Best practice di Adobe Workfront Planning

✅ Quando accedi a Planning per la prima volta, segui il nostro processo di onboarding in-app che comunica chiaramente il valore di Planning e ti guida su come navigare e utilizzare il prodotto in modo efficace. In questo modo potrai comprenderne le funzionalità e iniziare facilmente il tuo lavoro.

✅ Inizia esplorando i nostri modelli di area di lavoro predefiniti per idee su casi d’uso simili esistenti. È possibile utilizzare i tipi di record e i campi predefiniti inclusi in un modello oppure aggiungere record personalizzati.

✅ Identificare i principali casi d'uso che si desidera risolvere con Workfront Planning. Ad esempio, la maggior parte delle organizzazioni desidera migliorare la visibilità delle attività strategiche, che può includere la creazione di un "Calendario delle campagne" migliore. Pertanto, per quel caso d’uso, vorresti iniziare rispondendo ad alcune domande:

• Chi lo sta chiedendo?
• Come chiamano le cose che vogliono mettere nel calendario?
  Campagne? Tattiche? Iniziative? Attività? Eventi?
• A quali domande si desidera rispondere con questo calendario?
• Esistono campagne sovrapposte per lo stesso pubblico?
• Qual è il budget per tale campagna, tattica, attività o evento?

Le risposte a queste domande determinano ciò che è necessario creare all'interno di Workfront Planning.

Inoltre, considera che ci potrebbero essere altri planner che al momento non sono utenti di Workfront. Questi planner possono funzionare al di fuori dei fogli di calcolo Excel, documenti Word, PowerPoint, ecc. Esaminare la modalità di accesso alle informazioni in Workfront Planning.

✅ Per sfruttare appieno Workfront Planning, è consigliabile sostituire l'utilizzo di Portfoli e programmi in Workfront Workflow con altre strutture di livello superiore in Workfront Planning.

Oggi, i clienti Workfront rappresentano il loro lavoro strategico attraverso portfolio e programmi, in alcuni casi come progetti di diverso tipo. Con l'introduzione di Planning, tutto questo lavoro strategico deve essere gestito attraverso tipi di record personalizzati in Workfront Planning, mentre Workfront sarà centrato intorno alla fase di esecuzione del lavoro rappresentato come progetti e attività.

Progettazione ✅ per il volume più basso di aree di lavoro a livello di organizzazione. È possibile creare aree di lavoro per unità organizzative specifiche, in base al funzionamento di ciascuna unità.

Disporre delle informazioni in un unico Workspace, per garantire che le relazioni tra tutti i dati possano essere gestite facilmente.

Ad esempio, prova a creare un’unica area di lavoro per tutto il reparto Marketing.

È possibile creare una nuova area di lavoro per un team con una struttura operativa completamente diversa:

Ad esempio, un'area di lavoro Sviluppo prodotto deve essere distinta da un'area di lavoro Marketing.

⛔ Non creare aree di lavoro univoche per ogni team o processo di un'organizzazione.

L’organizzazione Marketing deve impegnarsi a mantenere un’unica area di lavoro per mantenere la visibilità e consentire il rollup dei dati a livello di pianificazione globale.

Evita di creare aree di lavoro simili o duplicate per i team che seguono processi simili (ad esempio, EMEA Marketing e APAC Marketing), soprattutto quando questi team possono svolgere un lavoro che sale fino alle campagne strategiche comuni.

✅ Creare ed etichettare le sezioni per aiutare gli utenti a comprendere come organizzare il ciclo di vita operativo.

Ad esempio, puoi creare una sezione denominata Record core in cui inserire le campagne, le tattiche e i risultati finali nell'area di lavoro.

✅ Raggruppa insieme i tipi di record "like".

Ad esempio, puoi creare una sezione denominata Geografie che contiene tipi di record quali: Regione, Paese e Città.

