Creare e modificare regole aziendali
Una regola business consente di applicare la convalida agli oggetti di Workfront e di impedire agli utenti di creare, modificare o eliminare un oggetto quando vengono soddisfatte determinate condizioni. Le regole aziendali contribuiscono a migliorare la qualità dei dati e l’efficienza operativa impedendo azioni che potrebbero compromettere l’integrità dei dati.
Una singola regola business può essere assegnata a un solo oggetto. Ad esempio, se si crea una regola business per non modificare i progetti in determinate condizioni, non è possibile applicare la stessa regola alle attività. È necessario creare una regola business separata con le stesse condizioni per le attività.
I livelli di accesso e la condivisione degli oggetti hanno una priorità più alta rispetto alle regole di business quando un utente interagisce con un oggetto. Ad esempio, se un utente dispone di un livello di accesso o di un’autorizzazione che non consente la modifica di un progetto, questi hanno la precedenza su una regola business che consente la modifica di un progetto in determinate condizioni.
Quando a un oggetto vengono applicate più regole business, tutte le regole vengono seguite ma non vengono applicate in un determinato ordine. Ad esempio, sono disponibili due regole business. Uno limita la creazione di spese nel mese di febbraio. La seconda impedisce la modifica di un progetto quando lo stato del progetto è Completo. Se un utente tenta di aggiungere una spesa a un progetto completato nel mese di giugno, la spesa non può essere aggiunta perché ha attivato la seconda regola.
Le regole business si applicano alla creazione, modifica ed eliminazione di oggetti tramite l’API e nell’interfaccia di Workfront.
NOTERequisiti di accesso
Espandi per visualizzare i requisiti di accesso per la funzionalità in questo articolo.
Per eseguire i passaggi descritti in questo articolo, è necessario disporre dei seguenti diritti di accesso:
Per ulteriori dettagli sulle informazioni contenute in questa tabella, vedere Requisiti di accesso nella documentazione di Workfront.
Scenari per le regole business
Il formato di una regola business è "Se la condizione definita viene soddisfatta, l'utente non è in grado di eseguire l'azione sull'oggetto e viene visualizzato il messaggio".
La sintassi per le proprietà e le altre funzioni di una regola business è identica a quella di un campo calcolato di un modulo personalizzato. Per ulteriori informazioni sulla sintassi, vedere Aggiungere campi calcolati con la finestra di progettazione del modulo.
Per informazioni sulle istruzioni IF, vedere Panoramica delle istruzioni "IF" e Operatori condizione nei campi personalizzati calcolati.
Per informazioni sui caratteri jolly basati sugli utenti, vedere Utilizzare caratteri jolly basati sugli utenti per generalizzare i report.
Per informazioni sui caratteri jolly basati sulla data, vedere Utilizzare caratteri jolly basati sulla data per generalizzare i report.
Un carattere jolly API è disponibile anche nelle regole business. Utilizza $$ISAPI per attivare la regola solo nell'API. Utilizzare !$$ISAPI per applicare la regola solo nell'interfaccia utente e consentire agli utenti di ignorarla tramite l'API.
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Ad esempio, questa regola impedisce agli utenti di modificare i progetti completati tramite l’API. Se il carattere jolly non veniva utilizzato, la regola bloccava l’azione sia nell’interfaccia utente che nell’API.
IF({status} = "CPL" && $$ISAPI, "You cannot edit completed projects through the API.")
I caratteri jolly $$BEFORE_STATE e $$AFTER_STATE vengono utilizzati nelle espressioni per accedere ai valori dei campi dell'oggetto prima e dopo eventuali modifiche.
- Questi caratteri jolly sono entrambi disponibili per il trigger di modifica. Lo stato predefinito del trigger di modifica (se nell'espressione non è incluso alcuno stato) è
$$AFTER_STATE. - Il trigger di creazione dell'oggetto consente solo
$$AFTER_STATE, perché lo stato prima non esiste. - Il trigger di eliminazione dell'oggetto consente solo
$$BEFORE_STATE, perché lo stato after non esiste.
