Panoramica sulla gestione dei documenti per progetti e oggetti correlati
L’amministratore di Adobe Workfront può definire l’impostazione predefinita per la preferenza di archiviazione della tua organizzazione in modo da indicare dove i documenti devono essere archiviati in Workfront.
L’amministratore di Workfront può scegliere una delle seguenti opzioni:
- Archiviazione Workfront
- Storage aziendale Adobe
Questa preferenza consente di memorizzare automaticamente i documenti allegati agli oggetti Workfront in una delle posizioni di archiviazione disponibili.
L’amministratore di Workfront può effettuare una delle seguenti operazioni:
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Scegliere una delle due opzioni di storage predefinite per l’organizzazione
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Consente di scegliere il tipo di archiviazione da utilizzare quando si crea uno dei seguenti oggetti:
- Progetti
- Portfolio
- Modelli
Per informazioni sull’impostazione delle preferenze di archiviazione per Workfront, consulta Abilitare l’archiviazione aziendale Adobe per la tua organizzazione.
Questo articolo descrive come gestire i documenti per progetti, portfolio, programmi, attività, problemi, modelli e attività modello.
Panoramica sull’archiviazione dei documenti
I clienti possono avere accesso a una delle seguenti funzionalità di archiviazione dei documenti:
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Solo storage Workfront. L’area Preferenze di archiviazione in Preferenze di sistema non esiste.
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Solo storage Adobe Enterprise. L’area Preferenze di archiviazione in Preferenze di sistema non esiste.
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Storage Workfront e storage Adobe Enterprise. L’amministratore di Workfront può scegliere tra le seguenti opzioni:
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Seleziona un ambiente di storage predefinito per la gestione dei documenti in futuro.
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Consente agli utenti di scegliere la memoria di archiviazione da utilizzare per la creazione dei seguenti oggetti:
- Progetti
- Portfolio
- Modelli
note NOTE - Le attività e i problemi ereditano il tipo di archiviazione dal progetto.
- Le attività modello ereditano il tipo di archiviazione dal modello
- I programmi ereditano il tipo di storage dal portfolio.
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I documenti memorizzati sugli oggetti nell’archiviazione Workfront vengono gestiti in modo diverso rispetto a quelli memorizzati nell’archiviazione aziendale Adobe.
Per ulteriori informazioni, consulta Panoramica sull’archiviazione aziendale di Adobe.
Nelle sezioni seguenti viene illustrato il funzionamento dell’archiviazione dei documenti per gli oggetti Workfront quando nello stesso ambiente esistono opzioni di archiviazione aziendale Workfront e Adobe.
Gestione documenti per progetti
Quando si lavora con i progetti, considera quanto segue:
- Quando si crea un progetto di archiviazione aziendale Adobe, Workfront crea una cartella nella sezione Documenti del progetto in cui vengono salvati i documenti. Il nome della cartella corrisponde al nome del progetto. Impossibile eliminare o rinominare manualmente la cartella. La cartella viene rinominata se modificate il nome del progetto in modo che corrisponda al nuovo nome del progetto.
- Quando si crea o si sposta un progetto di storage aziendale Adobe in un portfolio o programma di storage Workfront legacy, il portfolio o il programma viene automaticamente convertito in un oggetto di storage aziendale Adobe, se il portfolio o il programma non dispone di documenti allegati prima dell’aggiunta del progetto.
- Non è possibile creare un progetto di storage Workfront per un portfolio o un programma di storage aziendale Adobe.
- Quando si importa un progetto da MS Project, Workfront crea un progetto di storage Workfront, anche quando l’amministratore di Workfront ha impostato lo storage Adobe Enterprise come predefinito per il sistema.
- Quando si creano progetti utilizzando un’automazione di Workfront Planning, Workfront utilizza la preferenza di archiviazione predefinita del sistema per il progetto. È necessario acquistare il pacchetto Planning per accedere a Workfront Planning.
Gestione dei documenti per portfolio
Quando si lavora con i portfolio, considera quanto segue:
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Quando si crea un portfolio di storage aziendale Adobe, Workfront crea una cartella nella sezione Documenti del portfolio in cui vengono salvati i documenti. Il nome della cartella corrisponde al nome del portfolio. Impossibile eliminare o rinominare manualmente la cartella. La cartella viene rinominata se modifichi il nome del portfolio in modo che corrisponda al nuovo nome del portfolio.