✅ Identificare le informazioni da monitorare (quali tipi di record sono necessari) e il modo in cui tali informazioni devono essere collegate. Parla con le parti interessate che utilizzeranno l’area di lavoro per prendere in considerazione tutte le loro esigenze. È inoltre possibile creare sezioni personalizzate con diversi tipi di record per presentare le informazioni in modo molto fruibile.

⛔ Non duplicare i tipi di record per un periodo diverso (ad esempio, non creare tipi di record separati per Campagne 2024 e Campagne 2025).

La creazione di tipi di record diversi interrompe il flusso di dati ogni volta che si desidera confrontare i dati in più anni. Le visualizzazioni odierne sono per tipo di record, quindi non appena l'anno termina, la visualizzazione di quel tipo di record non mostrerà più gli elementi futuri. La best practice prevede di avere un tipo di record per il tipo di lavoro e segmentare i dati utilizzando filtri o archiviandoli, se necessario.

✅ Aggiungere un nuovo tipo di record se l'oggetto verrà utilizzato in connessione con più altri tipi di record

Ad esempio, una campagna può avere una connessione a più tipi di pubblico Target e una tattica può avere una connessione a un singolo pubblico Target. Pertanto, Campaign, Tactic e Audience devono essere tipi di record anziché campi a selezione multipla.

✅ Aggiungere un nuovo tipo di record se l'oggetto deve memorizzare valori di metadati aggiuntivi che potrebbero essere utili nelle ricerche

Ad esempio, un tipo di record di canale come E-mail può memorizzare un elenco di risultati finali di supporto come metadati nativi o come connessione a un tipo di record Risultati finali autonomo.

⛔ Non aggiungere un nuovo tipo di record se i dati memorizzati sono rilevanti solo per un singolo tipo di record.

Ad esempio, un tipo di record Campaign può avere un campo a selezione singola denominato Dimensione campagna che è rilevante solo quando è direttamente associato a una campagna specifica.

✅ Creare ed etichettare tipi di record che rappresentano un costrutto o un sostantivo singolo, ad esempio Campagne.

⛔ Non creare un tipo di record meglio rappresentato come visualizzazione.

Ad esempio, Calendario è una scelta errata per un tipo di record, perché non è il tipo di record stesso, ma una visualizzazione di record.

✅ Utilizzare valori di campo primari univoci per semplificare la ricerca e la selezione di tali record durante la creazione di connessioni.

Quando si effettua una connessione, gli utenti eseguiranno la ricerca in base ai valori del campo Principale e, se non sono univoci, non sapranno quale scegliere.

⛔ Evita di utilizzare valori non univoci come campo principale, in quanto possono creare confusione per gli utenti che devono eseguire ricerche nel campo principale quando utilizzano il menu del selettore delle connessioni.

✅ La creazione di connessioni è una delle funzionalità più potenti di Workfront Planning. È possibile connettere tipi di record tra loro o tipi di record con tipi di oggetti di altre applicazioni come Adobe Workfront (connessione a progetti, Portfoli, programmi, società e gruppi) e con Adobe Experience Manager Assets (connessione a risorse e cartelle).

Il collegamento di oggetti e tipi di record offre una panoramica completa delle modalità di connessione di tutti gli elementi dell'azienda.

Ad esempio, si dispone di un tipo di record Campaign e di un tipo di record Tactics ed è possibile creare una connessione tra questi due tipi di record per vedere quali Tactics sono associate a una Campaign specifica.

Dopo aver definito la connessione, tutte le persone nell'area di lavoro possono iniziare ad aggiungere valori per Campagne facendo doppio clic nel campo della connessione in cui visualizzeranno un elenco di tutte le Tattiche disponibili. Ciò ti consente di trovare rapidamente quali tattiche devono essere associate alle campagne.

✅ Dopo aver stabilito la connessione tra record o tipi di oggetto, è possibile collegare tra loro singoli record e visualizzare i campi del record o dei tipi di oggetto collegati in un record di Workfront Planning. Riduci il numero di posizioni in cui devi aggiornare la stessa informazione e assicurati che corrispondano perfettamente.

