esplorano Workfront Planning.

Obiettivo: riduci la sensazione di silos.

Messaggio: "Vedere come il lavoro locale del Team A alimenta automaticamente il Workspace primario designato? Puoi avere la stessa visibilità anche per il tuo lavoro."

Risultato: consenso da parte di nuovi reparti che vedono il vantaggio di essere connessi senza perdere la propria indipendenza locale.

Pubblico: tutti gli utenti di Workfront Planning (correnti e potenziali).

Obiettivo: fornisci un ambiente ricorrente e a bassa posta per la risoluzione dei problemi e indicazioni tattiche.

Messaggio: "Non ci sono domande sbagliate. Siamo a tua disposizione per aiutarti a risolvere in tempo reale le tue specifiche sfide di pianificazione".

Risultato: maggiore fiducia degli utenti, risoluzione più rapida degli attriti tecnici e identificazione di nuovi modelli che potrebbero richiedere una standardizzazione globale.

Obiettivo: integrità dell'azienda, prestazioni del sistema e tassonomia dei dati unificata.

Responsabilità:

• Gestisce la tassonomia globale Workspace.

• Facilita il percorso di maturità sul campo promuovendo i successi locali verso gli standard globali.

• Gestisce le visualizzazioni Workspace primarie per i report esecutivi.

• Guida il controllo semantico mensile nelle aree di lavoro.

Focus: rilevanza del team e velocità di adozione.

Responsabilità:

• Funge da punto di contatto unico per il team funzionale.

• È il proprietario della struttura dell’area di lavoro locale e degli esperimenti sui campi personalizzati.

• Assicura che il team utilizzi il Gateway Forms gestito per l'immissione dei dati.

• Partecipa alla stretta di mano collaborativa durante l'armonizzazione.

Focus: allineamento strategico, visibilità OKR e visualizzazione portfolio (ad esempio, calendario globale).

Responsabilità:

• Definisce gli OKR di marketing aziendale nell’area di lavoro Tassonomia globale.

• Promuove il valore del Passaggio di visibilità 1 per altri leader.

• Rafforza l’allocazione delle risorse 80/20 (valore rispetto alla pulizia).

Obiettivo: spostamento culturale e sviluppo delle competenze.

Responsabilità:

• Ospita i punti di contatto ricorrenti di Office Hours e Discovery Workshop.

• Mantiene la vetrina interna della storia di successo.

• Identifica i punti di attrito tecnici che Enterprise Architect deve risolvere.

[ ] Identificare il campione: chi è il proprietario del processo o il campione del nuovo team?

[ ] Definisci il delta locale: quali 2-3 campi sono necessari al team per non essere forniti dallo standard globale?

[ ] Mappa su corsie globali: quali campi globali esistenti possono soddisfare l'80% delle esigenze del team futuro?

[ ] Concedi visibilità globale: concedi loro l'accesso in sola lettura alle aree di lavoro principali e all'area di lavoro tassonomia globale il Giorno 1.

[ ] Stabilire il passaggio di consegne: in che modo il loro lavoro alimenta le aree di lavoro primarie pertinenti? Ad esempio, il loro lavoro potrebbe confluire nelle aree di lavoro principali pertinenti tramite un tipo di record globale o un campo di ricerca specifico.