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Quando si aggiunge un progetto di storage Adobe a un portfolio di storage Workfront e al portfolio non è allegato alcun documento, il portfolio viene convertito in un portfolio di storage Adobe.
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Quando si aggiunge un progetto di storage Adobe a un portfolio di storage Workfront e al portfolio sono allegati dei documenti, lo storage dei documenti del portfolio rimane sullo storage Workfront. Tuttavia, l’icona di archiviazione legacy di Workfront per il portfolio
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Non puoi aggiungere un progetto di archiviazione Workfront a un portfolio di archiviazione Adobe.
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Quando si creano i portfolio utilizzando un’automazione di Workfront Planning, Workfront utilizza la preferenza di archiviazione predefinita del sistema per il portfolio. È necessario acquistare il pacchetto Planning per accedere a Workfront Planning.
Gestione documenti per programmi
Quando si lavora con i programmi, considera quanto segue:
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Quando si crea un programma di archiviazione aziendale Adobe, Workfront crea una cartella nella sezione Documenti del programma in cui vengono salvati i documenti. Il nome della cartella corrisponde al nome del programma. Impossibile eliminare o rinominare manualmente la cartella. Se si modifica il nome del programma, la cartella viene rinominata in base al nuovo nome del programma.
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Quando aggiungi un progetto di archiviazione Adobe a un programma di archiviazione Workfront e al programma non è allegato alcun documento, il programma viene convertito in un programma di archiviazione Adobe.
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Quando aggiungi un progetto di archiviazione Adobe a un programma di archiviazione Workfront e al programma sono allegati dei documenti, l’archiviazione dei documenti del programma rimane nell’archiviazione Workfront. Tuttavia, l’icona dell’archiviazione legacy di Workfront per il programma
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Non puoi aggiungere un progetto di archiviazione Workfront a un programma di archiviazione Adobe.
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Quando si creano programmi utilizzando un’automazione di Workfront Planning, Workfront utilizza la preferenza di archiviazione predefinita del sistema per il programma. È necessario acquistare il pacchetto Planning per accedere a Workfront Planning.
Gestione dei documenti per le attività
Quando si lavora con le attività, tenere presente quanto segue:
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Le attività ereditano il tipo di archiviazione dai progetti.
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Quando carichi un documento in un’attività su un progetto di archiviazione Adobe, Workfront crea automaticamente una cartella nella sezione Documenti dell’attività. Il nome della cartella corrisponde a quello dell’attività.
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È possibile rinominare ed eliminare la cartella documenti dall’attività di archiviazione aziendale di Adobe, che elimina anche i documenti contenuti nella cartella. Dopo aver aggiunto nuovi documenti all’attività, la cartella viene ricreata automaticamente. I documenti eliminati non vengono inseriti nuovamente nella cartella.
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Per i progetti Adobe di archiviazione aziendale, la cartella documenti di un’attività viene visualizzata come sottocartella nella cartella documenti creata automaticamente per il progetto.
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Non è possibile copiare o spostare un’attività da un progetto di archiviazione Workfront a uno di archiviazione Adobe. Non è inoltre possibile fare l’inverso.
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Durante la conversione di un’attività in un progetto sono presenti i seguenti scenari:
- Un’attività di archiviazione Workfront crea un progetto di archiviazione Workfront.
- Un’attività di storage aziendale Adobe crea un progetto di storage Adobe.
- L’utilizzo di un modello di archiviazione Workfront per convertire un’attività di archiviazione Adobe crea un progetto di archiviazione Adobe.
- L’utilizzo di un modello di archiviazione Adobe per convertire un’attività di archiviazione Workfront crea un progetto di archiviazione Workfront.
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Non è possibile aggiungere documenti alle attività di archiviazione di Adobe nel pannello Riepilogo.
Gestione dei documenti per problemi
Quando si lavora con i problemi, tieni presente quanto segue:
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I problemi ereditano il tipo di archiviazione dai progetti.
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Quando carichi un documento su un problema relativo a un progetto di archiviazione Adobe, Workfront crea automaticamente una cartella nella sezione Documenti del problema. Il nome della cartella corrisponde al problema.