Ad esempio, una volta stabilita una connessione tra un tipo di record Campaign e un tipo di record Tactics, verranno visualizzate le informazioni del campo principale, ma quando si aggiungono campi di ricerca, sarà possibile inserire ulteriori informazioni da tale tipo di record, come la Data lancio per tale Tactic. I dati per questi campi di ricerca vengono compilati automaticamente dopo l’aggiunta dei record.

✅Per gli elementi che rappresentano un singolo costrutto o sostantivo (ad esempio Campagne), creare un tipo di record.

⛔ Non creare un tipo di record meglio rappresentato come visualizzazione.

Ad esempio, Calendario è una scelta errata per un tipo di record, perché non è il tipo di record stesso, ma una visualizzazione di record.

✅ Utilizza le viste con filtri e raggruppamenti per visualizzare un’istantanea di ciò che devi vedere. Puoi filtrare e raggruppare i dati in modo da avere un modo più fruibile di capire cosa è pianificato. È possibile raggruppare i record per campi di metadati.

Ad esempio, puoi avere una visualizzazione della timeline per il tipo di record Campaign che puoi raggruppare per Tipi di pubblico di destinazione e filtrare per Data in modo da mostrare solo l'anno corrente.

✅ Definisci le impostazioni della vista timeline, come lo stile Barre e il Colore per ottenere una vista più ricca dal punto di vista visivo. Puoi personalizzare lo stile Barra definendo se desideri visualizzare una miniatura con un'immagine significativa e aggiungere altri campi da visualizzare sulla barra (ad esempio, Proprietario o Stato).

Per impostazione predefinita, viene visualizzato solo il campo principale. È inoltre possibile definire il colore della barra in base ai valori dei campi (ad esempio, è possibile personalizzare i colori delle barre confrontandole con il campo Stato) o in base al raggruppamento applicato. Per impostazione predefinita, il colore corrisponde al colore del tipo di record.

Solo i colori del tipo di record o i campi con opzioni associate ai colori possono influire sui colori delle barre dei record nella timeline.

✅ Quando crei un'area di lavoro, questa è disponibile solo per te. Chiunque, a parte gli amministratori di sistema, non sarà in grado di trovarlo. Una volta definita l’area di lavoro e quando sei pronto a coinvolgere il team per avviare la collaborazione, devi condividerla con loro e definirne il livello di autorizzazione.

Puoi scegliere tra i seguenti livelli di autorizzazione:

• Gestisci: gli utenti possono modificare, eliminare e condividere l'area di lavoro.
• Contribute: gli utenti possono creare, modificare ed eliminare record.
• Visualizza: gli utenti possono visualizzare i record.

✅ Anche se molti clienti ritengono che concederebbero le autorizzazioni Gestione alle aree di lavoro alla maggior parte delle persone, limita le autorizzazioni Gestione a un gruppo selezionato di persone attendibili che non elimineranno accidentalmente un tipo di record o creeranno in altro modo tipi di record e campi non necessari. Possono modificare, condividere e persino eliminare l’area di lavoro. Questo livello di autorizzazioni garantisce loro l’accesso amministrativo completo a Workspace.

È necessaria una licenza utente Standard affinché un utente disponga delle autorizzazioni di gestione per un'area di lavoro.

✅ Concedi agli utenti le autorizzazioni Contribute se desideri che possano semplicemente creare, modificare ed eliminare record, ma non modificare la struttura e lo schema dell'area di lavoro. Con le autorizzazioni Contribute, non è possibile creare tipi di record o modificare i campi dei tipi di record esistenti.

È necessaria una licenza utente Standard affinché un utente disponga di autorizzazioni Contribute per un'area di lavoro.

✅ Concedi agli utenti le autorizzazioni Visualizza se desideri che visualizzino solo i record.

