Configura le impostazioni delle notifiche e-mail in Workfront Proof
Le notifiche e-mail informano i collaboratori sulle attività recenti relative alle bozze, ad esempio commenti, risposte o decisioni.
Puoi impostare le notifiche e-mail per i revisori nelle seguenti aree:
Le notifiche e-mail per i revisori possono essere impostate sulla pagina Nuova bozza, Nuova versione, e gestite nella sezione Flusso di lavoro della pagina Dettagli bozza. Per ulteriori informazioni, vedere Generare bozze in Workfront Proof
- Pagina Nuova bozza
- Pagina Nuova versione
- La sezione Workflow della pagina Dettagli bozza.
Per ulteriori informazioni, vedere Generare bozze in Workfront Proof
Ogni utente può anche impostare le proprie impostazioni di avviso e-mail, che vengono applicate automaticamente quando viene condivisa una bozza con lui, nel caso in cui i collaboratori abbiano le loro preferenze o gli amministratori dell’account abbiano i loro consigli sulla frequenza degli avvisi. Questo può essere impostato come valore predefinito della bozza nelle pagine dei dettagli degli utenti.
Ogni utente può anche impostare le proprie impostazioni di avviso e-mail, che verranno applicate automaticamente quando viene condivisa una bozza.
Gli utenti con i profili Amministratore o Amministratore fatturazione possono impostare le impostazioni predefinite della bozza per altri utenti nel proprio account dall'interno delle impostazioni account.
Per informazioni sui profili, consulta Profili autorizzazioni bozza in Workfront Proof.
Requisiti di accesso
Per eseguire i passaggi descritti in questo articolo, è necessario disporre dei seguenti diritti di accesso:
| table 0-row-2 layout-auto html-authored no-header | |
|---|---|
| Prodotto | Standalone Workfront Proof |
Configura impostazioni bozza predefinite in impostazioni personali (Workfront Proof utenti)
È possibile configurare le impostazioni della bozza per le bozze create.
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Fare clic su Impostazioni > Impostazioni personali.
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Fare clic sulla scheda Impostazioni predefinite bozza.
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Fare clic su Impostazioni notifiche e-mail predefinite per espanderle.
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Nell’elenco a discesa a destra delle due impostazioni seguenti, seleziona una delle opzioni illustrate nella tabella seguente.
- Avviso e-mail predefinito: influisce su ogni bozza condivisa con te. Questa impostazione può essere ignorata a livello di bozza.
- Avviso e-mail predefinito per i nuovi revisori ospiti: influisce sui revisori che non esistevano in precedenza come contatti nel tuo account.
note note NOTE Se non si sceglie una delle opzioni seguenti, Workfront Proof invia un riepilogo giornaliero dell'attività nelle bozze. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Tutte le attività Workfront invia un'e-mail al revisore ogni volta che viene eseguita un'attività sulla bozza, ad esempio un nuovo commento, una risposta o una nuova decisione.
Si tratta di un'ottima opzione per la persona che gestisce il processo di verifica, in quanto consente di visualizzare l'attività nel momento in cui si verifica.
Gli utenti non ricevono un avviso e-mail relativo alla propria attività.
Risponde ai miei commenti Un'e-mail viene inviata al revisore solo se qualcuno risponde esplicitamente al proprio commento (questo esclude le proprie risposte sui propri commenti). Ciò significa che se qualcuno sulla bozza fa un nuovo commento, il revisore non riceve alcuna notifica.
Questa impostazione è consigliata per i clienti della bozza, in modo che non ricevano alcuna notifica di altri commenti sulla bozza e ricevano solo le risposte ai propri commenti.
Anche se ai revisori con questa impostazione di avviso e-mail non vengono notificati altri nuovi commenti, possono comunque visualizzare tutti i commenti sulla bozza nel visualizzatore di bozze.
Per informazioni sui commenti, vedere Visualizzare e rispondere ai commenti della bozza.
Decisions Workfront invia un'e-mail al revisore solo quando qualcuno prende una decisione.
Questo può essere utile per la persona che gestisce il processo di approvazione (ad esempio, un project manager) e che deve monitorare i progressi sulla bozza e vedere quali utenti hanno preso la loro decisione.
Non riceverai una notifica della tua decisione a meno che tu non selezioni un’opzione di conferma e-mail al momento dell’invio della decisione.
Decisione finale Workfront invia un’e-mail quando l’ultimo approvatore sulla bozza ha preso la sua decisione.