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È possibile rinominare ed eliminare la cartella documenti dal problema di archiviazione aziendale di Adobe, che comporta anche l’eliminazione dei documenti nella cartella. Dopo aver aggiunto nuovi documenti al problema, la cartella viene ricreata automaticamente. I documenti eliminati non vengono inseriti nuovamente nella cartella.
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Per i progetti Adobe di archiviazione aziendale, la cartella documenti relativa a un problema viene visualizzata come sottocartella nella cartella documenti creata automaticamente per il progetto.
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Non è possibile copiare o spostare un problema da un progetto di archiviazione Workfront a uno di archiviazione Adobe. Non è inoltre possibile fare l’inverso.
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Quando si invia una richiesta con un documento allegato a un progetto di archiviazione Workfront, l’area Documenti della richiesta visualizza il documento utilizzando il tipo di archiviazione del progetto, anche quando la preferenza predefinita di archiviazione del sistema è Adobe Enterprise.
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Durante la conversione di un problema in un progetto sono presenti i seguenti scenari:
- Un problema di storage Workfront crea un progetto di storage Workfront.
- Un problema di storage aziendale Adobe crea un progetto di storage Adobe.
- L’utilizzo di un modello di archiviazione Workfront per convertire un problema di archiviazione Adobe crea un progetto di archiviazione Adobe.
- L’utilizzo di un modello di archiviazione Adobe per convertire un problema di archiviazione Workfront crea un progetto di archiviazione Workfront.
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Non è possibile aggiungere documenti a problemi di archiviazione di Adobe nel pannello Riepilogo.
Gestione dei documenti per i modelli di progetto
Quando si lavora con i modelli, considera quanto segue:
- Quando si crea un modello di archiviazione aziendale Adobe, Workfront crea una cartella nella sezione Documenti del modello in cui vengono salvati i documenti. Il nome della cartella corrisponde al nome del programma. Impossibile eliminare o rinominare manualmente la cartella. Se si modifica il nome del modello, la cartella viene rinominata in base al nuovo nome del modello.
- Puoi utilizzare un modello di archiviazione Workfront per creare progetti di archiviazione Workfront; puoi utilizzare un modello di archiviazione Adobe per creare un progetto di archiviazione Adobe.
- È possibile allegare un modello di archiviazione Workfront a un progetto di archiviazione Adobe senza che questo modifichi il percorso di archiviazione del progetto.
- È possibile allegare un modello di archiviazione Adobe a un progetto di archiviazione Workfront senza che questo modifichi il percorso di archiviazione del progetto. I documenti contenuti nella cartella di archiviazione di Adobe per il modello vengono aggiunti direttamente al progetto, senza la cartella, mentre i documenti contenuti nelle cartelle delle attività del modello vengono aggiunti alle cartelle associate alle attività del progetto nella sezione Documenti delle attività.
Gestione dei documenti per le attività modello
Quando si lavora con le attività modello, considera quanto segue:
- Le attività modello ereditano il tipo di archiviazione dai modelli.
- Quando carichi un documento in un’attività modello su un modello di archiviazione Adobe, Workfront crea automaticamente una cartella nella sezione Documenti dell’attività modello. Il nome della cartella corrisponde all’attività modello.
- È possibile rinominare ed eliminare la cartella documenti dall’attività Modello di archiviazione aziendale di Adobe, che elimina anche i documenti contenuti nella cartella. Dopo aver aggiunto nuovi documenti all’attività modello, la cartella viene ricreata automaticamente. I documenti eliminati non vengono inseriti nuovamente nella cartella.
- Per i modelli di archiviazione aziendale Adobe, la cartella documenti di un’attività modello viene visualizzata come sottocartella nella cartella documenti creata automaticamente per il modello.
- Non è possibile copiare o spostare un’attività modello da un modello di archiviazione Workfront a un modello di archiviazione Adobe. Non è inoltre possibile fare l’inverso.
- Quando alleghi un documento a un problema inviato a una coda di richieste associata all’archiviazione di Adobe, viene creata una cartella per ogni problema inviato in cui sono memorizzati i documenti. La cartella viene aggiunta anche come sottocartella alla cartella di progetto creata automaticamente nella coda richieste.