✅ Limitare le autorizzazioni Gestione alle persone che si desidera possano modificare, eliminare e condividere la visualizzazione. Ciò significa che possono modificare i filtri, i campi di raggruppamento o alcune configurazioni della vista. Tali modifiche avranno effetto sulla configurazione principale della vista per tutti gli altri utenti che la utilizzano.

È necessaria una licenza utente Standard affinché un utente disponga delle autorizzazioni di gestione per una visualizzazione.

✅ Concedi agli utenti l'accesso Visualizzazione per applicare la visualizzazione. Potranno modificare alcuni dei filtri o dei raggruppamenti e l’ordinamento, ma le modifiche saranno solo temporanee; le modifiche non vengono salvate per tutti gli altri utenti che accedono alla visualizzazione. Tali modifiche non influiranno sulla configurazione principale della vista per tutti gli altri utenti che la utilizzano. Le modifiche apportate sono visibili solo all'utente che le applica. Dopo aver aggiornato la schermata, le modifiche vengono reimpostate sul valore predefinito.

✅ Assegna a Tutti gli utenti dell'area di lavoro possono visualizzare le autorizzazioni quando desideri che tutti gli utenti che possono visualizzare l'area di lavoro visualizzino i record e i relativi campi nella visualizzazione specifica. In questo modo, non è necessario aggiungere manualmente alcun utente alla casella delle autorizzazioni di condivisione per la visualizzazione.

Condivisione Workspace definisce l'accesso delle persone all'area di lavoro, i relativi tipi di record, i record e i relativi campi.

Condivisione visualizzazione definisce se l'utente può visualizzare la visualizzazione creata e se può modificare il filtro, i campi di raggruppamento o un'altra configurazione della visualizzazione. La visibilità dei record visualizzati nella visualizzazione è controllata dalla condivisione di Workspace e non dalla condivisione di visualizzazione.

Per condivisione Workspace: gli utenti con licenza Light e Contribute possono accedere solo a un'area di lavoro. Per concedere a un utente le autorizzazioni Contribute o Manage per un'area di lavoro, è necessario disporre di una licenza Standard.

Visualizzazioni condivise: gli utenti con licenza Standard che dispongono di autorizzazioni Gestione per un'area di lavoro potranno creare una visualizzazione. Gli utenti con licenze Light e Contribute possono utilizzare solo le visualizzazioni create e condivise dagli utenti Standard. In caso contrario, se non è stato condiviso nulla, gli utenti potranno visualizzare la Visualizzazione tabella predefinita.

✅ È necessario assicurarsi che la struttura del tipo di record sia impostata prima aggiungendo i campi necessari alla tabella. Questi campi descrivono i record e saranno accessibili nel generatore di moduli.

È consigliabile creare la richiesta o il modulo di assegnazione dopo aver finalizzato la struttura del tipo di record per evitare di perdere campi chiave.

✅ Le autorizzazioni per l’invio dipendono dalle impostazioni configurate per ciascun modulo.

Nel generatore di moduli, dopo aver pubblicato il modulo, puoi gestire le autorizzazioni per controllare chi può inviare le richieste.

È possibile scegliere tra le tre opzioni di condivisione seguenti:

• Tutti gli utenti con accesso di visualizzazione o superiore all'area di lavoro: Consente a tutti gli utenti con autorizzazioni di visualizzazione o superiori all'area di lavoro di inviare una richiesta che crea un record.
• Qualsiasi utente con accesso di tipo Contribute o di livello superiore all'area di lavoro: limita l'invio agli utenti con autorizzazioni Contribute o di livello superiore all'area di lavoro.
• Chiunque disponga del collegamento: Consente a chiunque disponga del collegamento al modulo di inviare una richiesta.
• Data di scadenza: Assicurarsi di impostare una data di scadenza per il collegamento pubblico per migliorare la sicurezza.