Questo avviso viene spesso utilizzato dal progettista, che di solito non ha bisogno di partecipare alla discussione di revisione effettiva. Al momento della decisione finale, il progettista riceve una notifica e può quindi intervenire su eventuali modifiche necessarie.
Questo avviso può essere utile anche per un responsabile di reparto che deve ricevere una notifica solo al termine del processo di revisione.
Riepilogo orario Workfront invia ogni ora un'e-mail al revisore con un riepilogo di tutti i commenti, le risposte e le decisioni che si sono verificati nel corso dell'ora.
L’e-mail viene inviata solo quando nell’ultima ora si verifica un’attività oltre alla tua.
Questo avviso è utile per avere una panoramica del progetto.
Un caso d’uso di esempio per questo riepilogo è un revisore senior che ha bisogno di una panoramica del progetto ma non ha bisogno di essere informato immediatamente di tutte le attività sulla bozza.
Riepilogo giornaliero di Workfront invia un’e-mail con tutti i commenti, le risposte e le decisioni elencati solo nei giorni in cui è presente un’attività oltre alla tua.
Questo avviso è un buon modo per visualizzare un riepilogo del progetto senza essere sommersi da più aggiornamenti durante la giornata.
Un caso d’uso di esempio per questo riepilogo è un responsabile di reparto che desidera monitorare l’avanzamento generale del progetto.
Per ulteriori informazioni, consulta Gestire le notifiche per i commenti e le decisioni relative alle bozze.
No email Workfront non invia avvisi e-mail.
Questo è utile per una persona che viene aggiunta a una bozza solo a scopo di riferimento e non deve essere avvisata di eventuali modifiche.L'impostazione predefinita del sistema è Riepilogo giornaliero, ovvero Non impostato. Se tu o i tuoi revisori non apportate altre modifiche, tutte le bozze dispongono di questa impostazione.
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Modificare uno dei seguenti elementi:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Conferma e-mail quando le bozze sono pronte Specifica se desideri ricevere un’e-mail di Proof made quando crei una bozza. Per ulteriori informazioni, vedere E-mail Proof Made Formato delle e-mail inviate all'utente Scegli tra e-mail in stile HTML ed e-mail in testo normale.
NOTA
Le impostazioni predefinite della bozza vengono sostituite dalle impostazioni a livello di bozza. Tuttavia, se le notifiche e-mail delle bozze sono disabilitate per l'intero account nelle impostazioni dell'account , nessun avviso e-mail verrà inviato ai collaboratori anche se l'avviso e-mail Disabled non è selezionato nelle bozze.
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In Impostazioni messaggio, modificare una delle impostazioni seguenti:
table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 Modello di bozza Descrizione Modello oggetto bozza Vengono visualizzate le pagine Nuova bozza, Nuova versione, Messaggio e Promemoria. Può essere modificato prima dell’invio. Modello di messaggio bozza Vengono visualizzate le pagine Nuova bozza, Nuova versione, Messaggio e Promemoria. Può essere modificato prima dell’invio.
Modificare gli avvisi e-mail per un destinatario
È possibile modificare gli avvisi e-mail per un destinatario specifico in un'azione batch.
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Fai clic su Contatti nel pannello di navigazione a sinistra.
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Fai clic sul menu Altro
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Apri la sezione Elementi condivisi.
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Seleziona la casella di controllo a sinistra di ogni elemento per il quale desideri modificare l’avviso e-mail.
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Fai clic su Altro sopra l'elenco degli elementi condivisi, quindi fai clic su Modifica avviso e-mail nel menu a discesa.
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Modifica l'avviso e-mail, quindi fai clic su Invia.
Configurare le impostazioni predefinite della bozza per un utente
Se sei un amministratore di Workfront Proof, puoi impostare le impostazioni predefinite della bozza per gli utenti nel tuo account.
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Fare clic su Impostazioni > Impostazioni account.
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Apri la scheda Utenti.
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Apri il menu Altro
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Fare clic su Visualizza dettagli utenti nel menu a discesa.
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In Impostazioni, fai clic su Impostazioni predefinite avvisi e-mail per espanderlo.
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Nell’elenco a discesa a destra delle due impostazioni seguenti, seleziona una delle opzioni illustrate nella tabella seguente:
- Avviso e-mail predefinito: influisce su ogni bozza condivisa con te. Questa impostazione può essere ignorata a livello di bozza.
