Utilizzare insieme approvazioni unificate e prove
Approvazioni unificate in Workfront introduce una nuova serie di funzioni per facilitare la revisione e l’approvazione dei documenti. È possibile utilizzare un flusso di lavoro Approvazioni unificate con il visualizzatore di bozze esistente per aggiungere commenti e markup ai documenti in revisione.
Esistono alcune differenze chiave nel flusso di lavoro quando si utilizzano insieme le approvazioni unificate e la verifica:
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I partecipanti vengono visualizzati nel riepilogo del documento, non nel flusso di lavoro di verifica
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I dettagli Inviato, Aperto, Commento, Decisione (SOCD) nell’elenco dei documenti sono correlati alle verifiche e non riflettono lo stato della decisione del documento.
Caricare un documento e creare una bozza
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Passare al progetto, all'attività o al problema in cui si desidera aggiungere un nuovo documento.
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Fai clic sulla scheda Documenti, quindi sul menu a discesa Aggiungi nuovo.
Oppure
Trascinare il documento nell'elenco dei documenti.note note NOTE Se nel tuo profilo utente sono abilitati Genera automaticamente delle bozze durante il caricamento dei documenti, il sistema crea automaticamente una bozza semplice. -
Passa il puntatore del mouse sul documento, quindi fai clic sul collegamento Crea bozza visualizzato sotto il nome del documento e seleziona Bozza semplice. È necessario creare una bozza semplice perché non utilizzerai il flusso di lavoro di bozza per le approvazioni.
Gli utenti assegnati come partecipanti possono utilizzare il visualizzatore di bozze per aggiungere commenti e markup al documento. Passare alla sezione successiva per scoprire come aggiungere partecipanti di revisione.
Aprire il documento Riepilogo e assegnare i partecipanti
È possibile assegnare revisori, approvatori o una combinazione di entrambi:
- I revisori possono aggiungere commenti e contrassegnare le risorse. Una volta terminata, la recensione può essere contrassegnata come completata. Non è necessario contrassegnare la revisione come completata per far avanzare il documento nel processo di approvazione.
- Gli approvatori possono aggiungere commenti e contrassegnare le risorse. Devono prendere la decisione di portare avanti il processo di approvazione.
Per assegnare i partecipanti:
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Seleziona il documento caricato e apri il Riepilogo del documento.
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Scorri fino alla sezione Approvazioni, quindi fai clic su Aggiungi.
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Scegli un modello di approvazione esistente (facoltativo). Gli utenti con una licenza Standard possono creare modelli di approvazione riutilizzabili dall’area Configurazione. Per ulteriori informazioni, consulta Creare un modello di approvazione per risorse e documenti.
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(Facoltativo) Imposta una scadenza per l’approvazione. Gli utenti e i team ricevono una notifica via e-mail 72 ore e in seguito 24 ore prima della scadenza specificata.
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Per aggiungere un approvatore, fare clic sul pulsante Approvatore e iniziare a digitare il nome di un utente o di un team.
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Per aggiungere un revisore, fare clic sul pulsante Revisore e iniziare a digitare il nome di un utente o di un team.
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Dopo aver aggiunto tutti i revisori e gli approvatori, fare clic su Invia richiesta. I partecipanti vengono informati via e-mail.
Crea una nuova versione in base alle esigenze
Se hai bisogno di un altro ciclo di revisione e approvazione, puoi creare una nuova versione della bozza e aggiungere i partecipanti precedenti, nuovi partecipanti o una combinazione di entrambi. È possibile visualizzare informazioni sulle versioni precedenti e sui partecipanti nel Riepilogo del documento.
Per aggiungere una nuova versione:
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Trascinare e rilasciare il nuovo file sopra il documento precedente in Workfront. Viene creata automaticamente una nuova versione.
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Al termine del caricamento del documento, selezionarlo e fare clic su Crea bozza > Bozza semplice.
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Selezionare nuovamente il documento e aprire il Riepilogo del documento.
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Scorri fino alla sezione Approvazioni, quindi fai clic su Aggiungi.
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Scegli un modello di approvazione esistente (facoltativo). Gli utenti con una licenza Standard possono creare modelli di approvazione riutilizzabili dall’area Configurazione. Per ulteriori informazioni, consulta Creare un modello di approvazione per risorse e documenti.
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(Facoltativo) Imposta una scadenza per l’approvazione. Gli utenti e i team ricevono una notifica via e-mail 72 ore e in seguito 24 ore prima della scadenza specificata.
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Per aggiungere un approvatore, fare clic sul pulsante Approvatore e iniziare a digitare il nome di un utente o di un team oppure scegliere un approvatore della versione precedente.
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Per aggiungere un revisore, fare clic sul pulsante Revisore e iniziare a digitare il nome di un utente o di un team, scegliere un revisore della versione precedente.
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Dopo aver aggiunto tutti i revisori e gli approvatori, fare clic su Invia richiesta. I partecipanti vengono informati via e-mail.
Verifica la bozza e prendi una decisione
Il documento non passa a uno stato approvato finché tutti gli approvatori assegnati non scelgono "approvato".
Se un approvatore sceglie "lavoro necessario", lo stato del documento cambia immediatamente in Lavoro necessario. Il documento deve essere rivisto e caricato come nuova versione con un nuovo flusso di lavoro di approvazione.
Per rivedere e approvare un documento:
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Vai alla notifica e-mail di revisione e fai clic su Vai alla revisione.
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Una volta in Workfront, fai clic su Vai alla bozza.
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Rivedi il contenuto e aggiungi eventuali commenti o markup. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo del visualizzatore di bozze, vedere Rivedere le bozze in Adobe Workfront: article index.
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Scegli una delle seguenti decisioni:
- Approva: il documento non necessita di modifiche ed è pronto per l'uso.
- Approva con modifiche: il documento richiede modifiche ed è pronto per l'uso una volta apportate. Non è necessaria un'ulteriore approvazione.
- Lavoro necessario: il documento richiede modifiche e non è pronto per l'uso. Dopo aver apportato le modifiche specificate, il documento deve essere caricato come nuova versione e superare un altro ciclo di approvazioni. Per ulteriori informazioni sul caricamento di una nuova versione, vedere Creare una nuova versione in base alle esigenze in questo articolo.
Una volta presa una decisione, il proprietario del documento riceve una notifica tramite e-mail.