Alcuni semplici scenari di regole di business sono:
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Gli utenti non possono aggiungere nuove spese durante l'ultima settimana di febbraio. Questa formula potrebbe essere così formulata:
IF(MONTH($$TODAY) = 2 && DAYOFMONTH($$TODAY) >= 22, "You cannot add new expenses during the last week of February.") -
Gli utenti non possono modificare il nome di un progetto nello stato Completato. Questa formula potrebbe essere così formulata:
IF({status} = "CPL" && {name} != $$BEFORE_STATE.{name}, "You cannot edit the project name.")
Uno scenario con istruzioni IF nidificate è:
Gli utenti non possono modificare i progetti completati e non possono modificare i progetti con una Data di completamento pianificata a marzo. Questa formula potrebbe essere così formulata:
IF(
$$AFTER_STATE.{status}="CPL",
"You cannot edit a completed project",
IF(
MONTH({plannedCompletionDate})=3,
"You cannot edit a project with a planned completion date in March")
)
Aggiungere una nuova regola business
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Fai clic sull'icona Main Menu
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Fai clic su Regole aziendali nel pannello a sinistra.
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Fare clic su Nuova regola business.
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Selezionare il tipo di oggetto a cui assegnare la regola business, quindi fare clic su Continua.
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Digitare Nome per la regola business.
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Nel campo È attivo, selezionare se la regola deve essere attiva al momento del salvataggio.
Se si seleziona No, la regola verrà salvata come inattiva e sarà possibile attivarla in un secondo momento.
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Selezionare un Trigger per la regola business. Le opzioni sono:
- Durante la creazione dell'oggetto: La regola viene applicata quando un utente tenta di creare un oggetto.
- Durante la modifica dell'oggetto: La regola viene applicata quando un utente tenta di modificare un oggetto.
- All'eliminazione dell'oggetto: La regola viene applicata quando un utente tenta di eliminare un oggetto.
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(Facoltativo) Immetti una Descrizione della regola business e cosa accade quando viene applicata.
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Crea la formula nell’editor di formule, al centro della finestra di dialogo della regola business.
Il formato di una regola business è "Se la condizione definita viene soddisfatta, l'utente non è in grado di eseguire l'azione sull'oggetto e viene visualizzato il messaggio".
Nell'area della formula, le parti della regola business creata sono la condizione e il messaggio visualizzato in Workfront quando la condizione viene soddisfatta.
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L'"oggetto" è il tipo di oggetto selezionato durante la creazione della regola business. Viene visualizzato nell’intestazione della finestra di dialogo.
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L’"azione" è il trigger selezionato per la regola: crea, modifica o elimina l’oggetto.
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Poiché l'oggetto e l'azione sono già definiti, non vengono inclusi nella formula.
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Il messaggio di errore personalizzato viene visualizzato quando l'utente attiva la regola business. Dovrebbe fornire istruzioni chiare su cosa è andato storto e su come correggere il problema.
Puoi includere un URL statico nel messaggio di errore, per collegare alla documentazione o ad altre pagine utili per guidare l’utente nella modifica della sua azione entro il vincolo della regola.
In questo esempio, "Ulteriori informazioni" si collegherà all’URL.
"You are not allowed to add a new project in November.[Learn more](http://url)"L'URL deve essere tra parentesi, ma il testo del collegamento tra parentesi non è obbligatorio. Puoi visualizzare l’URL completo, che sarà un collegamento cliccabile.
Questo esempio è una regola business per i progetti. Se il mese corrente è novembre, agli utenti non è consentito creare nuovi progetti, e questo viene spiegato nel messaggio.
Per ulteriori esempi di regole business, vedere Scenari per regole business in questo articolo.
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(Facoltativo) Utilizza la formula Espressioni e Campi nel pannello a destra per facilitare la creazione della regola.
Cerca un'espressione o un campo per restringere l'elenco degli elementi disponibili.
L'elenco dei campi disponibili è limitato ai campi correlati al tipo di oggetto per la regola business.
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Fai clic su Salva al termine della creazione della regola business.
NOTEAttivare una regola business
Quando una regola business è inattiva, il campo È attivo nell'elenco delle regole business visualizza False. Impossibile aggiornare lo stato della regola nella vista a elenco.
Per attivare una regola business:
- Selezionare la regola business nell'elenco di regole e fare clic sull'icona Modifica.
- Selezionare Sì per È attivo nella finestra di dialogo della regola business.
- Fai clic su Salva.