- Avviso e-mail predefinito per i nuovi revisori ospiti: influisce sui revisori che non esistevano in precedenza come contatti nel tuo account.
note note NOTE Se non scegli una delle seguenti opzioni per un utente, Workfront Proof invia agli utenti un riepilogo giornaliero sull'attività nelle bozze. table 0-row-2 1-row-2 2-row-2 3-row-2 4-row-2 5-row-2 6-row-2 layout-auto html-authored no-header Tutte le attività Workfront invia un’e-mail al revisore ogni volta che si verifica un’attività sulla bozza, ad esempio un nuovo commento, una nuova risposta o una nuova decisione.
Si tratta di un'ottima opzione per la persona che gestisce il processo di verifica, in quanto consente di visualizzare l'attività nel momento in cui si verifica.
Gli utenti non ricevono un avviso e-mail relativo alla propria attività.
Risponde ai miei commenti Un'e-mail viene inviata al revisore solo se qualcuno risponde esplicitamente al proprio commento (questo esclude le proprie risposte sui propri commenti). Ciò significa che se qualcuno sulla bozza fa un nuovo commento, il revisore non riceve alcuna notifica.
Questa impostazione è consigliata per i clienti della bozza, in modo che non ricevano alcuna notifica di altri commenti sulla bozza e ricevano solo le risposte ai propri commenti.
Anche se ai revisori con questa impostazione di avviso e-mail non vengono notificati altri nuovi commenti, possono comunque visualizzare tutti i commenti sulla bozza nel visualizzatore di bozze.
Per informazioni sui commenti, vedere Visualizzare e rispondere ai commenti della bozza.
Decisions Workfront invia un'e-mail al revisore solo quando qualcuno prende una decisione.
Questo può essere utile per la persona che gestisce il processo di approvazione (ad esempio, un project manager) e che deve monitorare i progressi sulla bozza e vedere quali utenti hanno preso la loro decisione.
Non riceverai una notifica della tua decisione a meno che tu non selezioni un’opzione di conferma e-mail al momento dell’invio della decisione.
Decisione finale Workfront invia un’e-mail quando l’ultimo approvatore sulla bozza ha preso la sua decisione.
Questo avviso viene spesso utilizzato dal progettista, che di solito non ha bisogno di partecipare alla discussione di revisione effettiva. Al momento della decisione finale, il progettista riceve una notifica e può quindi intervenire su eventuali modifiche necessarie.
Questo avviso può essere utile anche per un responsabile di reparto che deve ricevere una notifica solo al termine del processo di revisione.
Riepilogo orario Workfront invia ogni ora un'e-mail al revisore con un riepilogo di tutti i commenti, le risposte e le decisioni che si sono verificati nel corso dell'ora.
L’e-mail viene inviata solo quando nell’ultima ora si verifica un’attività oltre alla tua.
Questo avviso è utile per avere una panoramica del progetto.
Un caso d’uso di esempio per questo riepilogo è un revisore senior che ha bisogno di una panoramica del progetto ma non ha bisogno di essere informato immediatamente di tutte le attività sulla bozza.
Riepilogo giornaliero di Workfront invia un’e-mail con tutti i commenti, le risposte e le decisioni elencati solo nei giorni in cui è presente un’attività oltre alla tua.
Questo avviso è un buon modo per visualizzare un riepilogo del progetto senza essere sommersi da più aggiornamenti durante la giornata.
Un caso d’uso di esempio per questo riepilogo è un responsabile di reparto che desidera monitorare l’avanzamento generale del progetto.
Per ulteriori informazioni, consulta Gestire le notifiche per i commenti e le decisioni relative alle bozze.
No email Workfront non invia avvisi e-mail.
Questo è utile per una persona che viene aggiunta a una bozza solo a scopo di riferimento e non deve essere avvisata di eventuali modifiche.L'impostazione predefinita del sistema è Riepilogo giornaliero, ovvero Non impostato. Se tu o i tuoi revisori non apportate altre modifiche, tutte le bozze dispongono di questa impostazione.
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Nelle impostazioni predefinite per gli avvisi e-mail rimanenti, modificare una delle seguenti impostazioni:
table 0-row-2 1-row-2 layout-auto html-authored no-header Conferma e-mail quando le bozze sono pronte Specifica se desideri ricevere un’e-mail di Proof made quando crei una bozza. Per ulteriori informazioni, vedere E-mail Proof Made. Formato delle e-mail inviate all'utente Scegli tra e-mail in stile HTML ed e-mail in testo normale.
NOTA
Le impostazioni predefinite della bozza vengono sostituite dalle impostazioni a livello di bozza. Tuttavia, se le notifiche e-mail delle bozze sono disabilitate per l'intero account nelle impostazioni dell'account , nessun avviso e-mail verrà inviato ai collaboratori anche se l'avviso e-mail Disabled non è selezionato nelle bozze.